Este documento proporciona instrucciones sobre cómo crear y administrar tareas y proyectos en Microsoft Project. Explica cómo crear un nuevo proyecto, agregar tareas, eliminar tareas, crear tareas repetitivas, y agrupar tareas. También describe las características de la ventana de información del proyecto como la fecha de inicio, fecha de finalización, y calendario.

1. Lic. Iván Germán Ayerve Siguas 12/03/2011 Instructor : Iván Germán Ayerve Siguas 1 CREAR UN PROYECTO NUEVO

2. CREAR UN PROYECTO NUEVO 12/03/2011 Instructor : Iván Germán Ayerve Siguas 2 Haga clic en Nuevo . En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto. Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo, escriba o seleccione la fecha en la que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo. Para programar un proyecto desde la fecha de fin, haga clic en Fecha de fin de proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin.

3. 12/03/2011 3 Utilice el cuadro de diálogo Información del proyecto para escribir, revisar o cambiar la información inicial de un proyecto nuevo. Podrá hacer lo siguiente: Elegir si el proyecto debe programarse desde la fecha de comienzo o desde la fecha de fin. Especificar la fecha de comienzo de un proyecto que se va a programar desde dicha fecha. Especificar la fecha de fin de un proyecto que se va a programar desde dicha fecha. CREAR UN PROYECTO NUEVO

4. CARACTERISTICAS DE LA VENTANA DE INFORMACION DE PROYECTO 12/03/2011 4 Fecha de comienzo del proyecto Especifica la fecha de comienzo actual del proyecto. Esta opción únicamente está disponible si selecciona. Fecha de fin del proyecto Especifica la fecha real de fin del proyecto. Esta opción únicamente está disponible si se selecciona. Programar a partir de Microsoft Office Project 2003 calcula la fecha de fin del proyecto basándose en la fecha de comienzo que se haya especificado y asigna la delimitación predeterminada Lo antes posible (LAP). Las duraciones, dependencias delimitaciones y otros factores de programación de las tareas también se programan a partir de la fecha de comienzo. De manera predeterminada, la fecha de comienzo del proyecto coincide con la vigente en el momento de especificarla. Instructor : Iván Germán Ayerve Siguas

5. CARACTERISTICAS DE LA VENTANA DE INFORMACION DE PROYECTO 12/03/2011 Instructor : Iván Germán Ayerve Siguas 5 Programar a partir de la Fecha de fin del proyecto Project calcula la fecha de comienzo del proyecto basándose en la fecha de fin que se especifique y asigna la delimitación predeterminada Lo más tarde posible (LMTP). Las duraciones, dependencias, delimitaciones y otros factores de programación de las tareas también se programan partiendo de la fecha de fin. Fecha actual Especifica la fecha vigente en el momento. De manera predeterminada, esta fecha se genera a partir de la fecha y hora del equipo. Puede usar este cuadro de diálogo para cambiar la fecha actual que se refleje en Project. Fecha de estado Especifica la fecha de estado Project usa la fecha de estado para efectuar cálculos de valor acumulado identificar los datos de finalización hasta la fecha en el cuadro de diálogo Actualizar proyecto y ubicar líneas de progreso Si configura la fecha de estado con el valor NA, Project usará la fecha vigente en ese momento como fecha de estado

