El documento describe la transferencia del control previo de la administración activa del IPSFA. Explica que el control previo debe ser ejercido por la administración activa como parte del sistema de control interno. Detalla las funciones a transferir como el control al pago y al gasto, y los principios básicos del control interno como vigilar el patrimonio público y asegurar el estado de derecho en la administración de recursos.

1. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA DEL IPSFA
INDICE
INTRODUCCION 1
CONTROL INTERNO 6
FUNCIONES A TRANSFERIR 6
Control Interno (Definición) 6
¿Quién ejerce el Control Interno? 6
Control Interno Previo 6
¿Quién ejerce el Control Interno Previo? 6
Control Interno Posterior 7
¿Quién ejerce el Control Interno Posterior? 7
Unidad de Auditoría Interna 7
RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES EJECUTORAS 7
PRINCIPIOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO (Relacionados 8
directamente con la actividad de control previo)
PUNTOS CLAVES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO QUE 9
INFLUYEN EN EL EJERCICIO DEL CONTROL PREVIO
PLAN OPERATIVO ANUAL 9
¿Qué es un plan operativo? 9
ELEMENTOS DE PROGRAMACION 9
Base Legal 10
Responsabilidad 10
LOS MANUALES COMO INSTRUMENTO DE CONTROL INTERNO 10
Esquema General de un Manual de Normas y Procedimientos 11
Beneficios atribuibles a los manuales de normas y procedimientos 12
Base Legal 12
Responsabilidad 13
“EL CONTROL PREVIO NO DEBE SER EJERCIDO POR UNIDADES CREADAS
1 CON TAL FINALIDAD. DEBE SER EJERCIDO POR LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA, INSERTO EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS”
Novedosa esencia paradigmática del Sistema Nacional de Control Fiscal

2. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA DEL IPSFA
CONTROL PRESUPUESTARIO 13
EL SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO 14
Control de Legalidad 14
Control Físico 14
Control Financiero 15
Control de Gastos 15
El Compromiso 15
El Gasto Causado 15
El Pago 15
En resumen 16
“EL CONTROL PREVIO NO DEBE SER EJERCIDO POR UNIDADES CREADAS
2 CON TAL FINALIDAD. DEBE SER EJERCIDO POR LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA, INSERTO EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS”
Novedosa esencia paradigmática del Sistema Nacional de Control Fiscal

3. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA DEL IPSFA
INTRODUCCION
La presente compilación se expone a la Administración Activa
en el Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Nacional
dentro del marco de competencia de la Auditoría Interna del Instituto
de: “Evaluación del Sistema de Control Interno” del mismo, a tenor del
ordenamiento jurídico venezolano que regula el Sistema Nacional
de Control Fiscal en la República. Como ya es sabido la Auditoría
Interna se ha propuesto coadyuvar con la institución en el desarrollo
de la cultura de control interno y a tales efectos apunta la finalidad
este documento.
Al igual que otras informaciones que esta oficina ha facilitado
a la administración, esta es producto de la investigación en otras
experiencias de instituciones venezolanas, sujetas a las mismas
normas de control nuestras, y si bien se desconocen los resultados
de la aplicación, sus fundamentos están ajustados a los preceptos
legales, reglamentarios y demás directrices del Estado en el ámbito
del control fiscal venezolano.
