Este documento describe los diferentes tipos de compras y abastecimiento, así como los principios y procesos involucrados. Describe los diferentes tipos de compras como compras ocasionales, tradicionales, de comodidad, de consumo y especialistas. También describe los pasos en el proceso de compra como la requisición, cotización, pedido y otros elementos como proveedores, productos, acuerdos y políticas de compra.

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LA FUNCIÓN DE COMPRAS,
ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

2. Operación
COMPRAR. Acción de adquirir u
obtener algo a cambio de un precio
establecido
Tipos de compra y abastecimiento

3. Nuestros actos de compra obedecen a varios factores:
Económicos
Psicológicos
Sociológicos
Intelectuales

4. Factor MUY importante :
Menor relevancia con el paso del
tiempo. Competidores muy parecidos.Precio

5. MKT los clasifica en varios tipos:
Compra Ocasional : Tipo de compra que
se realiza esporádicamente y que tiende a
cubrir una necesidad no satisfecha
anteriormente y postergada en el tiempo
por el consumidor. Este tipo de compra
contempla igualmente las compras de
impulso.

6. Compra Tradicional: Obedecen a una
necesidad: satisfacer la demanda de
suministros alimentarios y del hogar de
manera práctica, rápida y cercana. Cubren
las necesidades básicas se cubren en un
periodo relativamente corto.

7. Compra de Comodidad: Las nuevas
condiciones de vida condicionan las
formas de consumo. En este sentido cabe
destacar las empresas de comidas a
domicilio al igual que la compra telefónica
o la compra electrónica a través de
Internet.

8. Compra de Consumo: Tiene por objeto
distinguir el carácter masivo y más
duradero en el tiempo de provisión del
cliente . Se realizan el grueso de su
compra en grandes superficies con una
periodicidad.

9. Compra Especialista: Cuando hay que
adquirir bienes de uso o consumo muy
específicos, (equipos de computo,
máquina, mobiliario, vehículos, etc.)

10. EN LAS EMPRESAS
Anticipadas: Planeadas es decir, se
realizan bajo un marco presupuestal, se
corre riesgo.
Emergencia: No tienen una formalidad
establecida por tanto lo único que se
puede considerar para su realización es
estar al tanto de quien solicita la
adquisición.

11. Especulativa: Se le puede considerar
como una variante de la compra
anticipada, objeto e interés sea seguro,
eficiente, a precios bajos.
Recíprocas : Usadas por el proveedor
como medida de presión para el
comprador, instaurando condiciones a su
interés.

12. Personales : Son las que se ejecutan
para la gente que conforma la empresa.
Salvamento: abastecimiento que cubre
una demanda con los excedentes que se
tienen en otras áreas.

13. Excedente: Normalmente son utilizados
para cubrir los requerimientos normales
de toda organización, de tal forma de no
detener las actividades normales.
Mercado Abierto: Son compras de poco
volumen en un mercado cambiante y se
pueden conseguir fácilmente.

14. Artículos Relacionados: Su adquisición
es en cantidades pequeñas, y con
actividades diferentes a la fabricación.
Especiales: Compras que no
corresponden a la actividad cotidiana.

15. Elementos Especiales: Es cuando se
elige de un gran número de proveedores
Elementos de bajo costo: Se debe
analizar los artículos en cuanto a su
monto, calidad y necesidad que debe
cubrir.

16. Corporativas: Las desarrollan los
grandes consorcios o grupos
trasnacionales, corporaciones para sus
subsidiarias.
Consolidadas: Lo llevan a cabo los
grandes grupos empresariales para sus
sucursales o filiales.

17. Abastecimiento
El proceso incluye todas las
actividades que permiten
identificar y adquirir los bienes y
servicios que una organización
necesita para su operación.
Actividad económica que tiende
a cubrir las necesidades de
consumo en tiempo, forma y
calidad .
Se debe tener en cuenta la
previsión de la demanda, la
entrega del producto,
disponibilidad, precio, etc.
Los tipos de abastecimiento
depende directamente de las
necesidades es decir el fin para lo
cual se requieren las mercancías:
Materias primas, Mercancías de
primera necesidad, Para la
comercialización

18. Principios básicos de compras y
abastecimientos
El servicio de una forma mas eficaz.
Definir y desarrollar técnicas de
compra, estudiar el mercado
evolución y objetivos de ahorro.
Establecer sistema de control de
las actividades del servicio de
compras.
Importante
considerar
Organización
Previsión
Control
Las empresas no realizan compras por gusto sino por necesidad