6. CARACTERISTICAS DE LA VENTANA DE INFORMACION DE PROYECTO 12/03/2011 Instructor : Iván Germán Ayerve Siguas 6 Calendario Especifica el calendario base que se debe usar para el calendario del proyecto. El calendario del proyecto se utiliza para calcular los períodos laborables del proyecto a fin de que Project genere la programación. El calendario del proyecto se usa para calcular la duración de las tareas de resumen, así como el tiempo de adelanto y tiempo de posposición en las dependencias entre tareas, especialmente cuando no se asignen recursos. Si crea calendarios bases adicionales o si modifica los períodos laborables de los calendarios de proyecto existentes, estos se pondrán disponibles también en el cuadro desplegable Calendario. Prioridad Indica el modo en que las tareas del proyecto actual se pueden fácilmente retrasar en caso de que los recursos se redistribuyan a lo largo de varios proyectos. Escriba o seleccione un número comprendido entre 0 y 1.000 (cuanto mayor sea el número, más alta será la prioridad de un proyecto). Si se establece la prioridad de un proyecto en el valor 1.000, los recursos de este proyecto no se redistribuirán. Al efectuar la redistribución, Project tendrá en cuenta las prioridades de nivel de proyecto a la hora de establecer las de nivel de tarea

7. Lic. Iván Germán Ayerve Siguas TAREA

8. 12/03/2011 8 Para empezar a trabajar con Tareas hacemos clic en el Botón Tareas de la barra de Guía de Proyectos y Project 2007 despliega la ventana mostrada en el Figura 9, empezamos con la fecha de inicio de los proyectos, creamos los calendarios laborables y luego elaboramos la lista de tareas del proyecto con lo cual termina la etapa básica de creación del proyecto. USO DE TAREAS

9. USO DE TAREAS 12/03/2011 9 Cuando las tareas han sido creadas, estas deben ser organizadas y programadas, lo que incluye establecer fechas límite y delimitar tareas, así como identificar los riesgos del proyecto. La siguiente etapa es documentar el proyecto y publicar la información en la Web, también diseñar la lista tareas, insertando o eliminando columnas, creando columnas personalizadas. Instructor : Iván Germán Ayerve Siguas

10. 12/03/2011 10 Puede que desee eliminar una tarea si ya no es necesaria o para cumplir el requisito de fecha de fin, reducir costos o limitar el ámbito. La eliminación de tareas puede reducir la calidad del proyecto total; por lo tanto, debe asegurarse de que las tareas que tenga previsto eliminar de la programación sean realmente opcionales. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee eliminar. En el menú Edición, elija Eliminar tarea. ELIMINAR TAREA

11. TAREAS REPETITIVAS 12/03/2011 11 Es posible que se repitan tareas a lo largo de un proyecto. Dependiendo de la naturaleza de las mismas, puede especificarlas como tareas normales o como tareas repetitivas. Si la tarea no se repite a intervalos regulares, se especifica como se haría con cualquier otra tarea cada vez que ocurre. Si se repite a intervalos regulares, especifíquela como una tarea repetitiva. Se muestra un indicador para identificar las tareas repetitivas. También es posible que exista un ciclo repetitivo en el proyecto. Por ejemplo, si el proyecto incluye la creación de software, es posible que una tarea de desarrollo vaya siempre seguida de una tarea de prueba. En ese caso, puede especificar las partes de desarrollo y prueba del ciclo como tareas repetitivas y, a continuación, vincular cada ocurrencia de una tarea de desarrollo a una tarea de prueba para crear el ciclo. Instructor : Iván Germán Ayerve Siguas

12. TAREAS REPETITIVAS 12/03/2011 Instructor : Iván Germán Ayerve Siguas 12 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila sobre la que desea insertar una tarea repetitiva. En el menú Insertar, haga clic en Tarea repetitiva. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la tarea. En el cuadro Duración, escriba la duración de la tarea. En "Patrón de repetición", seleccione el intervalo en el que se debe repetir la tarea. La opción en la que haga clic determinará si se muestran las opciones Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente. En Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente, especifique la frecuencia de la tarea. En Plazo, escriba una fecha en el cuadro Desde y otra fecha en el cuadro Hasta, o bien escriba el número de veces que la tarea se realizará en el cuadro Repetir. Si no escribe una fecha en el cuadro Desde, Microsoft Project utilizará la fecha de comienzo.

