Estudio Organizacional

1. UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO
FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Nombre: Cecilia Manobanda
Fecha: 30 de Noviembre del 2017
Catedra: Organización y Sistemas I
Curso: Tercer Semestre “A”
Tema: Recopilación de información, Metodología - Técnicas, Análisis de la
Información, Métodos – Variables.
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
La recopilación de la información debe dirigirse hacia aquellos hechos que permitan
conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización. Aquí se encuentran los
requisitos básicos que deben reunir, actitud del grupo responsable, técnicas de
recopilación e integración de la información. Está dirigida hacia los hechos que permitan
conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización; de lo contrario, se obtendrá
una impresión deformada de la realidad, incurriendo en interpretaciones erróneas y en
medidas de mejoramiento inoperantes.
La labor de recopilación de información tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u
opiniones preconcebidas por parte del personal destinado al estudio. En la etapa de
recopilación de datos, en especial, es recomendable que los investigadores o analistas
adopten una conducta amable y discreta fin de procurarse una imagen positiva en las

2. unidades o áreas de estudio, lo que facilitara su tarea y estimulara la participación activa
de la fuerza de trabajo.
Con el fin de evitar falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo
responsable de esta función, se abstenga de externar comentarios que no tengan un
sustento o hacer promesas que no puedan cumplir, apegándose en todo momento a las
directrices del estudio en forma objetiva.
METODOLOGÍA- TÉCNICAS
La recopilación de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y
herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de
información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la
observación.
Los requisitos básicos que deben reunir los datos, para que aporten elementos de
decisión acordes con la realidad, eviten dilataciones y un uso irracional de recursos,
tienen que ser:
 Específicos
 Completos
 Correctos
 Congruentes
 Susceptibles de validarse
Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminación, teniendo siempre presente el
objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación para mantener
una línea de acción uniforme.

3. Técnicas de recopilación de información
La elección de técnicas e instrumentos para la recopilación de los datos debe estar en
función de las características del estudio que se pretenda realizar. Para recabar la
información en forma ágil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinación de las
siguientes técnicas: investigación documental, consulta a sistemas de informació n,
entrevista, cuestionarios y la observación directa.
INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL
Se deben seleccionar y analizar aquellos escritos que contienen datos de interés
relacionados con el estudio, para lo cual se deben revisar: bases jurídico-administrativas,
diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y toda aquella documentación que
pueda aportar información relevante a la investigación.
CONSULTA A SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Es necesario tener acceso a sistemas computacionales que contengan información y
recursos de apoyo para allegarse información, lo que permite recabar información interna
y/o de sistemas externos a la organización enlazados a través de redes o vía satélite.
ENTREVISTA
Esta herramienta consiste básicamente en reunirse con una o varias personas y
cuestionarlas en forma adecuada para obtener información. Este medio es posiblemente
el más usado y el que puede brindar información más completa y precisa, puesto
que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas,
puede percibir actitudes y recibir comentarios.

4. La entrevista puede agrupar a directivos y empleados de una misma área o que
intervienen en la misma clase de tareas, así como a clientes y/o usuarios, prestadores de
servicios y proveedores que interaccionan con la organización.
CUESTIONARIO
Este instrumento se utiliza para obtener la información deseada en forma homogénea.
Están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y
separadas por capítulos o temática específica. Por ello, permite ahorrar recursos y tiempo;
sin embargo, la calidad de la información que se obtenga depende de su estructura y
forma de presentación.
En términos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación,
procurando que las preguntas sean claras y concisas, con un orden 1ogico, redacción
comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con demasiadas preguntas.
Asimismo, se debe incluir un instructivo de llenado para indicar como contestarlo.
OBSERVACIÓN DIRECTA
Este recurso puede ser empleado por los técnicos o analistas en el área física donde se
desarrolla el trabajo de la organización. A partir del análisis de la información recabada
es aconsejable sostener pláticas con algunas de las personas que prestan sus servicios en
estas áreas para complementarla o afinarla.
Otra forma consiste en que el jefe del área de trabajo realice la observación directa,
comente y analice algunos de los puntos con sus subordinados y presente sus resultados
al investigador. La ventaja de este procedimiento es, que debido a la familiaridad entre
jefe y subordinados, la información puede ser más completa, pero habrá ocasiones en
que los resultados no sean los deseados, debido a inhibiciones, problemas internos, o que
pueda plantearse una situación que no corresponde a la realidad operativa.

5. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Una vez realizados la recopilación y registro de datos, estos deben someterse a un proceso
de análisis o examen crítico que permita precisar las causas que llevaron a tomar la
decisión de emprender el estudio y ponderar las posibles alternativas de acción para su
efectiva atención. Aquí se evalúa la naturaleza y propósito del análisis, procedimiento,
técnicas e instrumentos y formulación del diagnóstico. El análisis provee de una
clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la
información para que la organización pueda evaluar y racionalizar los efectos de un
cambio.
El análisis de una situación o un factor de estudio consiste en dividir o separar sus
elementos componentes hasta conocer la naturaleza, características y origen de su
comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interactuación de los
planes entre sí y con el todo, y de este con su contexto o medio ambiente. El propósito
de este análisis es establecer los fundamentos para desarrollar opciones de solución al
factor que se estudia, con el fin de introducir las medidas de mejoramiento administrativo
en las mejores condiciones posibles.
MÉTODOS - VARIABLES
Los Métodos son el conjunto de reglas y procedimientos que permiten al investigador
establecer la relación con el objeto o sujeto de la investigación. Un método es una serie
de pasos sucesivos que conducen a una meta. Es decir es el medio o camino a través del
cual se establece la relación entre el investigador y el consultado para la recolección de
los datos, se citan la observación, la encuesta, etc.
La recolección de datos tiene que hacer con el concepto de medición, proceso mediante
el cual se obtiene el dato, valor o respuesta para la variable que se investiga. Las variables

6. son susceptibles de medición y cuantificación, referida a cualquier característica o
atributo de la realidad. Entre los métodos o instrumentos que generalmente se utilizan
para realizar o auxiliar el análisis administrativo.
ANÁLISIS DE SISTEMAS: Proceso de clasificación e interpretación de hechos;
diagnóstico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras a un
sistema.
ANÁLISIS DE ESTRUCTURAS: Examen detallado de la estructura de una organización
para conocer sus componentes, características representativas y comportamiento con el
fin de optimizar su funcionamiento.
ESTUDIO DE VIABILIDAD: Investigación tendiente a determinar los beneficios
cuantitativos y cualitativos a corto, mediano y largo plazos, que considera factores tales
como la oportunidad, exactitud, precisión y costo de la información que se obtendrá, y
sobre todo, el efecto que ella tiene en los distintos niveles jerárquicos.
ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS: Proceso mediante el cual los niveles de
decisión de una organización identifican objetivos comunes, definen áreas de
responsabilidad en términos de resultados esperados y usan esos objetivos como guías
para su operación.
ANÁLISIS DE SERIES DE TIEMPOS: Técnica de planeación que permite cuantificar
el incremento económico como producto de una decisión.
ANÁLISIS DE COSTO: Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un
objetivo u obtener el mayor valor posible de acuerdo con la inversión realizada.
MUESTREO: Sirve para inferir información acerca de un universo de estudio, a partir
del estudio de una parte representativa del mismo.

7. Tipos de Variables
POR SU NATURALEZA
Cualitativas: Son aquellas cuyos elementos de variación tienen carácter cualitativo o no
numérico.
Cuantitativas: Los elementos tienen carácter numérico o cuantitativo.
SEGÚN SU AMPLITUD
Individuales: Las unidades de observación son individuos
Colectivas: Las unidades de observación son colectivos, conjuntos o grupos (ciudades,
estados, universidades, empresas, etc.)
SEGÚN SU RELACIÓN CON OTRAS VARIABLES
Dependientes: designan las variables a explicar, los efectos o resultados respecto a los
cuales hay que buscar su motivo o razón de ser.
Independientes: son las variables explicativas cuya asociación o influencia con la variable
dependiente se pretende descubrir en la investigación.
ANÁLISIS
La recopilación de información en la organización permite conocer y analizar lo que por
lo que realmente está a través la organización, para lo cual se debe de empelar las técnicas
de recolección y recopilación de información las cuales nos van a permitir conocer y
analizar lo que pueda ocurrir en la empresa ya que no realizarlo la organización tendrá
interpretación equivocadas sobre lo que sucede.
El trabajo de recopilación de información se debe realizar por personal capacitado como
los analistas o investigadores quienes realicen la recolección de información de forma

