Gestión de Proyectos con MS Project

Gestión de Proyectos
con MS Project

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¿Qué es Microsoft Project 2010?
Microsoft Project es una herramienta de administración de
proyectos que permite:
O Programar tareas y recursos.
O Visualizar el plan del proyecto.
O Realizar un seguimiento de toda la información.
O Intercambiar información de proyecto.
O Comunicar la información a los recursos y otros participantes.
Project permite que se puedan respetar los plazos sin
exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos
planteados.

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¿Cómo iniciar con el programa?
Para iniciar Microsoft Project:
O En el menú Inicio seleccionar
Programas-Microsoft Project
O Abrir archivos de Project en el
Explorador de Windows o en Mi PC
O A través del submenú Documentos,
el cual contiene los nombres de los
archivos Project con los que ha
trabajado recientemente
O A través de accesos directos a
archivos Project

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Al iniciar…….
O Si inicia Project con un proyecto o una plantilla concreta, verá dicho
proyecto o un nuevo proyecto basado en dicha plantilla.
O Si inicia Project sin especificar un proyecto o plantilla concreta verá un
proyecto en blanco.

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Entorno de trabajo

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Planificación previa a iniciar algún proyecto
La fase de planificación de un proyecto es la más
importante de toda la vida del mismo.
O Se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, así como
la duración de cada tarea.
O Se agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos.
O Se asignan estos recursos a las tareas.
O Microsoft Project crea una programación.
O Se puede comprobar la programación y ajustarla según sea necesario.
Antes de empezar a definir las tareas en Project hemos de
realizar tres cosas:
O Introducir información del proyecto.
O Elegir los horarios de trabajo.
O Establecer las propiedades del archivo.

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Tareas
O Una vez definidas las tareas, las introducimos en nuestra
programación a través del Diagrama de Gantt.
O El Diagrama de Gantt es un recurso para visualizar las tareas de un
programa, sus tiempos y sus relaciones.
Declaración de tareas:
Los pasos a seguir para declarar las tareas son los siguientes:
1) Introducir los nombres de las tareas.
2) Organizar las tareas asignándoles jerarquías.
3) Añadir las duraciones.
4) Vincular las tareas.

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Ingresar una tarea
Hay varias formas de insertar una tarea:
O Escribir sobre la barra de Entrada, como se muestra en la figura.
O Escribiendo directamente sobre la columna “Nombre de la Tarea”.

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Duración de las tareas
La duración es el tiempo estimado necesario para completar la tarea.
O El tiempo que tarde en realizarse una tarea depende de la capacidad de los recursos
disponibles así como de la cantidad de los mismos.
O El número ingresado en la duración, indicará la cantidad de unidades, seguido de la
abreviatura de la unidad a emplear que pueden ser:
O Minutos: m.
O Horas: h.
O Días: d.
O Semanas: s.
O Meses: ms.
O Duración aproximada: si no está seguro del tiempo que va a llevar una cierta labor.
O Duración transcurrida: duración que se sale del horario de trabajo pero que no puede
ser interrumpida.

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Dependencia entre tareas
O Muchas veces, el comienzo o finalización de una tarea depende del
comienzo o finalización de otra.
O Al vincular tareas se establece una relación de dependencia entre dos
o más tareas.
O Los tipos de relaciones entre las tareas son:

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¿Cómo vincular tareas?
O La vinculación de tareas debe hacerse siempre antes que la asignación de
recursos y costes.
O Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la
predecesora afectarán a las fechas de la sucesora.

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Retrasos y superposiciones
O Las tareas pueden solaparse o retrasarse de manera de reflejar con mayor
exactitud como va a funcionar su programación.
O Usted puede retrasar una tarea especificando un tiempo de posposición o
solapar tareas especificando un tiempo de adelanto.

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Delimitaciones
Las delimitaciones le permiten imponer ciertas restricciones a la forma
en que Project calculará las fechas de comienzo y de fin de las tareas.
Nomenclatura de abreviaciones par los tipos de delimitaciones son:
O Debe comenzar el (DCE)
O Debe finalizar el (DFE)
O Lo antes posible (LAP)
O Lo más tarde posible (LMTP)
O No comenzar antes del (NCAD)
O No comenzar después del (NCDD)
O No finalizar antes del (NFAD)
O No finalizar después del (NFDD)

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¿Cómo delimitar las tareas?
O Click derecho sobre la tarea, y elegir del
menú la opción «información». En las
opciones de información de la tarea
indicar el tipo de restricción que
delimitará tus tareas.

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Planificar los recursos
Después de establecer el ámbito y los objetivos, y
configurar la lista de tareas en el plan del proyecto, puede
planear los recursos.
Para identificar los tipos y cantidades de recursos
necesarios para llevar a cabo el proyecto es necesario:
O Revisar el ámbito del proyecto y la lista de tareas.
O Obtener información histórica sobre duraciones y recursos.
O Considerar cómo afecta a las duraciones la cantidad de recursos.
O Considerar cómo afectan a las duraciones la capacidad y la calidad.
O Revisar y perfeccionar las estimaciones de duración.
O Identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios.
O Confiar a un experto la revisión de los requisitos de los recursos.

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Declaración de los recursos
O Una vez definidos los recursos, los introducimos en
nuestra programación a través de la Hoja de recursos.

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¿Cómo ingresar un recurso?

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Configuración y características de los recursos
Un nuevo recurso de trabajo se define indicando la
cantidad de tiempo, o capacidad máxima, que el recurso
va a dedicar al proyecto en conjunto:
O Tiempo completo (100%).
O Tiempo parcial (50%, por ejemplo).
O Múltiple (por ejemplo, 300% para tres carpinteros en el proyecto).
En un recurso material, se define la etiqueta de material, o
unidad de medida, para el material. Ejemplos de etiquetas
son:
O Metros cúbicos.
O Toneladas.
O Cajas.

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Asignación de recursos a las tareas
Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica
para la realización del trabajo.
Puedo asignar:
O Un recurso a una tarea
O Varios recursos a una tarea
O Un recurso a varias tareas
Existen varios formas de asignar recursos a las tareas:
O Botón Asignar recursos de la barra de herramienta Standard.
Recursos.
O Opción Herramienta, asignar Recursos.
O Combinación de teclas ALT + F10.

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Asignación de recursos a las tareas

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Costos
El costo o presupuesto es uno de los pilares del proyecto.
O Para muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto
importante de la programación y del control del proyecto.
O En algunos casos, el éxito de un proyecto se puede medir por el
acercamiento que se haya alcanzado entre los costos finales del
proyecto y los costos presupuestados o previstos.
En muchos de los proyectos, los recursos materiales y de trabajo
cubren la mayor parte de los costos.

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Tipos de costos
Hay dos tipos de costos asociados a un proyecto:
O Costos variables.
O Costos fijos.

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Asignar costos a tareas
O Para asignar costos a las tareas hay que ubicarse en la
vista Diagrama de Gantt, en la tabla Costo.

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Asignar costos a recursos
O Es posible asignar costos a los recursos en la vista Hoja de recursos
o en el cuadro de diálogo Información del recurso.

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Costo del proyecto
O Es posible ver los costos
actuales, previstos, reales y
restantes del proyecto para
determinar si se ajustan al
presupuesto global.
O Click en el icono de
«información del proyecto», al
acceder a la venta dar click
en la opción «estadísticas»

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