19. Las compras y el abastecimiento se rigen por 5 principios
básicos:
- Conveniencia: es decir que el producto tenga las
características que le convenga a la empresa. Control de
calidad : verificar artículos con las especificaciones acordadas
-Comprar por mayoreo reduce costos. Factores a considerar:
• Tipo de artículos
•Tiempo de entrega
•Necesidad de pedido
•Precio unitario de material o servicio
•Promedio de compra del inventario
•Emisión de pedidos
•Costo de transacción
•Periodo de la compra
1. Calidad
2.Cantidad

20. -Es necesario buscar obtener el mejor precio por parte de
nuestros proveedores.
-Plus que otorga el proveedor en la compra
-El tener un proveedor competente e eficiente, nos encamina a
llegar tratos inteligentes en cuanto a calidad y servicio se refiere
y por supuesto un mejor precio.
3. Precio
4.Servicio
5. Proveedor

21. Centralización y Descentralización
Existen ventajas tanto en la centralización
como en la descentralización respecto a
las necesidades de la empresa.
La descentralización se considera mas
eficiente, pues centra el poder y la
responsabilidad en los Delegados de las
unidades de negocio periféricas, puesto
que se supone que este delegado tiene
las habilidades suficientes para tomar
decisiones correctas.

22. Aspectos de la centralización
Una ventaja importante de una estrategia centralizada es
la uniformidad de criterios en las operaciones.
Las grandes industrias piensan que este criterio es el
más importante a tener en cuenta.
El centralizar, por ejemplo, los servicios Jurídicos es más
rentable y eficaz que disponer de un abogado.
La función de una unidad informática central para el
proceso de datos de todas las operaciones de la empresa,
donde éstas están normalizadas, permite un mejor criterio
técnico y una mayor eficacia.
.

23. Aspectos de la descentralización
Ventajas: forma eficaz de reducir o eliminar un porcentaje
muy amplio de prácticas o tareas innecesarias.
.
La organización en su conjunto se puede adaptar con
mayor rapidez y eficacia a cualquier cambio que se
produzca en su mercado o zona geográfica.
En algunas industrias o comercios detallistas, por ejemplo,
esto puede llegar a ser un factor importante, puesto que
una organización descentralizada podrá determinar
políticas y tácticas ajustadas a las distintas regiones
nacionales o países foráneos donde opera la empresa..

24. Políticas
Análisis y aceptación de nueva lista de precios.
Recibir muestras y cotizaciones.
Mantener los niveles de calidad de los productos.
Evitar duplicidad, desperdicios, obsolescencias de
los materiales comprados.
Mantener continuidad del abastecimiento.
Principios de
Negocio para
regular las
actividades e
interacciones con
los nuestros
grupos de interés
en todo el mundo,
por lo que
contemplan los
siguientes
elementos claves:
Se denomina política de compras a los criterios y lineamientos
generados desde la dirección de una empresa con respecto a las
condiciones, plazos de pago, tipo de proveedores, etcétera, que se
aplican para realizar todas las adquisiciones de una empresa.

25. Revisar y renegociar el nivel de servicio de
los proveedores.
Visitar los almacenes propios de la compañía.
Negociar descuentos y condiciones de pago
Visitar la competencia del medio.
Revisar la base de datos.
Los objetivos de las políticas representan lo que necesitan lograr a fin
de obtener las metas establecidas.

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Las metas sean claras, confiables y
reflejen la visión de la empresa y de
quienes las formulen
Los objetivos de las políticas sean alcanzables,
factibles, confiables, técnicamente sólidos,
consecuentes con las prioridades de la
organización. Dichos objetivos tienen que
ser también social y políticamente
aceptables.
Al diseñar las políticas para el abastecimiento
y distribución, se debe de considerar:

27. Proceso para la compra y/o abastecimiento
 Elementos de la compra
Comprador Vendedor
Producto o
Servicio
Acuerdo

28. Comprador
Vendedor
Producto o
Servicio
Es la persona ya sea de forma individual o perteneciente alguna organización
o empresa, la cual conoce de la existencia de las necesidades o
requerimientos en la organización y que tiene la contienda de realizar la
compra por medio de los mecanismos necesarios y requeridos para hacerse
llegar del bien o servicio.
También conocido como proveedor, y es quién ofrece los bienes o
presta los servicios, a través de una orden de compra o pedido
También conocido como: mercancía, artículos, insumos susceptibles de
compra y es quién establece la relación comprador-vendedor
Acuerdo
Es el acuerdo que surge de la relación comprador-vendedor en el momento
de acordar la adquisición de un bien o servicio, y es donde se estipula las
condiciones de pago, entrega y la obligación de las dos partes para
cumplirlo.

