2. Plan de gestión del Proyecto NEO

Plan de Gestión del Proyecto
Formato: PMO-0005
Referencia: MCVS-T1-2120
Año de la inversión para el desarrollo rural y la seguridad alimentaria
Decenio de las personas con discapacidad en el Perú 2007 - 2016
Plan de Gestión de Proyecto
Proyecto:
NORMAR LA ESTRUCTURA DE OPERATIVIDAD DEL ÁREA DE CALIDAD DE
LA OFIN

Proyecto: NEO
Plan de Gestión del Proyecto Página No 2/24
Formato: PMO-0005
Identificación del documento
Historial de cambios
Rol Nombre Cargo Fecha Firma
Elaboración Jack Cáceres Jefe de proyecto 01/06/2013
Revisión Jack Cáceres Jefe de proyecto 01/07/2013
Revisión Elia Muñoz Responsable del Área de Calidad 01/07/2013
Aprobación Sandro Marcone Jefe de OFIN
Versión Autor Descripción Fecha
V 1.0 Jack Cáceres Documento original 01.07.2013

Proyecto: NEO
Formato: PMO-0005
Contenido
1. Introducción.................................................................................................................................................... 4
1.1 Resumen ..............................................................................................................................................4
1.2 Glosario................................................................................................................................................4
1.3 Referencias .......................................................................................................................................... 4
2. El proyecto ...................................................................................................................................................... 5
2.1. Información general.............................................................................................................................5
2.2. Descripción .......................................................................................................................................... 5
2.3. Antecedentes....................................................................................................................................... 5
2.4. Objetivos..............................................................................................................................................6
2.5. Beneficios.............................................................................................................................................6
3. Gestión del alcance del proyecto.................................................................................................................... 7
3.1. Enunciado del alcance del producto....................................................................................................7
3.2. Enunciado del alcance del proyecto ....................................................................................................8
3.3. Entregables del proyecto ..................................................................................................................... 8
3.4. Supuestos.............................................................................................................................................8
3.5. Restricciones........................................................................................................................................ 9
3.6. Límites del proyecto.............................................................................................................................9
3.7. Estructura de Desglose del Trabajo – EDT .........................................................................................10
3.8. Diccionario de la EDT .........................................................................................................................11
4. Gestión del tiempo del proyecto....................................................................................................................... 12
4.1. Estructura de desglose de recursos (RBS)..........................................................................................12
4.2. Cronograma del proyecto .................................................................................................................. 13
4.3. Hitos del proyecto.............................................................................................................................. 14
5. Gestión de recursos humanos....................................................................................................................... 14
5.1. El Comité del Proyecto....................................................................................................................... 14
5.2. Organigrama del proyecto .................................................................................................................15
5.3. Matriz de roles y responsabilidades (RAM) ....................................................................................... 16
6. Plan de gestión de comunicaciones..............................................................................................................17
6.1. Matriz de comunicaciones.................................................................................................................17
7. Gestión de riesgos del proyecto.................................................................................................................... 18
7.1. Metodología de gestión de riesgos....................................................................................................18
7.2. Estructura de desglose de riesgos (RBS) ............................................................................................18
7.3. Matriz de probabilidad e impacto...................................................................................................... 19
7.4. Riesgos identificados..........................................................................................................................20
8. Gestión integrada de cambios ...................................................................................................................... 21
8.1. Clasificación de los cambios...............................................................................................................21
8.2. Evaluación de los cambios de bajo impacto ...................................................................................... 22
8.3. Evaluación de los cambios de alto impacto ....................................................................................... 23
9. Cierre del proyecto ............................................................................................................................24

