Acta de Constitucion de un proyecto según el PMI

1. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL
PROYECTO
Proyecto:
Implementación de un Sistema para el
Proceso de Producción de Fruit Export
S.A.C.
Diplomado en Gerencia de Proyectos y Calidad
2008-I

2. Proyecto:
Implementación de un Sistema para el Proceso de Producción de Fruit Export S.A.C.
DECGPC 2008-1
Grupo: Nro. 3
Acta de Constitución del Proyecto
Revisión:
2.0
Fecha:
12/11/2008
Página:
2 / 8
Control de Revisiones
Control de Revisiones
Revisión Fecha Responsable Revisado Por Aprobado Por
1.0 28/04/2008 Grupo 3 Carlos Acuña
(Tutor Trabajo
Integrador)
Carlos Acuña
2.0 12/11/2008 Grupo 3 Carlos Acuña
(Tutor Trabajo
Integrador)
Carlos Acuña
Acta de Constitución del Proyecto Revisión 1.0 Pág. 2 / 8

3. Proyecto:
Implementación de un Sistema para el Proceso de Producción de Fruit Export S.A.C.
DECGPC 2008-1
Grupo: Nro. 3
Acta de Constitución del Proyecto
Revisión:
2.0
Fecha:
12/11/2008
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Tabla de Contenido
1. Gerente del Proyecto................................................................................................................4
2. Patrocinador del proyecto.........................................................................................................4
3. Organización Ejecutora............................................................................................................4
4. Cliente......................................................................................................................................4
5. Breve Descripción de Actores Involucrados e Influencia..........................................................4
6. Oportunidad de Negocio...........................................................................................................4
7. Asunciones del entorno............................................................................................................5
8. Restricciones del entorno.........................................................................................................5
9. Análisis Preliminar Costo / Beneficio........................................................................................6
9.1. Fuentes de Costo...............................................................................................................6
9.2. Beneficios .........................................................................................................................6
10. Justificación del Proyecto.......................................................................................................6
11. Breve descripción del Producto..............................................................................................7
12. Requerimientos de los interesados........................................................................................7
12.1. Del Gerente General........................................................................................................7
12.2. Del Gerente de Operaciones...........................................................................................7
12.3. Del Gerente de Producción..............................................................................................7
12.4. Del Gerente de Sistemas.................................................................................................7
13. Presupuesto Resumido..........................................................................................................8
14. Fases Principales del Proyecto..............................................................................................8
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4. Proyecto:
Implementación de un Sistema para el Proceso de Producción de Fruit Export S.A.C.
DECGPC 2008-1
Grupo: Nro. 3
Acta de Constitución del Proyecto
Revisión:
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Fecha:
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1. Gerente del Proyecto
Datos del Gerente de Proyecto
Nombre Completo Brian Torres Mendoza
Puesto Organizacional Jefe de Proyectos
Nombre de Jefe Directo Gerente de Sistemas
Empresa Fruit Export S.A.C.
2. Patrocinador del proyecto
Gerente de Producción - Fruit Export S.A.C.
3. Organización Ejecutora
Gerencia de Sistemas - Fruit Export S.A.C.
4. Cliente
Gerencia de Producción - Fruit Export S.A.C.
5. Breve Descripción de Actores Involucrados e Influencia
Actores involucrados
Cargo Influencia
Gerente General Alta
Gerente de Operaciones Media
Gerente de Producción Alta
Gerente de Sistemas Alta
6. Oportunidad de Negocio
Existe una oportunidad de negocio para Fruit Export S.A.C. debido:
- A la apertura de mercado de compradores de productos agrícolas por la firma del
Tratado de Libre Comercio (TLC) que requieren de una atención rápida y eficiente.
- A la alta demanda de alimentos orgánicos en el mundo, especialmente en los países
más desarrollados, los cuales son cultivados por la empresa.