29. Requisición
1. Documento en
el cual se
describa el
pedido de algún
material o
producto, que se
utiliza de manera
formal y continúa.
2. Memorándum,
escrito por medio
del cual se
solicita un
articulo o
servicio, el uso es
ocasional.
La requisición de compra es el documento formal para solicitar debidamente
autorizado al encargado o responsable de Compras la adquisición y
abastecimiento de cualquier producto o material requerido

30. Ejemplos:

31. De forma general siempre contendrá los
siguientes elementos:
 A) Denominados principales:
 La requisición deberá ser autorizada solo por la persona
encargada para ello, a esto se le considera como política.
 Deberá tener una descripción detalla con las características
especificas del bien o servicio que se desea de manera clara y
comprensible para evitar malos entendidos.
 Es importante las fechas en las que se emite la requisición, así
como en las que se necesitan los artículos, materiales y/o
servicios.
31

32. B) Accesorios
 Numero de folio, impreso.
 Volumen o cantidad de artículos, material y/o servicio
 Fecha de elaboración
 Área y persona que solicita
 Autorización
 Nombre y domicilio del posible proveedor
 Tipo de transporte, ruta, lugar de recepción
 Condiciones de entrega
 Cotización
 Y otro tipo de especificaciones especiales requeridas en el
documento.

33. C) Fines
 Dar a conocer al departamento de compras la necesidad de
abastecimiento de un bien o servicio que requiere algún área de la
empresa.
 Tener el tiempo necesario para realizar la investigación en cuanto a
proveedores, y cotizaciones.
 Procurar con oportunidad encontrar el producto o servicio con las
características solicitadas a precio convenido y bajo las normas de
calidad.

34. D) Tipo
 Requisición de materiales.- Es cuando dentro de la empresa se
requiere del mínimo para continuar con las actividades ya sea de
fabricación o simplemente para la operación normal de la empresa.
 Utilización continua.- Se requiere de un abastecimiento sin
interrupciones, sin tomas los mínimos o máximos.

35. Requisición de Almacén

36. La cotización y su análisis
Los términos de venta, que implican las condiciones de la
operación, condiciones de venta y de pago, monto total,
modo de envío, puerto o lugar de embarque y de destino,
fecha posible de entrega, entre otros.
La cotización es
el documento
formal que
establece el
contacto con el
cliente, a través
del que, en
respuesta a su
solicitud, se le
informa:
El envío de cotizaciones puede realizarse vía
fax, correo, medios electrónicos, entre otros.
Las características del producto: denominación técnico comercial,
posición arancelaria, unidad de medida, cantidades a suministrar por
partidas y totales, precio unitario, embalaje, etc.

38. El análisis de la
cotización se inicia
precisamente cuando
el departamento
solicita las
cotizaciones
El personal encargo
utilizara todos los medios
especializados
con el objetivo de
encontrar el mejor
proveedor.
En algunos casos al evaluar la
cotización , se pueden
identificar con facilidad las
mejores, esto sucede cuando
los productos son uniformes,
en cuanto a calidad y
características

39. PARA EVITAR POSIBLE ERRORES, ELABORAR UNA RELACIÓN
DE TODOS LOS ASPECTOS A CONSIDERAR:
A) Factores de costo.
 Precio de los artículos.
 Transporte.
 Instalaciones.
 Contribuciones.
 Condiciones de liquidación.
B) Fecha de entrega.

40. C) Factores del Producto.
 Volumen
 Calidad
 Detalles
Consideraciones legales
 Garantías
 Consideraciones de compra de acuerdo a las leyes

41. El pedido u origen de la compra
Es el documento en el cual se describen los
productos o servicios a adquirir, mismos que
son destinados a satisfacer los requerimientos
de las empresas.
El pedido o la orden compra deberá estar
debidamente foliada, de forma consecutiva
Normalmente este documento es elaborado por
el área de comprar o adquisiciones.

42. 2. Proporciona información para el área de contabilidad.
3. Se está en condiciones para que el almacén realice
los preparativos de la recepción.
4. De igual forma se puede controlar la calidad de
producto.
5. Es una forma de aviso para que el área
correspondiente elabore la requisición
Finalidad
1. Es un comprobante en el que el proveedor acepta la
responsabilidad de abastecer por medio de la compra.
6. Con este documento el área de compras puede estar al
pendiente de que se entregue a tiempo los bienes o
servicios.

43. a) Nombre de la empresa o persona que solicita, con
su respectivo número de folio para su pronta
identificación.
b) Se deberá anotar el departamento que recibirá el
pedido, anotando de preferencia las iníciales de la
persona encargada.
c) Nombre y domicilio del proveedor.
d) Lugar de recepción de los artículos, así como descripción
para llegar a la dirección en la que recibirán el pedido.
Requisitos
e) Forma de pago: efectivo, crédito, plazo, otros gastos.
El formato de la orden de compra deberá ser elaborado para que el proveedor pueda
interpretar fácilmente los datos asentados

44. f) Tipo de transporte para embarcar los productos, a
cargo de quién será el flete.
g) Fechas: de elaboración de pedido, embarque y
entrega.
h) Dentro del cuerpo del pedido u orden de compra
deberá contener: cantidades, descripción de los
artículos, precios, reglas de facturación, embarque y
otras estipulaciones.
i) Firmas: de elaboración. Autorización, recepción.

