Programación de los Procesos de Formación - IBB

-PERFIL DEL RESPONSABLE DE FORMACIÓN –
Conocimientos Funcionales

PROGRAMACIÓN DE LOS PROCESOS DE FORMACIÓN
(Extracto del curso: Planificación Estratégica y Gestión Integral de la Formación)

www.interempresasbb.es
© InterEmpresas BB, S.L. Prohibida la reproducción total o parcial

1

ÍNDICE
n La Agenda de Formación
n Planificación de las Actividades
n Programación de las Actividades
n La Clave: Los Plazos para la Detección
n Errores a evitar en la Programación
n Soluciones a los problemas de Programación


2


Recuerde que este documento sólo es un extracto del
curso PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y GESTIÓN
INTEGRAL DE LA FORMACIÓN
IBB está realizando numerosas convocatorias
Open / inter e In Company / Intra en las que se transmiten la metodología, las
herramientas y los criterios para organizar y/o auditar el Departamento de Formación.
Igualmente ponemos en práctica la Organización y la Auditoría de Departamentos de
Formación en diferentes trabajos de Consultoría.


3

LA AGENDA DE FORMACIÓN - I
Cuando pensamos en el Proceso de Formación y los Subprocesos que
lo componen tenemos tendencia a representarlos en un
orden cronológico según su fecha de aparición en escena
respecto a la misma acción de formación, y es lógico.
DETECCIÓN DE
DETECCIÓ
NECESIDADES
FORMATIVAS

DISEÑO DE LA
DISEÑ
FORMACIÓN
FORMACIÓ

EVALUACIÓN DE
EVALUACIÓ
RESULTADOS

REALIZACIÓN DE
REALIZACIÓ
ACCIONES
FORMATIVAS

Pero la agenda diaria de los Técnicos y Responsables de Formación es
más compleja que lo que parece transmitir el sencillo círculo sin fin
con el que se representan los procesos a realizar.

4


5

LA AGENDA DE FORMACIÓN - II
Este orden puede dar una visión demasiado simplista y lineal: sesgada.
sesgada

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

Los Procesos, en la práctica,
ctica
con numerosas Acciones que emprender y
consecutivos Planes que realizar,
han de llevarse en paralelo.
paralelo
Todo Proceso y Proyecto necesita ser planificado y programado.
programado
Dos conceptos distintos e inseparables y
ambos condición sine qua non
para tener oportunidades de éxito.

6

PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - I
Planificación:
Definición según el DRAE (Diccionario de la Real Academia Española), en una de sus acepciones:
Definició segú

“Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para
obtener un objetivo determinado, tal como …, … el funcionamiento de una industria,
etc.”
Definición en términos de Management:
Definició
té

Identificación y descripción de las actividades
que va a ser necesario realizar para conseguir los objetivos deseados.
Se trata de describir el camino a seguir y
prever qué cosas se van a efectuar
a lo largo del desarrollo del proceso o del proyecto.
Representa la solución técnica.
DETECCIÓN DE
DETECCIÓ
NECESIDADES
FORMATIVAS

EVALUACIÓN
EVALUACIÓ
DE
RESULTADOS

DISEÑO DE LA
DISEÑ
FORMACIÓN
FORMACIÓ

REALIZACIÓN
REALIZACIÓ
DE ACCIONES
FORMATIVAS


7

PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - II
Homologación

Elaboración del Plan

Proveedores

Análisis de
Necesidades

Diseño de Acciones

PLANIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN
Programación
Medida del
Impacto

de Acciones
Impartición

Análisis
Transferencia

Comunicación
Logística

y Divulgación


8

PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - I
Programación
Definición según el DRAE (Diccionario de la Real Academia Española), en una de sus acepciones:
Definició segú

“Acción y efecto de programar”
Programar: “Idear y ordenar las acciones necesarias para realizar un proyecto”

Definición en términos de Management:
Definició
té

Situar actividades y recursos en el tiempo,
tiempo
es decir,
fijar lo planificado en el calendario.
Establecer las relaciones de precedencia entre las actividades de un
proceso y los plazos necesarios para conseguir los objetivos.
1

1

1

O CTUBRE
2 3 4

NO VIEMBRE
1 2 3 4

DICIEMBRE
1 2 3 4

1

ENERO
2 3 4

1

FEBRERO
2 3 4

1

MARZO
2 3 4

1

ABRIL
2 3 4

1

MAYO
2 3 4

1

JUNIO
2 3 4

PROGRAMACIÓN DE ACCIONES
COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

7
8

SEPTIEMBRE
2
3 4

HOMOLOGACIÓNDE PROVEEDORES
DIS SEÑO DE ACCIONES

5
6

1

ELABORACIÓN DEL PLAN

3
4

JULIO
4
2 3

ANÁLIS IS DE NECES IDADES

2

LOGIS TICA DE LAS ACCIONES
IMPARTICIÓN Y S U ENTORNO

9 ANÀLIS IS RES ULTADOS Y TRANSFERFENCIA
10 MEDIDA DEL IMPACTO


9

PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - II
La mayoría de Actividades o Subprocesos
se pueden y se deben realizar en paralelo a lo largo del año,
pero la clave siempre será
haber realizado la Detección de Necesidades a tiempo
para comenzar el año con el
Plan de Formación aprobado, incluido el Presupuesto.
Análisis de Necesidades
Elaboración del Plan
Homologación de Proveedores
Diseño de Acciones
Programación de Acciones
Comunicación y Divulgación
Logística de las Acciones
Impartición y su Entorno

