Sistemas de gestion de la Calidad

1. LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE
CALIDAD Y SU
RELACIÓN CON LOS PROCESOS
DE ARCHIVO
Inga. Melania Solano Arrieta
Ing. Marco González Víquez

2. QAseguramiento de Calidad
1980
1980
1970
1970
Del Controla la
Gestiónla Calidad
Q
Gestión de Calidad
• compromiso de la gerencia
• participación de los colaboradores
• toda la compañía
• ciclo completo del producto/servicio
• orientación hacia satisfacción de necesidades del
cliente
1990
1990
http://www.simeconsultores.com
QControl de
Calidad
• inspección y ensayos finales
• mejoramiento de la calidad a través de exigencias más
restringidas
• orientación producto - proceso
1950
1950
1960
1960 QAseguramiento de Calidad
• inspección y ensayos integrados en el proceso de
desarrollo y producción
• mejoramiento de la calidad a través de medidas
preventivas
• orientación paulatina hacia el proceso de producción y
ciclo de vida del producto.

3. ¿Qué es el Sistema Nacional de Calidad?
• Es un marco estructural para las actividades vinculadas al
desarrollo y la demostración de la calidad, que facilite el
cumplimiento de los compromisos internacionales en
cumplimiento de los compromisos internacionales en
materia de evaluación, de la conformidad, que contribuya
a mejorar la competitividad de las empresas nacionales y
proporcione confianza en la transacción de bienes y
servicios (Ley 8279, 2002)

4. El Sistema
Nacional para la
Calidad
EMPRESAS,
INSTITUCIONES
PÚBLICAS Y
CONSUMIDORES
COSTARICENCES CÁMARAS
EMPRESARIALES
MINISTERIOS
MIEMBROS
MIEMBROS
DEL CONAC
DEL CONAC
USUARIOS Y
USUARIOS Y
OTROS
OTROS
INTERESADOS
INTERESADOS
FEDERACIONES
DE CONSUMIDORES
ENTES
ENTES
FACILITADORES
FACILITADORES
Ente Costarricense de
Acreditación (ECA)
Laboratorio
Costarricense de
Metrología
LACOMET
IMPORTADORES,
EXPORTADORES Y
INVERSIONISTAS
EXTRANJEROS
ORGANISMOS
INTERNACIONALES
Órgano de Reglamentación Técnica
ORT
DE CONSUMIDORES
SECTOR
ACADÉMICO
Ente Nacional de
Normalización
(INTECO)
http://www.eca.or.cr/sist_nalcldad.php

5. NORMALIZACIÓN, CERTIFICACIÓN Y
NORMALIZACIÓN, CERTIFICACIÓN Y
ACREDITACIÓN
ACREDITACIÓN

6. NORMALIZACIÓN
Actividad colectiva orientada a establecer solución a problemas
repetitivos.
“Es el proceso de formular y aplicar reglas con el propósito
de establecer un orden en una actividad específica, para
beneficio y con la cooperación de todos los interesados y, en
particular, para la obtención de una economía óptima de
conjunto, respetando las exigencias funcionales y de
conjunto, respetando las exigencias funcionales y de
seguridad. Debe basarse en resultados ciertos, obtenidos por la
ciencia, la técnica y la experiencia. Debe fijar las bases, no
solamente para el presente sino también para el desarrollo futuro.
“ (INTECO)
La normalización hoy en día es el elemento motor en que se
apoyan el desarrollo económico, el comercio internacional, etc. y
es primordial para el desarrollo de cualquier país.

7. Conceptos básicos de la normalización
• Norma
– Es el resultado de la normalización efectuado por un instituto de normalización.
– Se trata de reglas y medidas que son establecidas por las personas con el deseo de aceptarlas.
– Una norma contiene declaraciones de cómo algo debe ser en su contenido, en su función y en su forma.
Ejemplo: Norma ISO 9001: Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos –
• Reglamento
– Documento con carácter obligatorio, el cual es emitido por el estado u otra organización autorizada
Ejemplo: Convenios, Leyes, Reglamentos
• Especificación técnica
– Documento por medio del cual se determina una característica se un producto o servicio.
Ejemplo: especificaciones de una computadora
• Reglamento técnico
• Documento que contiene una norma o una especificación técnica o que a ella se refiere.
• Directriz Técnica
– Una regla parecida a una norma, la cual es emitida por una organización o gremio como
recomendación a sus miembros. En la mayor cantidad de casos representa una solución
comprobada hacia los problemas.

8. Niveles de normalización
Nivel 1:
INTERNACIONAL
(ISO, IEC)
Nivel 2
REGIONAL
(COPANT)
(COPANT)
Nivel 3
NACIONAL
(INTECO, UNE)
Nivel 4
ORGANIZÁCIÓN
(MANUALES, PROCEDIMIENTOS)

9. Certificación
• Es la acción que ejecuta un organismo reconocido e independiente
de las partes interesadas, y que pone de manifiesto que un producto,
proceso o servicio está conforme con una norma específica.
• ¿Qué se certifican?
• Productos o servicios
• Procesos
• Sistemas
• Personas

10. TIPOS DE CERTIFICACIÓN
• Certificación por primera parte:
• La empresa puede realizar controles sobre la calidad del producto
o el servicio, en el momento de su elaboración, respecto a la
observación del pliego de condiciones.
• Certificación por segunda parte:
• Certificación por segunda parte:
• Si el cliente realiza una auditoria o un control y certifica después el
producto.
•
• Certificación por tercera parte:
• Si un organismo, que no es ni comprador ni vendedor, certifica el
producto. El sistema de certificación por tercera parte se creó para
garantizar la independencia y la imparcialidad en la evaluación de
la conformidad de las características de un producto y/o de su
método de producción, de su respeto al pliego de condiciones.

