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ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA
AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE NOTAS EN
INSTITUCIONES EDUCATIVAS EN EL MARCO DEL CONVENIO
SENA – UNICUCES
Cristian Camilo Mulato
Hivaney valencia Rivera
Cristian Gonzales Ortiz
José William Rodríguez
Luis Eduardo lucumi Gómez
Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de
Tecnólogo en sistemas
Líder de programa: LISBETH DAZA QUINTERO
Ingeniera en sistemas
lisdaqui31@gmail.com
ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SENA – UNICUCES
Cali- Colombia, Marzo 17 del 2017
TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y
herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los
sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el
cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.
Todos estos instrumentos se aplicarán en un momento en particular, con la
finalidad de buscar información que será útil a una investigación en común. En la
presente investigación trata con detalle los pasos que se debe seguir en el
proceso de recolección de datos, con las técnicas ya antes nombradas. A
continuación se describen cada una:
ENTREVISTA
La entrevista es una conversación dirigida, con un propósito específico y que usa
un formato de preguntas y respuestas. Se establece así un diálogo, pero un
diálogo peculiar, asimétrico, donde una de las partes busca recoger informaciones
y la otra se nos presenta como fuente de estas informaciones. Una entrevista es
un dialogo en el que la persona (entrevistador), generalmente un periodista hace
una serie de preguntas a otra persona (entrevistado), con el fin de conocer mejor
sus ideas, sus sentimientos su forma de actuar.
. La encuesta es un método de acoger información primaria. Existen 4 tipos de
encuestas que permiten obtener información primaria.
1. Encuesta basada en entrevistas personales o de profundidad: Es una
entrevista personal con cada encuestado son ventajas de ser guiadas por el
encuestador en esta forma de encuesta se suele obtener más información que por
teléfono o correo electrónico.
2.Encuesta telefónica: Este tipo de encuesta se obtiene vía telefónica con el
usuario o persona encuestada ay unas ventajas donde se puede obtener más
encuestas en menos tiempo que en la encuesta personal los costos suelen ser
más bajos que de la forma personal
Es más fácil la administración ya que hoy en día existen distintitos tipos de
software para la gestión de encuestas telefónicas
3. Encuesta potable: trata de un cuestionario enviado por dos diferentes
medios ya sea por correo tradicional o correo electrónico el envió de la encuesta
es de forma
Correo tradicional: que el encuestador lo llene y lo envié por una casilla a la
empresa
Correo electrónico: el encuestador lo enviaría por medio de internet a la página o
plataforma de empresa que lo encuesta
4.Encuestas por internet: este tipo de encuestas se hacen por medio de correos
electrónicos enviados desde una empresa para adquirir opiniones o simplemente
se colocan en la plataforma de empresa escoger ciertas personas para que
respondan las encuestas.
Preparación de la Entrevista
1. Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus
responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios
(Organización).
3. Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad
(Sicología).
5. Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).
Tipo de preguntas
*Preguntas abiertas: Son aquellas preguntas que describen hechos o situaciones
por parte del entrevistado con una gran cantidad de detalles que a juicio del
entrevistado son importantes.
*Preguntas cerradas :En las preguntas cerradas las respuestas posibles están
cerradas al entrevistado, debido a que solamente puede responder con un
número finito, tal como “ninguno”, “uno”, o “quince”. Una pregunta cerrada limita
las respuestas disponibles al entrevistado.
OBSERVACIÒN
La observación es otra técnica útil para el analista en su proceso de investigación,
consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo.
La observación es una técnica de observación de hechos durante la cual el
analista participa activamente actúa como espectador de las actividades llevadas
a cabo por una persona para conocer mejor su sistema.
El propósito de la observación es múltiple, permite al analista determinar que se
está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo,
cuánto tiempo toma, donde se hace y porque se hace.
Tipos de observación
El analista puede observar de tres maneras básicas:
dé cuenta y
sin interactuar por parte del propio analista.
estando
la persona observada enteramente consiente de la observación.
interrogación puede consistir simplemente en preguntar respecto a una actividad
específica, pedir una explicación, etc.
La observación puede emplearse para verificar los resultados de una entrevista, o
bien como preparación de la misma. También es otra técnica valiosa para
recopilar datos que implican relaciones. La observación tiende a adquirir mayor
sentido al nivel técnico del procesamiento de datos, donde las tareas se
cuantifican más fácilmente. Entre estas tareas encontramos la recopilación,
acumulación y transformación de los datos.
