El rediseño de procesos consiste, en esencia, en buscar formas para mejorar el desempeño de los procesos existentes, procurando conseguir una reducción de costos y una mejora de la productividad, entre otros beneficios. Implementar cambios de esta escala no es un proyecto que deba tomarse a ligera, es importante que la organización tenga claro los objetivos y resultados esperados, y considere tanto los beneficios como las posibles desventajas en el corto, mediano y largo plazo. Está en la naturaleza humana resistirse a los cambios, de modo que es probable que los empleados tengan reacciones negativas si se realizan modificaciones significativas en el trabajo de la manera incorrecta.

1. 5 pasos para un efectivo
rediseño de procesos

2. El rediseño de procesos consiste, en esencia, en buscar formas para mejorar el
desempeño de los procesos existentes, procurando conseguir una reducción de costos
y una mejora de la productividad, entre otros beneficios.
Implementar cambios de esta escala no es un proyecto que deba tomarse a ligera, es
importante que la organización tenga claro los objetivos y resultados esperados, y
considere tanto los beneficios como las posibles desventajas en el corto, mediano y
largo plazo. Está en la naturaleza humana resistirse a los cambios, de modo que es
probable que los empleados tengan reacciones negativas si se realizan modificaciones
significativas en el trabajo de la manera incorrecta.
A través de GERENS Consultoría hemos desarrollado diferentes proyectos para ayudar
a las organizaciones en la mejora y rediseño de sus procesos. A continuación
compartimos algunas ideas sobre aspectos que es importante no perder de vista en
estos proyectos.

4. Establecer metas claras
Un aspecto central de estos proyectos es definir objetivos específicos. La forma
en que se va a realiza el mapeo y rediseño de los procesos es importante, pero
solo una vez que se han establecido con claridad los resultados. De esta manera,
se debe garantizar que todas las tareas se realicen como parte del esfuerzo de
rediseñar los procesos estén alineadas con los objetivos que espera alcanzar la
organización. Por ejemplo, si lo que desea es mejorar la seguridad de la
información, entonces los cambios a diseñar en los procesos relevantes deben
considerar necesariamente las alternativas que permitan cumplir con este
objetivo, debiendo analizar todos los procesos, subprocesos o actividades
necesarias, desde el restablecimiento de contraseñas hasta cómo se imprimen
los documentos estratégicos.

5. Identificar y priorizar cada proceso
Puede ser una tarea muy ardua seguir el rastro a todos los procesos, pero es
esencial mantener una lista clara y actualizada de ellos. Si no se tiene este mapeo
y/o inventario de los procesos centrales de la organización se podrían dejar de
lado cambios relevantes para conseguir los objetivos y beneficios que se desea en
la organización.

6. Que la captura y procesamiento de información
sea una parte rutinaria del trabajo
El rediseño de procesos necesita contar con información para analizar el desempeño de
los mismos, identificar oportunidades de mejora, estimar los beneficios y costos de los
cambios. Es recomendable que el registro y reporte de esta información sea parte de
los procesos en marcha, de manera que no sea necesario crear labores extra solo para
el trabajo de rediseño de procesos. Si la información fluye como parte del día a día de
la organización será más simple la gestión posterior de nuevos procesos y analizar lo
que está sucediendo alrededor.
En caso lo anterior no esté sucediendo, podemos estar frente a un cambio a
implementar en los procesos que agregará mucho valor. En vez de crear un proceso
adicional para capturar información mientras un proceso está en marcha, se debe
cambiar el proceso inicial para que la información que se capturó sea incorporada a él.
Es una forma fácil de clarificar la cantidad de tiempo, energía e información requerida.

7. Un solo flujo de trabajo
En lugar de separar las nuevas actividades y los cambios en flujos separados entre
sí, es recomendable integrarlas, en la medida de lo posible, en un solo flujo de
trabajo que se desarrolla a lo largo de la organización. Cuando se habla de
rediseñar los procesos empresariales, nos referimos a racionalizar y consolidar
todas las actividades en la empresa que sean relevantes para ese proceso, con una
visión integral de su funcionamiento actual y el que se obtendrá con las mejoras
que se están evaluando.
Esto también aplica para las actividades que se desarrollan por terceros o
contratistas. No se les debe excluir del análisis del flujo de trabajo, es
recomendable mapearlos como parte integral del funcionamiento de la
organización.

8. Empoderar a las personas que controlan
los procesos
Este es un paso bastante simple pero en mucho casos complejo de implementar:
las personas encargadas de los procesos deben tener el poder de tomar
decisiones respecto a los mismos. Si se requiere de 3 niveles de aprobación para
un proceso simple y de rutina, es importante preguntarse por qué sucede esto. Al
mejorar un proceso se debe procurar eliminar las actividades innecesarias y en la
medida de los posible crear un simple sistema de aprobación.
Los proyectos de rediseño de procesos deben ser claros, concisos y controlados.
Un factor crítico para su éxito es la participación de las personas con experiencia y
conocimiento profundo del funcionamiento de la organización. Esto es relevante
en la fase de diseño de los cambio, y también para desarrollar procesos que sean
tangibles y que dichos cambios no solo queden en el papel, y puedan aplicarse a la
empresa.

9. GERENS ofrece el servicio de consultoría para fortalecer
la Gestión por procesos en las organizaciones. Si tiene alguna
consulta sobre nuestras líneas de consultoría, escríbanos
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