- Al clima que tiene el Perú, se tiene la ventaja de producir frutos en épocas del año en
donde otros países no pueden cultivarlos.
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5. Proyecto:
Implementación de un Sistema para el Proceso de Producción de Fruit Export S.A.C.
DECGPC 2008-1
Grupo: Nro. 3
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7. Asunciones del entorno
Se asume que:
Asunción Tipos de Asunciones
asociadas
1. No habrán cambios climáticos severos durante el desarrollo del
proyecto, que adelanten la fecha de entrega del sistema (debido
a que el sistema esta programado emplearse en la siguiente
campaña).
Tiempo
2. No habrán variaciones mayores a S/. 0.50 respecto de un tipo
de cambio de compra referencial de S/. 2.70.
Costo
3. Los interesados participarán en el proyecto como mínimo 10
horas semanales según lo que se coordine con equipo de
proyecto.
Tiempo, Recursos
4. El personal involucrado en el proyecto no renunciará durante el
periodo de duración del proyecto.
Recursos
5. El soporte técnico para los servidores tendrá un tiempo de
respuesta no mayor a 2 horas.
Tiempo
6. En caso haya falta de fluido eléctrico, no se irá por más de 24
horas, pudiendo obtenerse energía mientras tanto del generador
eléctrico de la empresa.
Tiempo
8. Restricciones del entorno
Se han identificado restricciones de costos, tiempo y recursos más no contractuales por ser el
proyecto, un desarrollo interno de Fruit Export.S.A.C.
Restricción Tipos de Restricciones
asociadas
1. Sólo hay disponibilidad de ambiente de trabajo de lunes a
viernes.
Tiempo
2. El pase a producción tiene que ser a más tardar el 15 de
Noviembre del 2008.
Tiempo
3. El jefe de proyecto es parte del personal fijo de Fruit Export
S.A.C.
Recursos
4. El arquitecto de software, administrador de base de datos,
administrador de sistemas, la analista de QA y las analistas de
QC que participarán en el proyecto se seleccionarán del Área
de Sistemas de Fruit Export S.A.C.
Recursos
5. El soporte técnico y personal logístico es personal interno de
Fruit Export S.A.C.
Recursos
6. Los analistas y programadores que se requieren para el
proyecto serán personal externo a Fruit Export S.A.C.
Recursos
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6. Proyecto:
Implementación de un Sistema para el Proceso de Producción de Fruit Export S.A.C.
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Grupo: Nro. 3
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9. Análisis Preliminar Costo / Beneficio
9.1.Fuentes de Costo
Fuente de Costo
Valor
S/.
1. Sueldo del personal
externo del equipo de
proyecto
1 Analista: S/.3,700 x2 = S/.7,400 mensual 44,400
4 Programadores: S/.2,500 x4 = S/.10,000 mensual 60,000
2. Gastos de personal externo: viáticos y movilidad. 12,000
3. Licencias de software 20,000
4. Costo de instalación: UPS, racks, servidores, cableado de red, etc. 54,000
5. Costos Variables: Tinta de impresora, papeles, etc. 3,000
6. Costos Fijos: Agua, luz, teléfono, conexión a Internet. 5,600
7. Capacitación para los usuarios del Área Operativa y de Producción 1,000
Total 200,000
9.2.Beneficios
Beneficio
Anual
Valor
(S/.)
1. Habrá una disminución del 80% del descarte o merma de la producción (fruta
no apta para la exportación, el monto actual es de 5 toneladas, a 5 soles el
kg.).
20,000
2. Habrá un incremento en ventas anuales debido a que se podrán realizar
proyecciones de producción pre-campaña lo cual permitirá:
a. Evitar la cancelación de pedidos de clientes.
b. Captar nuevos clientes.
1’000,000
3. Se evitará que la fruta sea rechazada al llegar al cliente debido a sobre
madurez de la fruta (la fruta ya no se puede procesar debido al grado de
madurez con que llega al cliente).
