La gestión de la información y la gestión documental son procesos esenciales para la obtención y manejo eficiente de información en las organizaciones, facilitando la creación de conocimiento. La sociedad del conocimiento se basa en la transferencia y uso de información, caracterizada por el desarrollo de medios de comunicación y el aprendizaje colaborativo. Los documentos tienen un ciclo vital que abarca desde su producción hasta su eliminación o conservación, y su gestión adecuada es crucial para el acceso y la organización eficiente de la documentación.

1. Concepto de Gestión de información
La gestión de la información es el conjunto de acciones dirigida a
facilitar la obtención de la información de una manera económica, eficaz y
pertinente para que se pueda encausar y generar nuevo conocimiento para
el éxito de una actividad.
Ponjuan (2004) la conceptualiza de la siguiente forma: “…el
proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos
(económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información dentro
y para la sociedad a la que sirve. Tiene como elemento básico la gestión
del ciclo de vida de este recurso y ocurre en cualquier organización. Es
propia también de unidades especializadas que manejan este recurso en
forma intensiva, llamadas unidades de información.”

2. Concepto de Gestión documental
La gestión documental es la encargada de definir los
procedimientos para procesar, almacenar, buscar, recuperar y
distribuir los documentos generados por una organización por
medio de accesos unificados y uso de la tecnología.

3. Concepto de Gestión del conocimiento
Ramón Archaco (2011) define la Gestión del
conocimiento de la siguiente forma “Gestión del conocimiento es
el proceso por el cual una organización, facilita la trasmisión de
informaciones y habilidades a sus empleados, de una manera
sistemática y eficiente.” para que este esfuerzo brinde sus frutos
se debe canalizar los procesos de información del conocimiento
interno tanto como del conocimiento externo, para que este
último enriquezca la experiencia de toda la estructura.

4. La sociedad del conocimiento
Concepto
La sociedad del
conocimiento
surge desde
finales del siglo
pasado ya que
su evolución se
basa en el uso,
obtención y
manejo del
conocimiento
como
herramienta para
su desarrollo.
Sus características son:
 Desarrollo acelerado de medios de comunicación
 Utilización y transferencia de información para beneficio de sus
componentes.
 El aprendizaje se basa en el intercambio de información a través de
redes para su difusión.
 Los individuos valoran el reconocimiento de sus saberes a través
de la demostración de los mismos y pierde valor el reconocimiento
por comprobación (exámenes, trabajos escolares)
 Elevación de la calidad de vida, por la capacidad de generar
mejores ingresos y ser creativos ante los problemas cotidianos.
 La dinámica social esta sustentada por la globalización, la
informatización y el uso de nuevas tecnologías.
 El conocimiento es un valor que desarrolla la sociedad
económicamente.
 El aprendizaje social es el medio para asegurar la empoderamiento
de los individuos a través de la transformación de su intelecto en
acciones que beneficien su entorno.

5. Gestión en Archivo
• Producción y Recepción de los Documentos
• Distribución, trámites, organización (clasificación, ordenación,
foliación y descripción), retención (tabla de retención documental),
almacenamiento, recuperación, conservación.
• Disposiciones Finales (valoración documental -tabla de valoración
documental-,disposición final -conservación total, selección o
eliminación- y aplicación de tecnología -microfilmación o digitalización.

6. Tratamiento de Documento de Archivo
El contenido en si de cada documento procedente del
archivo puede ser tomado como fuente de información, dado que
como parte del mismo debe poseer un lugar dentro de una
seriación, bien sea por orden o cronología, que lo convierte en un
documento que da testimonio y fe de la acción concreta sobre el
tópico al que haga referencia por parte de una persona natural o
jurídica, pública o privada en sus actividades.

7. Ciclo vital del documento
Los documentos tiene un ciclo vital dentro del archivo.
Desde el momento en que se genera o entra al sistema hasta el
momento en que es tomado como un documento histórico o se
elimina, este ciclo esta divido en 4 fases:
 Fase Pre Archivística.
 Fase activa o de archivos de gestión.
 Fase de archivos intermedios.
 Fase histórica o permanente.
Cada vez que un documentos cumple el tiempo determinado por la
valoración del mismo, en cualquiera de las etapas es transferido a la
siguiente hasta culminar su ciclo.