Pasos de la observación
1. Determinar y definir aquello que se va a observar.
2. Estimar el tiempo necesario de observación.
3. Obtener la autorización para llevar a cabo la observación.
4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va hacer y las
razones para ello.
LA ENCUESTA.
Una encuesta es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra
representativa de la población o instituciones, con el fin de conocer estados de
opinión o hechos específicos.
La intención de la encuesta no es describir los individuos particulares quienes, por
azar, son parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de la población.
Una "encuesta" recoge información de una "muestra." Una "muestra" es
usualmente sólo una porción de la población bajo estudio.
¿Cuán grande debe ser la muestra?
El tamaño de muestra requerido en una encuesta depende en parte de la calidad
estadística necesaria para los establecer los hallazgos; esto a su vez, está
relacionado en cómo esos hallazgos serán usados.
Aun así, no hay una regla simple para el tamaño de muestra que pueda ser usada
en todas las encuestas. Mucho de esto depende de los recursos profesionales y
fiscales disponibles. Los analistas frecuentemente encuentran que una muestra
de tamaño moderado es suficiente estadística y operacionalmente. Por ejemplo,
las muy conocidas encuestas nacionales frecuentemente usan cerca de 1,000
personas para obtener información razonable sobre actitudes y opiniones
nacionales.
Cuando nos damos cuenta que una muestra apropiadamente seleccionada de
sólo 1,000 individuos puede reflejar varias características de la población total, es
fácil apreciar el valor de usar encuestas para tomar decisiones informadas en una
sociedad compleja como la nuestra. Las encuestas proveen medios rápidos y
económicos de determinar la realidad de nuestra economía y sobre los
conocimientos, actitudes, creencias, expectativas y comportamientos de las
personas.
¿Cuáles son algunos métodos comunes de Encuestas?
Las encuestas pueden ser clasificadas en muchas maneras. Una dimensión es
por tamaño y tipo de muestra. Las encuestas pueden ser usadas para estudiar
poblaciones humanas o no humanas (por ejemplo, objetos animados o
inanimados, animales, terrenos, viviendas). Mientras que muchos de los principios
son los mismos para todas las encuestas, el foco aquí será en métodos para
hacer encuestas a individuos.
Muchas encuestas estudian todas las personas que residen en un área definida,
pero otras pueden enfocar en grupos particulares de la población -niños, médicos,
líderes de la comunidad, los desempleados, o usuarios de un producto o servicio
particular. Las encuestas también pueden ser conducidas con muestras locales,
estatales o nacionales.
Las encuestas pueden ser clasificadas por su método de recolección de datos.
Las encuestas por correo, telefónicas y entrevistas en persona son las más
comunes. Extraer datos de récords médicos y otros se hace también con
frecuencia. En los métodos más nuevos de recoger datos, la información se entra
directamente a la computadora ya sea por un entrevistador adiestrado o aún por
la misma persona entrevistada. Un ejemplo bien conocido es la medición de
audiencias de televisión usando aparatos conectados a una muestra de
televisores que graban automáticamente los canales que se observan.
Las encuestas son una fuente importante de conocimiento científico básico. Las
encuestas por correo, a través de entrevistas telefónicas o en persona son las
más comunes.
Las encuestas por correo pueden ser de costo relativamente bajo. Como con
cualquier otra encuesta, existen problemas en usar este método si no se presta
suficiente atención a obtener niveles altos de cooperación. Estas encuestas
pueden ser más efectivas cuando se dirigen a grupos particulares, tal como
suscriptores a una revista especializada o a miembros de una organización
profesional.
Las entrevistas telefónicas son una forma eficiente de recoger ciertos tipos de
datos y se están usando con cada vez mayor frecuencia. Se prestan
particularmente bien a situaciones donde es necesario obtener resultados
oportunos y cuando el largo de la encuesta es limitado.
Las entrevistas en persona en el hogar u oficina de un participante son mucho
más caras que las encuestas telefónicas o por correo. Estas pueden ser
necesarias especialmente cuando se debe recoger información compleja.
Algunas encuestas combinan varios métodos. Por ejemplo, una encuestadora
puede usar el teléfono para identificar participantes elegibles (tal como localizar
individuos mayores elegibles para Medicare) y luego hacer cita para una
entrevista en persona.
¿Qué preguntas hacemos en una Encuesta?
Podemos clasificar las encuestas también por su contenido. Algunas encuestas
enfocan en las opiniones y actitudes (tal como las encuestas pre-eleccionarias),
mientras que otras se preocupan por características o comportamiento reales (tal
como la salud de las personas, vivienda, gastos del consumidor o hábitos de
transportación).
