Este documento constituye el acta de constitución del proyecto C3 para normar la comunicación interna de la Oficina de Informática del Ministerio de Educación (OFIN) con el fin de mejorar el servicio a los usuarios. El proyecto tiene como objetivos desarrollar métodos para una comunicación eficiente entre las unidades de OFIN y optimizar los procesos en un plazo de 30 días. El equipo de proyecto estará conformado por los responsables de las diferentes unidades de OFIN y será liderado por el gestor Jack Cáceres.

1. Acta de Constitución del Proyecto
Formato: PMO-0001
Referencia: MCVS-T1-2113
Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático
Decenio de las personas con discapacidad en el Perú 2007 -2016
Acta de Constitución del Proyecto
Proyecto:
NORMAR LA COMUNICACIÓN INTERNA DE LA OFIN PARA MEJORAR EL
SERVICIOPROVISTO A LOS USUARIOS

2. C3
Acta de Constitución del Proyecto Página No 2/6
Formato: PMO-0001-v1
Referencia: MCVS-T1-2113
Identificación del documento
Historial de cambios
Rol Nombre Cargo Fecha Firma
Elaboración Jack Cáceres Responsablede la Unidad
Calidad y Seguridad de la
Información
28/11/2013
Revisión Grover
Cerquera
Responsablede la Unidad
Operaciones
13/12/2013
Revisión Erik García Responsablede la Unidad
Servicios deAtención al
Usuario
13/12/2013
Revisión Manuel Vargas Responsablede la Unidad
SIAGIE
13/12/2013
Revisión Hernán Pachas Responsablede la Unidad
Gestión de TI
13/12/2013
Revisión Antonio Santa
Cruz
Responsabledel Centro de
Datos de OFIN
13/12/2013
Aprobación Bari Gloria Jefe de la Oficina de
Informática del Ministerio
de Educación -OFIN
Versión Autor Descripción Fecha
V 1.0 Jack Cáceres Documento original 28.11.2013

3. C3
Acta de Constitución del Proyecto Página No 3/6
Formato: PMO-0001-v1
Referencia: MCVS-T1-2113
Información general
Nombre del Proyecto: Normar la comunicación interna dela OFINpara mejorar el servicio provisto a los
usuarios
Siglas deProyecto: C3
Código del proyecto: 002-OFIN-CSI
Patrocinador: Bari Gloria,Jefe (e) de la Oficina deInformática
Área Usuaria: Oficina deInformática del Ministerio deEducación -OFIN
Descripción del producto o servicio
 El producto requerido es el conjunto de documentos que permitirán normar la estructura operativa de
comunicaciones dela OFINcon el fin de optimizar el servicio provisto a los usuarios.
 Esta normativa debesatisfacer losrequerimientos operativos decomunicación dela OFINcon la finalidad
de optimizar la comunicación entre sus diferentes unidades, con el objetivo de que el proceso de toma
de decisiones sea más integrado y cuyos resultados puedan ser medibles,en beneficio del MINEDU.
 Esta normativa debe incorporar en su construcción el empleo de normas técnicas peruanas, normas
internacionales y mejores prácticas dela industria,cuando y donde sea necesario.
 Esta normativa debe considerar la interacción de las diferentes unidades involucradas y su integración
en un proceso óptimo.
Alineamiento del proyecto
Objetivos estratégicos de la organización
 Visión de gestión moderna.
Propósito del proyecto
 Mejorar en el corto plazo el flujo de información entre las unidades internas y hacialasexternas deOFIN.
 Incorporar mejoras en el proceso de gestión de los serviciosdeTI (C3: comunicación,comando,control).
 Incrementar el nivel deconfianza del usuario final con respecto a la estabilidad y usabilidad delos sistemas
de información quela institución emplea en la gestión del sector.
Objetivos del proyecto
 Desarrollar métodos para la comunicación eficiente y efectiva entre las unidades de OFIN y hacia las
unidades de la institución queestablecen contacto con OFIN utilizando diferentes medios.
 Desarrollar en un plazo de 30 días lo siguiente:
o La normativa necesaria que permita asegurar una comunicación bidireccional, asertiva,
correcta,completa, transparentey oportuna, buscando interiorizar en todos los colaboradores
que el flujo de información sea claro,apropiado,contextualizado,considerado y educado.
o Los procedimientos operativos necesarios para lograr el aseguramiento del proceso.
o Los controles que permitan asegurar el cumplimiento de la normativa.
 Optimizar en un plazo de 30 días la normativa desarrollada.
Factores críticos de éxito del proyecto
 La comunicación entrelas unidades deOFINes un proceso crítico y estratégico dada lafunción deservicio
de esta oficina y por tanto se considera que:
o Su aplicación está sujeta a responsabilidad
o Es continua y constante
o Es transversal entre las unidades deOFIN
o Está en constante mejora.