8. Ciclo vital del documento
El ingreso de fondo es la entrada de un documentos al
archivo, en este será custodiado, controlado y conservado, siendo
transferido a cada una de sus faces hasta culminar su ciclo.

9. Ciclo vital del documento
Para determinar cada una de las fases de este ciclo vital se
deben determinar tres factores que son:
 La Identificación, que es la exploración y ordenamiento de las
categorías administrativas y archivísticas que estructuran el fondo.
 La Valoración, que determina los valores primarios y secundarios
de las series documentales, estableciendo los parámetros de
tiempo de transferencia, acceso y conservación de los documentos
así como de su eliminación sea parcial o total.
 La Selección, es la localización de las fracciones de serie que se
eliminarán o conservaran tras haber cumplido los plazos
establecidos en la valoración.
La serie documental es el conjunto de documentos ordenados según
su estructura y contenido, que procedan de un mismo órgano o sujeto,
en consecuencia de el ejercicio o funciones de este.

10. Cuadro de Clasificación
Es por eso que podemos determinar que para la organización
de un archivo se debe tomar en cuenta lo siguiente:
 Calcificación de los documentos estableciendo un sistema de
acuerdo a la estructura organizacional de la ente que los produzca.
 La disposición de los documentos por tanto debe estar ordenado,
en cada dependencia, en agrupaciones o series documentales, de
la forma que se haya acordado con antelación.
 Una vez definido el esquema este se debe elaborar un cuadro de
clasificación, con descripción de las actividades y procedimientos
para mantener el mismo, esto servirá para no alterar la
organización del fondo, retomar el procedimiento si en un momento
se desvirtúa, además de repasar y preparar a las nuevas personas
que administren el archivo. Esto debe ser tomado como el
Principio de Respecto a la Estructura, el cual debe responder a
las competencia de ente productor de los documentos.

11. Cuadro de Clasificación
Los cuadros de clasificación de los documentos se elaboran
para evidenciar la estructura y lógica en la generación y/o recepción
de documentos. Estos cuadros basándose en los principios expuestos
con anterioridad deben detallar los siguientes ítems:
1. Entidad de procedencia: Debe poseer la documentación de una
entidad de procedencia única
2. Unicidad: La edad de los documentos no será un criterio de
clasificación.
3. Permanencia: la estructura de dicho cuadro debe ser estable y
permanente, reflejando las funciones de la entidad de
procedencia, pero aun así debe ser flexible para poder amparar
los cambios y funciones que se produzcan en el futuro.
4. Simplicidad: Debe presentar de una forma clara y sencilla la
jerarquización y la clasificación pertinente

12. Cuadro de Clasificación
La estructura jerárquica de los documentos en los cuadros
de clasificación son:
 Fondo: definido por el principio de procedencia.
 Sección: de acuerdo a la estructura organica o función,
respetando los principios de procedencia y orden original.
 Serie: que suelen ser temáticas por corresponder a una misma
función o actividad administrativa.
 Unidad Documental: división entre simples (documentos) y
compuestos (expedientes)

13. Producción y recepción de los documentos
La vida del documento no comienza en el archivo, se inicia
en el procedimiento administrativo al cual obedece, en algunos
casos es el resultado del procedimiento como tal y en otros casos
es parte del procedimiento, sea como fuere la vida del documento
dentro del archivo comienza por la entrada de este al mismo. Claro
está que en el archivo se producen ciertos documentos pero estos
son naturales a la correcta tarea de la actividad archivística.
La entrada de los documentos al archivo se debe controlar
ya sea por ingreso ordinario: cumpliendo sus plazos en cada uno
de las etapas del archivo o extraordinario: de una forma fortuita o
urgente de un acto que no se lleva a cabo en la cotidianidad sino
por una eventualidad.

14. Producción y recepción de los documentos
Cada archivo estipula las características de la entrada de los
documentos, así como la periodicidad y permanencia de estos en
cada una de las etapas de los archivos. Un archivo bien constituido es
flexible y simple en los procesos, facilitando la recuperación de los
documentos en el momento en el que se necesite sin importar en cual
etapa del ciclo este, sin comprometer su origen ni procedencia. Los
tiempos de transferencia se dan en acuerdo con los responsables de
los departamentos así como la duración de cada periodo de revisión.
Las transferencia se pueden hacer de forma directa y continua, pero si
en la entidad se producen un numero elevado de documentos por su
naturaleza o tamaño entonces se hacen transferencias directas en
masa cada cierto tiempo, esta ultima también se lleva a cabo cuando
las compañías estas comenzando o cuando tienen poca movilidad.

