3. Cordial saludo
De acuerdo a su solicitud de adecuación e implementación de un sistema digital, que
le proporcione información rápida y veraz del estado en que se encuentran sus clientes,
en el área de producción, cartera y datos personales y empresariales; presentamos a
ustedes nuestra Propuesta de Sistemas, con la cual solucionará sus inconvenientes en
los aspectos anteriormente mencionados.
El estudio realizado en este proyecto denominado
“CLIENTES AL DIA”,
fue realizado por YIMER ERLEY PERDOMO VELASQUEZ.
Espero que el estudio realizado, llene las expectativas que usted y su
empresa requieren para el mejor funcionamiento.
4. LINEAMIENTO DEL ESTUDIO
Como método principal en el lineamiento de esta propuesta me acogí a la experiencia
propia del funcionamiento de la empresa, observando de manera fí sica los pormenores
y falencias que se tienen en el desarrollo de las funciones con las cuales se ejecuta
la labor principal, noté la afluencia en repetidas ocasiones de un mismo cliente, pero
con diferentes necesidades de servicio y que con frecuencia, no es en el mismo orden
con que llega el trabajo, la prioridad que necesita, al igual que los abonos o depósitos
que se exigen al generar la orden de producción .
Esto conlleva a orientar a la empresa a la adecuación e implementación de un
software que facilite el acceso de la información de cliente y sus trabajos.
5. Por la cantidad de ordenes de trabajo que se requieren para un cliente, y determinar
en que estado de producción y cartera está cada una de ellas, se hace necesario incluir
esta información en “Base de datos” , las cuales podamos con rapidez accederlas y
saber de forma exacta, el estado actual de cualquier trabajo que el cliente halla dejado.
Se estudió la forma como el cliente normalmente solicita esta información, para
hacer sus pagos totales o por abonos, adicionando de manera importante las fechas
para cada una de las operaciones.
6. RESULTADOS DETALLADOS
Con base en la observación detallada, física y directa del modus operandi
como se ejecutan los requerimientos de los clientes, se evidencia la pérdida de
tiempo y el desorden tanto en los procesos que intervienen con la elaboración
del trabajo, como en los abonos hechos para cada uno, lo cual hace necesario
suspender actividades cada vez que alguien quiere comprobar cómo va su
estado de cuenta y en qué proceso de producción va su trabajo. Esto sin tener
en cuenta que es muy difícil y engorroso llegar un control personalizado de
los trabajos realizados en meses anteriores, y poder determinar el monto de
ventas en el mes.
7. Se recomienda el uso de un módulo de software personalizado para su empresa en
el cual pueda ingresar datos personalizados, como: Nit, número de identificación,
teéfonos, clases de trabajos realizados, como valor de los mismos,etc., y con esto,
por medio de bases de datos relacionales, poder obtener resultados de consultas,
donde sus clientes satisfagan sus necesidades, Además ayudaría en beneficio con la
ganancia de tiempo, la cual sería aprovechada para otras actividades que generen
ingresos a su empresa.
Dichas bases de datos serían alimentadas por usted de acuerdo a la información
obtenida de cada uno de sus clientes y los trabajos que a medida que los va necesitando,
se van abonando.
Este software personalizado para su empresa se puede ejecutar desde
un computador como servidor o también lo puede ejecutar desde
otros computadores que estén en la red, sin tener ninguna diferencia
al momento de ejecutarse, haciéndolo un software multiplataforma y
cliente servidor.
8. ALTERNATIVAS DE SISTEMA
Dentro de las soluciones alternativas, se encuentra la siguiente:
1 Crear 3 bases de datos así:
a- Una, en la que se incluirán datos personales de los clientes
y sus empresas, llamada CLIENTES.
b- Otra base de datos llamada ORDEN DE PRODUCCIÓN
será alimentada con los trabajos, especificando
sus características técnicas.
c- Y una tercera llamada CARTERA, donde se irán anotando
los abonos y pagos totales de cada uno de sus clientes, en
cada uno de sus trabajos.
9. VENTAJAS:
Consula rápida de saldos y pagos totales
Listado actualida de clientes
Fácil acceso y manejo
DESVENTAJAS:
No tiene la capacidad de suministrar información adicional, como por ejemplo:
Valores de IVA, Retención en la fuente o demás que puedan ser solicitados por los
clientes.
10. Para implementar esta propuesta, el dueño debe tener un computador con
cualquier sistema operativo, prefereiblemente reciente, cuyo aparato debe
cumplir requerimientos mínimos de hardware para los requerimientos del
sistema. Si se hace necesario tener más de un comptador en la oficina, se
debe implementar una red de área local, o en su defecto, estar conectado a
una red de internet, ya sea alámbrica o inalámbrica.
11. Una vez las bases de datos junto con el software estén en correcto
funcionamiento,se deben hacer inspecciones de resultados y además hacer
backup de las bases de datos, teniendo en cuenta que por ser dispositivos
digitales electrónicos, son vulnerabels a las caídas energéticas, produciendo
daños lógicos, causando pérdidas de información cuasando daños ya su
empresa.
