Principales características de Access que se necesita para elaborar tablas, consultas e informes.

1. MICROSOFT ACCESS
ESTEBAN ENRIQUE RAMOS L.

2. MICROSOFT ACCESS
PRINCIPALES CARACTERISTICAS
▸ Access es gráfico, ofreciendo así, métodos usuales
que permiten el acceso a los datos y proporciona
métodos simples y directos de trabajar con la
información.
▸ Facilita la administración de datos, gracias a sus
posibilidades de consulta y conexión que buscan
rápidamente la información requerida, sea donde
se encuentre los datos.
▸ Permite la creación de formularios e informes
sofisticados y efectivos, así como gráficos y
combinaciones de informes en un solo
documento.
▸ Permite ser más productivo mediante el uso de los
asistentes y las macros. Esto permite realizar tareas
automáticamente, sin necesidad de programar.

3. MICROSOFT ACCESS
ELABORAR UNA TABLA
▸ Es un objeto de base de datos que permite
almacenar datos sobre un tema en concreto.
▸ Una tabla consta de registros y campos.
▸ Cada registro contiene datos sobre una
instancia del asunto de la tabla, como un
empleado en particular. Un registro también
se denomina normalmente una fila o una
instancia.
▸ Cada campo contiene datos sobre un
aspecto del asunto de la tabla, como el
nombre o la dirección de correo electrónico.
U n c a m p o t a m b i é n s e d e n o m i n a
normalmente una columna o un atributo.
INFORMACIÓN GENERAL
1. Un registro
2. Un campo
3. Un valor de campo

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ELABORAR UNA TABLA
1. Podemos crear tablas para una base
de datos nueva o para una base de
datos existente. En ambos casos el
procedimiento será el mismo. En
primer lugar debemos ir a la Ficha
Crear y pulsar el botón Tabla.
2. Observarás en pantalla del lado
izquierdo el panel de navegación
enlistando la nueva tabla y del lado
derecho una pestaña con el mismo
nombre de la tabla y una cuadrícula
donde podremos crear los campos de
la tabla.
1.CÓMO CREAR
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5. MICROSOFT ACCESS
ELABORAR UNA TABLA
1. Supongamos que se crea una tabla donde
almacena la información de los
empleados de una empresa con la
siguiente información:
2. DEFINIR EL CAMPO PRIMARIO DE LA TABLA
El campo primario de esta tabla será el
campo ID Empleado el cual contendrá un
texto de 5 caracteres que identificará de
manera única a cada empleado.
Antes de crear este campo debemos
observar que Access ya ha creado el primer
campo de la tabla y le ha puesto el nombre
Id, por lo cual se procede a modificarlo.
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6. MICROSOFT ACCESS
ELABORAR UNA TABLA
2. Selecciona la opción Cambiar nombre de
campo y podrás cambiar el nombre del
campo directamente en el encabezado.
3. Solo resta cambiar el tipo de dato de este
campo que en este caso será de tipo Texto
y una longitud de 5. Para hacer el cambio
debes ir a la Ficha Campos, que se
encuentra dentro de Herramientas de tabla,
y dentro del grupo Formato encontrarás
una lista con los tipos de datos disponibles
y de donde seleccionaré la opción Texto.
2. DEFINIR EL CAMPO PRIMARIO DE LA TABLA 2
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7. MICROSOFT ACCESS
ELABORAR UNA TABLA
4. Finalmente debo especificar la longitud del
campo dentro cuadro de texto llamado
como Tamaño del campo que también se
encuentra dentro de la Ficha Campos.
5. Los pasos que hemos seguido hasta ahora
fueron para modificar un campo que Access
ya había colocado y lo hemos modificado. A
continuación debemos crear nuevos campos
el cual será un procedimiento diferente.
2. DEFINIR EL CAMPO PRIMARIO DE LA TABLA
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8. MICROSOFT ACCESS
ELABORAR UNA TABLA
1. En primer lugar debemos hacer clic en el
encabezado que tiene la leyenda “Haga clic
para agregar” y se mostrará la lista de tipos
de dato disponibles.
2. Una vez seleccionado el tipo de dato para
nuestro campo Access nos permitirá capturar
el nombre del campo en el encabezado.
3. Para los campos de texto podrás modificar la
longitud de la misma manera que lo hicimos
con el campo primario, es decir, al seleccionar
el campo podrás observar el cuadro de texto
Tamaño del campo dentro del grupo
Propiedades de la Ficha Campos.
3. DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES
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9. MICROSOFT ACCESS
ELABORAR UNA TABLA
4. De esta manera hemos terminado de crear
la estructura nuestra primera tabla en
Access. Y nunca olvides presionar el botón
Guardar (en la barra de acceso rápido) de
manera que se guarden los cambios. Access
mostrará un cuadro de diálogo para salvar
la nueva tabla.
5. Es en ese momento que tenemos la
oportunidad para dar un nombre
descriptivo a la tabla de manera que
siempre sepamos el tipo de información
que guarda. Al pulsar el botón Aceptar
verás reflejado el nuevo nombre de la tabla.
3. DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES
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10. MICROSOFT ACCESS
ELABORAR CONSULTAS
▸ No es más que preguntar a la base
de datos sobre la información que
contiene.
▸ Para crear una consulta en Access
se puede utilizar el Asistente para
consultas el cual guiará al usuario
paso a paso durante todo el
proceso.
INFORMACIÓN GENERAL