15. Tramites de Archivo
 A diferencia de estos anteriores los ingresos
extraordinarios son los que se generan de documentos
provenientes de incidentes como donaciones, legados o
herencias, compras o ventas eventuales, pero también hay
otros hechos como la reintegración de documentos, como los
que pueden haber estado en posesión de otra entidad o
persona y vuelven a ingresar al archivo o los documentos que
hemos tenido en bien de preservar en calidad de deposito, o
sea sin llegar a ser propiedad del archivo receptor, a menos que
se este especificado en acuerdo previo y por escrito un plazo en
el cual el propietario deba retirarlo o en el que pase a se
patrimonio del archivo depositario. Sea como fuere el ingreso el
archivo debe registrar los documentos en un libro de Registro
General de Entrada de Fondos y/o Documentos, consignándose
en este los datos de cada uno de los mismo.

16. Tramites de Archivo
Por otro lado esta la salida de los documentos que también
deben ser controlada, dentro del ciclo vital de los documentos estos
pueden salir de forma temporal del archivo ya sea para su exposición,
restauración o procesos de reproducción y en cualquiera de estos casos
debe quedar constancia de esta movilización, también llamada
préstamo administrativo, quedando asentadas en un libro de Registro
de Salida Temporal de Documentos, generándose a su vez los
documentos necesarios para este procedimiento se lleve a cabo
efectivamente.
Para las salidas definitivas de los documentos bien sea por
transferencia o eliminación se debe hacer el respectivo asentamiento de
los datos del mismo en el Libro de Registro de Salida Definitiva de
Fondos y Documentos, en el que además de los datos de rigor se debe
aclarar las causas de la baja del mismo. Todo esto respaldado por las

17. Fases del Archivo
Los sistemas de archivos son las formas y métodos
utilizadas para agrupar, resguardar y ordenar un grupo de
documentos, los mas utilizados son:
 Alfabéticos: Asociados a una palabra clave o nombre.
 Cronológicos: Agrupación de documentos organizados por la
fecha de su ingreso o producción usándose mayormente la
nomenclatura del año/mes/día.
 Geográficos: Documentos ordenados por localidad, ciudad o
país.
 Por asunto: Ordenación de documentos según el asunto que
tratan en el texto.
 Numérico: Documentos ordenados por un numero correlativo o
asociados al numero asignado a su procedencia.
También se le llama Sistema de archivos a la estructura de
los sistemas operativos de los dispositivos electrónicos
(primordialmente de los computadores).

18. Estructura de Sistema de Archivo Administrativo

19. Estructura de Sistema de Archivo Formal
Caso plantel educativo

20. Sistemas de Archivos
Según el ciclo vital de los documentos las cuatro etapas o fases
del archivo son:
 Archivo de Gestión y oficina: se inicia al momento de producirse o
darle entrada al documento hasta máximo 5 años después de esta
fecha. (Fase activa) VALOR PRIMARIO
 Archivos Centrales: Acopia la documentación de las distintas
gestiones y se conserva hasta 10 años .(Fase Semiactiva) VALOR
PRIMARIO
 Archivos Intermedios: Recoge los documentos de los distintos
archivos centrales, donde se valora para pasar al archivo histórico.
Conserva los documentos de 15 a 30 años. (Fase Semiactiva)
VALOR SECUNDARIO
 Archivos Históricos: Conserva indefinidamente los documentos.
(Fase Inactiva)
El tiempo de transición de una etapa a otra dependerá de cada
organismo y de sus disposiciones legales. Los archivos que son
desestimados en los archivos intermedios son desechados.

21. Caracteres externos e internos
de los documentos de archivo.
 Caracteres externos: Son los que caracterizan al documento en
su forma física y tangible, que clase o tipo de documento es
(textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, electrónico), cantidad,
formato.
 Caracteres internos: Se refieren al contenido y procedencia del
documento, la entidad productora, función, fecha y lugar,
contenido o asunto del que trata.

