Este documento presenta un plan de trabajo para una capacitación sobre impresión confiable. Se discutirán temas como una visión estratégica de la función de impresión, el rol de los consumibles, y el futuro de la contabilidad y gestión documental. También se analizarán casos de éxito y cómo elegir un proveedor estratégico que brinde calidad, respaldo y compromiso social.

1. Claves para una
Impresión Confiable
Workshop Redes de Gobierno 2010

2. Plan de Trabajo
• Hablemos de Impresión
– Lugares comunes
– Un enfoque estratégico de la función de impresión
• Hablemos de Consumibles
– El rol del Consumible en la Función de Impresión
– Atributos de una provisión confiable
– Organismo y Proveedor: Casos de Éxito
• Hablemos de Futuro
– Accounting, ó cómo poner las cosas en su lugar.
– Gestión Documental, más allá del papel.

3. Hablemos de Impresión

4. Lugares Comunes
¿Alguna vez le pasó?

5. Lugares Comunes
• Impresoras: Tan confiables como hace 15 años…
• Siguen sin traer cable (bueno, ahora vienen WiFi!)
• Traen todo el software imaginable, excepto el que
necesitamos…
• Ruido, Problemas de Calidad, Papel Trabado
• Mensajes de Error Indescifrables
• El cartucho, más caro que la impresora
(donde caro es una expresión de valor)
• Y obviamente, no funcionan cuando más las
necesita… el Jefe!

6. El Enfoque Estratégico de la Impresión
Satisfacción
de los
Usuarios
Gobernancia
Compromiso
Social Optimización
de Costos
Estrategia de
la
Organización
Cuidado de la
Mejora de
Productividad
Inversión en
Equipos

7. El Enfoque Estratégico de la Impresión
• Estrategia de la Organización
– La impresión es un elemento central en la Función
Documental de las Organizaciones de hoy.
– La función de impresión es un elemento que debe
estar completamente alineado a los objetivos
fijados con la organización.
– El sistema documental evoluciona con la
organización, como un elemento central en su
dinámica de crecimiento

8. El Enfoque Estratégico de la Impresión
• Satisfacción del Usuario
– Buscamos una Experiencia Documental
transparente y eficiente en todos sus procesos.
– Un usuario satisfecho, en todos los niveles,
simplifica la gestión del área de sistemas.
• Optimización de Costos
– Avanzamos hacia un redescubrimiento del
Costo Total de Propiedad (TCO):
Equipo + Consumible + Mantenimiento.
– Productividad es Desempeño / Costos.

9. El Enfoque Estratégico de la Impresión
• Cuidado de la Inversión en Equipos
– Garantizar el ciclo de vida presupuestado en cada
incorporación.
– Conservar las garantías ofrecidas por los fabricantes, y
la integridad del equipamiento.
• Mejora de la Productividad
– Minimizar los tiempos sin operación de cada
instalación.
• Responsabilidad Social
– Cuidado del Medio Ambiente.
– Condiciones dignas de trabajo en toda la cadena de
provisión.

10. Hablemos de Consumibles

11. La Función de Impresión: Evolución
Impresión Gestión
Suma de Equipos
Administrada Documental
• «Capas Tecnológicas» • Costo por Copia • Visión estratégica de la
• Múltiples sistemas y • Tercerizar Problemas Creación y
formatos • TCO más claro Administración de
• Restricción Legacy Documentos
• Accounting
• Múltiples Consumibles • Imprimir es una forma
• Quién imprime, qué
• Dificultad para Controlar más de Transformar
imprime, cuánto
• Desvío de Suministros Documentos
imprime.
• Calidad de Consumibles
• Impresión «Particular»

12. El Rol del Consumible
Suma de Equipos • Protagonismo
Múltiples variables a controlar: decreciente en una
Costos, calidad, disponibilidad y compatibilidad. función que se aleja del
papel.
Impresión Administrada • Pero siguen siendo un
Calidad, costos y rendimiento se alinean por
mal necesario.
conveniencia en la propuesta del proveedor. • Tratarlos como un
genérico es desconocer
su rol estratégico en la
Gestión Documental
Función de Impresión
Un elemento más en el diseño de la solución.