11. ACREDITACIÓN
• Consiste en el otorgamiento de un reconocimiento
formal de que un cuerpo es competente para efectuar
tareas específicas.
• ¿Qué se acreditan?
• ¿Qué se acreditan?
• Organismos certificadores
• Pruebas de realizadas en laboratorios de calibración y de ensayo
• Organismos de inspección
• Carreras

12. Forma
Forma de
de gestión
gestión de una organización, centrada
en la calidad
calidad, basada en la participación
participación de
de
todos
todos sus miembros, y que apunta al éxito
éxito a
a
largo
largo plazo
plazo a través de la satisfacción
satisfacción del
del cliente
cliente
Gestión
Gestión de la
de la Calidad
Calidad Total
Total
largo
largo plazo
plazo a través de la satisfacción
satisfacción del
del cliente
cliente
y a proporcionar beneficios
beneficios para
para todos los
miembros
miembros de
de la
la organización
organización y para la sociedad
sociedad.

13. Prevenir la ocurrencia de
Dime lo que haces – (Documenta en
procedimientos o instrucciones)
¿Cómo produce un sistema de gestión de
la calidad?
Prevenir la ocurrencia de
problemas.
Detectarlos cuando ocurran.
Identificar la causa.
Eliminar la Causa.
Haz lo que dices (implementa lo que
documentas)
Registra lo que dices (mantén
evidencia de lo que implementaste)
Verifica lo que hiciste
Actúa sobre la diferencia

14. Ciclo de mejora continua

15. ¿Cómo se gestiona la calidad?
• Normalizando procesos y/o productos-servicios en las organizaciones
que cumplan con los requerimientos establecidos en (criterios de
auditoría):
• Una ley:
• Ley de Control Interno,
• Ley del Sistema Nacional de Archivo
• Un reglamento:
• Un reglamento:
• Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa
• Una norma nacional o internacional
• Normas ISO
• Reglamentos o directrices para la acreditación de carreras
• Brindando fe pública de que los procesos están normalizados contra otra
normativa de un nivel superior por medio de procesos de certificación o
acreditación

16. Por lo tanto…
A TRAVÉS DE
SISTEMAS DE
GESTIÓN BASADOS
EN EL MANEJO DE
LA
DOCUMENTACIÓN
¿CÓMO TENGO
QUE HACER?
NORMALIZACIÓN
NORMAS PARA
CERTIFICAR O
ACREDITAR
CARÁCTER
VOLUNTARIO
LEYES Y
REGLAMENTOS
CARÁCTER
REGLAMENTARIO
¿QUÉ TENGO
QUE HACER?

17. Pirámide Documental desde la
perspectiva ISO

18. Procesos: base de la documentación de procedimientos
(ISO 10013:2000)
• Las organizaciones que están en proceso de implementar, o que
todavía no han implementado, un sistema de gestión de la calidad
deberían:
• identificar los procesos necesarios para la implementación eficaz del
sistema de gestión de la calidad,
• entender las interacciones entre estos procesos, y
• entender las interacciones entre estos procesos, y
• documentar los procesos en la extensión necesaria para asegurar su
eficaz operación y control.
• El análisis de los procesos debería ser la fuerza conductora para
definir la cantidad de documentación necesaria para el sistema de
gestión de la calidad. No debería ser la documentación la que
conduzca los procesos.

19. Pirámide Documental desde la
perspectiva ISO
Establece políticas y
describe el sistema
Expresión documental
de un proceso
Expresión documental
de un subproceso
Histórico que hace que
exista evidencia
objetiva y que el
sistema está
implementado

20. Gestión por procesos
La Gestión por Procesos
consiste en visualizar,
analizar y mejorar los flujos
de trabajo de las
de trabajo de las
organizaciones en función
de sus procesos y como
estos interactúan entre sí;
convirtiéndose en la
herramienta más apropiada
para la mejora continua.

21. Gestión por procesos
Exige:
• Integración de Sistemas
• Trabajo en Equipo
• Control del Proceso y no solo de
las tareas.
las tareas.
• Uso inteligente de la Tecnología.
• Orientación al cliente tanto
interno como externo.
• Es respaldada por un sistema
documental
• Es la base de cualquier sistema
de gestión

22. Identificando los
procesos actuales
Analizando
nuestros procesos
para encontrar
oportunidades de
mejora
Rediseñando o
reinventando
¿Cómo se
ejecuta
efectivamente la
gestión por
procesos?
reinventando
nuestros procesos
Documentando
procesos
mejorados en
procedimientos
y/o instructivos
Dejando
evidencia de que
los procesos
corren:
REGISTRANDO

23. MUCHAS GRACIAS…
Inga. Melania Solano Arrieta
(Consultora especialista en desarrollo
(Consultora especialista en desarrollo
organizacional, planificación y gestión por
procesos y sistemas de gestión)
melania.solano@simeconsultoria.com
melania.solano@ucr.ac.cr