Para precisar la comprensión del contenido del presente
escrito, es necesario asumir el escenario de contexto de la
transferencia objeto del presente documento, dicho sea de paso
pareciera que su presentación fuese extemporánea, toda vez que la
referida transferencia fue ordenada a la entrada en vigencia de las
normas legales a la cual estaba sujeta tal actividad, me refiero al
año 2001. Sin embargo, con conocimiento de causa que tiene la
administración, ha resultado complejo no solo para el instituto, sino
para toda la administración pública el desarrollo de esta cultura, por
cualquier cantidad de variables de diferentes naturaleza que no
vienen al caso; evidenciándose en la comunicación número 24200-
1199 del 18 de noviembre 2008, donde el Coronel Gerente de
Finanzas, cumpliendo instrucciones del Ciudadano Presidente de la
Junta Administradora del IPSFA, informa a todo el cuadro gerencial
del instituto, que el Departamento de Control Previo adscrito a la
Gerencia de Finanzas, quedara sin efecto a partir del 01/01/2009,
“EL CONTROL PREVIO NO DEBE SER EJERCIDO POR UNIDADES CREADAS
3 CON TAL FINALIDAD. DEBE SER EJERCIDO POR LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA, INSERTO EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS”
Novedosa esencia paradigmática del Sistema Nacional de Control Fiscal

4. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA DEL IPSFA
por lo cual estimaba que se tomaran las medidas necesarias para la
implementación del control interno en cada gerencia. Precisamente
es el CONTROL INTERNO, el escenario de contexto donde se sitúa el
objeto de la actividad que se explana aquí, de él se señalan las
ideas elementales que desde el mismo inicio del documento le
permitirá al administrador hacer una abstracción del CONTROL PREVIO
como parte del SISTEMA DE CONTROL INTERNO, al cual se le ha
encomendado a los gerentes del instituto para que tomen las
medidas necesarias para su implementación.
Partiendo de las premisas que la delinean: Control al pago y
Control al gasto, actividades que en su oportunidad fueron
traspasadas de la entonces Contraloría Interna -ahora Auditoría
Interna- a la Administración, específicamente a la Gerencia de
Finanzas como fueron las instrucciones en aquella oportunidad y
que hoy día la misma dirección proactivamente aspira transferirla o
mejor dicho integrarla en toda la administración, de acuerdo al
mandato de ley.
Este documento desarrolla inductivamente la
conceptualización básica del control interno, específicamente la que
facilita la abstracción de la actividad de control previo como parte
del primero, a saber: control interno (definición), ¿quién ejerce el
control interno?, control interno previo, ¿quién ejerce el control
interno previo?, control interno posterior, ¿quién ejerce el
control interno posterior?, unidad de auditoría interna,
responsabilidades de las unidades ejecutoras, principios básicos del
control interno (relacionados directamente con la actividad en
concreto de control previo), puntos claves de un sistema de
control interno que influyen en el ejercicio del control previo,
plan operativo anual, elaboración de manuales de normas y
procedimientos, control presupuestario, control de legalidad,
control físico, control financiero, control de gastos, el
compromiso, el gasto causado, el pago.
Esta Auditoría Interna ajustada a su competencia, insiste en el
envío de información a la administración activa relacionada con el
“EL CONTROL PREVIO NO DEBE SER EJERCIDO POR UNIDADES CREADAS
4 CON TAL FINALIDAD. DEBE SER EJERCIDO POR LA ADMINISTRACIÓN
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5. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA DEL IPSFA
Sistema Nacional de Control Fiscal, específicamente en esta
oportunidad a un elemento que resulta ser el esencia del cambio de
paradigma del control fiscal, en tal sentido reitero la disposición de
esta oficina de estar a la orden de quien eventualmente pudiera
requerir de alguna otra asistencia en lo particular. Por último la
Auditoría Interna cuenta en sus archivos el desarrollo de la
exposición que desarrolla en tema en cuestión, a disposición de ser
requerida por parte interesada.
Rafael M. Contreras Acevedo
CI 4208526
Auditor Interno (I)
“EL CONTROL PREVIO NO DEBE SER EJERCIDO POR UNIDADES CREADAS
5 CON TAL FINALIDAD. DEBE SER EJERCIDO POR LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA, INSERTO EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS”
Novedosa esencia paradigmática del Sistema Nacional de Control Fiscal

6. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA DEL IPSFA
CONTROL INTERNO
La transferencia del control previo requiere de la implantación
de un sistema de control interno eficaz y eficiente que permita la
ejecución de las actividades con la mayor transparencia posible y
de esta manera lograr el cumplimiento de las metas fijadas en el
Plan Operativo Anual.
FUNCIONES A TRANSFERIR
Control al pago
Control al Gasto
Estas dos funciones constituyen las más importantes en
cuanto a la ejecución presupuestaria se refiere.
Control Interno (Definición):
Es toda actividad ejercida por órgano competente para
verificar, de acuerdo a las disposiciones legales, el correcto manejo
de los ingresos, gastos y bienes que posea el organismo,
funcionario o particular a quien se haya encomendado su gestión,
administración, recaudación o transferencia.