Muchas encuestas combinan preguntas de ambos tipos. Los participantes pueden
ser preguntados si han oído ó leído sobre algún asunto… qué saben sobre él… su
opinión… con cuanta firmeza sienten y por qué… su experiencia sobre el
asunto… y ciertos datos personales que ayudará al analista a clasificar sus
respuestas (tal como edad, género, estado civil, ocupación y lugar de residencia).
Las preguntas pueden ser abiertas ("¿Por qué siente así?"), o cerradas
("¿Aprueba usted o desaprueba?"). Los entrevistadores pueden solicitar al
participante que evalúe un candidato político o un producto usando alguna escala,
o pueden solicitarle que ordene varias alternativas.
Algunas encuestas enfocan sobre opiniones otras sobre hechos.
La forma en que se hace una pregunta puede afectar mucho los resultados de
una encuesta. Por ejemplo, una reciente encuesta de NBC/Wall Street Journal
hizo dos preguntas muy similares obteniendo resultados muy diferentes: (1)
"¿Favorece recortar programas tales como el seguro social, medicare, medicaid y
subsidios a agricultores con el fin de reducir el déficit presupuestario?" Los
resultados: a favor 23%, opuestos 66%, no opinaron 11%. (2) ¿Favorece recortar
las autorizaciones fiscales del gobierno para reducir el déficit presupuestario? Los
resultados: a favor 61%, opuestos 25%, no opinaron 14%. El cuestionario puede
ser muy breve -unas pocas preguntas, tomando cinco minutos o menos - o puede
ser bastante extenso - requiriendo una hora o más de tiempo al participante.
Como es ineficiente identificar y acercarse a una muestra nacional grande para
preguntar unos pocos ítemes de información, existen encuestas colectivas que
combinan los intereses de varios clientes en una sola entrevista. En estas
encuestas, a los participantes se les preguntará sobre una docena de preguntas
sobre un tema, una media docena sobre otro tema y así sucesivamente.
Como los cambios en actitudes o comportamiento no pueden establecerse
confiablemente con una sola entrevista, algunas encuestas usan un diseño de
panel, en el cual los mismos participantes son entrevistados en dos ocasiones o
más. Tales encuestas son usadas comúnmente durante una campaña electoral o
para trazar la salud de una familia o su patrón de compras durante un período de
tiempo.
CUESTIONARIO
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; sin
embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas
situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse
cuidadosamente para una máxima efectividad.
Selección de formas para cuestionarios
El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en
esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y
contenido de las preguntas en la recopilación de hechos significativos.
Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y
cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano
todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia
se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.
Cuestionario Abierto
Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican
cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales;
también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que
utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un
medio.
El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan
escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más
fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí
mismas.
Cuestionario Cerrado
El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio
de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de
referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos.
También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión
sobre los aspectos importantes.
Algunas recomendaciones para aplicar un cuestionario
Plantee preguntas que estén al nivel de conocimientos de los sujetos.
No utilice un lenguaje rebuscado; presente preguntas directas y sin términos de
difícil comprensión.
Auxilie a quienes tienen dificultades para escribir sus respuestas.
Estimule a los sujetos que no se enfrentan con entusiasmo al cuestionario.
Revise los cuestionarios a la hora de recogerlos y pídale a las personas que
omitieron datos que esperen durante unos minutos más.
No debe ser extenso en cuanto a cantidad de preguntas.
Ejemplo de cuestionario:
Edad: ______ Sexo: ______
Antigüedad en el puesto: __________ Antigüedad en la empresa: ________
Instrucciones: A continuación se presenta varias preguntas relativas a las
necesidades de capacitación de su puesto. Conteste escribiendo en los aspectos
correspondientes sus respuestas; recuerde que de la exactitud y veracidad de las
mismas, dependen las acciones de capacitación que se programen para su
puesto. Su futuro desarrollo, tanto personal como profesional, está vinculado con
esta investigación inicial.
¿Cuáles son las tareas de su puesto que desempeña sin ninguna dificultad?
_________________________________________________________________
_
¿Por qué?
_________________________________________________________________
_
¿En qué tiene dificultades, por qué le faltan conocimientos, habilidades y actitudes
relacionadas con el puesto?
Indique para cada una de esas tareas los conocimientos y destrezas que
considere le hace falta.
¿En qué mejorará su desempeño al recibir la capacitación que le hace falta?
