1. Tablas de Access 2010
Steven Andrés Beltrán Martínez
Camilo Andrés Beltrán Urrego
Colegio Nacional Nicolás Esguerra
Facultad: Humanidades
901
Bogota D.C 2014
2. TABLA DE CONTENIDO
Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos
2.1. Conceptos básicos de Access
2.2. Crear una base de datos
Conceptos básicos de Access 2010
El Panel de navegación
2.3. Cerrar la base de datos
2.4. Abrir una base de datos
Unidad 3. Crear tablas de datos
3.1. Crear una tabla de datos
3.2. La clave principal
Tipos de datos
El asistente para búsquedas
3.3. Guardar una tabla
3.4. Cerrar una tabla
Unidad 4. Modificar tablas de datos
4.1. Modificar el diseño de una tabla en Vista Diseño
4.2. Modificar el diseño de una tabla en Vista Hoja de Datos
4.3. Introducir y modificar datos en una tabla
4.4. Desplazarse dentro de una tabla
Introducir datos en una tabla
4.5. Buscar y reemplazar datos
Unidad 5. Propiedades de los campos
3. 5.1. Introducción
5.2. Tamaño del campo
5.3. Formato del campo
5.4. Lugares decimales
5.5. Máscara de entrada
5.6. Título
Personalizar formato de los campos
Personalizar máscaras de entrada
5.7. Valor predeterminado
5.8. Regla de validación
5.9. Texto de validación
5.10. Requerido
5.11. Permitir longitud cero
5.12. Indexado
4. INTRODUCCION
En este trabajo vamos a ver cuáles son los elementos
básicos de Access 2010 para saber diferenciar entre cada
uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y
para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por
si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando.
Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de
empezar a crear bases de datos
5. 2: Crear, abrir y cerrar una base de datos
2.1 Abrimos Access 2010
2.2 Le damos nuevo en la pestaña de archivo y luego base
de datos en blanco le damos nombre a nuestra base de datos
y elegimos la opción crear automáticamente se creara
nuestra base de datos le damos ver vista de diseño para
poder editar los campos de nustra base de datos guardamos
el archivo para poderlo ver en modo de tabla de datos.
2.3 Se puede cerrar una base datos de varias formas una de
ellas es en la pestaña de archivo en la opción cerrar base de
datos o también cerrando directamente el programa Access
2010.
2.4 Podemos abrir una base de datos ya existente de varias
formas desde la pestaña archivo abrir o desde las teclas
rapidas Ctrl+A o ALT+A de ambos métodos se abre el cuadro
para abrir la base de datos en el cuadro seleccione la base de
datos y dele abrir
3 Crear tablas de datos
3.1 Para crear una tabla de datos debemos hacer clic en el
botón CREAR en el grupo de tablas cuando le demos crear le
damos base de datos en blanco le ponemos nombre al
archivo y le damos crear ponemos la vista de diseño para
poder editar los datos de nuestra base de datos cuando
llenemos todos los datos le damos clic en vista hoja de datos
6. 3.2 Antes de guardan nuestra tabla para poder verla como
hoja de datos le quitamos la clave principal en diseño
herramientas de tabla y le damos clic en el botón clave
principal a la izquierda al lado de diseño es muy importante
quitar la clave principal ya que si no la quitan no se podrá
abrir el archivo desde otro computador
3.3 Para guardar la tabla de datos le damos en archivo y
guardar nos aparecerá un pequeño cuadro en el cual le
pondremos un nombre y le damos guardar también le
podemos dar en el acceso rápido el cual esta ubicado arriba
al lado de archivo
3.4 Podemos crear una tabla de varias formas dándole clic
derecho en la tabla y crear en acceso urgente o también
dándole clic en el botón crear que se encuentra al lado de la
pestaña a la misma altura que la pestaña.
4
4.1 Una vez creada nuestra tabla y queremos modificarle algo
como agregarle una columna o borrar una ya existente
hacemos clic derecho sobre el panel y le damos vista de
diseño luego modificar la definición de un campo eliminar o
añadir un campo y le damos guardar.
