Las empresas están dando más importancia a la gestión documental independientemente de su tamaño. Aunque el mercado aún no ha alcanzado su madurez total, está en crecimiento gracias a soluciones sencillas en la nube. Mientras que las grandes empresas a veces no aprovechan al máximo sus sistemas de gestión documental, la pyme demanda soluciones que resuelvan sus necesidades diarias. La gestión de procesos en lugar de la tecnología, la seguridad y las tendencias de movilidad y nube son aspectos clave en este merc

1. DESAYUNOS
TECNOLÓGICOS
N
o encontramos ante un mercado
que todavía no ha alcanzado la
madurez total ya que como afirmó
Xavier Ciaurriz de A3 Software-Wolters
Kluwer, “algunos clientes han visto que la gd
pueden darles mayor eficacia y eficiencia
pero aún estamos empezando”. Para Antonio
Marín de Kyocera, también es un mercado
que “está en crecimiento pero detectamos
que el crecimiento en la pyme es mayor ya
que este tipo de empresas apuestan cada vez
más por soluciones muy sencillas y lo están
haciendo gracias a que cloud está entrando
con fuerza”. Para Marta Olbés de Canon, “el
mercado está en auge porque la gran cuenta
que era el impulsor, ya no es el único juga-
dor. Ahora la empresa pequeña también
requiere de este tipo de soluciones”. Noelia
Nieto de HP opinó que “la gestión docu-
mental está en auge y en algunas ocasiones
nos encontramos con un mercado muy
maduro, sobre todo en lo que se refiere a las
grandes empresas. Nos falta enseñar a mode-
lizar los procesos documentales de los clien-
tes porque no explotan de forma correcta la
plataforma. No solo se trata de montar pro-
cesos sino de diseñarlos y enseñarles a llevar-
los. Estamos ante una oportunidad muy
buena”. Ángel Rodríguez de Samsung ase-
guró que “gestión documental significa pro-
ductividad y el mercado está creciendo peor
si lo analizamos en detalle vemos que en la
pyme no es así. En la pyme queda mucho
por avanzar. Todavía quedan muchos proce-
sos manuales y esto es por la falta de confian-
za porque piensan que la gestión documental
se va por encima de sus necesidades”. Por su
parte Javier Gómez de Informática el Corte
Inglés afirmó que “estamos en un momento
de relanzamiento. La crisis ha ayudado a que
los clientes vean que pueden ser más produc-
tivos, pueden cumplir las normativas, etc.
Incluso en las grandes empresas, que ya tie-
nen gestores, tienen un nivel de desarrollo
muy básico y hay que ayudarles a ser eficien-
tes en esos procesos. En el sector público es
esencial la gestión documental”. Por su parte
el portavoz de Konica-Minolta concluyó que
“el motor de una compañía son los flujos del
documento. Pero hay que saber que lo que el
cliente quiere es la gestión de los procesos.
Curiosamente, tanto las pymes como las
grandes cuentas demandan lo mismo. La
pyme busca cosas que le resuelvan el día a
día y porque con modeloscloud lo pueden
solucionar”. Para Sabine Holocher las ten-
dencias hay que buscarlas en que “la elimina-
ción total del papel suena algo utópico por-
que el papel ha sido un elemento muy utili-
zado a lo largo de nuestras vidas, pero redu-
cir de forma significativa el consumo del
papel es una tendencia muy realista.
Utilizando menos papel en nuestra vida y en
nuestro trabajo nos aporta ventajas tanto
ecológicas como económicas, duplicando
estas ventajas si hablamos de industrias y
grandes empresas. Una de la tendencias más
significativas en este mercado es la compra
de soluciones basadas en la combinación de
escáner y software, ya que no solo nos permi-
te convertir elementos en papel a informa-
ción digital si no que también permite inte-
grarlo en otras aplicaciones”
¿PYME O GRAN CUENTA?
