Este documento presenta diferentes tipos de textos administrativos como informes, cartas, hojas de vida, memorandos, circulares y actas. Define cada uno de estos textos, sus funciones y partes. Explica cómo redactarlos de manera clara, concisa y profesional para cumplir con los objetivos de comunicación en el ámbito administrativo.

1. TEXTOS ADMINISTRATIVOS

2. 1. EL INFORME ESCRITO
 Relación clara y pormenorizada de hechos o
actividades observadas o realizadas, las que se
quieren evaluar justificar o modificar.

3. FUNCIONES
Dar a conocer los resultados
de una investigación o
experiencia en forma
organizada y lógica.
Exponer el
valor, importancia y alcance
de un asunto o fenómeno.
Reflejar el conocimiento y
capacidad del autor para
precisar conceptos y
presentar conclusiones.
Brindar información del
desarrollo de
tareas, proyectos en
ejecución y cumplimiento
de una misión encomendada
a los integrantes de un
equipo

4. Tipos de informes según el propósito
Supervisión
• Llevan a tomar alguna decisión por
parte de una autoridad, renovar una
aprobación, imponer una
sanción, dar una distinción, etc.
Administrativos
• Relación de actividades o labores
desarrolladas en una organización.
(gerentes, administrativos, etc.)
Didácticos o
académicos
• Busca aprender de la información y
evaluar si se ha comprendido o
realizado un procedimiento de
carácter educativo.

5. Informes académicos o didácticos
 Presenta actividades
realizadas en un proceso
pedagógico o educativo.
 Describe la tarea, valora de
modo crítico la actividad, esta
escrito con claridad y sin
errores de redacción.
 La extensión dependerá de las
necesidades de cada informe.

6. Modalidades del informe académico:
• Experiencia o
práctica
profesional
concretas.
Actividad
profesional
• Trabajo realizado
en un proyecto de
investigación.
• Cuando se elabora
material de apoyo para
la ejecución de
actividades educativas
(libro, base de
datos, software, video,
didácticos etc.)
Investigación
Elaboración
de material
• Cuando un
estudiante realiza
actividades de
beneficio social
relacionadas con su
carrera.
Servicio social
• Practicas y salidas
de campo derivadas
de actividades
académicas
Trabajo de
campo

7. Construcción de informes académicos
Datos de
identificación
del informe
Fortalezas y
aspectos por
mejorar
Autoevaluación
de desempeño
Introducción
Resultados
obtenidos
Recursos
Objetivo del
informe
Estrategias
empleadas
Conclusiones y
recomendaciones
Informe
cuantitativo
Actividades
realizadas
Firma del
informante y
anexos

8. 2. LA CARTA
 Personal: Mensaje escrito que suple la
comunicación oral y permite establecer
comunicación con personas físicamente
alejadas.
• Comercial: Comunicación escrita con
objetivos definidos y redactada con
ideas claras y precisas, en forma
breve, cordial y coherente, para
contribuir al fortalecimiento de las
relaciones
administrativas, profesionales y
comerciales.

9. Funciones
Expresar sentimientos, pensamientos o
acciones.
Ofrecer y solicitar servicios.
Dar respuesta concreta a una situación.
Automatizar y afianzar el trabajo y las
relaciones administrativas
Mejorar la productividad y calidad
administrativa

10. Tipos de cartas comerciales
Compra y
venta
Cobranza
Reclamación
y
conciliación
Remisión o
envío
Solicitud
CARTAS
COMERCIALES
Relaciones
públicas

11. Cualidades de las cartas comerciales
Claridad y coherencia
Concisión y precisión
Cordialidad
Naturalidad
Corrección

12. Partes de una carta comercial
MEMBRETE
Pereira, 5 de noviembre de 2012
Ingeniero
CARLOS VALDERRAMA
Jefe de Personal
Club el Nogal
Bogotá
Cordial saludo
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.
Atentamente
CARLOS JULIAN BETANCOUT O.
Director Operativo

13. 3. LA HOJA DE VIDA
HOJA DE VIDA
NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS
PERFIL
Quién es usted, sus virtudes y fortalezas: trabajo en
equipo, responsabilidad, facilidad de aprendizaje, liderazgo.
Comente las actividades académicas, y/o laborales a las cuales
se dedica actualmente. Describa sus habilidades y destrezas
académicas, sus fortalezas y las áreas de dominio.

14. DATOS PERSONALES
Nombre completo
Documento de identidad
Fecha de nacimiento (día/mes/año)
Lugar de nacimiento: Municipio/ departamento
Dirección
Teléfono
Correo electrónico:
FORMACIÓN ACADÉMICA
Estudios Primarios: Institución, Municipio, año de finalización
Estudios Secundarios: Institución, municipio, título obtenido, año
Universitarios: Universidad, Carrera con el semestre actual
Idioma Extranjero: Dominio del idioma hablado y/o escrito

15. FORMACIÒN COMPLEMENTARIA
PERFECCIONAMIENTO: Diplomados
(Nombre, universidad, año)
TALLERES, CURSOS, SEMINARIOS, CONGRE
SOS, OTROS EVENTOS DE FORMACIÒN
Nombre del evento, duración ; Entidad , ciudad, fecha

16. MERITOS Y GALARDONES
“Nombre del galardón”, año, otorgado por
PRODUCCIÒN ACADÉMICA O PUBLICACIONES
Artículos, memorias, capítulos de libros, libros, etc.
Nombre de la publicación, entidad, ciudad y año
PONENCIAS
nombre de la ponencia, evento, entidad
responsable, ciudad y año

17. ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÒN
nombre o título de la investigación, entidad, autores y
año
MEMBRECÍAS
Todos aquellas sociedades, redes o grupos, a las cuales
usted pertenece, y especifique si es solo es miembro
o si tiene algún cargo en este
(clubes, ligas, fundaciones, redes académicas, etc).