4.2 La vista de hoja de datos se usa esencialmente para
editar los datos dela tabla pero también podemos modificar su
diseño desde el botón inicio vista y ver hoja de datos o vista
de diseño se recomienda hacer la mayoría de cambios en la
vista de diseño ya que es en la que se edita la base de datos
4.3 Como hemos comentado, la Vista Hoja de datos sirve
principalmente para introducir y modificar los datos de una
7. tabla Para introducir registros Escribir el valor del primer
campo del registro si lo9 que queremos es borrar el registro
entero simplemente le damos clic en borrar
4.4 Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla
vamos a utilizar la barra de desplazamiento Podemos ir
también directamente a un registro determinado de la
siguiente forma Hacer doble clic sobre el cuadro de texto
donde pone el número del registro actual escribir el número
del registro al cual queremos ir y Pulsar INTRO.
4.5 Muchas veces necesitaremos buscar algún registro
conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder
realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la
herramienta Buscar de Access 2010 Aparecerá el cuadro de
diálogo Buscar y reemplazar Si lo que queremos es sustituir
un valor por otro utilizaremos la opción Reemplazar
5: Propiedades de los campos
5.1 Cada campo de una tabla dispone de una serie de
características que proporcionan un control adicional sobre la
forma de funcionar del campo Las propiedades aparecen en
la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos
un campo seleccionado.
5.2 Para los campos Texto, esta propiedad determina el
número máximo de caracteres que se pueden introducir en el
campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo
de 255..Entero para valores enteros comprendidos entre -
32.768 y 32.767.Entero largo para valores enteros
comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.Simple
8. para la introducción de valores comprendidos entre -
3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre
1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble
para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -
4,94065645841247E-324Id. De réplica se utiliza para claves
auto numéricas en bases réplicas. Decimal para almacenar
valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos
en una base de datos .ap.) y números entre -10^28-1 y
10^28-1 (si estamos en una base de datos .accede)
5.3 Estos son algunos formatos para llenar un formulario
Número general: presenta los números tal como fueron
introducidos Moneda: presenta los valores introducidos con el
separador de millares y el símbolo monetario asignado en
Windows como puede ser €Euro: utiliza el formato de
moneda, con el símbolo del euro Fijo: presenta los valores sin
separador de millares Estándar: presenta los valores con
separador de millares Porcentaje: multiplica el valor por 100 y
añade el signo de porcentaje (%) Científico: presenta el
número con notación científica.
5.4 Esta propiedad nos permite indicar el número de
decimales que queremos asignar a un tipo de dato Número,
Auto numeración o Moneda
5.5 Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada
de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden
introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada
para un campo Número de teléfono que muestre exactamente
cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.
9. 5.6 Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que
se visualice la cabecera del campo.
5.7 El valor predeterminado es el valor que se almacenará
automáticamente en el campo si no introducimos ningún
valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado
campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se
utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser
ese valor y así que se introduzca automáticamente en el
campo a la hora de introducir los datos de la tabla.
5.8 Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos
según el criterio que se especifique. Hay que escribir el
criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo
para que sea introducido correctamente Se puede utilizar esta
propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE, Datos adjuntos, Calculado y Auto numeración
5.9 En esta propiedad escribiremos el texto que queremos
nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un
valor que no cumple la regla de validación especificada en la
propiedad anterior Debe ser un mensaje para que la persona
que se equivoque a la hora de introducir los datos sepa el
porqué de su error y pueda solucionarlos puede utilizar esta
propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE y el Auto numeración.
5.10 Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente
tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso
contrario el valor será el de Nos puede utilizar esta propiedad
para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Auto
numeración.
10. 5.11 Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad
para controlar que no se puedan introducir valores de cadena
que no contengan caracteres o estén vacíos.
5.12 Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un
solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en
los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran
las operaciones de ordenación y agrupación esta propiedad
dispone de tres valores No: Sin índice Sí (con duplicados)
Cuando se asigna un índice al campo y además admite
valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo)
Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin
admitir valores duplicados.