El portavoz de Konica-Minolta continuó
asegurando que “hemos descubierto que las
grandes cuentas no sacan el partido a los ges-
20 JULIO/AGOSTO 2015 BYTE TI
Las empresas están dando cada vez más importancia a la gestión documental y se
encuentra entre sus prioridades de TI independientemente de su tamaño. Para hablar
de este mercado, en un desayuno organizado por Byte TI contamos con la presencia
de Xavier Ciaurriz, Director Comercial Mass-Market de A3 Software- Wolters Kluwer;
Antonio Marín, Consultor Preventa de Soluciones de Kyocera; Marta Olbés, Document
Solutions Product Manager de Canon; Noelia Nieto, Iberia Sales Solutions Specialist
de HP; Ángel Rodríguez, Head of Sales & Marketing Printing Solutions Business de
Samsung; Javier Gómez, Director del Centro Experto de ECM de IECISA; Antonio
Ramírez, Marketing Manager de Konica Minolta y Sabine Holocher, Manager PR &
Social Media PFU (EMEA) Limited a Fujitsu company.
La gestión
documental necesaria
para la empresa

2. tores documentales que ya tienen. Nadie se
ha molestado en adaptarlo a los procesos que
han sido cambiantes por lo que ahora piden
soluciones mucho más pequeñas que sean
más ágiles y con las que se tarde menos tiem-
po en adaptarlas a los procesos”. Por su parte
Javier Gómez también se mostró de acuerdo
en este sentido: “A las Grandes Cuentas hay
que decirles que tienen las soluciones pero
no les han sacado partido. Los procesos y
como lo organizas es lo complicado. Las
empresas evolucionan y tienen que adaptar
sus procesos y la gestión documental es la
base de eso. No es un simple repositorio.
Antes se te vendía un gestor documental
pero ahora hay que ir con soluciones que val-
gan, que se puedan implantar y que hayan
demostrado que son eficientes”.
Para Ángel Rodriguez de Samsung, “la
oportunidad de negocio existen en tanto en
pyme como en gran cuenta. El enfoque sin
embargo es totalmente diferente. Quizá en
grandes empresas han abordado ciertos pro-
cesos de gestores documentales y nos encon-
tramos un tejido empresarial que necesita un
poco de consultoría porque la pyme ni
siquiera sabe qué es eso de la gestión docu-
mental”. Pero es que a la hora de vender las
soluciones de gestión documental se han
cometido errores. Concretamente y según
Noelia Nieto, el fundamental es que “antes
todo se centraba en la tecnología, en la plata-
forma tecnológica, con lo que ahora hay
grandes compañías, incluso alguna pequeña,
que tienen una gran plataforma tecnológica a
la que no sacan apenas partido y siguen tra-
bajando igual. Una gran plataforma es muy
difícil parametrizarla y adaptarla a procesos
específicos. Ahora se tiende más a procesos
específicos, y por lo que se apuesta es por
una verticalización”. Para Marta Olbés de
Canon, en las grandes organizaciones “hay
muchas situaciones: desde empresas que
siguen trabajando con el papel a empresas
que tienen el gestor, pero que no han adapta-
do a los procesos cambiantes que se han pro-
ducido en la empresa. Desde hace unos años
el enfoque de los proveedores ha cambiado y
ahora hablamos de procesos y no de tecno-
logía”. En la misma línea se situó Antonio
Marín: “Oportunidades hay tanto en pyme
como en gran cuenta. Ahora lo que se vende
es una solución a un problema concreto.
