Este documento describe los tipos de documentos más comunes en una empresa, su valoración y disposición final. Explica que documentos como las historias laborales, actas de juntas directivas, libros contables, contratos, informes y nóminas contienen valores administrativos, legales, fiscales y otros que requieren ser conservados por periodos de 6 a 90 años en archivos de gestión, centrales e históricos antes de su disposición final.

1. REPUBLICA DE COLOMBIA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y AUTO CONTROL
CURSO: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
Evidencia 2
Wiki: "Valoración documental y disposición final de
los documentos"
APRENDIZ:
YORLEYDIS KATHERINE RIVERA VIERA
CC 1.127.618.77

2. VALORACION DOCUMENTALY DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
TIPOS
DOCUMENTALES
VALORACION
DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL
Historias
Laborales
*Unidades documentales
complejas. Ejemplos: afiliaciones
a seguridad social, memorandos,
contratos, ascensos, entre otros.
*Tienen valores administrativos,
fiscales, técnicos, legales y/o
contables.
Desde su última consulta se
pueden conservar hasta 90 años.
Actas de
Juntas Directivas
Tienen valor administrativo, fiscal,
legal y contable.
Se conservan debido a que en
estas se plasman las principales
decisiones que cambian el rumbo
de una Empresa
Cuando han cumplido el tiempo de
retención en el archivo de gestión,
estás se transfieren al archivo
central, son digitalizadas con fines
de consulta y cumplidosu tiempo
en el archivo central se
transfieren al archivo histórico
Libros Contables
Estos son los que tienen valor
contable, administrativo, técnico,
legal y fiscal y son requeridos por
las entidades de control, por tal
motivo se deben conservar.
El Código de Comercio solicita
que los empresarios deben
conservar sus libros de
contabilidad, correspondencia,
documentación y justificantes
pertenecientes a sus negocios,
debidamente ordenados, durante
seis (6) años, desde el último
asiento realizado en los libros.
Contratos
Son documentos originales de
carácter administrativo, legal,
fiscal y contable, puesto que
sirven como testimonio ante la
ley, justifican el gasto público,
además de comprobar que se
recibió o se proporcionó un bien o
servicio.
La Ley Orgánica 7/2012, de 27 de
diciembre, recomienda su
conservación durante 10 años.
Informes
Estos contienen información de
valor administrativo, jurídico,
legal, fiscal y contable, por cuanto
informan los estados de la
empresa.
Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo de gestión
y el archivo central, se transfieren
al archivo histórico en su soporte
original, la conservación obedece
al cumplimiento de la Circular 003
de 2015 de AGN.
Nominas
Es la información laboral
relacionada con el pago de
salarios a los trabajadores, son
todos los documentos que se
generan durante la relación
laboral e identifican pagos
realizados al trabajador.
El tiempo de retención documental
recomendado es de ochenta (80)
años. Los primeros dos (2) años
en el archivo de gestión y los
setenta y ocho (78) años restantes
en el archivo central de la
empresa