_________________________________________________________________
¿Qué problemas tiene para realizar un trabajo satisfactorio?
_________________________________________________________________
_
¿A qué crees que se debe cada uno de ellos?
_________________________________________________________________
_
¿Qué sugiere para mejorar el desempeño general de su área y de la empresa?
_________________________________________________________________
DIAGRAMA DE FLUJO
Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar
cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. Los diagramas de
flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de
materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto.
¿Cuándo se utiliza un Diagrama De Flujo?
Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo.
Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de
botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.
Identificación de las causas principales:
ormas de estratificar los datos para el análisis para identificar las
causas principales.
Diseño de
soluciones
propuestos.
Aplicaciones de soluciones:
propuestos
simplificarán el proceso.
¿Cómo se Utiliza?
La metodología para preparar un Diagrama de Flujo es;
1. PROPÓSITO: analizar cómo se pretende utilizar el Diagrama de Flujo.
Exhibir esta hoja en el pared y consultarla en cualquier momento para verificar
que se Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretende.
2. DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.
3. DEFINIR LOS LIMITES: después de establecer los límites del proceso,
enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama
4. UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los símbolos apropiados para
el Diagrama de Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el
diagrama.
5. HACER PREGUNTAS: para cada input, haga preguntas como:
¿Qué es lo primero que se hace con el input?
1. DOCUMENTAR: cada paso en la secuencia, empezando con el primer (ó
último) pasó. Para cada paso, hacer preguntas como:
asos requiere de inputs que actualmente no se muestran?
2. COMPLETAR: continuar la construcción del Diagrama de Flujo hasta que se
conecte todos los resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del
diagrama. Si se encuentra un segmento del proceso que es extraña para todos en
el salón, se deberá tomar nota y continuar haciendo el diagrama.
3. REVISIÓN: Preguntar:
proceso?
los pasos?
de la
forma cómo se piensa que las cosas deberías pasar o como fueron diseñadas
originalmente?
Ejemplo:
DICCIONARIO DE DATOS
Los diccionarios de datos son el segundo componente del análisis del flujo de
datos. En sí mismos los diagramas de flujo de datos no describen por completo el
objeto de la investigación. El diccionario de datos proporciona información
adicional sobre el sistema.
Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto
de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos
principales en un sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de
datos, el almacenamiento de datos y los procesos. El diccionario de datos
almacena detalles y descripciones de estos elementos.
Si los analistas desean conocer cuántos caracteres hay en un dato, con qué otros
nombres se le conocen en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema
deben ser capaces de encontrar la respuesta en un diccionario de datos
desarrollado apropiadamente.
El diccionario de dato se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y ayuda el
analista involucrado en la determinación de los requerimientos de sistemas. Sin
embargo, como se verá más adelante, también el contenido del diccionario de
datos se utiliza durante el diseño del sistema.
En informática, base de datos acerca de la terminología que se utilizará en un
sistema de información. Para comprender mejor el significado de un diccionario de
datos, puede considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es
decir, descripciones de todos los demás objetos (archivos, programas, informes,
sinónimos...) existentes en el sistema.
Un diccionario de datos almacena la totalidad de los diversos esquemas y
especificaciones de archivos, así como sus ubicaciones. Si es completo incluye
también información acerca de qué programas utilizan qué datos, y qué usuarios
están interesados en unos u otros informes. Por lo general, el diccionario de
datos está integrado en el sistema de información que describe.
Descripción de los Datos en el Diccionario
Cada entrada en el diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que
describen los datos utilizados o producidos en el sistema. Cada artículo se
identifica por un nombre de dato, descripción, sinónimo y longitud de campo y
tiene valores específicos que se permiten para éste en el sistema estudiado.
Nombre de los Datos
Para distinguir un dato de otro, los analistas les asignan nombre significativos que
se utilizan para tener una referencia de cada elemento a través del proceso total
de desarrollo de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para seleccionar, en
forma significativa y entendible, los nombres de los datos, por ejemplo la fecha de
factura es más significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le conoce
como ABCXXX.
Descripción de los Datos
Establece brevemente lo que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la
descripción para FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está
preparando la misma (para distinguirla de la fecha en la que se envió por correo o
se recibió.
Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo que a gente que los lea
no conoce nada en relación del sistema. Deben evitarse termino especiales o
argot, todas las palabras deben se entendible para el lector Alias
Con frecuencia el mismo dato puede conocerse con diferentes nombres,
dependiendo de quién lo utilice. El uso de los alias debe evitar confusión. Un
diccionario de dato significativo incluirá todos los alias.