1

1

1

O CTUBRE
2 3 4

NO VIEMBRE
1 2 3 4

DICIEMBRE
1 2 3 4

1

ENERO
2 3 4

1

FEBRERO
2 3 4

1

MARZO
2 3 4

1

ABRIL
2 3 4

1

MAYO
2 3 4

1

JUNIO
2 3 4


7
8

Análisis de Resultados y de la Transferencia
Medida del Impacto

SEPTIEMBRE
2
3 4

DIS SEÑO DE ACCIONES

5
6

1


3
4

JULIO
4
2 3


2


9 ANÀLIS IS RES ULTADOS Y TRANSFERFENCIA


10


11

PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - III

1

1

1

O CTUBRE
2 3 4

NO VIEMBRE
1 2 3 4

DICIEMBRE
1 2 3 4

1

ENERO
2 3 4

1

FEBRERO
2 3 4

1

MARZO
2 3 4

1

ABRIL
2 3 4


7
8

SEPTIEMBRE
2
3
4

DIS S EÑO DE ACCIONES

5
6

1


3
4

4


2

JULIO
2 3


9 ANÀLIS IS RES ULTADO - TRANS FERFENCIA

Para empezar a impartir Formación el día 2 de Enero se debe hacer la
Detección de Necesidades a lo largo de todo el segundo semestre,
a la vez que se realizan otras Actividades / Procesos
y tenerla lista a final de Noviembre.

12

LA CLAVE: LOS PLAZOS PARA LA DETECCIÓN - I
Seamos realistas: muy a pesar de nuestra defensa a ultranza,
la utilidad de la Formación Continua siempre ha sido y es cuestionada,
cuestionada
en silencio claro ya que no sería políticamente correcto
hacerlo de otra manera.
¿Y cómo vamos a defender algo que siempre es aplazable
sin la menor consecuencia,
que sólo se mide a peso,
peso
y cuyos profesionales parecen no trabajar durante parte del año?
Programando.
Programando
Esa es la respuesta. Especialmente programando
la Detección de Necesidades de Formación.

1

1

JULIO
2 3 4

1

SEPTIEMBRE
2
3 4

1

O CTUBRE
2 3 4

NO VIEMBRE
1 2 3 4

DICIEMBRE
1 2 3 4

1

ENERO
2 3 4

1

FEBRERO
2 3 4

1

MARZO
2 3 4

1

ABRIL
2 3 4

1

MAYO
2 3 4

1

JUNIO
2 3 4

ANÁLISIS DE NECESIDADES

2


3
4


5
6


7
8

IMPARTICIÓN Y SU ENTORNO

9 ANÀLISIS RESULTADOS Y TRANS FERFENCIA


13

LA CLAVE: LOS PLAZOS PARA LA DETECCIÓN - II
¿Que pensaríamos de
un Departamento de Compras que para la Producción durante un
tiempo porque no ha hecho la previsión de stocks, o de
un Responsable de Nóminas que no paga puntualmente cada mes
porque no le da tiempo a definir los conceptos a remunerar, o de
un Departamento de Ventas que paraliza los pedidos de Clientes hasta
que analice los resultados del anterior ejercicio y marque los nuevos
objetivos anuales?
Parece de chiste, da risa.
risa
Y si consideramos la posibilidad de que llegue a ser cierto da miedo;
miedo
pero eso es exactamente lo que ocurre
en los Departamentos de Formación que no empiezan a impartir
Formación el día 2 de Enero.
Enero
1

1

JULIO
2 3 4

1

SEPTIEMBRE
2
3 4

1

O CTUBRE
2 3 4

NO VIEMBRE
1 2 3 4

DICIEMBRE
1 2 3 4

1

ENERO
2 3 4

1

FEBRERO
2 3 4

1

MARZO
2 3 4

1

ABRIL
2 3 4

1

MAYO
2 3 4

1

JUNIO
2 3 4


2


3
4


5
6


7
8




14

ERRORES A EVITAR EN LA PROGRAMACIÓN - I
Hay quien intenta justificar la inactividad de, posiblemente,
la única tarea clave sobre la que se sustentan todas las demás,
la Impartición de Formación,
diciendo con naturalidad que todavía
no han hecho la Detección de Necesidades.
Y por supuesto que hay que hacer la
Detección de Necesidades antes de impartir una sola hora de formación.
Es imprescindible,
ya que la Formación Continua no es un fin en sí misma
sino que debe estar al servicio de los intereses
de la Empresa y del Trabajador;
pero eso no significa que no se pueda hacer la
Detección de Necesidades del próximo año,
en paralelo a la Impartición de la Formación del presente año.
1