22. Funciones y características
de los documentos de archivo o administrativos.
Los archivos tienen funciones administrativas y culturales, en general
todo archivo tiene la función de:
 organizar documentación
 Estructurar la transferencia en las distintas fases del documento.
 Valorar los documentos para su conservación o destrucción.
 Clasificar los fondos.
 Facilitar el acceso a los documentos.
 Adecuar los espacios físicos para la conservación de los documentos.
Las áreas tradicionales de los archivos son las jurídico-administrativas,
de derecho privado y los religiosos.
Las funciones de los documentos dependerán de organismo productor
pero se pueden decir que en general tienen funciones administrativas, jurídicas,
legales, fiscales y contables.

23. Clasificación de los documentos administrativos.
Según Navarro (2012) “Clasificar los fondos consiste en definir y
concretar los grandes grupos que forman el archivo: a)
Las secciones, división que se establece a partir de las principales
actividades desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral,
mercantil, auditoría, etc.) y, dentro de éstas, b) Las series
documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado
de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.”

24. Clasificación de los documentos administrativos.
Pero según el manual 9 de los procesos administrativos del la
Región de Murcia (2005) “… pueden establecerse los cuatro tipos
siguientes:
 DOCUMENTOS DE DECISIÓN contienen una declaración de
voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su
competencia (acuerdos resoluciones)
 DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN comunican la existencia de
hechos o actos a otras personas, órganos o entidades (notificaciones
anuncios oficios notas interiores cartas)
 DOCUMENTOS DE CONSTANCIA contienen una declaración de
conocimiento de un órgano administrativo, persona o entidad pública
o privada, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o
efectos (actas certificados diligencias)
 DOCUMENTOS DE JUICIO contienen una declaración de juicio de
un órgano administrativo, persona o entidad, sobre las cuestiones de
hecho o jurídicas que sean objeto de un procedimiento administrativo
(informes propuestas)”

25. Documentos mercantiles,
concepto y clasificación.
Los documentos mercantiles son aquellos que legitima una
transacción y operación mercantil, además de servir como
comprobante en la contabilidad. Se clasifican en Documentos
Corrientes (solicitud de cotización, cotización, orden de compra,
factura de venta, nota de despacho, nota de débito comercial, nota
de crédito comercial, comprobantes de control interno, tarjeta de
trabajadores.) y Documentos Negociables o de Crédito ( la letra de
cambio, el pagaré, la carta de crédito, certificado de depósito, bono
de prenda. -el cheque, conocimiento de embarque)

26. Tipología documental
 El Diccionario Mundo Archivístico la define de la siguiente
forma “TIPOLOGÍA DOCUMENTAL Hablar de tipología en los
documentos de archivo es hablar de unas características
semejantes que pueden dar lugar a una información similar. Los
tipos documentales derivan de los testimonios de las diversas
actividades del hombre encuadrados dentro de las también
variadas instituciones donde se producen. La delimitación de los
tipos, su fijación e identificación vendrán determinados por el
análisis de los caracteres externos e internos de los documentos
y de su mensaje e información…

27. Tipología documental
…La especificación tipológica es totalmente necesaria para el archivero,
en primer lugar, porque los tipos documentales van a distinguir las
series documentales que son las agrupaciones documentales
indispensables tanto a los efectos de clasificación como de inventarios,
en segundo lugar, porque esa determinación es uno de los elementos
precisos para la catalogación. // También llamado Tipo Documental, es
el carácter o atributo de un documento de archivo que se origina en la
actividad administrativa a la que sirve este documento, se manifiesta en
una diagramación, formato y contenidos distintos, y sirve para
clasificarlo, describirlo y, en general, para procesarlo. Existen distintos
tipos documentales porque cada uno está hecho a la medida de una
actividad administrativa. Entonces, es normal que haya tantos tipos
documentales, como actividades.”

28. Transferencias de documentos.
Ramón Alberch (2003) la define así: “ La transferencia es el acto
mediante el cual un conjunto de documentos son trasladados de una
unidad administrativa que los ha producido a un servicio de archivos
con plenos derechos para su tratamiento y disposición.”
Este control de los documentos ingresados en un archivo
debe esta dispuesto según sea regulado en el calendario de
transferencias, ya que su consultabilidad estará definido por este. La
transferencia directa u ordinaria es la que se efectúa directamente
desde los órganos o persona que produce el documento.

