Este documento resume los diferentes tipos de documentos administrativos utilizados en las empresas, incluyendo cartas, circulares, correspondencia, memorandos, constancias y certificados, hojas de vida corporativas y actas. Explica los propósitos, características y elementos de cada tipo de documento para facilitar la comunicación interna y externa de una organización.

1. DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS

2. Carta
Es una comunicación
escrita que cursa una
empresa con otras
empresa, una empresa
con una persona
natural o una empresa
con sus empleados.
1.3 MÁRGENES
Los márgenes de una carta comercial están
sujetos a la extensión de la carta:
Superior 3 ó 4 cm
Izquierdo 3 ó 4 cm
Derecho 2 ó 3 cm
Inferior 2 ó 3 cm
Encabezados de las páginas subsiguientes
entre 2 y 3 cm .

3. Estilos de cartas:

4. Circulares
Es un documento de uso interno que dirige una
autoridad superior a todos o aparte de sus
subalternos simultáneamente para darle a conocer
disposiciones o asuntos internos para que se
cumplan a cabalidad.
Los temas a tratar en una circular poder ser
generalmente lo siguiente:
Movimiento interno de los jefes de la institución
Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
Ascensos del personal que elabora en la empresa.
FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también
para informar. El mensaje que transmite es
específico y de interés general para todos sus
destinatarios.

5. a través de una circular se puede comunicar:
•Cambios de horario.
•Rotación de jefes.
•Nombramiento de comisión reorganizadora.
•Ascensos del personal.
•Aplicación de encuesta.
•Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

6. Correspondencia
Es el sistema de comunicación escrito que utilizan
las empresas en sus diferentes actividades
mercantiles.
Las características principales de la
correspondencia comercial.
•Fácil comprensión
•Exponer adecuadamente los asuntos
•Evitar adornos o palabras innecesarias o excesivos
•Buscar la precisión.
•No cometer faltas de ortografía
•Utilizar un vocabulario amplio
•Tratar los temas independientes (párrafos)
•Evitar los pleonasmos (redundancias de palabras)
•Huir de emplear excesivamente el gerundio.
•Evitar las frases con formulismo.

7. Cuidar la forma de expresiones y la presentación en la
correspondencia comercial es de suma importancia para dar
una buena imagen de nuestra empresa.
b) Los elementos que se utilizan en el correspondencia
comercial .
1) Sobre
2) Papel
3) Carta: Es el medio de comunicación escrita más utilizado.
Su presentación y contenido han de cuidarse al máximo.
•La presentación mediante proceso de texto
•No abusar, de tipo de letra
•Buscar el tipo de letra más sencillo y claro.
La presentación a mano y ordenados.

8. Memorandos
Es un documento administrativo, público y comercial, de formato
pequeño y texto breve, utilizado en las comunicaciones internas
de una entidad.
Familiarmente es llamado "MEMO".
•FUNCIÓN:
El memorando es una comunicación diplomática en la que se
transmite un mensaje y puede ser:
Una orden.
Un mensaje.
Un pedido.
Un perdido.
Una justificación.
Una amonestación.
Una información, etc.

9. •USOS. Se utiliza entre las distintas oficinas
y dependencias de una misma institución. Por
su calidad de interno es un documento
de "INTEROFICINA".
Es tan usual en nuestra administración que
algunas entidades disponen de memorandos
impresos en talonarios, dependiendo su
formato de las exigencias.
•CARACTERÍSTICAS:
Se caracteriza por ser:
Un documento breve y directo.
Funcional y práctico.
Interno.
Circula dentro de la institución.
Sobre todo de acción inmediata.

10. Constancias y
certificados
CERTIFICADOS:
Documento de carácter probatorio,
publico o privado. que asegura la
adversidad y la legalidad de un hecho
un acto solemne (acontecimiento
acompañado de formalidades
necesarias para la validez de un acto
judicial, ceremonia, juramento o
norma)
CONSTANCIA:
documento de carácter probatorio en
el que se describen hechos o
circunstancias que no requieren
solemnidad

11. CLASIFICACION:
De acuerdo con el hecho o acto que
se prueba, los certificados y
constancias pueden ser:
CONSTANCIA PARA:
-Tiempo de servicio
-Experiencia
-Salarios u honorarios
-Clase de trabajo
-Jornada laboral
-Cumplimiento de comisiones
-Comportamiento del trabajador

12. CETIFICADO PARA:
-Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos
-Derecho de uso del sello Icontec
-De conformidad con norma técnica colombiana
-Diploma conferido por una institución y documento que
establece un privilegio o premio
-Asistencia a congreso, cursos y seminarios
-Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o
de defunción
-Documentos de identidad
-Certificado de aseguramiento de la calidad
-Certificado del sistema de administración ambiental
-Becas, donaciones y exenciones
-Créditos, prestamos u oras transacciones comerciales
-Relación de retenciones de impuestos
-Paz y salvo
-Resultados de exámenes médicos

13. Hoja de vida corporativa
Es un documentos que se genera
dentro de la organización y se
registra la información del personal
que labora dentro de la organización
especificando, información laboral,
académica, y competencias de la
persona. Y es registrada y
archivada por el departamento de
Talento Humano de la compañía.
Este documento es estipulado por
cada organización para la decisión
del manejo de información interno
se puede archivar de manera física
o digital.
Se recomienda que la información
sea breve, veraz y eficaz

14. Elaboración de una hoja de vida:
Existen varios tipos de hoja de vida que
también se pueden usar, lo importante es
quesea clara, breve, sencilla, concreta y
verdadera. Los datos que siempre debe
contener son los siguientes:
•Datos personales
•Nombre y apellidos.
•Edad.
•Dirección.
•Ciudad.
•Teléfono (también el número celular)
•E-Mail.
•Formación académica.
•Cursos de extensión.
•Experiencia profesional y laboral.
•Nivel de idiomas e informática.
•Fecha

15. Actas
Documento por medio del cual se
da fe de los hechos o de lo
sucedido en reuniones, así como
de los acuerdos tomados en las
mismas y previamente han sido
convocadas con carácter oficial.
La anotación de lo acordado se
hará siguiendo el orden del día
que figurará en la convocatoria a
esa reunión.

16. ACTA
En la ciudad de .... siendo las..... horas del día..... del ..... de 2004, se
reúnen ................. en ....................con el siguiente orden del día.
-Primero:
-Segundo:
-Tercero:
....
Se abre la sesión..... se delibera..... y se llega al acuerdo siguiente.....
Se abre un nuevo diálogo.... y se acuerda.....
Ruegos y preguntas:.............................
Y al no haber más asuntos que tratar se levanta la sesión a las ...... horas,
y yo secretario doy fe.
Ejemplo de un acta

17. FIN : - )