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1. Introducción
1.1 Resumen
El presente documento tiene por finalidad definir los procesos, plantillas y normas que deberán ser utilizados
para la gestión del proyecto “NORMAR LA ESTRUCTURA DE OPERATIVIDAD DEL ÁREA DE CALIDAD DE LA OFIN”
cuyas siglas son “NEO”.
La gestión del proyecto se realizará con base en las buenas prácticas del PMI.
Este documento contiene entre otros puntos la definición de alcance, responsabilidades, organización y
planificación, supuestos, restricciones, riesgos entre otros; además de la información administrativa necesaria
para una correcta gestión del proyecto.
1.2 Glosario
A continuación se presentan las principales siglas, abreviaturas, acrónimos y términos que serán utilizados en
el presente documento.
Nombre Descripción
MINEDU Ministerio de Educación
OFIN Oficina de Informática
NEO Norma Estructura de Operatividad de la ACS
ACS Área de Calidad de Software
AGTI Área de Gerencia de TI
AOP Área de Operaciones (incluye Desarrollo de Software)
STI Área de Servicios de TI
1.3 Referencias
A continuación se indican los documentos que han servido como referencia para la elaboración del presente
documento.
 Acta de Constitución del Proyecto
 Organigrama de la OFIN
 PMBOK 4ta Edición del PMI

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2. El proyecto
2.1. Información general
A continuación se presenta información del registro del proyecto con base en la documentación existente en la
OFIN.
Nombre del proyecto Normar la estructura de operatividad del área de calidad de la OFIN
Siglas del proyecto NEO
Código del proyecto 001-OFIN-ACS
Jefe del proyecto Mg. Ing. Jack Daniel Cáceres Meza
Gestor de proyectos y operaciones estratégicas
Área usuaria OFIN
Patrocinadores Sandro Marcone – Jefe de la Oficina de Informática
2.2. Descripción
El producto requerido es el conjunto de documentos que permitirán normar la estructura operativa del Área
de Calidad de la OFIN con el fin de mejorar el proceso o procesos de aseguramiento de la calidad y el control
de calidad de un producto software.
Esta normativa debe satisfacer los requerimientos de las regulaciones vigentes y asegurar que se cumpla con
los estándares de programación y gestión de base de datos definidos o adoptados por el MINEDU.
Esta normativa debe incorporar en su construcción el empleo de normas técnicas peruanas, normas
internacionales y mejores prácticas de la industria, de modo que se asegure el empleo de nuevas metodologías
y herramientas de Aseguramiento y Control de Calidad del producto software, y la vigencia de las actuales
normas utilizadas.
Esta normativa debe considerar la interacción de las diferentes áreas involucradas y su integración en un
proceso óptimo.
2.3. Antecedentes
En la actualidad existe un costo social elevado ocasionado por una entrega tardía del sistema de información
cuyo desarrollo, mantenimiento o gestión ha sido encargado a la OFIN.

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Adicionalmente, existe una sensibilización negativa en cuanto a la capacidad de la OFIN para entregar un
producto de calidad.
Es por ello que se ha visto por conveniente optimizar el proceso o procesos de aseguramiento de la calidad y el
control de calidad de un producto software que emplea el Área de Calidad de Software de la OFIN, y a la par
de propiciar el uso eficiente de los recursos y de las áreas involucrados.
2.4. Objetivos
Los objetivos del proyecto son los siguientes:
 Impulsar el Área de Calidad de la OFIN mediante la re-organización de sus procesos internos o su
optimización mediante acciones de re-ingeniería, esfuerzos todos tendientes a crear y sumar valor a la
OFIN en el corto plazo.
 Identificar y documentar en un plazo de 30 días las regulaciones vigentes, normas existentes en el ámbito
nacional e internacional y mejores prácticas en la industria, relacionados o requeridos para asegurar la
calidad del producto software.
 Optimizar y documentar en el plazo de 30 días el proceso de aseguramiento de la calidad del producto
software con relación a las áreas que proveen insumos al proceso y a las que se entregan los resultados
del proceso de calidad.
 Estructurar, documentar y poner en marcha en el plazo de 90 días:
o La normativa necesaria que permita gestionar el proceso de la verificación y validación de la
calidad del producto software, y de los controles de seguridad de la información que incorpora.
o Los procedimientos operativos necesarios para lograr el aseguramiento y el control de la calidad
del producto software, y de los controles de seguridad de la información que incorpora.
o Los procedimientos operativos necesarios que incluyan controles de la seguridad de la
información.
o Los controles que permitan asegurar la estabilidad, integridad y seguridad de los sistemas de
información existentes en la institución.
o Los controles que permitan asegurar al 100% la integración y compatibilidad del producto
software con los sistemas de información existentes en la institución.
2.5. Beneficios
Los beneficios obtenidos con el proyecto serán los siguientes:

