Las tablas de retención documental (TRD) permiten organizar y sistematizar los archivos de las organizaciones de una manera estandarizada. Antes de que fuera obligatorio implementar las TRD mediante la Ley 594 del 2000, los archivos se manejaban de manera alfabética y desorganizada, lo que llevaba a la pérdida de información. Hoy en día, las TRD facilitan el manejo y acceso a la información de una organización y ayudan a cumplir con los principios de transparencia.

1. EVIDENCIA 2
ENSAYO APLICACIÓŃ́́́ DE TABLAS DE RETENCIÓŃ́́́ DOCUMENTAL
JOSÉ OLIVERIO ORTIZ AVILA
Aprendiz Sena
Las TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD, que actualmente sirven para
formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística de nuestro país.
Promueve la organización y el fortalecimiento de los archivos públicos del país, para
garantizar así una eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio
documental, No solo es importante para las organizaciones gubernamentales, sino también
para la administración de control y gestión, para los ciudadanos en particular, para la ciencia,
la investigación y la cultura en general.
Las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos; quiere decir que nos facilitan en primera instancia el manejo de la información,
contribuyen a la racionalización de la producción documental, nos permiten la
administración proporcionar un servicio eficaz, facilita el control y acceso a los documentos
a través de los tiempos de retención estipulados.
A veces no somos capaces de identificar que es un documento, lo cual nos obliga a
comprender las funciones del archivo, integrar los procesos archivísticos para el manejo de
los documentos, identificar también los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa y como pueden eliminarse.
Es por lo mismo que el nombre dado a las series documentales debe guardar cierta relación
con una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los tipos documentales que
se generan en relación con un asunto. Por ejemplo los contratos estatales, las historias
clínicas, las órdenes de pago, las actas, las sentencias, los certificados, etc. Lo contrario a los
oficios enviados, recibidos, gobernación, presidencia, contraloría, ministerio, pedidos,
cotizaciones, memorandos, etc

2. Una buena Tabla de Retención Documental identifica y relaciona los documentos de archivo
de toda la empresa, Esto da como resultado que cada documento producido por la empresa,
se encuentre respaldado por unas actividades y funciones de la realidad administrativa.
ENSAYO: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
A medidaque avanzan los años,son cada vez más los cambiosquese evidencian
en relación a la
Gestión Documental, al proceso de archivo, su sistematzación y divulgaóón;si
bien leemos sobre la
historia que emana el
archivo, o la gestión documental en Colombia, se pueden reflejar cambios
importantes
significativos.
Antes de la publicación y obligatoriedad de la elaboración de tablas de retención
documental
establecida en la Ley 594 del 2000, los archivos se manejaban por asuntos y
generalmente su nombre
era alfabético, de igual forma las condiciones en que este se archivaba, no
permitía la durabilidad
del mismo, por tal razón, se deterioraban documentos, al punto de perderse
información. A pesar de

3. tener intenciones de obtener un archivo sistematizado y organizado, este no
permitía lograr tener
una información eficiente e inmediata en el momento que se requería.
En la actualidad se puede evidenciar un gran avance en la gestión documental,
ya que permite a
través de SUS tablas de retención documental,.manejar un s.infín de
informacion de manera organizada y estandarizada, con series sub-series, que
permiten a una organización generar una trazabilidad en su archivo, generando
una historia y una
memoria intacta y bien maneja.
Otro aspecto importante que se puede evidenciar para la organización
archivística y que ha
permitido la obligatoriedad de la implementación de las tablas de retención
documental, es el poder
saber la disposicióndesdeel inicio hasta el final del desarrollo deun documento,
ya que
anteriormente, se desconocía el ciclo vital de los documentos y archivos, a
diferencia de la
actualidad, la cual permite conocer las fases por las que atraviesa un archivo y
su valor primario
o secundario dentro de la organización.
Cabe agregar, que la implementación de las tablas de retención documental y su
manejo desde la
gestión archivística, permite a cada empresa u organización privada, publica, o
persona natural y
jurídica, organizar de acuerdo a la normatividad vigente y aplicable y con base
a sus necesidades
y estructura orgánica el desarrollo del ciclo vital de la documentación que se
genera. Para dar

4. cumplimiento, la empresa debe realizar un diagnóstico y bosquejo de cada una
de sus áreas y
dependencias en relación a sus funciones, pudiendo de este modo conocer cada
uno de los procesos y
personas productoras de documentos, para generar el desarrollo de las TRD y
las TVD.
Podemos concluir, que la situación actual de los archivos que se manejan en
Colombia en relación
con la aplicación de tablas de retención documental, han permitido sistematizar
y estandarizar los
archivos de las organizaciones.
Que las tablas de retención documental facilitan el manejo de la información,
permitiendo
racionalizar la producóón de documentos y ayudando a que las organizaciones
puedan prestar un
servicio efectivo en el acceso y control de los documentos.
Que la Ley 594 del 2000, es de carácter obligatorio para cada empresa,
institución u organización
que cumpla funciones de servicios públicos.
Y por último resalto, la importancia de la Gestión Documental en las empresas
y el desarrollo
adecuado de las tablas de retención documental. Ya que si bien con anterioridad
hablamos de la Ley
1712 del 2014, la cual establece la transparencia y derecho de acceso a la
información; al tener
este proceso archivístico tal y como lo establece la Iey y de acuerdo a las

5. indicaciones que como
empresa se establecen para el manejo de la informadón, este permitirá dar
cumplimiento a los
principios de transparencia, facilitación, celeridad, calidad de la información y
por último la
divulgación proactiva de la información.