Longitud de campo
Cuando las características del diseño del sistema se ejecuten más tarde en el
proceso de desarrollo del sistema, será importante conocer la cantidad de espacio
que necesita para cada dato.
Valores de los datos
En algunos procesos solo se permiten valores de datos específicos. Por ejemplo,
en muchas compañías con frecuencia los números de orden de compra se
proporcionan con un prefijo de una letra para indicar el departamento del origen.
Registro de las descripciones de datos
Dadas que las descripciones se utilizarán en forma repetitiva a través de una
información y después, durante el diseño, se sugiere un formato fácil para utilizar
que simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.

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Tecnicas de recolección de datos

  • 1. ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE NOTAS EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS EN EL MARCO DEL CONVENIO SENA – UNICUCES Cristian Camilo Mulato Hivaney valencia Rivera Cristian Gonzales Ortiz José William Rodríguez Luis Eduardo lucumi Gómez Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de Tecnólogo en sistemas Líder de programa: LISBETH DAZA QUINTERO Ingeniera en sistemas lisdaqui31@gmail.com ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN SENA – UNICUCES Cali- Colombia, Marzo 17 del 2017
  • 2. TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos. Todos estos instrumentos se aplicarán en un momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil a una investigación en común. En la presente investigación trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos, con las técnicas ya antes nombradas. A continuación se describen cada una: ENTREVISTA La entrevista es una conversación dirigida, con un propósito específico y que usa un formato de preguntas y respuestas. Se establece así un diálogo, pero un diálogo peculiar, asimétrico, donde una de las partes busca recoger informaciones y la otra se nos presenta como fuente de estas informaciones. Una entrevista es un dialogo en el que la persona (entrevistador), generalmente un periodista hace una serie de preguntas a otra persona (entrevistado), con el fin de conocer mejor sus ideas, sus sentimientos su forma de actuar. . La encuesta es un método de acoger información primaria. Existen 4 tipos de encuestas que permiten obtener información primaria. 1. Encuesta basada en entrevistas personales o de profundidad: Es una entrevista personal con cada encuestado son ventajas de ser guiadas por el encuestador en esta forma de encuesta se suele obtener más información que por teléfono o correo electrónico. 2.Encuesta telefónica: Este tipo de encuesta se obtiene vía telefónica con el usuario o persona encuestada ay unas ventajas donde se puede obtener más encuestas en menos tiempo que en la encuesta personal los costos suelen ser más bajos que de la forma personal Es más fácil la administración ya que hoy en día existen distintitos tipos de software para la gestión de encuestas telefónicas 3. Encuesta potable: trata de un cuestionario enviado por dos diferentes medios ya sea por correo tradicional o correo electrónico el envió de la encuesta es de forma
  • 3. Correo tradicional: que el encuestador lo llene y lo envié por una casilla a la empresa Correo electrónico: el encuestador lo enviaría por medio de internet a la página o plataforma de empresa que lo encuesta 4.Encuestas por internet: este tipo de encuestas se hacen por medio de correos electrónicos enviados desde una empresa para adquirir opiniones o simplemente se colocan en la plataforma de empresa escoger ciertas personas para que respondan las encuestas. Preparación de la Entrevista 1. Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación). 2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización). 3. Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología). 4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología). 5. Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación). Tipo de preguntas *Preguntas abiertas: Son aquellas preguntas que describen hechos o situaciones por parte del entrevistado con una gran cantidad de detalles que a juicio del entrevistado son importantes. *Preguntas cerradas :En las preguntas cerradas las respuestas posibles están cerradas al entrevistado, debido a que solamente puede responder con un número finito, tal como “ninguno”, “uno”, o “quince”. Una pregunta cerrada limita las respuestas disponibles al entrevistado. OBSERVACIÒN La observación es otra técnica útil para el analista en su proceso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. La observación es una técnica de observación de hechos durante la cual el analista participa activamente actúa como espectador de las actividades llevadas a cabo por una persona para conocer mejor su sistema. El propósito de la observación es múltiple, permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuánto tiempo toma, donde se hace y porque se hace.
