El documento describe el proceso de recepción de documentos, incluyendo la clasificación de documentos en diferentes grupos, la revisión para verificar la información y competencia, la ubicación según número de serie, fecha o emisor, el registro de datos significativos, y la distribución a las áreas correspondientes para su tramitación.

1. PROCESO DE RECEPCION DE
DOCUMENTOS

2. DEFINICION
• Conjunto de actividades de
verificación y control para
la admisión de documentos
físicos o electrónicos.

3. CLASIFICACION
• Consiste en separar los documentos recibidos en los siguientes grupos:
 Comunicaciones Oficiales
 Comunicaciones Personales
 Documentos Contables
 Folletos, Revistas o Publicaciones
 Propaganda

4. REVISION
• Los documentos oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas,
para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del
ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y
asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la
radicación del mismo.

5. UBICAR
• Para ubicar el documentos se sigue una serie de pasos:
 De acuerdo al numero de serie.
 De acuerdo a la fecha de emisión.
 De acuerdo a la persona o entidad que emite el documento.

6. REGISTRO
• Una vez se han ubicado los
documentos oficiales, se
procede al registro que consiste
en la anotación de los datos
mas significativos del
documento en un formato de
registro para su control y
tramite dentro de la entidad.

7. DISTRIBUCION O REPARTO
• Después de ser registrados los
documentos oficiales, se
procede con la distribución o
reparto de las mismas a las
áreas donde serán atendidas o
tramitadas.