4. C3
Acta de Constitución del Proyecto Página No 4/6
Formato: PMO-0001-v1
Referencia: MCVS-T1-2113
 En el ámbito de su competencia dentro del proceso, las unidades involucradas participan activamente
en el proyecto C3 y se involucran en el desarrollo conjunto de la normativa y sus procedimientos, tanto
operativos como de control.
 Afinamiento de la normativa propuesta por el total de las unidades internasdeOFIN.
 El atraso general del proyecto máximo permisibleserá de quince(15) días.
Requisitos de alto nivel
Descripción Dueño Criterio de aceptación
Estructura terminada del proceso a ser
normado
Jefe del proyecto
C3
Aprobación al 100%por todas las
unidades de OFIN
Incremento de la efectividad de las
comunicaciones
Responsables de
todas las unidades
de OFIN
100% de adopción en OFIN
Fases y entregables del proyecto
Fases Entregables
 FaseI  Norma completa
 FaseII  Afinamiento realizado
 FaseIII  Proceso operativo del proyecto C3 mejorado
Interesados claves
 Unidades organizativas dela institución
 Unidad de Operaciones (OPER)
 Unidad de Gestión de TI (GTI)
 Unidad de Servicios deAtención al Usuario (SAU)
 Unidad de Calidad y Seguridad de la Información (CSI)
 Unidad SIAGIE (SIAGIE)
 Unidad de Gestión del Proyecto de Inversión SNIP 204460 (PIP)
Lista de riesgos
NR Fuente de la
identificación
Declaración del riesgo Entregable(s)
Involucrado(s)
Categoría ¿Cuándo? Frecuencia Factor
desencadenante
1 Unidades de
OFIN
El no contar con el
compromisode las unidades
de OFIN podría impactaren la
calidad del entregable, loque
implica demora en la entrega
de la normativa.
Norma
completa
Afinamiento
realizado
Técnico Al inicio del
proyecto
Única Necesidad del
recurso puntual,
en la cantidad y
con la calidad
requerida
2 Unidades de
OFIN
De no incorporar medidas y
acciones queapoyen el
proyecto,la normativa
resultante podría
considerarseincompleta y
hasta ineficiente,lo que
impactaría negativamenteen
los resultados esperados.
Norma
completa
Técnico En la
oportunidad
que los
recursos sean
requeridos
Continua y
constante
Necesidad de
adoptar
consciente y
consistentemente
la normativa
elaborada
3 Jefatura de
OFIN
(Sponsor)
Un control insuficiente o
insatisfactoriopodría invalidar
el resultadoesperadoy
demorar la adopción
correspondiente.
Todos los
requeridos
Gestión Aleatoria Continua y
constante
Tasa de
incumplimiento
con el desarrollo
por encima delo
permitido para

5. C3
Acta de Constitución del Proyecto Página No 5/6
Formato: PMO-0001-v1
Referencia: MCVS-T1-2113
NR Fuente de la
identificación
Declaración del riesgo Entregable(s)
Involucrado(s)
Categoría ¿Cuándo? Frecuencia Factor
desencadenante
recibir la
conformidad por
el entregable
Hitos principales
Descripción Finaliza
Normas y procedimientos estructurados,terminados y documentados Fecha de inicio +
45 días
Normas y procedimientos puestos en marcha + 06 días
Normas y procedimientos probados y afinados + 60 días
Controles estructurados,documentados y puestos en marcha + 15 días
Requerimientos de aprobación del proyecto
Criterios de éxito Procedimiento de evaluación Evaluador
 Se considera quela comunicación interna y
externa de OFIN es un proceso crítico,
estratégico, transversal y en constante mejora.
Participación delos
responsables detodas las
unidades de OFIN.
Acta de reunión.
Jefe de OFIN.
 Todas las unidades deOFIN participan en el
proyecto C3 y se involucran activamente
aportando mejoras,y en el desarrollo conjunto
de la normativa y sus procedimientos,operativos
y de control.
Acta de reunión. Jefe del proyecto C3.
 Afinamiento de la normativa propuesta por
todas las unidades deOFIN.
Informes de seguimiento. Responsables detodas
las unidades deOFIN.
 El atraso general del proyecto máximo
permisiblees de quince(15) días.
Informe de cumplimiento por
cada entregable requerido.
Jefe del proyecto C3.
Jefe de OFIN.
Jefe del proyecto
Mg. Ing. Jack Daniel Cáceres Meza, Gestor de proyectos y operaciones estratégicas
Equipo de proyecto
 Grover Cerquera, responsabledela Unidad OPER
 Manuel Vargas,responsable dela Unidad SIAGIE
 Erik García,responsablede la Unidad SAU
 Hernán Pachas,responsable dela Unidad GTI
 Jack Cáceres, responsablede la Unidad CSI y de la Unidad PIP
 Bari Gloria,Jefe de OFIN (sponsor)
Autoridad asignada al Jefe del proyecto
 Completa para recursos internos a su unidad.
 Coordinada para recursos de otras unidades de OFIN: podrá proponer y liderar la re-organización de
procesos,relacionadoseintervinientes respecto a la calidad esperada del entregable.
 Previa autorización del Jefe de OFIN para coordinación con recursosexternos a esta oficina.

6. C3
Acta de Constitución del Proyecto Página No 6/6
Formato: PMO-0001-v1
Referencia: MCVS-T1-2113
Autorización del proyecto
<Nombre y cargo del patrocinador del
proyecto >
< Nombre y cargo del patrocinador del
proyecto >