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 Reducir el tiempo requerido para la puesta en producción de un sistema de información, nuevo o
resultante de un proceso de mantenimiento.
 Incrementar la productividad de los servidores públicos que emplean los sistemas de información.
 Incrementar el nivel de confianza del usuario final con respecto a la estabilidad y usabilidad de los
sistemas de información que la institución emplea en la gestión del sector.
3. Gestión del alcance del proyecto
3.1. Enunciado del alcance del producto
 Documentación con carácter normativo que permite una gestión eficiente de la calidad del producto
software antes de ser autorizado su despliegue en el ambiente de producción. Esta normativa tiene los
siguientes atributos:
o Se aplica sin excepción a todo producto software desarrollado por la propia institución o
adquirido a terceros.
o Se aplica sin excepción a todo producto software nuevo (resultado de un proyecto) o existente
(tras haber pasado por un proceso de mantenimiento para corregir defectos o mejorar la
usabilidad o utilidad).
 El contenido normativo y procedimental operativo satisface los siguientes requerimientos:
o Permite gestionar el proceso de la verificación y validación de la calidad del producto software
con relación a las áreas involucradas.
o Permite gestionar el proceso del aseguramiento de la calidad del producto software.
o Permite gestionar la realización del control de calidad exigido sobre el producto software.
o Incorpora regulaciones, estándares locales e internacionales vigentes, y mejores prácticas de la
industria relacionadas con el proceso de la verificación y validación de la calidad del producto
software.
o Incorpora controles de la seguridad de la información en el proceso de aseguramiento y en la
realización del control de la calidad.
o Incorpora controles para asegurar que la estabilidad, integridad y seguridad de la plataforma
informática existente en la institución no se verá comprometida o afectada negativamente por la
puesta en producción del producto software.
o Incorpora controles para asegurar que el producto software se integre al 100% a la plataforma
informática existente en la institución.
o Incorpora controles para asegurar que el producto software sea 100% compatible con los
sistemas de información existentes en la institución.

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3.2. Enunciado del alcance del proyecto
 El proyecto incluye el desarrollo e implementación del documento requerido para Normar la estructura de
operatividad del área de calidad de la OFIN.
 El proyecto considera la interacción con diferentes áreas de la OFIN y su integración en el proceso final.
 La gestión del presente proyecto se realizará siguiendo las buenas prácticas recomendadas por el PMI.
 La ejecución del presente proyecto tendrá una duración de 150 días.
3.3. Entregables del proyecto
Los entregables del proyecto se dividen en entregables de gestión y entregables del producto.
Entregables de gestión del proyecto.
 Acta de constitución del proyecto.
 Plan de gestión de proyecto.
 Actas de reunión.
 Informes de avance.
 Acta de conformidad.
 Acta de cierre.
Entregables del producto.
 Documento normativo con los requerimientos satisfechos al 100%.
 Controles desarrollados al 100%.
 Diagramas del proceso y de actividades del área de Calidad completos al 100%.
 Indicadores de eficiencia propuestos.
3.4. Supuestos
Los supuestos asumidos para el proyecto son:
 Se recibirá total apoyo por parte del patrocinador del proyecto, asumiendo las responsabilidades
necesarias para el éxito del proyecto.
 El Jefe de proyecto recibirá el nivel de autoridad requerido.
 Se considera al proceso de aseguramiento de calidad del producto software como un proceso
transversal y cíclico, de forma resumida expresado por lo siguiente: usuario; gestión del usuario;
planeamiento; desarrollo; pruebas (unitarias y de control); despliegue en producción; atención al

