El documento presenta una introducción al uso del software Microsoft Project para la gestión de proyectos. Explica cómo crear un nuevo proyecto, agregar tareas, recursos, realizar un seguimiento y generar informes. También describe los diferentes procesos involucrados en la dirección de proyectos como la gestión de requisitos, comunicaciones, recursos humanos, calidad, alcance, tiempo, costos y riesgos.

1. MS Project ▪ Caso 0 ▪ Diseño de Sistemas Tecnología de la Información

2. CONTENIDO Introducción Tareas Recursos Seguimiento Informes Dirección de Proyectos

3. Introducción- Iniciar el Proyecto Definir los objetivos del proyecto Aprobar los recursos necesarios Cuando estarán disponibles estos recursos para poder empezar Si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas Se estimará la duración de las tareas Fecha límite Factores de riesgo Fases de la que constará el proyecto Hitos de cada fase del proyecto Áreas necesarias para completar cada fase

4. Introducción- Iniciar el Proyecto Una vez que ya tenemos claro el objetivo del proyecto, las distintas fases del proyecto y los hitos empezamos a utilizar Microsoft Project. Creamos un proyecto nuevo, para ello nos vamos al menú “Archivo -> Nuevo” y obtenemos una pantalla como la siguiente:

5. Introducción- Iniciar el Proyecto

6. Introducción- Iniciar el Proyecto Nos vamos al menú “Proyecto -> Información del proyecto” y obtenemos la siguiente pantalla:

7. Introducción- Iniciar el Proyecto Aquí podremos seleccionar la fecha de comienzo del proyecto, la fecha de fin y como vamos a programar la gestión de nuestro proyecto y que calendario vamos a utilizar. Ahora es recomendable poner información a nuestro proyecto, que posteriormente pudiéramos necesitar.

8. Introducción- Iniciar el Proyecto Por defecto nos viene un calendario estándar con el que trabajar, pero si necesitamos cambiar este calendario, qué días son laborales, modificar el estado de las vacaciones, etc.. Podemos modificarle desde la vista “Diagrama de Gantt”, en el menú “Herramientas -> Cambiar calendario laboral...” , obtenemos la siguiente pantalla:

9. CONTENIDO Introducción Tareas Recursos Seguimiento Informes Dirección de Proyectos

10. Tareas Para la creación de una tarea y su duración debemos seguir los siguientes pasos: Debemos situarnos en la vista “Diagrama de Gantt”. En el campo nombre de tarea, escribimos el nombre de tarea y pulsamos la tecla TAB. Estamos en el campo duración, pues escribimos lo que va a durar la tarea, meses, semanas, días, minutos, etc.. y pulsamos la tecla Enter Si queremos explicar con más detalle lo que hace la tarea podemos insertar una nota, nos situamos sobre la tarea y pulsamos el botón “Notas de Tareas” , y escribimos la información en al cuadro de notas.

11. Tareas Análisis Estudio Preliminar Planeamiento Proyecto Relevamiento detallado Evaluación y Diagnóstico Diseño Diseño Global Diseño Detallado Implementación Planeamiento Implementación Puesta en marcha Seguimiento

12. Tareas Si queremos crear un hito , tarea que se utiliza para definir eventos en el transcurso del proyecto, como puede ser la finalización de alguna de las fases del proyecto, escribimos la tarea y en el campo duración escribimos 0d . Las tareas pueden ser dependientes unas de otras, para crear una tarea dependiente, seleccionamos las tareas que queremos que sean dependiente y su son subyacentes con teniendo la tecla MAYUS seleccionamos las tareas y pulsamos sobre el botón “Vincular Tareas” , y si las tareas no son adyacentes pues utilizamos la tecla CTRL . Para seleccionarlas. Y luego si pulsamos doble clic sobre la flecha nos aparece esta pantalla para mostrar el orden.

13. Tareas

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15. Recursos Asignación de recursos y costes Se suele asignar recursos a las tareas para llevar el seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por personas y equipamiento asignados (salas, ordenadores, etc.) a tareas o controlar los materiales utilizados, y para llevar un control de los costes de los recursos. Existen dos tipos de recursos: Trabajo (personas o equipamiento), Material (que se consume durante el proyecto). Para crear una lista de recursos vamos al menú “Ver -> Hoja de recursos” . En el menú ver escogemos Tabla y hacemos clic en Entrada.