11. MICROSOFT ACCESS
ELABORAR CONSULTAS
1. Para iniciar con la creación de una consulta
en Access debemos ir a la ficha Crear y
pulsar el botón Asistente para consultas que
se encuentra dentro del grupo Consultas.
Se mostrará el primer paso del proceso el
cual nos permite elegir el tipo de consulta
que deseamos crear. En este ejemplo se
creará una consulta sencilla.
2. En el segundo paso del proceso podremos
elegir la tabla que contiene la información
que necesitamos. Además podremos elegir
todas o algunas de las columnas de la tabla
seleccionada, solamente será necesario
pasarlas del recuadro de la izquierda al
recuadro de la derecha.
1. COMO CREAR
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12. MICROSOFT ACCESS
ELABORAR CONSULTAS
3. El último paso del Asistente para
consultas nos permite asignar un
título a la consulta.
4. Se dará clic en Finalizar y aparecerá
un recuadro de la búsqueda. En el
panel izquierdo podrás observar la
lista de consultas que hayas creado. Si
no ves la lista de Consultas es
probable que estés observando algún
otro tipo de objeto de Access,
solamente haz clic sobre el título del
panel izquierdo y selecciona la opción
Consultas.
1. COMO CREAR
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13. MICROSOFT ACCESS
CREAR INFORMES
▸ Es un tipo de reporte que ayuda a presentar los
datos de manera más adecuada para su fácil
lectura. Y antes de de crearlo, se define la
fuente de datos que se utilizará.
INFORMACIÓN GENERAL
1.CÓMO CREAR
1. El primer paso es seleccionar la tabla de
Access de donde obtendremos los datos para
el informe y posteriormente ir a la ficha Crear
y dentro del grupo Informes hacer clic sobre
el botón Informe.
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14. MICROSOFT ACCESS
CREAR INFORMES
2. Recuerda que debes seleccionar primero la
tabla que servirá como base para el informe o
de lo contrario el botón Informe estará
deshabilitado. Access creará un informe
básico que tendrá por columnas los campos
de la tabla seleccionada.
3. Puedes observar que el informe tiene como
título el mismo nombre de la tabla. Access
coloca este título predeterminado, pero lo
puedes cambiar fácilmente son tan sólo hacer
doble clic sobre él para especificar el nuevo
título.
1.CÓMO CREAR
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Para guardar el informe haz clic sobre el botón
Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido.
Se mostrará el cuadro de dialogo Guardar como y
deberás indicar un nombre para el nuevo informe.