8. amable y prudente para que las áreas de estudio tengan más confianza en ellos y puedan
realizar su trabajo y facilite la participación de los trabajadores, es esencial que el equipo
de trabajo realice el estudio conforme a las directrices del estudio para no realizas falsas
promesas que no pueden cumplir a los trabajadores.
La metodología – técnicas de recopilación de datos son herramientas que puedan ser
usadas por los analistas con el fin de reunir datos reales con los cuales se puedan tomar
decisiones y evitar demoras, estos deben ser específicos, completos, correctos, adecuados,
etc., los cuales deben ir en función al objetivo de estudio. Las técnicas de recopilación de
información permiten obtener información de forma ágil y ordenada y estas son:
Investigación documental, en la cual se selecciona y analiza los escritos que están más
relacionados con la investigación como pueden ser los oficios, actas, etc., cualquier
documento que pueda ser de relevancia para la investigación.
Otras de las técnicas de recopilación de información es: la Consulta a sistemas de
Información, esta consiste en tener acceso a los sistemas computacionales para recabar
información interna y de los enlaces externos de la organización. La Entrevista es otra de
las técnicas de recopilación de información esta consiste en reunirse con una o varias
personas y realizar preguntas para observar su actitud y recabar información más
completa y precisa, estas entrevistas se pueden realizar entre directivos y empleados,
clientes, proveedores, etc., y con quienes se relacionan con la empresa.
También otras de las técnicas de recopilación de información son: el Cuestionario el cual
se emplea para recabar información mediante preguntas escritas que deben ser claras y de
fácil respuesta lo que permite ahorrar recursos y tiempo, este debe expresar el motivo por
el cual se realiza y las instrucciones de cómo llenarlo. La observación directa esta es
realizada por los técnicos o analistas en una empresa quienes la ejecutan en el área física
donde se realiza el trabajo, esta se recaba al sostener pláticas con el personal que trabaja

9. en estas áreas, también el jefe de área puede realizar observaciones directas sobre el
trabajo que están realizando los empleados ya esté está más familiarizado con el personal.
El análisis de la información nos permite que una vez que se haya recopilado la
información se realice un análisis o examen para detallar las cusas de la realización de
dicho estudio y las alternativas de acción, ya que se evalúa naturaleza, técnicas,
procedimientos y la formulación del diagnóstico para que la organización pueda evaluar
y realizar cambios de ser necesario.
Este análisis consiste en dividir los diferentes elementos hasta conocer la naturaleza y su
comportamiento para tener una interacción de los planes con todo el medio ambiente en
que se desarrolla el análisis de la información con el propósito de establecer fundamentos
de solución e introducir las principales medidas de mejoramiento administrativas para la
organización.
Los métodos son el conjunto de procedimientos o de pasos sucesivos para que un
investigador pueda establecer la relación con el objeto o persona de la investigación, es
decir es el proceso a través del cual el valor, datos de la variable que se está investigando.
Las variables se las puede cuantificar dependiendo de sus características. Entre los
métodos o instrumentos que se emplean para realizar en análisis de la información
tenemos.
Análisis de sistemas, el cual consiste en la clasificación e interpretación de los problemas
o hechos para realizar mejoras en la empresa. Análisis de estructuras, este es un
investigación sobre estructura de una empresa para conocer sus características,
componentes, etc., para mejorar su funcionamiento. Estudio de viabilidad, en el cual se
establece los beneficios cuantitativos y cualitativos de los factores como la exactitud,
oportunidad y los efectos que tendrán en los niveles jerárquicos. Administración por

10. objetivos esta consiste es un proceso para identificar los objetivos comunes realizados por
los niveles de organización en una empresa. Análisis de series de tiempos es una técnica
mediante la cual se cuantifica el incremento. Análisis de costos este consiste en
determinar la forma menos costosa para alcanzar un objetivo. Muestreo este sirve
administrar información del universo que se la estudiar.
Los tipos de variables son: por su naturaleza se clasifican en: cualitativas son aquellas de
carácter cualitativo y cuantitativas de carácter numérico. Según la amplitud se clasifican
en: individuales cuan solo se observa a una sola persona y colectivas donde se observan
a un grupo de personas o entes. Según su relación con otras variables son: dependientes
aquellas que explican los resultados e Independientes que son variables explicativas las
cuales se intenta revelar en la indagación.
GLOSARIO
Recopilación: Acción de juntar cosas dispersas bajo un criterio de unidad.
Congruentes: Que está acorde con una cosa.
Susceptibles: Que puede experimentar una modificación.
Validarse: Acción y resultado de hacer válida una cosa.
Inhibir: Impedir o reprimir el ejercicio de facultades o hábitos.
Viabilidad: Posibilidad de que una cosa sea realizada.
BIBLIOGRAFÍA
FRANKLIN Enrique, “Organización de empresas”, México, Tercera Edición, 2014.
http://www.urp.edu.pe/pdf/clase_variablesdeinvestigacion.pdf.
http://fcps.uaq.mx/descargas/prope2014/1/recopilacion_datos_informacion.pdf.