200,000
Total 1’220,000
10. Justificación del Proyecto
Fruit Export S.A.C. quiere aprovechar la oportunidad que brindan los siguientes hechos:
• El inicio de aplicación del Tratado de Libre Comercio (TLC).
• La tendencia de la alimentación mundial a consumir productos orgánicos.
• El clima variado que tiene el Perú que permite producir frutos en épocas en las que
otros países no pueden.
Finalmente, y no por ello menos importante Fruit Export S.A.C. busca administrar mejor sus
recursos:
• Disminuyendo el porcentaje de merma de su producción.
• Utilizando de forma mas eficiente sus recursos e infraestructura.
• Brindando información a la gerencia para que puedan hacer tomas de decisión en base
a información histórica y actual.
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7. Proyecto:
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Grupo: Nro. 3
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11. Breve descripción del Producto
El producto es un sistema web desarrollado en Java que permita automatizar los procesos
involucrados en la producción de frutos cubriendo tanto los aspectos operativos como los
involucrados en la toma de decisiones a través del uso de reportes.
12. Requerimientos de los interesados
12.1. Del Gerente General
1. El sistema debe ponerse en producción el 15 de noviembre del 2008.
12.2. Del Gerente de Operaciones
2. El sistema debe contar con reportes que faciliten la toma de decisiones en el Área de
Operaciones.
3. El sistema debe permitir consultar información en tiempo real.
4. El sistema debe permitir optimizar la programación de transporte, permitiendo la
disminución de costos de combustible.
5. El sistema debe permitir minimizar el uso de papel innecesario.
6. El sistema debe ser flexible para permitir que nuevos procesos dentro del flujo sean
incluidos durante la etapa de producción.
12.3. Del Gerente de Producción
7. El sistema debe contar con reportes que faciliten la toma de decisiones en el Área de
Producción.
8. El sistema debe tener una interfaz con balanzas electrónicas, que permitirá registrar la
información brindada por ellas así como el destare de los pesos.
9. El sistema debe dar soporte a los procesos vinculados al área de campo.
10. El sistema debe dar soporte a los procesos de planta.
11. El sistema debe generar proyecciones de producción pre-campaña.
12. El sistema debe guardar información histórica de las campañas.
13. El sistema debe proveer ayuda en línea.
14. El sistema debe contar con una interfaz amigable que permita un ingreso y consulta de
información rápida.
15. El sistema debe ser lo suficientemente flexible para agregar nuevos procesos dentro
del flujo
12.4. Del Gerente de Sistemas
16. El proyecto debe generar entregables de gestión de proyectos según el PMBOK.
17. El proyecto debe seguir un ciclo de vida waterfall de desarrollo de software.
18. El proyecto debe cumplir con los entregables del ciclo de vida waterfall de análisis,
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8. Proyecto:
Implementación de un Sistema para el Proceso de Producción de Fruit Export S.A.C.
DECGPC 2008-1
Grupo: Nro. 3
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Revisión:
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diseño y pruebas.
19. Todos los procesos de administración y configuración del sistema deben estar
documentados.
20. El sistema debe contar con las herramientas necesarias para realizar respaldos en
caliente y en frío.
13. Presupuesto Resumido
Se contará con un presupuesto de 200,000 nuevos soles para el proyecto.
14. Fases Principales del Proyecto
Fases Principales del Proyecto
Fase Duración
(en semanas)
Hito
(Actividad con duración cero)
Fecha
de
Inicio
Gestión del
Proyecto
20 Entrega de Documentación de
Planificación del Proyecto
05/05/2008
Concepción 3 Entrega de Productos de Fase de
Concepción
15/05/2008
Elaboración 6 Entrega de Productos de Fase de
Elaboración
15/05/2008
Construcción 10 Entrega de Productos de Fase de
Construcción
14/07/2008
Transición 3 Entrega de Productos de Fase de
Transición
16/10/2008
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