Trabajo final sobre Tablas de Retención Documental y documentos comerciales

1. EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
GLORIA MILENA GUTIERREZ JARAMILLO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

2. EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
TRABAJO FINAL
GLORIA MILENA GUTIERREZ JARAMILLO
Tutora: MARIA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

3. Conocer la importancia de la actividad
archivística para el cumplimiento de los fines del
Estado y respondiendo a la necesidad de contar
con una entidad oficial del más alto nivel, el
Congreso de la República expidió la Ley 80 de
1989, a través de la cual se creó el Archivo
General de la Nación . Organismo al que se le
asignó el diseño, ejecución y vigilancia de las
políticas de la función archivística de las
entidades públicas, como la custodia del
patrimonio documental de la Nación.
La elaboración y adopción de las Tablas de
Retención Documental permiten a una Institución
o empresa la organización técnica de los
archivos favoreciendo la eficiencia laboral, pues
la pronta consecución de la información ahorra
tiempo y la racionalización de la conservación
documental economiza tiempo, y la
racionalización de la conservación documental
economiza espacio, lo cual converge en un
mejor ambiente de trabajo que se refleja en la
cordial y pronta atención a la comunidad.

4.  Identificar e individualizar los tipos
documentales que la Institución produce,
agrupándolos en las series documentales
pertinentes.
 Valorar la documentación encontrada.
 Diseñar las Tablas de Retención
Documental que refleje las funciones
genéricas y específicas de las áreas o
procesos y funcionarios de la Institución.
 Manejar adecuadamente las Tablas de
Retención Documental.
 Facilitar al funcionario encardo de Archivo
una herramienta de procedimiento de
diseño, aval y aprobación de las Tablas
de Retención Documental, para efectuar
correcciones o modificaciones
pertinentes cuando así lo impongan
novedades legislativas o actos
administrativos que alteren la estructura
funcional u orgánica de la Institución .

6. Son un listado de series con sus
correspondientes tipos
documentales, a las cuales se les
asigna el tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
http://www.youtube.com/watch?v=Rirm

7. Porque nos permiten la clasificación de la
documentación, el manejo integral de los
documentos, facilitan la organización de los
documentos a partir del concepto de archivo
total y nos ayudan a controlar la producción
y trámite documental.
También son importantes para constituir el
cumplimiento de un mandato legal cuya
inobservancia acarrea consecuencias
disciplinarias.

8. Los pasos metodológicos para su
elaboración son:
1. Investigación preliminar sobre la
institución y fuentes documentales.
2. Análisis de la información
recopilada.
3. Elaboración y presentación de
las tablas de retención.

9. La Ley 594 de 2000 “Ley General de
Archivos” expresa las definiciones y
principios de la archivística, consagra
el sistema general de archivos y
consagra la obligatoriedad de las
Tablas de Retención Documental,
entre otros.
La normatividad relacionada directa
o indirectamente con la actividad
archivística es abundante y de
expedición frecuente.

10. Es el proceso de análisis de los
documentos de archivo o de sus
agrupaciones, materializando en
representaciones que permitan
identificar, localizar y recuperar la
información para la gestión o la
investigación.
Identificar y agrupar en expedientes
todos los documentos pertenecientes
a una dependencia, teniendo en
cuenta las series y subseries
definidas en la tabla de retención
documental.

11. Las comunicaciones escritas son una
de las fases más importantes en un
sistema de gestión documental, ya
que en ella se define en gran medida
el tratamiento y destino que se le
debe dar al documento. Puesto que
de acuerdo con sus características se
puede definir como utilizarlos y el
tipo de documento a elaborar según
la actividad administrativa que debe
registrar.
En Colombia contamos con las
Normas Técnicas Colombiana (NTC),
para la elaboración de documentos
comerciales que se producen en una
oficina o entidad, está conformado
por las comunicaciones escritas
enviadas o recibidas.

12. La carta es una comunicación escrita
que se utiliza en las relaciones
comerciales entre empresas y/o
personas naturales.
Son producidas y recibidas en
desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio
utilizado.
NTC 3393

13. Es una comunicación escrita de
carácter interno que se utiliza para
impartir información, orientaciones y
pautas a las dependencias y a los
funcionarios.
De acuerdo con el contenido puede
generar una respuesta escrita.
http://mariabarretoinformacionadminis
trativ.blogspot.com/2011/02/ntc-33-
97-memorandos.html

14. Documento en el que consta lo
sucedido, tratado y acordado en
una reunión.
http://tecarchivos.files.wordpress.co
m/2012/02/ntc3394-actas1.pdf

15. Documento que describe el estado
de una actividad, estudio o
proyecto.
http://informes-
grupo4.blogspot.com/

16. Es una comunicación escrita para
dar a conocer internamente
actividades, normas, disposiciones,
y asuntos de interés común. Se
dirige a un grupo de destinatarios y
no exigen respuesta por escrito.
Pueden ser informativas o
normativas de acuerdo con el
contenido.
http://beamenja.blogspot.com/2009/
05/elaboracion-de-circulares-ntc-
3234.html

17. 1. La realización de este trabajo me
permitió investigar y dar
respuesta a las preguntas
formuladas en el foro preguntas
de lectura.
2. Aprendí a crear y utilizar una de
las herramientas web 2.0
(SLIDESHARE) para la realización
de mi trabajo.
3. Aprendí como insertar
hipervínculos a una
diapositiva.

18. http://mariabarretoinformacionadministrativ.blogsp
ot.com/2011/02/ntc-3393-cartas-comerciales.html
http://tecnicorsecretarias.blogspot.com/2012/08/m
emorando-ntc-3397.html
http://ntc72006.blogspot.com/2009/08/ntc-3234-
circulares.html
http://documentoactapaulawilson.blogspot.com/200
9/11/elaboracion-actas-administrativas-ntc.html

19. Es muy motivador sentir que cada día que avanzo en mi
carrera profesional como estudiante de CIDBA, he
conseguido enriquecer mi aprendizaje para ampliar más
mis conocimientos, con el fin de poder aplicarlos en mi
vida personal y en mi desempeño laboral.
Quiero agradecer a la profesora María Alexandra y a mis
compañeros (as) todo el apoyo que me han brindado,
cuando he tenido alguna dificultad e igualmente invitarlos
para que continuemos en el reto que nos hemos propuesto
como es el de ser un PROFESIONAL EN LA CIENCIA DE
LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN ,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA.
Nunca consideres el estudio como una
obligación, sino como una oportunidad para
penetrar en el bello y maravilloso mundo del
saber.
Albert Einstein