El documento introduce la cadena documental, que comprende las fases por las que pasan los documentos en archivos, bibliotecas y centros de documentación. Estas fases son la entrada, el análisis y tratamiento, y la salida o difusión. Dentro de cada fase hay varias subfases como la selección, adquisición, recepción, análisis formal y de contenido, procesamiento técnico e instrumentos para la búsqueda. Finalmente, sitúa los lenguajes documentales como herramientas clave en el análisis y

1. TEMA 3 LA CADENA DOCUMENTAL

2. Introduce en los procesos documentales, que se llevan a cabo en archivos, bibliotecas y centros de documentación. Estos procesos se conocen como cadena documental. Se analiza cada una de las fases y subfases y se aplican a los tres tipos principales de servicios de información, comentando las particularidades de cada uno. Finalmente se sitúan los lenguajes documentales, que son el cuerpo central de la cadena. 0.3 INTRODUCCIÓN

3. Conceptos:  Selección  Adquisición  Recepción  Análisis documental  Análisis formal  Análisis de contenido  Procesamiento técnico  Instrumentos de búsqueda  Servicios de difusión Objetivos: 1. Conocer las fases y subfases de la cadena documental. 2. Aproximarse al desarrollo de la cadena en diferentes servicios de información. 3. Situar los lenguajes documentales en la cadena. 0.3 INTRODUCCIÓN

4. 3.1 LA CADENA DOCUMENTAL La cadena documental es el conjunto de operaciones y técnicas que se aplican a la colección o fondo documental de un servicio de información y documentación y que comprenden las fases de entrada, análisis-tratamiento y difusión. La cadena documental consta de tres fases : entrada análisis y tratamiento salida o difusión Cada una de ellas se divide en diferentes subfases , donde se recogen los diferentes instrumentos relacionados con técnicas tanto archivísticas como bibliográficas.

5. 3.1 LA CADENA DOCUMENTAL

6. 3.2 FASE DE ENTRADA

7. 3.2.1 Selección La selección es el proceso en el que se decide qué documentos se añaden o eliminan de la colección o del fondo de archivo. Es un proceso relativamente nuevo que nace de las siguientes circunstancias: El elevado volumen de obras disponibles en el mercado editorial y en la web. El crecimiento de las colecciones que determina que algunas obras queden obsoletas. Las limitaciones de espacio y de presupuesto de los servicios de información y documentación o de los archivos. La imposibilidad de llevar a cabo el análisis documental del total de documentos interesantes para el centro. El crecimiento de documentos generados diariamente en la actividad cotidiana de las organizaciones.

8. 3.2.1 Selección TAMAÑO Y CONTENIDO DE UNA COLECCIÓN Y UN FONDO ARCHIVÍSTICO En las bibliotecas, la selección da respuesta a cuestiones de tipo cuantitativo (se relacionan con el tamaño) y cualitativo (se relacionan con el contenido). El tamaño de la colección responde a la pregunta ¿cuántos documentos hace falta seleccionar? Con respecto a los criterios de contenido de la colección , responden a la pregunta: “¿qué tipo de documentos?”

9. 3.2.1 Selección HERRAMIENTAS PARA SELECCIONAR Bases de datos de publicaciones en serie (revistas). Contacto con las entidades o personas que producen literatura gris. Bibliografías nacionales y temáticas. Repertorios bibliográficos. Peticiones de lectores profesionales. Sistema de gestión documental de la organización.

10. 3.2.1 Selección EVALUACIÓN DEL DOCUMENTO Para evaluar la calidad de una obra lo mejor es disponer de un ejemplar y objetivamente valorar aspectos físicos y de contenido: a) Aspectos físicos : la encuadernación, la facilidad en el manejo, la tipografía. b) Aspectos de contenido : título suficientemente explícito, cobertura adecuada (cobertura temática, cronológica y geográfica). Los elementos de contenido intelectual: la autoría reconocida del organismo y autor, los elementos constitutivos de la obra (prólogo, introducción, etc.), la organización del contenido (sumarios, índices, cuadros, imágenes, bibliografía, etc.), la exhaustividad y las posibilidades de actualización (suplementos, nuevas ediciones, etc.)