Nuestro enfoque, viniendo de ser una
empresas de printing, es lanzar soluciones
muy pegadas al equipo multifunción, para
que a la pyme le resulte muy atrayente”. Para
Xavier Ciaurriz la clave es que “en la pyme,
la gestión documental ha cambiado. Lo
importante es la mejora de procesos en cual-
quier tipo de compañía. Para la pyme noso-
tros les solucionamos una forma de solucio-
nar sus procesos más habituales”
DIFERENTES MARCAS /
SOLUCIÓN COMPLETA
A la hora de apostar por las gestión docu-
mental, ¿qué es mejor? ¿Un único proveedor
o varios? Para Xiaurriz “lo ideal para la pyme
es que haya un sólo proveedor. Es bueno
porque de esta forma ligas los procesos de la
gestión con la gestión documental de forma
automática” Sin embargo desde Kyocera con-
sideraron que “se trata de tener soluciones
muy flexibles que te permitan integrarlas en
el entorno del cliente sin causarle problemas,
con lo que lo mejor es darle la mejor solu-
ción sin tener que centrarse en un único pro-
veedor. Depende del cliente y la funcionali-
dad que necesite”.Para la portavoz de Canon,
“si es un único proveedor se producen
importantes sinergias y así el cliente puede
tener un soporte global y la posibilidad de
que la solución crezca hablando con un
único proveedor. El cliente tiene muchos
beneficios además de coste si solo tiene un
único proveedor”. También para HP la
apuesta por un único proveedor es clara: “Un
único proveedor es fundamental y es una
ventaja para nosotros para conocer al cliente,
conocer su cultura de trabajo etc. Somos
conscientes de que el cliente no siempre
tiene un único proveedor, y por eso tenemos
la mente abierta y nos adaptamos a trabajar
con diferentes proveedores. Pero un único
proveedor sería lo ideal”. En esta misma línea
se situaba el representante de Samsung:
“Idealmente, sería estupendo trabajar con un
único proveedor pero la realidad es que tene-
mos diferentes interlocutores y cosas en la
empresa que ya existen. Hay veces que se
puede empezar de cero pero la mayoría te
tienes que adaptar a lo que ya existe”. Y es
que, como aseguró el portavoz de IECISA,
“que una compañía integre una sola marca es
muy difícil. Para nosotros es mas complica-
do, e incluso nos tenemos que relacionar con
nuestra propia competencia, pero tu no pue-
des ir en contra de lo que el cliente quiere.
Lo que queremos es ayudar al cliente a resol-
ver sus necesidades”.
BYTE TI JULIO/AGOSTO 2015 21

3. SEGURIDAD
Otro apartado importante es el referente a
la seguridad. Sabine Holocher, Manager PR
& Social Media PFU, la filial de Fujitsu en el
entorno documental, la seguridad es funda-
mental: “la seguridad es muy importante en
los entornos empresariales ya que hay un
intercambio de información y en ocasiones
esa información es confidencial. Disponer de
la información en formato papel, no te ase-
gura que esa información este protegida ya
que se puede extraviar, y estar expuesta a
cualquiera. Mientras que si la información se
encuentra en formato digital hay un gran
abanico de soluciones para la protección de
la información asequibles para cualquiera. En
este sentido otra de las ventajas de digitalizar
la información es que siempre conocemos lo
que está sucediendo con los datos y nos per-
mite autorizar o denegar el acceso a los dife-
rentes usuarios”. Por su parte, para Antonio
Ramírez de Konica Minolta son las grandes
cuentas las que dan una mayor importancia
a este apartado pero “nosotros hemos visto
que se ha incrementado la seguridad en el
mundo cloud, pero se ha olvidado la seguri-
dad en el documento físico. El 50% de las
ocasiones los robos vienen por el documento
físico. La información sale desde alguien que
está dentro,. Hay que tener mecanismos para
saber si una persona esta empleando esa
información de forma poco honesta”.
También para la portavoz de Canon, la segu-
ridad es uno de los aspectos más importan-
tes. En su opinión, “un apartado muy
importante es el referente a la LOPD: cada
vez hay más inspecciones de las que salen un
mayor número de sanciones. Todas las
empresas están condicionadas por esta
norma. Es muy importante que cada vez
exista menos riesgo y la realidad es que cada
vez prevenimos más la fuga de información”
MOVILIDAD Y CLOUD
Se trata de dos de las tendencias del merca-
do de la gestión documental. Tal y como
señaló Xavier Ciaurriz de Wolters Kluwer,
“tanto cloud como móviles van de la mano.
