Este documento presenta un proyecto de capacitación en gestión documental administrativa mediante el uso de tecnologías de la información para mejorar los procesos en el sector privado de Bogotá. El proyecto busca capacitar al personal administrativo en el manejo efectivo de documentos a través de charlas, foros e investigación para aprovechar mejor las herramientas electrónicas y reducir el consumo de papel.

1. PROYECTO DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA FORMULADO POR : MARTHA GONZALEZ YEIMY TRIANA YURY CABALLERO JONATHAN TRIANA SENA – CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

2. SISTEMA INTEGRADO DE CAPACITACION EN LA GESTION DOCUMENTAL A NIVEL ADMINISTRATIVO PARA EL MEJORAMIENTO EN EL MANEJO DE LA INFORMACION EN EL SECTOR PRIVADO EN BOGOTASENA – CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

3. INTRODUCCIONCAPACITACION, CLASIFICACION E IDENTIFICACION DEL MANEJO DE DOCUMENTOS A TODO EL PERSONAL A NIVEL ADMINISTRATIVO POR MEDIO DE RECURSOS TECNOLOGICOS.SENA – CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

4. PLANTEAMIENTODEL PROBLEMA FALTA DE CAPAZITACION EN NUEVOS CONOCIMIENTOS EN CUANTO AL USO DE HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS QUE PERMITAN OPTIMIZAR EL PROCESAMIENTO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS MEJORANDO ASI LA CALIDAD DEL SERVICIO. SENA – CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

5. JUSTIFICACIONESTE PROYECTO SE HACE CON EL FIN DE DESARROLLAR METODOLOGIAS PARA EL BUEN USO DE LOS MECANISMOS TECNOLOGICOS EN EL AREA ADMINISTRATIVA,POR MEDIO DE CAPACITACIONES DE ALTO NIVEL.SENA – CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

6. OBJETIVOSGENERALESEL DESARROLLO TECNOLOGICO EN EL MANEJO DE ARCHIVOS Y PROCESAMIENTO DE DOCUMENTOS A NIVEL ADMINISTRATIVO .SENA – CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

7. OBJETIVOSESPECIFICOS CAPACITAR AL PERSONAL DEL AREA ADMINISTRATIVA POR MEDIO DE CHARLAS , FOROS ,PROYECTOS DE INVESTIGACION DE ALTO ALCANCE , MEDIOS PUBLICITARIOS E INTERNET.

8. LA UTILIZACION DE MEDIOS ELECTRONICOS EN SUS PROCESOS , CONTRIBUYENDO ASI CON LA DISMINUCION DEL CONSUMO DE PAPEL .SENA – CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

9. MARCO TEORICODecimos que un Sistema de Gestión Documental se ocupa del procesado, almacenamiento, búsqueda, recuperación y distribución de documentos al conjunto de usuarios que operan en el mismo. Las características de un Sistema de Gestión Documental son:( Manejo de grandes volúmenes de documentación, Garantía de acceso a la información más actual, Mantenimiento coherente de la información procedente de diferentes compañías y organizaciones, Definición de flujos de trabajo en el sistema para la gestión de procesos operativos entre departamentos y empresas externas, Gestión de la información en formato nativo, Control de acceso a la información, Seguridad ante la posible pérdida de documentaciónSENA – CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

10. DEFINICION DEL PRODUCTO O SERVICIOCAPAZITAR A TODO EL PERSONAL DE NIVEL ADMINISTRATIVO EN CUANTO AL MANEJO DE LA DOCUMENTACION POR MEDIO DE LAS NUEVAS TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN Y LA INFORMACION (TICS) PARA SU DESEMPEÑO LABORAL.SENA – CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

11. BENEFICIARIOSTODO EL PERSONAL EN LAS AREAS ADMINISTRATIVAS QUE ENCUENTREN VIABLE LA UTILIZACION DE ESTOS METODOS Y SU APLICABILIDAD PARA SU DESARROLLO LABORAL Y PROFESIONAL.SENA – CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

12. RECURSOS RECURSOS HUMANOS

13. RECURSOS FISICOS

14. RECURSOS TECNOLOGICOS

15. RECURSOS ECONOMICOSSENA – CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

16. PRESUPUESTO

17. TIEMPO DEFINIDOEL TIEMPO DEFINIDO PARA ESTE PROYECTO SE CALCULA EN 2 A 3 AÑOS REALIZANDO LOS DEBIDOS ESTUDIOS PERTINENTES PARA DETERMINAR LA VIABILIDAD DEL MISMO.SENA – CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

18. IDEA DE PROYECTOSOLICITUD DEL PROYECTOINICIOPLANEACIONBUSQUEDADE INFORMACIONSELECCIÓN DE INFORMACIONESTUDIO DE MERCADO ESTUDIO ADMINISTRATIVOESTUDIO FINANCIEROESTUDIO LEGALNOES VIABLESIBUSQUEDA CAPITAL ECONOMICOEJECUCION DEL PROYECTOSENA – CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVAFIN

19. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES