recepcion de documentos.pptx
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El documento describe el proceso de recepción de documentos, incluyendo la clasificación de documentos en diferentes grupos, la revisión para verificar la información y competencia, la ubicación según número de serie, fecha o emisor, el registro de datos significativos, y la distribución a las áreas correspondientes para su tramitación.
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Este documento describe diferentes técnicas básicas de archivo, incluyendo el concepto de archivo, sus finalidades y clases. Explica la importancia del archivo en las empresas y los diferentes sistemas de clasificación documental como alfabético, geográfico, numérico, cronológico y decimal. Además, detalla los tipos de archivo como activo, semiactivo e inactivo y los sistemas de archivo como centralizado, descentralizado, horizontal, vertical y lateral.
1. organizacion archivos de gestion (word)
El documento presenta los pasos para organizar el archivo de gestión de una dependencia. Estos incluyen clasificar los documentos en de archivo y de apoyo, elaborar separadores, clasificar las series y subseries, identificar y ordenar las unidades documentales, foliar, ubicar físicamente, identificar archivadores e inventariar los documentos. También presenta los pasos para organizar y eliminar los documentos de apoyo.
Presentacion tramite de documentos p
Este documento describe el proceso de trámite de documentos en las entidades públicas colombianas, incluyendo la normativa legal que lo rige y las actividades involucradas. Explica que un trámite implica una serie de pasos para que una solicitud llegue a su destinatario, y describe los elementos clave como la recepción, distribución, respuesta y seguimiento de los documentos a través de las diferentes dependencias de acuerdo a su competencia. También resalta la importancia de contar con controles y tiempos de respuesta establecidos por la ley
Gestión documental
La gestión documental implica el procesamiento, manejo y organización de documentos desde su creación hasta su disposición final para facilitar su uso y preservación. Un sistema de gestión documental centralizado brinda beneficios a las empresas al controlar y organizar todos sus documentos, especialmente aquellas con operaciones en diferentes países. Un proyecto de gestión documental identifica los tipos de documentos, niveles jerárquicos, grado de digitalización deseado, tecnologías de reconocimiento de texto y volumen de documentos por tipo de usuario.
Tipos de documento de archivo
El documento describe las clases de documentos que se utilizan en las oficinas, incluyendo la correspondencia, expedientes, documentos de notificación, enlace y apoyo. Explica que un expediente es un conjunto ordenado de documentos relacionados con una resolución administrativa. Un expediente contiene documentos, una carpeta, un extracto y una relación de contenido. También describe las etapas de tramitación de un expediente, incluyendo iniciación, procedimiento, finalización y ejecución. Finalmente, destaca los beneficios de organizar los expedientes
Diapositivas archivo
El archivo es el resultado de un proceso sistemático para guardar y organizar diversos objetos y documentos con el fin de preservar la memoria de una organización y facilitar la búsqueda de información. Los archivos pueden ser físicos, como carpetas, estantes y cajas, o electrónicos como discos magnéticos y computadoras. El procedimiento de archivo incluye inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y almacenar los documentos de manera ordenada según su contenido.
Técnicas de archivo y clasificación de documentos
Este documento describe las técnicas de archivo y clasificación de documentos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos clasificados y ordenados que se guardan en un espacio físico y son administrados por personal. Los archivos tienen la finalidad de clasificar y guardar los documentos que una empresa necesita conservar para su funcionamiento, como correspondencia, informes, facturas y contratos. Los documentos pasan por distintas etapas de un ciclo vital que incluye archivos de gestión, centrales e históricos. Para organizar los archivos se debe
ACTIVIDAD 4 DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
Este documento presenta un resumen de los principales aspectos de la conservación y prevención de documentos en el manejo de archivos. Explica que los procedimientos de conservación deben aplicarse a grupos documentales y no de forma aislada, respetando la unidad del soporte y contenido de los documentos. Además, destaca la importancia de realizar intervenciones que minimicen el impacto y garanticen la integridad física de los documentos, usando materiales adecuados y avalados por el laboratorio nacional de archivos.
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Archivo
Este documento define el archivo como un conjunto de documentos generados por una persona u organización. Explica que los archivos deben ordenarse, clasificarse y conservarse física o digitalmente para que la información sea accesible y protegida. También describe los diferentes tipos de documentos que pueden archivarse, así como los sistemas y equipos necesarios para organizar y almacenar documentos de manera eficiente.
Actividad no 02 Organización documental SENA
1. Arnulfo debe comenzar a organizar el archivo aplicando los principios básicos de organización del archivo de oficina y el ciclo vital del documento.
2. La falta de organización y los grandes fondos acumulados en diversos lugares de la empresa causaron esta situación.
3. Arnulfo debe aplicar el ciclo vital del documento gestionando los documentos a través del archivo de gestión, central e histórico y realizando las transferencias primarias y secundarias correspondientes.
Pasos para realizar una transferencia documental
Este documento describe los pasos para realizar una transferencia documental. Explica que una transferencia implica remitir los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental aprobadas. Las transferencias permiten garantizar el acceso a la información, evitar la acumulación irracional de documentos, asegurar el control ordenado de la documentación y concentrar la información útil para la toma de decisiones o el conocimiento histórico. Se requiere que exista un comité de archivo en
Procesos de un programa de gestion documental
El documento describe los principales procesos de un programa de gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Estos procesos se encuentran interrelacionados y se desarrollan a lo largo del ciclo vital del documento, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente. Cada proceso cuenta con actividades específicas normadas por la legislación colombiana.
PRUEBA ARCHIVO.pdf
Este documento presenta las preguntas y respuestas de una evaluación sobre conceptos básicos de archivo. Los archivos son importantes porque contienen información contable, financiera y legal que sirve como testimonio y para la toma de decisiones. Se definen como el conjunto de documentos acumulados de manera natural por una persona o empresa, independientemente de su forma o soporte. Permiten archivar y consultar documentos de manera eficiente.
Fondos acumulado o archivos inactivos
Este documento describe el proceso de organización de fondos documentales acumulados en 10 etapas: 1) análisis de la situación, 2) compilación de información institucional, 3) inventario documental, 4) valoración documental, 5) preparación física, 6) clasificación, 7) selección y eliminación, 8) ordenación, 9) almacenamiento y 10) descripción documental. El objetivo es organizar los documentos respetando su procedencia y orden original para conocer la información producida por la entidad a lo largo del tiempo
Sistema de archivo
El documento describe las etapas para la creación de un sistema de archivo, incluyendo el análisis de la institución y sus documentos, el diseño del sistema, la identificación y valoración de las series documentales, y la clasificación, ordenación y control de los documentos. Se explican conceptos como cuadros de clasificación y se proveen ejemplos de clasificación orgánica y funcional.
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
Este documento describe los componentes clave de un sistema de gestión documental, incluyendo su definición, objetivos y requisitos para su implementación. Explica que los SGD son programas para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos que difieren de sistemas de bases de datos convencionales. También describe los pasos para implementar un SGD en una organización y garantizar la integridad, autenticidad y acceso a los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
Objetivos del archivo
El documento describe las funciones clave de un archivo o centro de documentación dentro de una entidad, incluyendo asegurar la conservación de documentos, satisfacer las necesidades de consulta de las oficinas, y potencialmente servir como biblioteca, hemeroteca u oficina de investigación o estadísticas. También menciona guardar información necesaria para la empresa a la que se le presta el servicio.
Clasificacion documental
Este documento describe los elementos básicos de un documento de archivo, incluyendo el soporte, la técnica, la estructura y el contenido. Luego explica diversas formas de clasificar documentos de archivo, como por el tipo documental (dispositivos, testimoniales o informativos), la tradición documental (original, copia, borrador o minuta), y otras clasificaciones como por función, accesibilidad de usuarios y soporte del texto.
Diapositivas gestión documental.
La gestión documental implica un conjunto de actividades administrativas y técnicas para planificar, procesar, manejar y organizar la documentación de una entidad desde su creación hasta su disposición final, facilitando su uso y conservación. Incluye procesos como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición de documentos. Los instrumentos archivísticos clave son el Cuadro de Clasificación Documental, la Tabla de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental.