¿Quién ejerce el Control Interno?
Es ejercido por todos y cada funcionario que integra la
administración activa.
Control Interno Previo.
Es aquella acción preventiva que permite revisar el acto sujeto
al control antes de que cause efecto, con el propósito de verificar la
legalidad, veracidad, conveniencia y oportunidad de las operaciones
y actividades bajo su responsabilidad.
“EL CONTROL PREVIO NO DEBE SER EJERCIDO POR UNIDADES CREADAS
6 CON TAL FINALIDAD. DEBE SER EJERCIDO POR LA ADMINISTRACIÓN
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7. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA DEL IPSFA
¿Quién ejerce el Control Interno Previo?
Cada unidad ejecutora es responsable de ejercerlo y luego es
pasado por la unidad de trámites administrativo para su final
aprobación. (Ver “Distribución de Competencias en el Ente
Descentralizado”, Artículo: “MARCO CONCEPTUAL, Sistema integrado de
gestión y control de las finanzas públicas, Entes descentralizados sin fines
empresariales”, publicado en la página electrónica del Ministerio del
Poder Popular para las Finanzas, Dic. 2002).
Control Interno Posterior
Es el examen de las cuentas que rinden los funcionarios y las
entidades obligadas a ello, con base en los comprobantes y
relaciones de documentos que reflejan las operaciones realizadas,
para verificar su conformidad, sinceridad y legalidad.
¿Quién ejerce el Control Interno Posterior?
Los responsables superiores sobre los resultados de las
operaciones bajo su directa competencia
Unidad de Auditoría Interna
Se crea como consecuencia de la separación de las funciones
de control interno y externo siendo su principal función la de realizar
un servicio de examen posterior, de las operaciones
administrativas y financieras del instituto, la cual debe estar
desvinculada de las operaciones sujetas a su control. (Artículo 135
Título VI de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público).
RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES EJECUTORAS
• Definir sus productos con sus atributos y criterios a tomar en
cuenta para calificarlo.
• Crear o consolidar un área administrativa.
• Crear mecanismos de verificación y control de la documentación.
• Mantener registros de control de la ejecución presupuestaria de
su unidad.
• Realizar el control perceptivo de bienes y servicios.
“EL CONTROL PREVIO NO DEBE SER EJERCIDO POR UNIDADES CREADAS
7 CON TAL FINALIDAD. DEBE SER EJERCIDO POR LA ADMINISTRACIÓN
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8. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA DEL IPSFA
• Mantener archivos organizados y actualizados.
• Mantener control y ubicación de los bienes asignados a la unidad
ejecutora.
Todo lo antes en conjunto para formar una Buena Organización.
PRINCIPIOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO (Relacionados
directamente con la actividad de control previo)
• Vigilar la correcta Administración del Patrimonio Público, es
el objetivo básico elemental primario de la función de control,
velar porque la administración del patrimonio público se haga de
acuerdo con la ley y además sea útil y conveniente al interés
público.
• Asegurar la vigencia del estado de derecho en las labores de
administración de los recursos, bienes y fondos públicos,
dentro de un estado de derecho debe asegurarse el
cumplimiento de la normativa existente aplicando en forma
amplia, no solo lo indicado en las leyes, el principio de legalidad
sino lo existente en normas de carácter reglamentario,
manuales, instrucciones y lineamientos que crea una relación
estrecha entre el control jurídico (cumplimiento de la norma) y el
control de gestión en cuanto al cumplimiento de objetivos, metas
y volúmenes.
• El respeto de los principios de probidad administrativa y
probidad pública por quienes administran los dineros
públicos, la función pública no puede ser fuente de
enriquecimiento indebido sino que se debe actuar con rectitud y
moralidad lo que permitirá como resultado, ejercer el control
basado en dos principios: Objetividad e Imparcialidad, para
merecer el respeto de la colectividad y tener autoridad y
jerarquía en las decisiones.