  • 4. Tipos de observación El analista puede observar de tres maneras básicas: dé cuenta y sin interactuar por parte del propio analista. estando la persona observada enteramente consiente de la observación. interrogación puede consistir simplemente en preguntar respecto a una actividad específica, pedir una explicación, etc. La observación puede emplearse para verificar los resultados de una entrevista, o bien como preparación de la misma. También es otra técnica valiosa para recopilar datos que implican relaciones. La observación tiende a adquirir mayor sentido al nivel técnico del procesamiento de datos, donde las tareas se cuantifican más fácilmente. Entre estas tareas encontramos la recopilación, acumulación y transformación de los datos. Pasos de la observación 1. Determinar y definir aquello que se va a observar. 2. Estimar el tiempo necesario de observación. 3. Obtener la autorización para llevar a cabo la observación. 4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va hacer y las razones para ello. LA ENCUESTA. Una encuesta es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa de la población o instituciones, con el fin de conocer estados de opinión o hechos específicos. La intención de la encuesta no es describir los individuos particulares quienes, por azar, son parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de la población. Una "encuesta" recoge información de una "muestra." Una "muestra" es usualmente sólo una porción de la población bajo estudio. ¿Cuán grande debe ser la muestra? El tamaño de muestra requerido en una encuesta depende en parte de la calidad estadística necesaria para los establecer los hallazgos; esto a su vez, está
  • 5. relacionado en cómo esos hallazgos serán usados. Aun así, no hay una regla simple para el tamaño de muestra que pueda ser usada en todas las encuestas. Mucho de esto depende de los recursos profesionales y fiscales disponibles. Los analistas frecuentemente encuentran que una muestra de tamaño moderado es suficiente estadística y operacionalmente. Por ejemplo, las muy conocidas encuestas nacionales frecuentemente usan cerca de 1,000 personas para obtener información razonable sobre actitudes y opiniones nacionales. Cuando nos damos cuenta que una muestra apropiadamente seleccionada de sólo 1,000 individuos puede reflejar varias características de la población total, es fácil apreciar el valor de usar encuestas para tomar decisiones informadas en una sociedad compleja como la nuestra. Las encuestas proveen medios rápidos y económicos de determinar la realidad de nuestra economía y sobre los conocimientos, actitudes, creencias, expectativas y comportamientos de las personas. ¿Cuáles son algunos métodos comunes de Encuestas? Las encuestas pueden ser clasificadas en muchas maneras. Una dimensión es por tamaño y tipo de muestra. Las encuestas pueden ser usadas para estudiar poblaciones humanas o no humanas (por ejemplo, objetos animados o inanimados, animales, terrenos, viviendas). Mientras que muchos de los principios son los mismos para todas las encuestas, el foco aquí será en métodos para hacer encuestas a individuos. Muchas encuestas estudian todas las personas que residen en un área definida, pero otras pueden enfocar en grupos particulares de la población -niños, médicos, líderes de la comunidad, los desempleados, o usuarios de un producto o servicio particular. Las encuestas también pueden ser conducidas con muestras locales, estatales o nacionales. Las encuestas pueden ser clasificadas por su método de recolección de datos. Las encuestas por correo, telefónicas y entrevistas en persona son las más comunes. Extraer datos de récords médicos y otros se hace también con frecuencia. En los métodos más nuevos de recoger datos, la información se entra directamente a la computadora ya sea por un entrevistador adiestrado o aún por la misma persona entrevistada. Un ejemplo bien conocido es la medición de audiencias de televisión usando aparatos conectados a una muestra de televisores que graban automáticamente los canales que se observan. Las encuestas son una fuente importante de conocimiento científico básico. Las encuestas por correo, a través de entrevistas telefónicas o en persona son las más comunes. Las encuestas por correo pueden ser de costo relativamente bajo. Como con
  • 6. cualquier otra encuesta, existen problemas en usar este método si no se presta suficiente atención a obtener niveles altos de cooperación. Estas encuestas pueden ser más efectivas cuando se dirigen a grupos particulares, tal como suscriptores a una revista especializada o a miembros de una organización profesional. Las entrevistas telefónicas son una forma eficiente de recoger ciertos tipos de datos y se están usando con cada vez mayor frecuencia. Se prestan particularmente bien a situaciones donde es necesario obtener resultados oportunos y cuando el largo de la encuesta es limitado. Las entrevistas en persona en el hogar u oficina de un participante son mucho más caras que las encuestas telefónicas o por correo. Estas pueden ser necesarias especialmente cuando se debe recoger información compleja. Algunas encuestas combinan varios métodos. Por ejemplo, una encuestadora puede usar el teléfono para identificar participantes elegibles (tal como localizar individuos mayores elegibles para Medicare) y luego hacer cita para una entrevista en persona. ¿Qué preguntas hacemos en una Encuesta? Podemos clasificar las encuestas también por su contenido. Algunas