16. Recursos

17. Diagrama de Gantt

18. Recursos En el campo nombre del recurso vamos escribiendo los nombres de los recursos que vamos a tener. Escogemos el Tipo (Trabajo, Material). Si queremos asignar grupos de usuarios, debajo del campo Grupo, asignamos el recurso a un grupo. En los siguientes campos podemos asignar los costes a los recursos, que serán los que darán el coste al proyecto. Para ver el coste total del proyecto nos vamos al menú “Proyecto -> Información del proyecto...” y pulsamos el botón Estadísticas .

19. CONTENIDO Introducción Tareas Recursos Seguimiento Informes Dirección de Proyectos

20. Seguimiento ¿Cómo desea realizar el seguimiento del progreso de cada tarea? Realizar siempre el seguimiento especificando Porcentaje completado del trabajo Realizar siempre el seguimiento especificando Trabajo real completado y trabajo restante Realizar siempre el seguimiento especificando las horas de trabajo realizadas por período de tiempo El método de seguimiento menos preciso pero más rápido. Los recursos especificarán el porcentaje de trabajo completado, entre 0 (no se ha realizado ningún trabajo en la tarea) y 100 (se ha completado todo el trabajo en la tarea).

21. Seguimiento Comprobar estado Si es necesario, cambie la fecha de estado a continuación para reflejar la fecha que desea utilizar para comprobar el progreso: Obtener información sobre cómo utilizar la fecha de estado de manera precisa al llevar a cabo la actualización. Se han aplicado los indicadores de estado siguientes a cada tarea para que pueda centrarse en las tareas problemáticas: Tareas completadas Tareas según lo programado Tareas retrasadas Aplicar un filtro Aplique un filtro para mostrar sólo determinadas tareas.

22. CONTENIDO Introducción Tareas Recursos Seguimiento Informes Dirección de Proyectos

23. Informes Puede generar informes para mostrar información sobre tareas, recursos, asignaciones o costos. Para seleccionar e imprimir uno de los informes que ofrece Project, haga clic en el siguiente vínculo: Mostrar informes visuales... Mostrar informes... Nota: también puede crear vistas en Project Web Access para distribuir información sobre el proyecto en línea. Para averiguar cómo, haga clic en el siguiente vínculo:

24. Informes - Visuales

25. Informes - Visuales

26. Informes - Visuales

27. Informes

28. Informes

29. Informes

30. Informes

31. CONTENIDO Introducción Tareas Recursos Seguimiento Informes Dirección de Proyectos

32. Dirección de Proyectos Gestión del Requerimiento; describe los procesos relacionados con la generación de requerimientos, ya sea a través de entrevistas, reuniones, cuestionarios, relevamientos, etc.

33. Dirección de Proyectos Gestión de las Comunicaciones del Proyecto , describe los procesos relacionados con la generación, recogida, distribución, almacenamiento y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma.

34. Dirección de Proyectos Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto , describe los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto , describe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados, así como para contratar procesos de dirección.

35. Dirección de Proyectos Gestión de la Calidad del Proyecto , describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido emprendido. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de Calidad, Realizar Aseguramiento de Calidad y Realizar Control de Calidad.

36. Dirección de Proyectos Gestión del Alcance del Proyecto , describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.

37. Dirección de Proyectos Procesos de Dirección de Proyectos para un Proyecto , describe los cinco Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos aplicables a cualquier proyecto y los procesos de dirección de proyectos que componen tales grupos. • Grupo de Procesos de Iniciación • Grupo de Procesos de Planificación • Grupo de Procesos de Ejecución • Grupo de Procesos de Seguimiento • Grupo de Procesos de Cierre.

38. Dirección de Proyectos Gestión del Tiempo del Proyecto , describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto. Gestión de los Riesgos del Proyecto , describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestión de riesgos de un proyecto.

39. Dirección de Proyectos Gestión de los Costes del Proyecto , describe los procesos involucrados en la planificación, estimación, presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.

40. Dirección de Proyectos Ciclo de Vida del Proyecto y Organización describe el entorno en el cual operan los proyectos. El equipo de dirección del proyecto debe comprender este amplio contexto. La dirección de las actividades cotidianas del proyecto es necesaria, pero no suficiente, para asegurar el éxito.

41. Dirección de Proyectos Gestión de la Integración del Proyecto , describe los procesos y actividades que forman parte de los diversos elementos de la dirección de proyectos, que se identifican, definen, combinan, unen y coordinan dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos.

42. Preguntas?