“EL CONTROL PREVIO NO DEBE SER EJERCIDO POR UNIDADES CREADAS
8 CON TAL FINALIDAD. DEBE SER EJERCIDO POR LA ADMINISTRACIÓN
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Novedosa esencia paradigmática del Sistema Nacional de Control Fiscal

9. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA DEL IPSFA
PUNTOS CLAVES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
QUE INFLUYEN EN EL EJERCICIO DEL CONTROL PREVIO
En el control interno existen puntos clave como son:
1.- Plan Operativo Anual
2.- Elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos
3.- Control Presupuestario
PLAN OPERATIVO ANUAL
¿Qué es un plan operativo?
Es el conjunto orgánico y sistematizado de los proyectos,
objetivos y actividades que deben ejecutar las unidades
administrativas de la institución, con una asignación presupuestaria
para enfrentar los problemas diagnosticados, mejorar un servicio o
implantar algo nuevo.
ELEMENTOS DE PROGRAMACIÓN
OBJETIVOS
METAS
VOLÚMENES DE TRABAJO
RECURSOS REALES
RECURSOS FINANCIEROS
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9 CON TAL FINALIDAD. DEBE SER EJERCIDO POR LA ADMINISTRACIÓN
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10. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA DEL IPSFA
Base Legal
Ley Orgánica de Planificación
Artículo 50:
“Cada uno de los órganos y entes de la administración pública
deben elaborar su respectivo plan operativo, donde se concreten los
programas, proyectos y acciones a desarrollar en el año fiscal
correspondiente, en conformidad con las directrices del Plan
Operativo Anual Nacional”.
Responsabilidad
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal
Artículo 91 numeral 10
“Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que
dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de
responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se
mencionan a continuación:…
10. La falta de planificación, así como el incumplimiento
injustificado de las metas señaladas en los correspondientes
programas o proyectos.
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público
Artículo 165:
“Si de la evaluación de los resultados físicos de la ejecución
presupuestaria se evidenciare incumplimiento injustificado de las
metas y objetivos programados, la Oficina Nacional de Presupuesto
informará dicha situación a la máxima autoridad del ente u
organismo, a la respectiva Contraloría Interna y a la Contraloría
General de la República, a los fines del establecimiento de las
responsabilidades administrativas a que haya lugar.”
LOS MANUALES COMO INSTRUMENTO DE CONTROL
INTERNO
Toda actividad, para su ejecución, requiere de una
planificación y para realizar una planificación amerita cumplir ciertos
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10 CON TAL FINALIDAD. DEBE SER EJERCIDO POR LA ADMINISTRACIÓN
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11. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA DEL IPSFA
pasos o procedimientos que estén enlazados de manera coherente
y secuencial para el logro de una meta. De allí que el primer paso a
ejecutar para desarrollar la actividad de control previo debe ser la
elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos
respectivos.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene
la descripción de actividades que deben seguirse en la realización
de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de
ellas.
Normas son las reglas a seguir para la ejecución de los
procedimientos.
Procedimientos son un conjunto de operaciones ordenas en
secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática para
hacer un determinado trabajo.
El manual incluye además los puestos o unidades
administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y
participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de
oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro del instituto.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la
información básica referente al funcionamiento de todas las
unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la
evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o
no adecuadamente.
Esquema General de un Manual de Normas y Procedimientos:
• Objetivo y alcance
• Aprobación y actualizaciones
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12. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA DEL IPSFA
• Base Legal
• Políticas
• Normas
• Procedimientos
• Glosario.
• Flujograma
Los manuales son los que hacen posible el flujo de la
información, y el flujograma es fundamental para un buen sistema
de control interno.
Beneficios atribuibles a los manuales de normas y
procedimientos
• Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las
operaciones a cargo de la institución, los puestos y unidades
administrativas que intervienen, precisando su participación
en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la
realización de las actividades institucionales agregadas en el
procedimiento.
• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo
y evitar su alteración arbitraria.
• Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por
fallas o errores.
• Facilitar las labores de auditoría, la evaluación, el control
interno y su vigilancia.
• Aumentar la eficiencia de los funcionarios y empleados,
indicándole qué deben hacer y cómo.
• Ayudar en la coordinación de trabajo y evitar duplicidad de
funciones.
• Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
Base Legal
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal
“EL CONTROL PREVIO NO DEBE SER EJERCIDO POR UNIDADES CREADAS
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13. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA DEL IPSFA
Artículo 36:
“Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las
normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República,
las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión,
índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos
para el funcionamiento del sistema de control interno.