Cada día más nuestros usuarios tienen ele-
mentos que en muchos casos son más poten-
tes que muchos ordenadores que tienen. Hoy
en día los procesos pasan por la gestión
móvil. Muchos procesos de aceptación van
por el móvil”. Por su parte el portavoz de
Kyocera señaló que “Cloud ha tenido un
impacto tremendo tanto a nivel financiero
como de tecnología. Nos ha permitido llegar
a negocios que no se plantean realizar grandes
inversiones pero que sí están dispuestas a
pagar por un servicio o solución en cloiud. A
nivel tecnológico nos ha permitido llegar a
muchos clientes que por ejemplo tienen
muchas oficinas en varios países y en las que
es posible desplegar soluciones para ellos en
cuestión de minutos”. La portavoz de HP
aseguró que la movilidad “aporta flexibilidad
para la empresa. Solo con las apps que te
permitan capturar la imagen o una tableta
que te permita cerrar un contrato y su firma
desde una tableta estamos hablando de que
supone un avance espectacular. El tema del
cloud en gran cuenta, todavía lo veo verde en
los procesos. No en el caso del almacena-
miento”. Ángel Rodríguez de Samsung ase-
guró que “todas las tendencias se aúnan en la
movilidad. Esto es un hecho en todos los
negocios”: Por su parte Antonio Ramírez de
Konica Minolta consideró que “cloud va a
hacer que todo cambie”.
Finalmente y a modo de cierre, Sabine
Holocher aseguró que “la captura de infor-
mación basada en papel es un requisito pre-
vio para la gestión del conocimiento de las
grandes compañías. Cada vez más las empre-
sas reconocen que pagan por manejar su
información”.
DESAYUNOS
TECNOLÓGICOS
22 JULIO/AGOSTO 2015 BYTE TI
Antonio Marín, Consultor Preventa
de Soluciones de Kyocera
Marta Olbés, Document Solutions
Product Manager de Canon
Noelia Nieto, Iberia Sales Solutions
Specialist de HP
LOSPROTAGONISTAS
Xavier Ciaurriz, Director Comercial Mass-
Market de A3 Software- Wolters Kluwer
Javier Gómez, Director del Centro
Experto de ECM de IECISA
Antonio Ramírez, Marketing
Manager de Konica Minolta
Sabine Holocher, Manager PR &
Social Media PFU (EMEA) Limited
a Fujitsu company
Ángel Rodríguez, Head of Sales &
Marketing Printing Solutions
Business de Samsung

4. DESAYUNOS
TECNOLÓGICOS
BYTE TI JULIO/AGOSTO 2015 23
SAMSUNG: Samsung Smart UX Center para la Smart Office, el primer interfaz de usuario de la industria de la impresión basado
en Android™. Aumente la productividad y facilite la personalización sin preocupaciones de seguridad Smart UX Center no es sólo una
plataforma de interfaz de usuario, sino un ecosistema totalmente nuevo. Con el primer sistema de impresión basado en Android™ de
la industria optimizado para copiadoras, el Samsung Smart UX Center proporciona una fácil personalización para satisfacer las necesi-
dades específicas de los clientes, que sin preocupaciones de seguridad y una mejor productividad para un lugar de trabajo inteligente,
puede hacer más en menos tiempo.
PFU-FUJITSU: La nueva adición a nuestra gama de escáneres es la Serie SP, compuesta por los modelos Fujitsu SP-1120,
SP-1125 y SP-1130 y que complementa las líneas de productos existentes de las familias fi Series y ScanSnap, al cubrir el
segmento de 20, a 30 páginas por minuto (A4 a color, dúplex 200/300 dpi). La Serie SP está especialmente diseñada para re-
alizar tareas de escaneado rutinarias y sencillas en entornos profesionales, como el escaneado de documentos a un archivo o pa-
ra departamentos individuales.