11. 3.2.1 Selección EXPURGAR DOCUMENTACIÓN Expurgar es hacer una evaluación crítica de la colección y del fondo a partir de criterios materiales e intelectuales que nos permitan retirar de manera temporal o definitiva una parte de la colección o del fondo con el fin de reorganizar los contenidos del SID y ofrecer un mejor servicio.

12. 3.2.1 Selección EXPURGAR DOCUMENTACIÓN a) Expurgar fuentes de archivos La documentación sigue un ciclo de vida documental: primero se genera en la actividad diaria de la gestión del centro, en segundo lugar pasa a tener valor administrativo y finalmente puede tener valor histórico. b) Expurgar colecciones de biblioteca y centro de documentación Mantener la pertinencia de la colección, eliminando los documentos no usados. Evitar la duplicidad de formatos. Favorecer un mejor manejo de la colección. Solucionar problemas de espacio. Eliminar ejemplares deteriorados y envejecidos

13. 3.2.2 Adquisición Los servicios de información y documentación adquieren o incorporan volúmenes y documentos a través de diferentes vías, alguna de ellas gratuitas y otras de pago: Acceso gratuito Compra Donación Legados Depósitos Intercambio Depósito Legal Transferencias

14. 3.2.3 Recepción La recepción es el último proceso de la fase de entrada y consta de: Tareas administrativas El registro Preparación del material

15. 3.3 FASE DE ANÁLISIS Y TRATAMIENTO

16. 3.3 FASE DE ANÁLISIS Y TRATAMIENTO La fase de análisis y tratamiento incluye dos operaciones: análisis documental procesamiento técnico Su función es organizar los documentos seleccionados en la primera fase y producir herramientas que faciliten la recuperación. El análisis documental transforma el documento original en un registro documental que se introduce en el catálogo o inventario. El procesamiento técnico se ocupa de ordenar y conservar los documentos en condiciones óptimas.

17. 3.2.1 Análisis documental El análisis documental es la operación intelectual de aplicar técnicas específicas y normalizadas a un colectivo de documentos con la finalidad de hacerlos controlables y recuperables. Análisis formal 2. Análisis de contenido

18. 3.2.1.1 Análisis formal El objetivo del análisis formal es describir los atributos estructurales de los documentos, proporcionando una representación del documento que lo describa de manera única, sin ambigüedades. Los objetivos concretos y la normativa usada en cada caso es la siguiente: Obtener parte de los elementos que componen una referencia documental Establecer y normalizar los puntos de acceso bibliográficos por autor y título .

19. 3.2.1.2 Análisis de contenido El objetivo del análisis de contenido es identificar y representar de manera precisa la materia de los documentos, con el objetivo de permitir la recuperación. Esta parte del análisis documental establece los puntos de acceso por materias o contenidos de los documentos. Se basa en dos operaciones: a) El resumen , que es la representación abreviada y precisa del contenido. b) La indización , que consiste en representar el contenido del documento mediante términos de indización extraídos de lenguajes documentales

20. 3.2.2 Procesamiento técnico En este momento de la cadena, el documento está a punto para ser ordenado, ya sea en una estantería, una carpeta o unos archivadores. En paralelo, el servicio de información y documentación tiene que prever que las condiciones del almacén sean óptimas, hecho que implica medidas de conservación y una política de prevención. Este conjunto de tareas, ordenación, almacén y medidas de conservación, se conoce como procesamiento técnico .

21. 3.2.2 Procesamiento técnico: Signatura tipográfica La signatura topográfica es el código que identifica cada material en las salas y estanterías del servicio de información y documentación. La signatura queda registrada en la referencia documental y también en la obra en cuestión. Está estrechamente relacionada con la gestión del espacio y, en consecuencia, con la ordenación.