Tecnica de archivo
1) El documento habla sobre los tipos de archivos y su clasificación.
2) Existen archivos activos, inactivos y centrales según su antigüedad y uso.
3) Los documentos se clasifican de forma alfabética, numérica o geográfica para facilitar su búsqueda.
Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental
Esta actividad vamos a estudiar la gestión documental como herramienta para el avance y soporte de la administración de las instituciones, teniendo en cuenta que el archivo es la memoria de toda empresa.
Sistema de tramite documentario ppt
El documento describe el Sistema de Trámite Documentario, una herramienta tecnológica que permite agilizar los procesos de gestión, control y trazabilidad de documentos dentro de una organización. Ofrece beneficios como mejorar el flujo de información, reducir tiempos de búsqueda, y disminuir costos. Explica también el proceso de implementación, que incluye solicitar información, realizar una demostración, coordinar con RENIEC la obtención de certificados digitales, y capacitar a los usuarios.
Sistema de Gestiòn Documental
Este documento presenta un sistema de gestión documental implementado en la Universidad del Quindío. Incluye introducción, objetivos, contenido y secciones sobre sistemas de gestión documental, requisitos para la implementación, fases del proceso de implementación, características de los sistemas, y una visita a la entidad Panalpina S.A. para investigar su sistema de gestión documental.
Sistemas de gestion documental
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar el seguimiento de documentos en las organizaciones. Además, describe algunas características clave de estos sistemas como su carácter corporativo, dinámico e integrado con otros sistemas de gestión. Finalmente, resume una visita realizada al sistema de gestión documental de Ecopetrol donde se observó su implementación práctica.
Terminologia basica de archivos
El documento define los términos básicos de archivos, incluyendo datos como elementos individuales de información, registros como conjuntos de datos relacionados, llaves de registro como campos que identifican de forma única cada registro, entidades como personas u objetos sobre los cuales se almacenan datos, archivos como colecciones de registros relacionados, y bases de datos como conjuntos sistemáticos de datos relacionados almacenados para uso posterior.
Documento archivístico
En 3 oraciones:
El documento define los conceptos de documento de archivo, sus características externas e internas, y los valores primarios y secundarios. Explica que los documentos pasan por diferentes edades como parte de su ciclo de vida - edad corriente, intermedia y permanente - dependiendo de su valor administrativo, legal y cultural. El ciclo de vida determina si un documento se conserva en archivos de oficina, intermedios o históricos.
Organo de administracion de archivos
Con esta norma se crea el Sistema Nacional de Archivos (SNA) con la finalidad de integrar , estructural, normativa y funcionalmente, los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicación de principios, normas técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello, la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación.
Archivística: Los instrumentos de descripción archivística
Presentación del curso Archivística, módulo Los instrumentos de descripción archivística. Guadix, 14-18 Julio, 2014.
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- 1. PROCESO DE RECEPCION DE DOCUMENTOS
- 2. DEFINICION • Conjunto de actividades de verificación y control para la admisión de documentos físicos o electrónicos.
- 3. CLASIFICACION • Consiste en separar los documentos recibidos en los siguientes grupos: Comunicaciones Oficiales Comunicaciones Personales Documentos Contables Folletos, Revistas o Publicaciones Propaganda
- 4. REVISION • Los documentos oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.
- 5. UBICAR • Para ubicar el documentos se sigue una serie de pasos: De acuerdo al numero de serie. De acuerdo a la fecha de emisión. De acuerdo a la persona o entidad que emite el documento.
- 6. REGISTRO • Una vez se han ubicado los documentos oficiales, se procede al registro que consiste en la anotación de los datos mas significativos del documento en un formato de registro para su control y tramite dentro de la entidad.
- 7. DISTRIBUCION O REPARTO • Después de ser registrados los documentos oficiales, se procede con la distribución o reparto de las mismas a las áreas donde serán atendidas o tramitadas.