29. Eliminación de Documentos.
La eliminación de los documentos se realiza cuando estos
han perdido su valor primario y secundario, también se pueden llevar
a cabo por haber cumplido su tiempo de retención o por un periodo
de tiempo definido por la ley o el archivo general.
En la eliminación de un documento se debe tomar en
cuenta las siguientes pautas:
1. Disposición final.
2. Elaboración del acta de eliminación, este documento por se de
conservación total no debe ser perforado ni estar en contacto
con material metálico.

30. Preservación digital de documentos.
La preservación de documentos de forma digital es una
ventaja que se debe utilizar de forma inteligente, tanto para
documentos que dada su fragilidad o conservación actual pongan en
juego su permanencia como para los mismos documentos digitales
que se van produciendo en el contexto virtual.
Para el registro digital se deben utilizar equipos de acuerdo a
su naturaleza, en la actualidad se pueden usar scanners planos para
documentos en papel, films, transparencias y scanners 3D para
documentos tridimensionales tales como esculturas, objetos e
incluso muestras de especies biológicas.

31. Preservación digital de documentos.
Para garantizar la preservación de estos datos electrónicos
se deben ir actualizando cada cierto tiempo los dispositivos de
almacenamiento, siempre guardando de hacer respaldos en mas de
un dispositivo para evitar la perdida por alguna falla de tipo
mecánico.
Las estructuras de datos que se utilizan para localizar la
información se llaman metadatos. Estos son identificadores (nombre,
ubicación) que permiten su ubicación en una unidad, o descriptores
por contenido.

32. FUENTESCONSULTADAS
 Ponjuán,G. (2004) Gestión de la Información: dimensiones e
implementación para el éxito organizacional. Rosario, Ediciones Nuevo
Paradigma.
 http://www.ecured.cu/Gesti%C3%B3n_Documental
 Archanco, R. (2011) Qué es la gestión del conocimiento. [Artículo en linea]
Disponible en:http://papelesdeinteligencia.com/que-es-gestion-del-
conocimiento/ [Consultado: 2016, Febrero 28]
 Gestion Documental. [Documento en línea] Disponible en:
http://www.apmarin.com/download/684_gd1.pdf [Consultado: 2016,
Febrero 28]
 White.,(1985 ) Intelligence management en: Cronin,B. Information
management: from strategies to action. London.
 ¿Qué es gestión documental? [Documento en línea] Disponible en:
http://onegolive.com/es/faq/gestion-documental/que-es-gestion-docu
[Consultado: febrero 14, 2016]
 Bañegil Palacios, T. M. (2004). “Gestión del conocimiento y estrategia”.
Colombia: Porrua. Dalkir, K. (2005). Knowledge Management in.
Burlington: McGill University.
 Alberch, R. (2003) Los archivos entre la memoria historica y la sociedad
del conocimiento. Barcelona, España, Editorial UOC. p102

33. FUENTESCONSULTADAS
 Navarro, A. (2012) Clasificación y ordenación de los
documentos. [Articulo en línea] Disponible en :
https://elmundodocumental.wordpress.com/2012/12/05
/clasificacion-y-ordenacion-de-los-documentos/
[Consultado: 2016, Febrero 18]
 http://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario
&id=1281
 http://www.monografias.com/trabajos13/documerc/doc
umerc.shtml
 http://contabilidadbasica.weebly.com/documentos-
mercantiles.html
 http://10ejemplos.com/tipos-de-documentos
 http://10ejemplos.com/tipos-de-documentos
 http://bibrepo.uca.es:81/biblioteca/guiasymanuales/tut
oriales/TutorialAlumnos/documentos.htm
 http://bibrepo.uca.es:81/biblioteca/guiasymanuales/tut
oriales/TutorialAlumnos/documentos.htm

34. FUENTESCONSULTADAS
 http://lorena-calero.blogspot.com/2011/03/etapas-
del-archivo.html
 http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf
 http://www.ejemplode.com/11-escritos/927-
sistema_de_archivo.html
 http://www.ub.edu/contrataedium/taediumcast/ordit/c
ultura_escrita/iden_estructures_formals/iframes/car
acters.htm
 http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologi
a_Archivistica_Costarricense_C.html
 http://html.rincondelvago.com/archivistica.html
 http://www.carm.es/fpublica/bici/oferta/BICI/validado
s/9154.pdf