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usuario (atención de primer nivel con respecto al producto software que se despliegue en
producción); mantenimiento (corrección de defectos o mejora de la usabilidad o utilidad).
 En el ámbito de su competencia dentro del proceso, las áreas involucradas participan en el proyecto y
se involucran activamente aportando mejoras al proceso de calidad, y en el desarrollo conjunto de la
normativa y sus procedimientos, operativos y de control.
 La información proporcionada por las áreas involucradas será clara, completa y detallada, y entregada
en los tiempos establecidos.
 Adquisición sin contratiempos y en las fechas que se proponga de normas que sean solicitadas,
considerando que en Perú sólo INDECOPI está autorizado para proveer normas técnicas peruanas y de
ISO.
 Afinamiento de la normativa propuesta por el total de las áreas involucradas.
 El atraso general del proyecto máximo permisible es de quince (15) días.
3.5. Restricciones
Las restricciones del proyecto son las siguientes:
 Para la elaboración del entregable, el proyecto utiliza las regulaciones vigentes, normas existentes en
el ámbito nacional e internacional y mejores prácticas en la industria, relacionados o requeridos para
asegurar la calidad del producto software.
 El proyecto tiene una duración de 150 días.
3.6. Límites del proyecto
Las restricciones del proyecto son las siguientes:
 El proyecto no considera proceso adicional alguno que esté fuera del previsto para lograr el
entregable propuesto.
 El proyecto no considera requerimiento adicional alguno que esté fuera del alcance propuesto.
 El proyecto no contempla la capacitación a las áreas técnicas en la normativa vigente. Esta
capacitación debe darse como parte de un programa de formación y desarrollo provisto por la
institución.
 El entregable del proyecto no incluye el aseguramiento de la calidad del proyecto.

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3.7. Estructura de Desglose del Trabajo – EDT

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3.8. Diccionario de la EDT
Aquí se detallan los paquetes de trabajo de la EDT.
Código 1.1
Nombre
Descripción
Responsable
Entregables
Actividades
Supuestos
Recursos
Duración
Hitos
Costos
Criterios de
aceptación
Referencias técnicas
Aprobado por

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4. Gestión del tiempo del proyecto
4.1. Estructura de desglose de recursos humanos (RBS)
Leyenda del RBS – Recursos Humanos
Código Rol Funciones
JP Jefe de Proyecto  Gestiona, monitorea y controla el proyecto para el cumplimiento del tiempo, costos
y alcance.
ACS Responsable del
Área de Calidad de
Software
 Apoya al Jefe de Proyecto en las actividades relacionadas a la gestión del proyecto y
elaborar informes de avance del proyecto.
AAC Analista de
Aseguramiento de
Calidad
 Responsable del aseguramiento de calidad del producto software.
ECC Especialista en
Control de Calidad
 Responsable del control de calidad del producto software.

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4.2. Cronograma del proyecto

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4.3. Hitos del proyecto
No Nombre Fecha
1 Inicio del proyecto 01/06/2013
2 Marco legal y de normativas locales e internacionales identificado 28/06/2013
3 Proceso de aseguramiento de calidad entre áreas establecido 31/07/2013
4 Normas técnicas peruanas e ISO adquiridas y recibidas 30/08/2013
5 Normas y procedimientos estructurados, terminados y documentados 30/08/2013
6 Normas y procedimientos probados y afinados 30/09/2013
7 Normas y procedimientos puestos en marcha 31/10/2013
8 Controles estructurados, documentados y puestos en marcha 31/10/2013
9 Cierre del proyecto 31/10/2013
5. Gestión de recursos humanos
5.1. El Comité del Proyecto
El proyecto cuenta con un Comité de Proyecto el cual es responsable de tomas las decisiones más importantes
relacionadas con el proyecto, asimismo dicho comité se reunirá periódicamente para evaluar el avance del
proyecto.
Asimismo como parte de sus funciones el comité realizará la revisión de cada una de las solicitudes de cambio
para luego aprobarlas o rechazarlas, para el presente proyecto el Comité de Proyecto tiene la siguiente
conformación.
Nombre Rol
Sandro Marcone Patrocinador/OFIN
Jack Cáceres Jefe de Proyecto
Elia Muñoz Líder Funcional