13. Dónde está el Consumible?
Incidencia en el Costo
Papel Operación Propiedad • El Papel, un commodity, sigue
siendo el mayor protagonista
de los costos de impresión.
20% – Y también de muchas fallas y
50% desgaste.
30%
• Los costos ocultos
– Cuando una página es más
costosa que una página.
Costos Ocultos – La impresión incorrecta o
inconveniente.
P+O+P Incorrectos Inconveniente Personal
– Imprimir para mí?
15% El cartucho a casa?
10% • La Pregunta del Millón
– Cuánto presupuesto de
15% 60% Sistemas se asigna a la función
de impresión?

14. Analizando la Función de Impresión
• Leasing, Comodato, Venta. Soluciones Llave en Mano
• Estudio de Factibilidades del Sistema.
Pre Impresión • Redes: Configuración e Instalación.
• Consutoría
• Logística de Partes: Insumos y Consumibles
Impresión • Adaptación, Instalación y Mantenimiento de Equipos.
como Servicio • Monitoreo y Administración
• Help Desk
• Digitalización de Imágenes
Post • Auditorías de Consumo
Impresión • Reingeniería de Impresión
• Recambio de Equipos sobre Demanda

15. Cómo elegir un Socio Estratégico?
• Sistema de Gestión de la Calidad, Control de Fallas, Transparencia
Calidad y en la información.
Respaldo • Garantía de satisfacción, consumible y equipo.
• Servicio Técnico Autorizado. Coseguro de Garantías.
• Respuesta inmediata ante nuevos modelos y tecnologías.
Provisión en escenarios adversos.
Valor • Búsqueda del Menor Costo por Copia: Rendimiento / Costo.
• Atributos medidos bajo normas ASTM 1856 y 2036.
• Profesionales matriculados.
Compromiso
• Sustentabilidad ambiental, respeto por las normas.
e Inclusividad • Cuidado de las condiciones de trabajo.

16. Cómo elegir un Socio Estratégico?
• La tecnología permite exigir
una provisión Transparente.
• Control de calidad de
productos y servicios en el
tiempo. Sistema ISO 9001.
• Respaldo de Marcas Líderes.
• Invertir para Innovar.
• Respeto por la ley.
• Mejores condiciones de
trabajo = Mejores
Productos.

17. Casos: Poder Judicial de Buenos Aires
• 10 delegaciones entre
Poder Judicial y
Ministerio Público desde
2005.
• Visita de las Autoridades
de la SCBA
• Desarrollo de Productos:
– HP 5949X 8000 copias.
– Solución Xerox 3428
– Solución Samsung 4725,
4824 y Xerox 3435.

18. Casos: Jotafí / Mun. Bahía Blanca
• Provisión Ininterrumpida
desde 02/01/2002.
• Aplicaciones Críticas:
Facturación Mensual y
Desktops Municipales.
• Gestión de Stock
Tercerizado.
• Desarrollo de Productos:
– HP 4092 y HP 3909
– HP Laserjet 9050
• Otros casos en el ámbito
municipal.

19. Hablemos de Futuro

20. Accounting y CPC
• Una solución más allá
del consumible.
• Mejores servicios y
costos.
• CPC + Accounting:
El verdadero ahorro.
• Equipos y tecnología de
última generación.
Despliegue Sencillo
• Proveedores líderes.

21. Gestión y Workflow Documental
• Un activo estratégico para la
gestión eficiente en el sector
público. Ingresar Transformar Transmitir
• Características Sobresalientes:
– Solución de Punta a Punta Escaneo OCR E-Mail
– Control total de costos
– Compatibilidad Fax FTP
– Seguridad de la Información
• Funciones Integradas: E-Mail Fax
– Impresión
– Escaneo y Conversión Archivo Archivo
– Administración de Fax
– Ruteo Inteligente. Integración.
Impresión
– Administración y Seguridad
• Consultoría y Soporte
Sharepoint

22. Gracias!
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