22. 3.2.2 Procesamiento técnico: Ordenación Los archivos ordenan su documentación en cajas archivadoras y en muebles compactos que ahorran espacio. Se ordenan en series y expedientes. Físicamente se ordenan en cajas archivadoras, carpetas o camisas. Las bibliotecas dan acceso libre y pueden ordenar sus colecciones según diferentes criterios espaciales: por el tipo de documentos,por temas o en función del público. Una vez los documentos están en los compactos o las estanterías, hay tres tipos de ordenaciones: Ordenaciones no significativas Ordenaciones con significado limitado Ordenaciones altamente significativas

23. 3.2.2 Procesamiento técnico: Almacenamiento y conservación En cuanto al almacenaje y la conservación , la IFLA, distingue tres actividades: La preservación La conservación La restauración Las causas que provocan la degradación pueden ser: Causas internas Causas externas : Fisicomecánicas Ambientales Químicas Biológicas Causas extraordinarias

24. 3.2 FASE DE SALIDA

25. 3.2 FASE DE ENTRADA La misión de la cadena documental es ofrecer el fondo documental de un servicio de información y documentación al usuario. Para hacerlo pone a su disposición: un conjunto de instrumentos para la búsqueda unos servicios de difusión

26. 3.4.1 Instrumentos de búsqueda Dentro de las fuentes bibliográficas para bibliotecas y centros de documentación encontramos: Catálogos Bases de datos documentales Guías de lectura Boletínes Dentro de la documentación de archivo encontramos: Catálogos Inventarios Bases de datos de gestión documental Guías En cuanto a los instrumentos de búsqueda para recursos en línea , tenemos los siguientes: Buscadores Directorios Portales

27. 3.4.2 Servicios de difusión Los servicios de información y documentción ofrecen servicios de información colectivos y servicios personalizados. Algunos servicios requieren la presencia física del usuario y otros son consultables virtualmente. Los servicios de difusión más destacados son: El acceso al fondo Los servicios de referencia El préstamo y el préstamo interbibliotecario La reprografía La formación de usuarios

28. 3.5 CADENA DOCUMENTAL Y COOPERACIÓN La normalización posibilita la colaboración en forma de redes y consorcios donde las fases de la cadena documental se pueden trabajar de forma compartida. La cooperación entre bibliotecas aparece a finales del siglo XIX en Estados Unidos y en los años noventa en España. Por coordinación entendemos que establecen acuerdos comunes sobre la misión y objetivos de los centros. Por colaboración entendemos que llegan a crear estructuras formales de trabajo, incluso de cariz legal, que incluyen alguna forma de autoridad para planificar y operar un conjunto de misiones. Estas estructuras son los consorcios e implican un sentido de cooperación más profundo, siendo la adquisición de documentos una de las piezas clave.

29. 3.5 CADENA DOCUMENTAL Y COOPERACIÓN La cooperación favorece las tres fases de la cadena documental. En la fase de entrada : La selección La adquisición compartida La compra En la fase de análisis y tratamiento : Catalogación centralizada Catalogación cooperativa En la fase de salida : Instrumentos de búsqueda Instrumentos de búsqueda

30. 3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE LA CADENA El lenguaje documental es un sistema artificial de signos normalizados, que facilitan la representación formalizada del contenido de los documentos para permitir la recuperación, manual o automática, de información solicitada por los usuarios. El lenguaje documental es consultado por el analista/documentalista, en el momento de indizar los documentos, y por el usuario para describir sus necesidades de información, constituyéndose en el acceso temático más eficaz que ofrece cualquier servicio de información.

31. 3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE LA CADENA Los lenguajes documentales son una herramienta que permiten traducir el lenguaje libre del documento a un lenguaje controlado para facilitar su interpretación por los usuarios. Estos lenguajes intervienen en la cadena documental en dos funciones: La entrada de la información implica dos pasos: la descripción física o catalogación el análisis del contenido La salida es la recuperación de la información (realizada por propios documentalistas o por usuarios finales), ya que el uso de lenguajes documentales define las estrategias de búsqueda.

32. 3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE LA CADENA: Funciones Normalización de vocabulario , es decir, permitir unificar el vocabulario utilizado y controlar las posibles entradas.  Inducción , es decir, indicar al usuario todas las alternativas posibles para la recuperación de la información. Gracias a la posibilidad de consultar listas de términos utilizados, y relaciones entre ellos, induce al usuario hacia la consulta de temas en los que previamente no había pensado.  Representación , es decir, facilitar, gracias al establecimiento de relaciones entre conceptos y términos, la formulación de preguntas para poder realizar búsquedas más efecivas.