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Formato: PMO-0005
5.2. Organigrama del proyecto

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Formato: PMO-0005
5.3. Matriz de roles y responsabilidades (RAM)
Leyenda: Responsable (R), Aprueba (A), Consulta (C) e Informa (I)
EDT Paquete de trabajo Entregables / Roles
Patrocinadores
Jefedeproyecto
LíderTécnico
LíderFuncional
AnalistaDesarrollador
EspecialistadeTI
Arquitectode
Aplicaciones
ArquitectodeDatos
Programador
Calidad

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Formato: PMO-0005-v1
6. Plan de gestión de comunicaciones
6.1. Matriz de comunicaciones
Nro. Rol
Nombre de
Interesado
Prioridad del
Interesado
Motivo de la Prioridad
Teléfono
Anexo
Correo
Responsable
(escalamiento)
1 Patrocinador de la Oficina
de Informática
Sandro Marcone Alta Mejorar imagen y eficiencia de la
oficina
22022 smarcone@minedu.gob.pe -
2 Jefe de Proyecto NEO Jack Cáceres Alta Re-organizar procesos
relacionados con la calidad en el
Área de Calidad de Software
22010 jcaceres@minedu.gob.pe Sandro Marcone
3 Líder Técnico ACS Elia Muñoz Alta Disponer de procedimientos
actualizados y normados con los
cuales operar
Conocer y hacer conocer
funciones y responsabilidades
claras y específicas
lmunoz@minedu.gob.pe Jack Cáceres
4 Líder Técnico AOP
Jefe de proyecto SW
Asignado por el
responsable
Alta Participar activamente en el
desarrollo de la normativa que se
deberá cumplir
Grover Cerquera
Desarrollo de SW
Asignado por el
responsable
deberá cumplir
Grover Cerquera
Producción
Asignado por el
responsable
deberá cumplir
Grover Cerquera
7 Líder Técnico AGTI Asignado por el
responsable
Alta Conocer la normativa que se
deberá cumplir
Hernán Pachas

Proyecto: NEO
7. Gestión de riesgos del proyecto
7.1. Metodología de gestión de riesgos
 Se realizarán reuniones de trabajo con el equipo de proyecto a fin de poder identificar los principales riesgos
utilizando herramientas como la tormenta de ideas.
 Se solicitará la participación de personal con experiencia en proyectos similares (juicio de expertos) a fin de
identificar los riesgos principales en este tipo de proyectos, la participación de dicho personal puede ser a
nivel funcional y/o técnico.
 Los procesos utilizados para la gestión de riesgos que se utilizarán en el proyecto estarán basados en el
marco de referencia propuesto por el PMBOK del PMI, el cual incluye los siguientes procesos:
o Planificar la gestión de riesgos.
o Identificar los riesgos.
o Realizar el análisis cualitativo de riesgos.
o Planificar la respuesta a los riesgos.
o Monitorear y controlar los riesgos
7.2. Estructura de desglose de riesgos (RBS)

Proyecto: NEO
7.3. Matriz de probabilidad e impacto
Los riesgos se clasifican por orden de prioridad de acuerdo con sus implicaciones potenciales de tener un
efecto sobre los objetivos del proyecto.
 Escala Probabilidad
o 0.1 – Improbable
o 0.3 – Baja Probabilidad
o 0.5 – Moderada Probabilidad
o 0.7 – Alta Probabilidad
o 0.9 – Muy Alta Probabilidad
 Escala Impacto
o 0.1 – Muy Bajo
o 0.2 – Bajo
o 0.4 – Moderado
o 0.6 – Alto
o 0.8 – Muy Alto