encuestas enfocan en las opiniones y actitudes (tal como las encuestas pre-eleccionarias), mientras que otras se preocupan por características o comportamiento reales (tal como la salud de las personas, vivienda, gastos del consumidor o hábitos de transportación). Muchas encuestas combinan preguntas de ambos tipos. Los participantes pueden ser preguntados si han oído ó leído sobre algún asunto… qué saben sobre él… su opinión… con cuanta firmeza sienten y por qué… su experiencia sobre el asunto… y ciertos datos personales que ayudará al analista a clasificar sus respuestas (tal como edad, género, estado civil, ocupación y lugar de residencia). Las preguntas pueden ser abiertas ("¿Por qué siente así?"), o cerradas ("¿Aprueba usted o desaprueba?"). Los entrevistadores pueden solicitar al participante que evalúe un candidato político o un producto usando alguna escala, o pueden solicitarle que ordene varias alternativas. Algunas encuestas enfocan sobre opiniones otras sobre hechos. La forma en que se hace una pregunta puede afectar mucho los resultados de una encuesta. Por ejemplo, una reciente encuesta de NBC/Wall Street Journal hizo dos preguntas muy similares obteniendo resultados muy diferentes: (1) "¿Favorece recortar programas tales como el seguro social, medicare, medicaid y subsidios a agricultores con el fin de reducir el déficit presupuestario?" Los resultados: a favor 23%, opuestos 66%, no opinaron 11%. (2) ¿Favorece recortar
  • 7. las autorizaciones fiscales del gobierno para reducir el déficit presupuestario? Los resultados: a favor 61%, opuestos 25%, no opinaron 14%. El cuestionario puede ser muy breve -unas pocas preguntas, tomando cinco minutos o menos - o puede ser bastante extenso - requiriendo una hora o más de tiempo al participante. Como es ineficiente identificar y acercarse a una muestra nacional grande para preguntar unos pocos ítemes de información, existen encuestas colectivas que combinan los intereses de varios clientes en una sola entrevista. En estas encuestas, a los participantes se les preguntará sobre una docena de preguntas sobre un tema, una media docena sobre otro tema y así sucesivamente. Como los cambios en actitudes o comportamiento no pueden establecerse confiablemente con una sola entrevista, algunas encuestas usan un diseño de panel, en el cual los mismos participantes son entrevistados en dos ocasiones o más. Tales encuestas son usadas comúnmente durante una campaña electoral o para trazar la salud de una familia o su patrón de compras durante un período de tiempo. CUESTIONARIO Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; sin embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad. Selección de formas para cuestionarios El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilación de hechos significativos. Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas. Cuestionario Abierto Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio. El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí
  • 8. mismas. Cuestionario Cerrado El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los aspectos importantes. Algunas recomendaciones para aplicar un cuestionario Plantee preguntas que estén al nivel de conocimientos de los sujetos. No utilice un lenguaje rebuscado; presente preguntas directas y sin términos de difícil comprensión. Auxilie a quienes tienen dificultades para escribir sus respuestas. Estimule a los sujetos que no se enfrentan con entusiasmo al cuestionario. Revise los cuestionarios a la hora de recogerlos y pídale a las personas que omitieron datos que esperen durante unos minutos más. No debe ser extenso en cuanto a cantidad de preguntas. Ejemplo de cuestionario: Edad: ______ Sexo: ______ Antigüedad en el puesto: __________ Antigüedad en la empresa: ________ Instrucciones: A continuación se presenta varias preguntas relativas a las necesidades de capacitación de su puesto. Conteste escribiendo en los aspectos correspondientes sus respuestas; recuerde que de la exactitud y veracidad de las mismas, dependen las acciones de capacitación que se programen para su puesto. Su futuro desarrollo, tanto personal como profesional, está vinculado con esta investigación inicial. ¿Cuáles son las tareas de su puesto que desempeña sin ninguna dificultad? _________________________________________________________________ _ ¿Por qué? _________________________________________________________________ _ ¿En qué tiene dificultades, por qué le faltan conocimientos, habilidades y actitudes relacionadas con el puesto? Indique para cada una de esas tareas los conocimientos y destrezas que considere le hace falta. ¿En qué mejorará su desempeño al recibir la capacitación que le hace falta? _________________________________________________________________ ¿Qué problemas tiene para realizar un trabajo satisfactorio? _________________________________________________________________ _ ¿A qué crees que se debe cada uno de ellos? _________________________________________________________________
  • 9. _ ¿Qué sugiere para mejorar el desempeño general de su área y de la empresa? _________________________________________________________________ DIAGRAMA DE FLUJO Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto. ¿Cuándo se utiliza un Diagrama De Flujo? Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo. Identificación de las causas principales: ormas de estratificar los datos para el análisis para identificar las causas principales. Diseño de soluciones propuestos. Aplicaciones de soluciones: propuestos simplificarán el proceso. ¿Cómo se Utiliza? La metodología para preparar un Diagrama de Flujo es; 1. PROPÓSITO: analizar cómo se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Exhibir esta hoja en el pared y consultarla en cualquier momento para verificar