33. 3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE LA CADENA: Tipología 1. Según control de vocabulario: - lenguajes documentales libres listas de descriptores (palabras claves) - lenguajes documentales controlados clasificaciones listas de encabezamiento de materias tesauros 2. Según coordinación de términos: - lenguajes documentales precoordinados clasificaciones listas de encabezamientos de materia - lenguajes documentales postcoordinados listas de palabras clave tesauros 3. Según la estructura: - lenguajes documentales jerárquicos sistemas de clasificación - lenguajes documentales combinatorios tesauros listas de encabezamientos de materia

34. 3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE LA CADENA: Listas de encabezamientos de materia Lenguaje precoordinado, de estructura asociativa o combinatoria que se consiste en listas alfabéticas de palabras capaces de representar los temas de los que trata un documento. Son lenguajes documentales de vocabulario controlado que no responden a una estructuración conceptual, y que generalmente tienen una presentación alfabética. Las listas se componen: Los encabezamientos son palabras o términos del lenguaje natural que representan conceptos o temas de los que trata un documento. Pueden ser: Simples : formados por una sola palabra Compuestos : formados por dos o más palabras Los subencabezamientos son palabras que siguen a un encabezamiento para formar un encabezamiento compuesto.

35. 3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE LA CADENA: Sistemas de clasificación Se define un sistema de clasificación como un conjunto ordenado de conceptos que se presentan distribuidos sistemáticamente en clases conformando una estructura. Se componen: Tablas principales Tablas auxiliares Un índice La notación

36. 3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE LA CADENA: Sistemas de clasificación Según el contenido o cobertura temática:  clasificaciones enciclopédicas o universales - Dewey Decimal Classification System - Clasificación Decimal Universal - Clasificación de la Biblioteca del Congreso  clasificaciones especializadas Clasificación Decimal Astronómica - Clasificación de la OCDE - Clasificación de la National Library of Medicina

37. 3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE LA CADENA: Sistemas de clasificación Según la estructura:  clasificaciones enumerativas - Dewey Decimal Classification System  clasificaciones por facetas - Colon Classification  clasificaciones mixtas - Classification Decimal Universal

38. 3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE LA CADENA: Tesauros Son lenguajes documentales que organizan de forma semántica un determinado campo del conocimiento, facilitando el control de contenido gracias al listado de términos que se pueden utilizar para la indización y la recuperación, y las relaciones entre dichos términos. La norma ISO 2788//TC46 , define los tesauros según su función y su estructura:  Por su función . Como un instrumento de control terminológico utilizado para trasponer a un lenguaje más estricto el idioma natural empleado en los documentos y por los indizadores.  Por su estructura . Es un vocabulario controlado y dinámico de términos que tienen entre ellos relaciones semánticas y genéricas y que se aplica a un dominio particular del conocimiento.

39. 3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE LA CADENA: Composición de un Tesauro Un tesauro se compone de unidades lexicales: Los descriptores son palabras o términos admitidos para la indización y búsqueda. Los descriptores pueden ser: Simples: formados por una palabra Compuestos: formados por dos o más palabras Los no descriptores son palabras incluidas en el tesauro, que no pueden ser utilizadas para la indización y la recuperación, pero cada uno de ellos emite a uno o más términos admitidos. Entre los no descriptores están: Sinónimos: palabras con significado igual que el del descriptor correspondiente Quasi-sinónimos: palabras que pueden tener significado distinto, pero se trata como sinónimos en el tesauro

40. 3.6 LOS LENGUAJES DOCUMENTALES DENTRO DE LA CADENA: Estructura de un Tesauro La estructura de un tesauro se basa en relaciones semánticas entre los términos y pueden ser de tres tipos: Las relaciones de equivalencia se establecen entre los descriptores y los no descriptores. En el tesuaro, se las indica utilizando las referencias USE/UP. Las relaciones jerárquicas se establecen entre los descriptores del tesauro que deben pertenecer a la misma clase y que presentan distintos niveles de superordinación y subordinación. La relación se expresa mediante la notación: TG (Término genérico) o BT (Broad term) TE (Término específico) o NT (Narrow Term) Las relaciones asociativas son relaciones simétricas entre dos descriptores. La notación utilizada es: TR (Término relacionado) o RT (Related term)