45. Aspectos a Considerar
El departamento de compras deberá tener los lineamientos para
que la actividad se realice de la mejor manera posible, revisando
que la orden este aprobada, justificada de donde se origino.
Legales
Administrativos
Cuando se establece un contrato surge la responsabilidad, y en el caso de
que haya un problema, deberá solucionarse ante la autoridad jurídica
competente

46. Ejemplos:

47. El convenio de la compra o
abastecimiento
Cualquier convenio supone el acuerdo de
voluntades entre dos o más personas.
En el aspecto comercial, uno de ellos es el
vendedor y otro comprador, referente a la
compra-venta de un bien y/o servicio, así como
de todas las condiciones de compra y pago.

48. El convenio, también pude ser denominado
contrato, en la mayoría de las veces puede
realizarse en un plazo adecuado, con el fin de
tener segura la adquisición.

49. 1. Es aceptado y autorizado por un
funcionario competente.
2. Que se estipulen responsabilidades
para el oferente y para el demandante
3. Que se realice conforme a la ley.
Desde el punto legal debe ser manifestado de forma legal para que
este pueda surtir efecto y voluntad por las dos partes, por lo que tiene
validez cuando:

50. Condiciones
El principal objetivo es precisar las
responsabilidades de las dos partes.
Una estipulación que se recomienda establecer
en el convenio, es que si el comprador no está
de acuerdo al revisar el precio y la calidad, será
cancelado el convenio.
También es factible, estipular las sanciones a
las que se hará acreedoras cada una de las
partes, por incumplimiento.

51. El precio pactado,
puede variar durante la
entrega del bien o la
presentación del
servicio.
Precio Fijo
Costo
Adicionable
Tipo de convenio
Es el más conocido,
utilizado para adquirir
cualquier bien y/o
servicio.

52. Se hace la estipulación, ya sea para el
comprador o para el vendedor, ejemplo es el
aseguramiento de la mercancía a cargo del
proveedor, hasta recibirla en las instalaciones
del comprador, u otra, el establecimiento de
una garantía para el comprador.
Convenio
Abierto
Convenio
Condicional
Se establece por cada
bien o servicio a un año
u otro plazo, hasta
quizá sin él.

53. Seguimiento de las ordenes de compra
 Esta responsabilidad normalmente recae en el
Departamento de compras, su labor no termina en la
expedición de la orden compra, sino que debe seguir la
misma para verificar con los proveedores que han
recibido el pedido y que han quedado entendidos los
aspectos referentes al precio, la calidad, pero
fundamentalmente, se debe vigilar la secuencia al
pedido hasta que el proveedor entregue la mercancía o
preste el servicio.

54. Pasos para el seguimiento de la orden
compra
 Iniciando con aquellas que no han sido surtidas por parte del proveedor.
 Si la fecha de cumplimiento se realizará próximamente, se debe confirmar
con los proveedores, para verificar si la mercancía ya ha sido enviada, o
bien, si el servicio se prestará en fecha cercana, que en la pactada.
 Si existiera un problema en la entrega o en la prestación del servicio, el
área de compras deberá tomar la decisión, de esperar o elegir otro
proveedor para surtir el bien o preste el servicio.
 El encargado del almacén deberá comunicar al área de compras que el
pedido ha sido recibido. De igual forma el área que solicito el
abastecimiento, deberá informar que la mercancía fue entregada, o bien
que el servicio se está prestando.
 Es importante que el área de compras, pida la colaboración de los demás
departamento, cuando lo requiera, en el caso que existiera algún problema
en cuanto: incremento de precio, cantidad, calidad o servicio.

55.  La conclusión al proceso debe de manifestarse de
manera formal de la siguiente manera:

56. Terminación de la compra o
abastecimientoAREA SOLICITANTE
REQUISICION DE
COMPRA
DEPTO. DE COMPRAS
RECABA COTIZACION
ELABORA CUADRO
COMPARATIVO
ORDEN DE COMPRA
PROVEEDOR
SURTE PEDIDO
ENTREGA EN EL ALMACEN
DEL CLIENTE
ASEGURAMIENTO DE
CALIDAD
APROBAD
O
NO SI
INFORME DE ENTRADA
INVENTARIO
CONTABILIDAD
PAGO

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