  • 10. que se Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretende. 2. DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO. 3. DEFINIR LOS LIMITES: después de establecer los límites del proceso, enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama 4. UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los símbolos apropiados para el Diagrama de Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el diagrama. 5. HACER PREGUNTAS: para cada input, haga preguntas como: ¿Qué es lo primero que se hace con el input? 1. DOCUMENTAR: cada paso en la secuencia, empezando con el primer (ó último) pasó. Para cada paso, hacer preguntas como: asos requiere de inputs que actualmente no se muestran? 2. COMPLETAR: continuar la construcción del Diagrama de Flujo hasta que se conecte todos los resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del diagrama. Si se encuentra un segmento del proceso que es extraña para todos en el salón, se deberá tomar nota y continuar haciendo el diagrama. 3. REVISIÓN: Preguntar: proceso? los pasos? de la forma cómo se piensa que las cosas deberías pasar o como fueron diseñadas originalmente?
  • 11. Ejemplo: DICCIONARIO DE DATOS Los diccionarios de datos son el segundo componente del análisis del flujo de datos. En sí mismos los diagramas de flujo de datos no describen por completo el objeto de la investigación. El diccionario de datos proporciona información adicional sobre el sistema. Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos principales en un sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de datos, el almacenamiento de datos y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y descripciones de estos elementos.
  • 12. Si los analistas desean conocer cuántos caracteres hay en un dato, con qué otros nombres se le conocen en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema deben ser capaces de encontrar la respuesta en un diccionario de datos desarrollado apropiadamente. El diccionario de dato se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y ayuda el analista involucrado en la determinación de los requerimientos de sistemas. Sin embargo, como se verá más adelante, también el contenido del diccionario de datos se utiliza durante el diseño del sistema. En informática, base de datos acerca de la terminología que se utilizará en un sistema de información. Para comprender mejor el significado de un diccionario de datos, puede considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es decir, descripciones de todos los demás objetos (archivos, programas, informes, sinónimos...) existentes en el sistema. Un diccionario de datos almacena la totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de archivos, así como sus ubicaciones. Si es completo incluye también información acerca de qué programas utilizan qué datos, y qué usuarios están interesados en unos u otros informes. Por lo general, el diccionario de datos está integrado en el sistema de información que describe. Descripción de los Datos en el Diccionario Cada entrada en el diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos en el sistema. Cada artículo se identifica por un nombre de dato, descripción, sinónimo y longitud de campo y tiene valores específicos que se permiten para éste en el sistema estudiado. Nombre de los Datos Para distinguir un dato de otro, los analistas les asignan nombre significativos que se utilizan para tener una referencia de cada elemento a través del proceso total de desarrollo de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para seleccionar, en forma significativa y entendible, los nombres de los datos, por ejemplo la fecha de factura es más significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le conoce como ABCXXX. Descripción de los Datos Establece brevemente lo que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la descripción para FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está preparando la misma (para distinguirla de la fecha en la que se envió por correo o se recibió. Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo que a gente que los lea no conoce nada en relación del sistema. Deben evitarse termino especiales o
  • 13. argot, todas las palabras deben se entendible para el lector Alias Con frecuencia el mismo dato puede conocerse con diferentes nombres, dependiendo de quién lo utilice. El uso de los alias debe evitar confusión. Un diccionario de dato significativo incluirá todos los alias. Longitud de campo Cuando las características del diseño del sistema se ejecuten más tarde en el proceso de desarrollo del sistema, será importante conocer la cantidad de espacio que necesita para cada dato. Valores de los datos En algunos procesos solo se permiten valores de datos específicos. Por ejemplo, en muchas compañías con frecuencia los números de orden de compra se proporcionan con un prefijo de una letra para indicar el departamento del origen. Registro de las descripciones de datos Dadas que las descripciones se utilizarán en forma repetitiva a través de una información y después, durante el diseño, se sugiere un formato fácil para utilizar que simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.