El documento proporciona información sobre el manejo efectivo de juntas. Su objetivo general es adquirir conocimientos, habilidades y técnicas para llevar a cabo juntas efectivas. Cubre temas como los tipos de juntas, la planeación, organización y técnicas como lograr la comunicación eficiente, controlar los tiempos y manejar conflictos. Incluye un simulacro de junta para practicar estas técnicas.

1. MANEJO DE JUNTASObjetivo generalAdquirir y ejercitar conocimientos, habilidades y técnicas sobre el manejo de juntas efectivas

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOSReconocer la junta como un trabajo en equipoIdentificar diferentes tipos de juntasPlanear y organizar juntasDesarrollar eficazmente una junta de trabajo mediante técnicas precisasEjercitar mediante el simulacro de una junta

3. TemasLa junta como trabajo de equipoClasificación de las juntasPlaneación y organización de las juntas Técnicas para lograr juntas efectivas

4. Reflexione¿Cuántas veces al estar sentado en una junta ha tenido usted la sensación de estar perdiendo su tiempo?¿Cuáles causas promueven juntas ineficientes?

5. La junta de trabajo es…Una reunión donde se comparten o dilucidan asuntos laborales de una agenda bajo una dirección y con participantes involucrados en esos asuntos. El proceso de la junta debe concebirse como un trabajo en equipo.

6. El trabajo en equipo implica: - liderazgo - responsabilidad individual y colectiva - cooperación sinérgica - tolerancia entre ideas - comunicación - resolución de problemas - retroalimentación

7. ¿Cómo lograr el trabajo en equipo en la junta?Enfatizar en la planeación de la juntaEnfocarse en los temas que deben ser discutidosDirigir la reunión constructivamenteMotivar los comentarios y participación de todosLlegar a acuerdos concertando las opiniones diversasPromover la solución a los problemas de manera conjunta o participativa

8. Tipos de juntasJuntas externas Ejemplos: clientes, proveedoresJuntas internas Ejemplos: equipos de trabajo, grupos naturales

9. Tipos de juntas

10. Planeación de una juntaDefinir el tipo de reuniónDefinir los objetivosDeterminar los asistentesDeterminar los temas

11. Consideraciones para definir los objetivosNivel organizacional: Alta gerencia: objetivos generalesGerencia media: objetivos funcionalesNivel operacional: objetivos operacionalesHabilidades administrativas:ConceptualHumanaTécnica

12. Características de los objetivosClaros y precisosCoherentesPúblicosAlcanzablesFlexiblesCuantificablesAuditablesPriorizadosTener plazo

13. Aspectos a considerar en la selección de los participantesLos justamente necesarios e interesadosLos que deben incidir en las decisiones o solucionesLos que requieran conocer una información verbalmenteLos que puedan participar por razones de tiempo y espacio

14. Elección de temasElegir temas específicosEstablecer el grado de dificultad de cada temaDefinir la prioridad de cada temaCalcular el tiempo que requerirá la exposición y/o discusión del tema

15. Esquema general de la agenda o el orden del díaLectura de la minuta anteriorVerificación del grado de cumplimiento de compromisos adquiridos previamenteTemas simplesTemas complejosTemas críticosDiscusión constructivaAcuerdos y asignación de compromisosConclusión

16. Planeación aproximada del tiempo en el esquema anteriorJUNTA DE 2 HORAS1: 10 min2: 15 min 1/3 de la junta: 40 min3: 15 min 2/3 de la junta: 80 min 4: 15 min5: 25-40 min6: 15-30 min7: 10 min8: 5 min

17. Técnicas para desarrollar una junta efectivaLograr una comunicación eficienteControlar los tiemposManejar conflictosRetroalimentar

18. Lograr eficiente comunicaciónExplicar con claridad cada aspecto de la reuniónDetallar cada compromiso o responsabilidadAsignar un responsable por cada compromisoAsignar fechas de compromisoExigir precisión al hablar. Evitar rodeos y repeticionesPrecisar si para el punto a exponer corresponde describir, explicar, narrar, argumentar u opinarEvitar críticas si no conllevan a soluciones

19. Controlar los tiemposDar a conocer la agenda con anticipación suficienteDesignar un secretario de actas o asistente que tome notaRespetar el cronograma previstoConsiderar la frecuencia de este tipo de juntaExigir precisión y brevedad al hablarEnfocarse en las ideas priorizadasUtilizar apoyos audiovisuales claros y legiblesDistribuir adecuadamente la relación tiempo-temas

20. Manejar conflictosConocer las relaciones entre los participantesIdentificar los roles de los participantes: líder, diablo, ángel, propositivo, etcAnalizar las actitudes de los involucrados: enojo, aceptación, escucha, autoritarismo, oportunismo, conciliación, negatividad, indiferencia, asertividad, etcEstimular la búsqueda de nuevos métodos para lograr acuerdosEstimular la creatividad y la innovaciónTomar en cuenta intereses comunes

21. Manejar conflictosEstimular la creatividad y la innovaciónTomar en cuenta intereses comunesSeparar a las personas del problemaUtilizar criterios objetivosCentrarse en las soluciones, no en los problemasSer agradables y tolerantes Discutir las diferentes percepciones y hacerlas legítimasCambiar el ambiente con otro estímulo si es necesarioConsiderar un descanso si el conflicto se recrudece

22. RetroalimentarSistema de control para analizar y corregirTodos los participantes son objeto de retroalimentaciónNo es llenar encuestas o formatos, sino criticar el proceso, las actitudes y los resultados de la reuniónDecantar estrategias ineficientesPedir propuestas para mejorar el desarrollo de la junta

23. SIMULACRO DE JUNTAReunirse en grupos afines de 5 ó 6 personasDecidir el director y el secretario de la juntaEstablecer roles ejecutivos, funcionales u operacionales entre los participantesPlanear una junta para 45 minutos de desarrolloEjecutar la junta con el mayor grado de realidad posible

24. SIMULACRO DE JUNTATiempo de la dinámica:Organización de los participantes (formación del equipo y decisión de roles): 10 minutosPlaneación de la junta : 10 minutosEjecución de la junta : 45 minutosDiscusión de la actividad con el resto de los participantes del curso: 40 minutosEvidencia a entregar por equipos:Agenda u orden del día ( con temas o asuntos desglosados y tiempos)Nombre y roles de los participantes de la juntaResultados obtenidosDistribución de compromisos o responsabilidades para el futuroRetroalimentación del equipo ( oralmente)

25. BibliografíaAronoff, Craig. Juntas de trabajo exitosas : para formar empresas familiares muy sólidas. México : McGraw-Hill, 53 pp.1999. Barbosa Cano, Erasmo. Calidad total para juntas y reuniones México : McGraw-Hill, xvi, 187 pp. 1993Bélanger, Jean. Reuniones de trabajo más eficaces : organización, dirección, participación, evaluación Barcelona : Editores Técnicos Asociados, 158 pp. 1975

26. BibliografíaKatz, Sally. Power Skills for Effective Meetings. Revista Training and Development, Vol.45, # 7 pp.53-56. 1991Richard A. Hildreth. The essentials of meeting management . Englewood Cliffs, N.J. : Prentice Hall, xv, 256 pp. NOTAS "A National Publishers book." 1990Richards, Ian. Cómo expresarse mejor en las reuniones de empresa.Bilbao : Deusto,128 pp.1990