Este documento describe los elementos clave de un Programa de Gestión Documental. Explica que un Programa de Gestión Documental es un instrumento archivístico que formula estrategias a corto y mediano plazo para facilitar la utilización y conservación de la documentación de una entidad. También cubre los sujetos obligados, beneficios, prerequisitos, fases de implementación y requisitos de armonización con otros sistemas de gestión de una entidad.

1. PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
CLEIVER GERMAN ROJAS RAMIREZ
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
1096522
Centro Agroempresarial y Desarrollo
Pecuario del Huila

2. SUJETOS OBLIGADOS
 La entidad pública
 Los organismos y entidades estatales independientes
 Las personas naturales y jurídicas publicas o
privadas
 Cualquier persona natural y que desempeñe función
pública

3. ¿QUÈ ES UN PROGRAMA DE
GESTIÒN DOCUMENTAL?
 Es un instrumento archivístico que formula
y documenta a corto y a mediano plazo la
documentación de una entidad con el
objeto de facilitar su utilización y
conservación.

4. POLÌTICA DE GESTIÒN
DOCUMENTAL
Plan estratégico
Plan de acción
Plan institucional de archivo ( PINAR)

5. BENEFICIOS DEL PDG
 Reducir el volumen de documentos
 Administrar la información
 Cumplir con los requisitos legales
 Apoyar la transparencia
 Facilitar el acceso y disposición al público

6. PRERREQUISITOS PARA LA ELABORACION
DEL PGD
 Designar la responsabilidad
 Contar con profesionales
calificados
 Conformar asesores de alta
dirección
 Establecer metodologías
 Definir estrategias
 Alinear el PGD
 Elaborar, aprobar, publicar e
implementar los
instrumentos archivísticos

7. ¿CON QUIÈNES INTERACTUA EL ÀREA
DE ARCHIVO PARA LA ELABORACION
DEL PDG?
Área de gestión
de calidad
Oficina jurídica
Oficina de gestión
de la calidad
Área de talento
humano
Área de gestión
ambiental
Área de
comunicaciones
Alta dirección
Área de
planeación
Oficina de
control interno

8. ELABORACIÒN Y PUBLICACION DEL PDG

9. ELEMENTOS DEL PGD
Obedecen a una Estructura
 Caratula
 Cuerpo y contenido
 Aspectos Generales
a) Introducción
b) Alcance
c) Público dirigido
d) Requerimientos para el PGD
1. Normativos
2. Económico
3. Administrativos
4. Tecnológicos
5. Gestión del cambio

10. LINEAMIENTOS DEL PGD

11. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD
 La implementación y seguimiento del PGD debe establecerse a corto,
mediano y largo plazo, y está bajo la responsabilidad del área de archivo
de la entidad en coordinación con la oficina de control Interno.
Las fases son las siguientes del PGD.
 Fase de Elaboración
 Fase de Ejecución y Puesta en Marcha
 Fase de Seguimiento
 Fase de Mejora

12. PROGRAMAS ESPECIFICOS
 Los Programas Específicos tienen como propósito orientar a
las entidades que lo requieran, en aspectos especiales
relacionados con el tratamiento de los tipos de información y
documentos físicos y electrónicos, así como los sistemas,
medios y controles asociados a su gestión.
 Cada entidad podrá adoptar los programas que considere, de
acuerdo con sus propias necesidades o requerimientos. Es
importante establecer un marco metodológico para la
elaboración de los programas y que incluyan como mínimo:
propósito, objetivos, justificación, alcance, beneficios,
lineamientos, metodología, recursos, cronograma,
responsables, entre otros.

13. ARMONIZACIÒN CON PLANES Y SISTEMAS DE
GESTIÒN DE LA ENTIDAD
 En el marco de la política de
eficiencia administrativa, la
gestión documental está dirigida a
identificar, racionalizar,
simplificar y automatizar
trámites, así como optimizar el
uso de recursos; se articula con el
Modelo Integrado de Planeación y
Gestión, el Plan Estratégico
Institucional, el Plan de Inversión,
el Plan de Acción Anual, el Plan
Institucional de Archivos de la
Entidad – PINAR y con los demás
modelos y sistemas de la entidad.

14. ANEXOS

15. NORMATIVIDAD
 Ley 594 de 2000. Ley General de Archivo Titulo V Gestión de Documentos. Art.
21(Programa de Gestión Documental).
 Decreto 2609 de 2012. Reglamenta el Titulo V de la ley 594 de 2000.
 Ley 1712 de 2014 ley de transparencia y de derecho del acceso a la información pública
nacional.
 Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.
 Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de
la gestión pública”.
 Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo”.
 Ley 1564 de 2012 “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se
dictan otras disposiciones”.
 Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos
personales”.

16. GRACIAS