Responsabilidad
Artículo 92:
“Las máximas autoridades, los niveles directivos y gerenciales
de los organismos señalados en los numerales 1 al 11 del artículo 9
de esta ley, además de estar sujetos a las responsabilidades
definidas en este capítulo, comprometen su responsabilidad
administrativa cuando no dicten las normas, manuales de
procedimientos, métodos y demás instrumentos que constituyan el
sistema de control interno, o no lo implanten, o cuando no acaten
las recomendaciones que contengan los informes de auditoría o de
cualquier actividad de control fiscal externo, en los términos
previstos en el artículo 48 de esta ley ,o cuando no procedan a
revocar la designación de los titulares de los órganos de control en
los casos previstos en el artículo 32 de esta Ley, salvo que
demuestren que las causas del incumplimiento no le son
imputables.
CONTROL PRESUPUESTARIO
Es el conjunto de actividades que se emprenden para medir y
examinar los resultados obtenidos en un período determinado para
evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean
necesarias. Es el seguimiento sistemático de los resultados
obtenidos, en comparación con los que se han presupuestado, con
el objeto de establecer correctivos en caso de observarse
discrepancia.
“EL CONTROL PREVIO NO DEBE SER EJERCIDO POR UNIDADES CREADAS
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14. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
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EL SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO
El Control sobre el Presupuesto, es una actividad que se puede
realizar a través de los procedimientos de:
CONTROL
DE
LEGALIDAD
CONTROL CONTROL
DE FÍSICO
GASTOS
CONTROL
FINANCIERO
Se puede decir que el control presupuestario está
directamente relacionado con el control previo.
Control De Legalidad
Consiste en la verificación de la legalidad presupuestaria, es
decir de la disponibilidad de los créditos presupuestarios e
imputación respectiva.
Control Físico
Es el conjunto de actividades destinadas a verificar que se
han cumplido las condiciones previstas de oportunidad, cantidad,
calidad, tanto en la realización de las acciones, volúmenes de
trabajo y metas, con la disponibilidad de los recursos humanos,
materiales y de servicios de terceros.
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15. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA DEL IPSFA
Lo que quiere decir que todo funcionario o funcionaria
debe saber lo que tiene y es responsable del control físico.
Control Financiero
Es el conjunto de actividades destinadas a verificar el
cumplimiento en los términos monetarios previstos, tanto de las
acciones, volúmenes de trabajo y metas, como de los resultados
esperados en los diferentes estados financieros.
Control de Gastos
Una vez establecida la programación de la ejecución física
financiera de gastos el proceso presupuestario entra en la etapa de
lo que podríamos llamar los tres momentos del control
presupuestario del gasto los cuales son los siguientes:
a.- El Compromiso: se debe verificar en la unidad ejecutora lo
siguiente:
♦ Partida en el presupuesto vigente.
♦ Disponibilidad presupuestaria.
♦ Precios justos y razonables.
♦ Garantías suficientes en el caso de contratación de obras o
servicios.
♦ Suficiencia documentaria (Normas y Procedimientos).
♦ Autorización legal.
b.- El Gasto Causado: esta es la etapa donde se hace exigible una
obligación de pago con terceros, ya sea por la recepción de bienes
o servicios, por disposiciones de carácter contractual, o por haber
cumplido con las condiciones para realizar un gasto sin
contraprestación.
c.- El Pago: es la etapa donde se extingue la obligación con
terceros.
Se registrará como pago:
a) La emisión de un cheque a su legítimo beneficiario, o los
documentos que certifiquen que el pago se ha formalizado.
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16. TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL 2009
CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN
ACTIVA DEL IPSFA
b) Los documentos aceptados como rendición de cuenta por
órdenes de pago giradas en calidad de avance.
Tesorería, deberá verificar lo siguiente:
♦ Imputación presupuestaria.
♦ Ordenación de pago.
En resumen:
La Unidad Ejecutora propone
Presupuesto dispone
Administración paga
“EL CONTROL PREVIO NO DEBE SER EJERCIDO POR UNIDADES CREADAS
16 CON TAL FINALIDAD. DEBE SER EJERCIDO POR LA ADMINISTRACIÓN
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