13. TAREAS REPETITIVAS 12/03/2011 Instructor : Iván Germán Ayerve Siguas 13

14. EJEMPLO TAREAS REPETITIVAS 12/03/2011 Instructor : Iván Germán Ayerve Siguas 14

15. AGRUPAR TAREAS 12/03/2011 Instructor : Iván Germán Ayerve Siguas 15 Agrupar tareas o recursos por un solo criterio En el menú Ver, haga clic en la vista que desee. Para usar una vista que no esté incluida en el menú Ver, haga clic en Mas vistas, en la vista que desea usar en la lista Vistas y luego en Aplicar. Para agrupar tareas, seleccione una hoja de vista como la vista Diagrama de Gantt, Hoja de tareas o Uso de tareas. También puede agrupar tareas en la vista Diagrama de red. Para agrupar recursos, seleccione una hoja de vista como la vista Hoja de recursos o Uso de recursos. En el cuadro Agrupar por de la barra de tareas, haga clic en el grupo que desee. Para restablecer la vista a su estado no agrupado, en el cuadro Agrupar por, haga clic en Sin agrupar.

16. AGRUPAR TAREAS 12/03/2011 Instructor : Iván Germán Ayerve Siguas 16 Agrupar tareas o recursos por varios criterios En el menú Ver, haga clic en la vista que desee. Para usar una vista que no esté incluida en el menú Ver, haga clic en Mas vistas, en la vista que desea usar en la lista Vistas y luego en Aplicar. Para agrupar tareas, seleccione una hoja de vista como la vista Diagrama de Gantt, Hoja de tareas o Uso de tareas. También puede agrupar tareas en la vista Diagrama de red. Para agrupar recursos, seleccione una hoja de vista como la vista Hoja de recursos o Uso de recursos. En el menú Proyecto, elija Agrupar por y, a continuación, haga clic en Más grupos. Realice uno de los procedimientos siguientes: En Grupos, haga clic en Tarea o Recurso, seleccione un criterio de agrupación y, a continuación, haga clic en Editar. En Grupos, haga clic en Tarea o Recurso y luego en Nuevo para crear un grupo nuevo. En la fila Agrupar por, en la columna Nombre de campo, haga clic en uno de los campos que desea utilizar para agrupar tareas o recursos.

17. AGRUPAR TAREAS 12/03/2011 Instructor : Iván Germán Ayerve Siguas 17 En la fila Segundo criterio (debajo de la fila Agrupar por), en la columna Nombre de campo, haga clic en uno de los campos que desea utilizar para agrupar tareas o recursos. En la columna Criterio de ordenación, haga clic en Ascendente o Descendente para cada campo. Para seleccionar opciones de formato para cada campo, haga clic en la columna Nombre de campo en la fila Agrupar por o Segundo criterio y, a continuación, bajo Agrupar por valor de, haga clic en las opciones que desee en los cuadros Fuente, Fondo de celda y Trama. Agregue más niveles de agrupación rellenando otras filas de Criterio. Haga clic en Aceptar y luego en Aplicar. Para restablecer la vista a su estado no agrupado, en el cuadro Agrupar por de la barra de herramientas, haga clic en Sin agrupar.

18. Vincular tareas en la vista Calendario 12/03/2011 Instructor : Iván Germán Ayerve Siguas 18 Para determinar las fechas probables de comienzo y de fin de cada tarea, además de la duración del proyecto, deberá establecer dependencias secuenciales entre las tareas. En el menú Ver, elija Calendario. Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada una de las tareas que desee vincular. Haga clic en Vincular tareas. Nota De manera predeterminada, Microsoft Office Project 2003 vincula las tareas con una dependencia de fin a comienzo. No obstante, se puede cambiar fácilmente el tipo de dependencia entre tareas en la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información de la tarea. Para abrir el cuadro de diálogo Información de la tarea, haga doble clic en el nombre de la tarea cuyo vínculo desee cambiar.

19. 12/03/2011 Instructor : Iván Germán Ayerve Siguas 19 GRACIAS !!!