1

JULIO
2 3 4

1

SEPTIEMBRE
2
3 4

1

O CTUBRE
2 3 4

NO VIEMBRE
1 2 3 4

DICIEMBRE
1 2 3 4

1

ENERO
2 3 4

1

FEBRERO
2 3 4

1

MARZO
2 3 4

1

ABRIL
2 3 4

1

MAYO
2 3 4

1

JUNIO
2 3 4


2


3
4


5
6


7
8




15

ERRORES A EVITAR EN LA PROGRAMACIÓN - II
Es más, podrían preguntarse en otros departamentos
¿Qué hace el Departamento de Formación
mientras se está impartiendo la Formación?
Porque no la imparten ellos ¿O sí? La conveniencia o no de Impartir Formación con Personal propio es una
tesitura que merece un documento aparte.

Muchas cosas, es la respuesta.
cosas
Y lo sabemos los que nos dedicamos a ello.
Podríamos enumerar muchas tareas derivadas de la Impartición;
pero por alguna extraña razón
hay quien no realiza en paralelo la Detección.
Seríamos el único departamento que paraliza las tareas que dan el éxito,
xito
las que es necesario hacer muy bien,
para dedicarnos a las tareas que no lo impiden,
impiden
las que es necesario no hacer mal,
las que son necesarias pero no suficientes.
1

1

JULIO
2 3 4

1

SEPTIEMBRE
2
3 4

1

O CTUBRE
2 3 4

NO VIEMBRE
1 2 3 4

DICIEMBRE
1 2 3 4

1

ENERO
2 3 4

1

FEBRERO
2 3 4

1

MARZO
2 3 4

1

ABRIL
2 3 4

1

MAYO
2 3 4

1

JUNIO
2 3 4


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8




16

ERRORES A EVITAR EN LA PROGRAMACIÓN - III
Esto si no lo cambiamos ya, puede costarnos el puesto de trabajo,
más temprano que tarde,
en una época de vacas flacas como la que ya estamos.
Si no hemos logrado demostrar los resultados, el impacto,
que no se nos pueda cuestionar por la actividad.

Por cierto que el impacto se puede medir en las pequeñas cosas,
como la innovación,
pero estamos empeñados en buscar fórmulas magistrales
que midan las grandes revoluciones que jamás haremos.

1

1

JULIO
2 3 4

1

SEPTIEMBRE
2
3 4

1

O CTUBRE
2 3 4

NO VIEMBRE
1 2 3 4

DICIEMBRE
1 2 3 4

1

ENERO
2 3 4

1

FEBRERO
2 3 4

1

MARZO
2 3 4

1

ABRIL
2 3 4

1

MAYO
2 3 4

1

JUNIO
2 3 4


2


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6


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8




17

ERRORES A EVITAR EN LA PROGRAMACIÓN - IV
Tampoco son una solución los planes de Formación plurianuales,
plurianuales
ni siquiera bianuales,
mas bien son el mayor de lo errores que se pueden cometer
en Formación Continua. En otro documento hablaremos de ello.

En nuestra mano está demostrar nuestra utilidad.
utilidad
Y no es el camino más apropiado decir que no hacemos Formación
porque los demás no atienden nuestros requerimientos.
¿Justificaría esto la inactividad de Compras, Ventas, Producción o
Nóminas? Estamos tirando piedras a nuestro tejado.

1

1

JULIO
2 3 4

1

SEPTIEMBRE
2
3 4

1

O CTUBRE
2 3 4

NO VIEMBRE
1 2 3 4

DICIEMBRE
1 2 3 4

1

ENERO
2 3 4

1

FEBRERO
2 3 4

1

MARZO
2 3 4

1

ABRIL
2 3 4

1

MAYO
2 3 4

1

JUNIO
2 3 4


2


3
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8




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SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS DE
PROGRAMACIÓN
Analizar y simplificar los Procesos de Formación.
Estandarizar y divulgar los Procesos de Formación.
Programar rigurosamente todas las actividades y subprocesos.
Analizar y distribuir las Tareas a realizar.
Dimensionar el Departamento de Formación.
Educar a nuestros Clientes.
Obligar, hay muchas formas, al cumplimiento de plazos.
Obligar
Establecer indicadores de cada Proceso.
Crear el Cuadro de Mando del Departamento.
Demostrar la actividad del Departamento de Formación.
Demostrar los resultados del Departamento de Formación.

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Recuerde que este documento sólo es un extracto del
curso PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y GESTIÓN
INTEGRAL DE LA FORMACIÓN
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Open / inter e In Company / Intra en las que se transmiten la metodología, las
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Tlfno.- 93 414 69 82
Fax.- 93 200 92 48
E mail.- ibb@interempresasbb.es


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