HP: En Hewlett-Packard ponemos foco a los dos pilares básicos de un proyecto de gestión documental: Tecnología y Conocimiento.
Nuestra innovación tecnológica nos ha permitido adaptar nuestras soluciones a las nuevas tendencias del mercado (Movilidad, Cloud,
Seguridad y Big Data), así como, evolucionar las funcionalidades de los dispositivos de impresión (multifuncional, escáner e impreso-
ra) de tal forma que se han convertido en un jugador indispensable dentro de los flujos documentales. Pero lo más importante para
nosotros, es el conocimiento experto, donde hemos girado hacia la especialización y verticalización de los procesos de negocio ya que
creemos que es lo que aporta valor a nuestros clientes.
A3- WOLTERS KLUWER: a3ERP | gestión documental asegura una gestión completa y global de toda la documentación
de las empresas mediante la importación, almacenamiento y clasificación automática de los documentos. Integrado en la solu-
ción integral para pymes a3ERP y las aplicaciones de Microsoft Office, Explorer y Adobe, este gestor documental se caracteriza
por la rapidez de acceso a la documentación a través de búsquedas inteligentes, la flexibilidad en los procesos y la organización
personalizable con un interfaz sencillo e intuitivo, garantizando fiabilidad y confidencialidad.
KYOCERA: MyDOCument es una solución de gestión documental y BPM diseñada para cubrir las necesidades de cualquier
tipo de empresa, desde las PYMES más pequeñas, a las grandes corporaciones. La fortaleza de MyDOCument reside en su gran
sencillez de uso, que hace que los usuarios perciban muy rápidamente las ventajas de trabajar con la herramienta, y en su rapi-
dez de despliegue y configuración, que permite adaptar muy rápidamente la herramienta a las necesidades de los clientes y los
cambios en el negocio.
CANON: Therefore™ es la solución de gestión documental de Canon. Robusta, escalable y orientada al futuro, conecta a las
personas con la información de manera eficiente, económica y segura integrándose con los procesos de negocio. Desde pequeñas
empresas hasta entornos corporativos con miles de usuarios, permite aumentar la productividad y agilidad en las empresas, me-
jorar la seguridad y el control sobre la información y reducir costes..
IECISA: De la mano de las nuevas tendencias –Cloud, Movilidad, Social Business y Big Data- , el área de gestión documental
de Informática El Corte Inglés, continúa ofreciendo a todos los sectores su experiencia de más de 25 años el ámbito de la ges-
tión documental. Ocupando un lugar destacado en el desarrollo de soluciones propias que cubren plenamente el ciclo de vida
de los documentos, es también integrador de las plataformas documentales líderes en el mercado, gracias a su política de alian-
zas y acuerdos con los principales fabricantes. Informática El Corte Inglés destaca asimismo como un importante proveedor de
servicios documentales en régimen de externalización. En los últimos años ha afianzado su expansión internacional como provee-
dor de servicios y soluciones para la gestión documental..
KONICA MINOLTA: como empresa especializada en procesos de negocio documentales, aporta al mundo ITS, una gama
de servicios y productos relacionados con la mejora de la productividad y competitividad de las empresas. Su enfoque es al área
que el mundo tradicional no ha sabido cubrir, ya que los procesos de negocio se basan en documentos (físicos y electrónicos).
Por eso soluciones de movilidad para procesar o capturar documentos, de intercambio de documentos de forma legal y segura,
bien on premise o en la nube, permiten ayudar a las empresa. Procedimientos como la gestión de notas de gastos, la gestión
electrónica de contratos, o la aprobación automatizada de facturas de proveedores, son el día a día de Konica Minolta.