18. EXPERIENCIA LABORAL
A partir del último empleo que tuvo o tiene, y por la fecha de
finalización de labores. Incluya los trabajos que ha desempeñado en
la Universidad, como Auxiliar, Monitor, Joven
Investigador, prácticas profesionales, etc.
NOMBRE DE LA EMPRESA
CARGO: (el cargo que desempeño)
FUNCIONES: (funciones que le fueron asignadas durante su estadía
en este cargo, especifique- opcional).
JEFE INMEDIATO: (Nombre completo de esta persona)
TELEFONO: (donde localizarlo)
Fecha de Inicio de labores – Fecha de finalización.


19. 
REFERENCIAS
Hasta 3 referencias laborales indicando
NOMBRE: Nombre con su respectivo titulo
CARGO ACTUAL
EMPRESA o sitio donde labora
TELÉFONO.
(firma)
NOMBRE COMPLETO
Documento de identidad.
Fecha de Presentación de la Hoja de Vida

20. EL MEMORANDO
 Comunicación personal que se
dirige en un nivel de comunicación
descendente u horizontal y que
contiene la exposición breve de
algún asunto importante
(motivaciones, informes, decisione
s, nuevas
prácticas, normas, procedimientos
, nombramientos, llamados de
atención, vacaciones, etc.)

21. Partes de un memorando
MEMBRETE
MEMORANDO No 05
Pereira, 5 de noviembre de 2012
PARA: CARLOS VALDERRAMA
DE:
Director ejecutivo
ASUNTO: Campaña de navidad
Cordial saludo
De acuerdo con nuestro programa recreativo para la época navideña, la
junta directiva determinó que ……………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………..
Le agradezco divulgar esta información a los integrantes de su
dependencia.
Atentamente
CARLOS JULIAN BETANCOUT O.
Director ejecutivo
Anexo: Horarios

22. Recomendaciones
 Redactar en tercera persona.
 No usar expresiones que dan lugar a interpretaciones







erróneas.
Herir al receptor
Asuntos poco conocidos o sin suficiente explicación.
Rodeos, redundancias o ideas obvias.
Adornar el mensaje
Abusar de la construcción negativa
Acumular oraciones difusas u oraciones largas que
obstaculizan el mensaje.
Firmar antes de revisar el dictado

23. LA CIRCULAR

Comunicación escrita que se elabora en
un texto único y se reproduce y dirige a
varias personas, para informarles algún
asunto que tenga carácter permanente
(cambios de dirección, apertura de una
nueva sede, modificación de horarios,
precios, condiciones, etc.).
Tipos de Circulares:
 Internas: da a conocer las actividades
internas de la entidad.
 Externas: da a conocer a sus clientes,
proveedores o distribuidores,
informaciones de carácter general.

24. Partes de una circular
MEMBRETE
CIRCULAR No 05
Pereira, 5 de noviembre de 2012
PARA: Todo el Personal
DE:
Gerencia General
Cordial saludo
La Gerencia General se permite informar -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.
Atentamente
CARLOS DANIEL RODRÍGUEZ BUENO
Gerente General

25. Recomendaciones
 Redactar en tercera persona.
 No usar expresiones que dan lugar a interpretaciones




erróneas.
Asuntos sin suficiente explicación.
Rodeos, redundancias, ideas obvias, oraciones largas
o difusas que obstaculizan el mensaje.
Información completa con lugares, fechas, horarios
de los asuntos tratados
Firmar después de revisar el dictado

26. ACTA
 Es un escrito que tiene
por objeto dejar
constancia de lo
tratado, sucedido o
acordado en una
reunión o junta. La
toma de apuntes y
redacción esta a cargo
del secretario (a) de la
institución o de un
elegido para que haga
sus veces en la reunión.

27. Partes del acta
MEMBRETE
REUNIÓN ORDINARIA DE L CONSEJO ESTUDIANTIL
ACTA 028
FECHA:
Pereira , 5 de noviembre de 2012
HORA:
De 4:00 pm. a 6:30 pm.
LUGAR:
Facultad Ciencias de
ASISTENTES: Sr. …………………………….. Presidente
Sr. …………………………….. Vicepresidente
Sra. …………………………… Secretaria
INVITADO: Dr. ……………………. Cargo
ORDEN DEL DÍA:
1. Verificación de asistencia
2. Lectura, discusión y………………….
3.……………………………….
4……………………………………………
5. Proposiciones y varios

28. Partes del acta
DESARROLLO
1. Se verifico la asistencia mediante llamado a lista
constatándose la presencia de todos los integrantes del
…………………..
2. Se dio lectura al acta No 027 la cual fue aprobada sin
modificaciones…………………………………………………………
3.……………………………………………………………..................
4………………………………………………………………………….
5. En el campo de las proposiciones……………….
Siendo las 6:30 pm. Se levanto la sesión, para constancia se
firma a los _____días del mes de ________ de ___________
NOMBRE COMPLETO
Presidente
NOMBRE COMPLETO
Secretario

29. Recomendaciones
 Se redacta en tiempo presente y ningún párrafo se
inicia en gerundio
 No redactarse en lenguaje telegráfico.
 Debe dar cuenta de los principales aspectos tratados
en la reunión y sobre las decisiones que se tomaron
sin entrar en detalles extravagantes.
 Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan
énfasis en las determinaciones tomadas y por
solicitud se anotan las discrepancias.