El documento clasifica y describe diferentes tipos de documentos de soporte utilizados en las transacciones comerciales y la contabilidad de una empresa. Incluye documentos negociables como facturas, cheques y pagarés, así como documentos no negociables que soportan las operaciones comerciales y contables de una empresa, como comprobantes de egreso y recibo de caja. También describe los requisitos legales para el archivo de documentos de soporte y los detalles que deben incluirse en una factura de venta.

1. Documentos de Soporte
Documentos del desarrollo transaccional en la Empresa

2. Clasificación de los Documentos
Documentos Negociables: Surgen por acuerdo
mutuo entre dos personas naturales o jurídicas. Los
acuerdos entre personas se denominan contratos, lo cual
implica que los títulos valores pueden ser entendidos como
contratos que ya tienen determinados sus componentes y
su finalidad.
Un título valor se puede definir como un documento
negociable, necesario para certificar o garantizar los
derechos o beneficios de su poseedor legal y las
obligaciones de quien lo emitió.

3. Clasificación de los Documentos
Entre los principales documentos negociables se
encuentran:
•La Factura,
•Los Cheques,
•La Letra de Cambio,
•El pagaré a la orden.

4. Clasificación de los Documentos
Documentos no negociables: Nacen de las
operaciones comerciales y son soporte tanto
comercial como contable, de manera que su
manejo debe ser claro, ordenado y en debida
forma.
El código de comercio en su artículo 37, establece
que todo comerciante está obligado a llevar
contabilidad en los términos que establece la Ley
de Régimen Tributario Interno.

5. Clasificación de los Documentos
Documentos no negociables:
Además establece en el mismo cuerpo legal los artículos:
Art. 39. La contabilidad debe llevarse en no menos de cuatro libros
encuadernados, forrados y foliados, que son: Diario, Mayor, de
Inventarios y de Caja.
Art. 44. Los comerciantes por menor pueden llevar operaciones de su
giro en un solo libro, encuadernado, forrado y foliado, en el que
asentarán diariamente, y en resumen, las compras y ventas que
hicieren de contado y detalladamente, las que hicieren al fiado; y los
pagos y cobros que hicieren sobre éstas.
Se considerarán comerciantes por menor los que habitualmente sólo
venden al detalle, directamente al consumidor.

6. Clasificación de los Documentos
Documentos no negociables:
Además establece en el mismo cuerpo legal los artículos:
Art. 52. Los comerciantes podrán llevar, además de los libros que se
prefijan como necesarios, todos los auxiliares que estimen
conducentes para el mayor orden y claridad de sus operaciones; pero
para que puedan aprovecharles en juicio han de reunir todos los
requisitos que se prescriben con respecto a los libros necesarios.
Los principales documentos soportes contables son: Comprobante de
Egreso, Recibo de Caja o Comprobante de Ingreso, Consignación,
Notas de débito y crédito bancarias, tarjetas kárdex, planilla de
nómina, comprobantes contables, entre otros.

7. Documentos Soportes Contables
Los soportes contables son de gran importancia no solo por la
comprobación o justificación de la transacción, sino que además se
constituyen en un elemento esencial para el registro en la contabilidad.
Son prueba íntegra y verificable por terceras personas.
La normativa tributaria dispone el siguiente plazo para archivar la
documentación:
RÉGIMEN C-TRIBU LRTI R-LRTI R-CVRDC
NORMAL 6 años
Art.94
6 años
Art.10
7 Años
Art. 37, 38
7 años
Art. 41,42
SIMPLIFICADO 6 años
Art.94
6 años
Art.10
7 años
Art. 225
7 años
Art. 41,42

8. Documentos Soportes Contables
Los documentos soportes contables, deben contener por los menos la
siguientes Información:
1.Nombre o razón social de quien lo emite
2.Nombre del Documento
3.Número consecutivo
4.Ciudad y Fecha de expedición
5.Nombre o Razón Social del cliente con quien se realiza la transacción.
6.Valor en Cifras y Letras
7.Concepto de la Transacción
8.Firmas de quien elaboró, revisó, aprobó y contabilizó el documento
9.Codificación Contable del documento.
Una vez que se ha elaborado el documento y después de haber distribuido las copias a
los diferentes departamentos de la empresa, la copia para contabilidad se codifica para
luego registrarse en los libros correspondientes.

9. Documentos Soportes Contables
La Factura de Venta.- Es un documento que se utiliza para demostrar
la transferencia de dominio de los bienes relacionados con él y
contiene un detalle de los bienes o servicios que se están negociando.
La factura debe ser emitida con ocasión de la transferencia de bienes,
de la prestación de servicios o la realización de otras transacciones
gravadas con impuestos, considerando lo siguiente:
a) Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción, cuando el
adquirente tenga derecho al uso de crédito tributario o sea consumidor final que
utilice la factura como sustento de gastos personales;
b) Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y,
c) Cuando se realicen operaciones de exportación.

10. Documentos Soportes Contables
Requisitos:
En acuerdo al Reglamento de comprobantes de venta, retención y
documentos complementarios, se define los requisitos de llenado:
1.Identificación del adquirente (supera $200,00 obligatorio)
2.Descripción o concepto del bien transferido o del servicio prestado
3.Precio Unitario del bien o servicio
4.Valor subtotal de la transacción, sin incluir impuestos
5.Descuentos o bonificaciones
6.Impuesto al valor agregado señalando la tarifa respectiva
7.En el caso de servicios prestados hoteles, la propina

11. Documentos Soportes Contables
Requisitos:
En acuerdo al Reglamento de comprobantes de venta, retención y
documentos complementarios, se define los requisitos de llenado:
8.El Impuesto a la salida de divisas cuando proceda
9.El valor del Impuesto a los Consumos Especiales cuando proceda
10.Importe total e la transacción
11.Signo y denominación de la moneda que se realiza la transacción
12.Fecha de emisión
13.Número de guías de remisión cuando proceda
14.Firma del adquirente del bien o servicio.

12. Modelo de FacturaModelo de Factura
Confecciones Ecuador Cía. Ltda.
“Contribuyente Especial” Res. 711
MATRIZ: Av. Amazonas 421 y Veintimilla
SUCURSAL: Av. Pérez Moncayo 1233 y Vélez
RUC 1790172391001
FACTURAFACTURA
N. 002-005-000001136
Autorización: 945613121
Comprador: .................................................. RUC /C.C.:.......................................
Dirección: ............................................... Fecha: ...................................................
Subtotal
IVA 12%
Total
Cant. Detalle Valor Unitario Valor Total
ORIGINAL: ADQUIRENTE
Fecha de impresión 10/07/15
Válido hasta Julio del 2016
Imprenta Nacional Cía. Ltda.
RUC: 1794654316001
Autorización: 1005
Debe identificar al comprador
si supera los $ 200,oo
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