Proyecto: NEO
7.4. Riesgos identificados
A continuación se muestra la relación de los riesgos identificados inicialmente.
No Riesgo Causas del Riesgo Categoría Probabilidad Impacto Severidad
Respuesta a riesgos
Acción Responsable
1
No se acepta la
normativa
Falta de involucramiento efectivo
de las áreas que participan en el
proceso para definir el contenido
correcto, completo y detallado de
la normativa
Técnico
(calidad)
0.9 0.8 0.72
Comprometer apoyo de los
responsables de área con
ayuda del sponsor
Jefe del
proyecto NEO
2
No se acepta la
normativa
Carencia o insuficiencia de
medidas y acciones que apoyen la
seguridad de la información
Técnico
(alcance)
0.9 0.8 0.72
Comprometer el apoyo del
Oficial de seguridad
Jefe del
proyecto NEO
3
Incumplimiento con la
fecha de entrega de la
normativa
Compromiso no efectivo de las
áreas involucradas por
incumplimiento con la entrega de
información en las fechas
acordadas
Organización
(cronograma)
0.5 0.8 0.40
Coordinar el apoyo por
adelantado de los
responsables de área
Jefe del
proyecto NEO
4
No se validan las
pruebas finales
Control insuficiente o
insatisfactorio
Organización
(recursos)
0.5 0.6 0.30
Planificación por
adelantado
Líder técnico
del proyecto
NEO
5
Demora en la
aceptación de la
normativa
Insatisfacción con las pruebas
finales
Gestión
(cronograma)
0.3 0.8 0.24
Planificación por
adelantado
Jefe del
proyecto NEO
6
No se acepta la
normativa
Insuficiente valoración realizada
de regulaciones y normas o
estándares internacionales
Técnico
(alcance)
0.1 0.8 0.08
Investigación profunda
Buscar apoyo de expertos
Líder técnico
del proyecto
NEO

Proyecto: NEO
8. Gestión integrada de cambios
En la gestión integrada de cambios se revisan, aprueban o se rechazan las solicitudes de cambios que realiza el
área directamente involucrada con la calidad.
Se considera un cambio aquel requerimiento que no ha sido considerado como parte de la línea base actual
del proyecto.
Todo cambio deberá pasar por los niveles de evaluación correspondiente y aprobación necesarios antes de ser
incorporados como parte de la nueva línea base del proyecto.
Un cambio aprobado tiene como consecuencia la actualización de los planes subsidiarios correspondientes.
8.1. Clasificación de los cambios
La clasificación de los cambios se realiza en función al impacto de la solicitud de cambio en el proyecto.
Para un mejor manejo los cambios se han clasificado de la siguiente manera:
Identificador Clasificación Descripción Evaluación/Aprobación
1 Bajo Impacto Las solicitudes de cambio no afectan
a la línea base
Su aprobación es realizada por el
Jefe de Proyecto y el Líder Funcional
2 Alto Impacto Las solicitudes de cambio afectan a
la línea base
Su aprobación es realizada por el
Comité de Proyecto

Proyecto: NEO
8.2. Evaluación de los cambios de bajo impacto
Se muestra el diagrama de flujo que indica la secuencia para la aprobación del cambio.
Se genera la
solicitud de
cambio
Usuario Final Líder Funcional
Evaluar la
solicitud de
cambio
Cambio rechazado
Jefe de Proyecto
Evaluar la
solicitud de
cambio
Cambio aprobado
Cambio aprobado
Priorizar
cambios
aprobados
Actualizar las
líneas base
Comunicar
cambio
rechazado
Comunicar
cambio
aprobado
Cambio rechazado
Nota: Utilizar el formato: Solicitud de cambio

Proyecto: NEO
8.3. Evaluación de los cambios de alto impacto
Se muestra el diagrama de flujo que indica la secuencia para la aprobación del cambio.
Segenera la
solicitud de
cambio
Líder Funcional
Evaluar la
solicitud de
cambio
Cambio rechazado
Comité de Proyectos
Evaluar la
solicitud de
cambio
Cambio aprobado
Cambio aprobado
Priorizar
cambios
aprobados
Actualizar las
líneas base
Comunicar
cambio
rechazado
Comunicar
cambio
aprobado
Cambio rechazado
Jefe de Proyecto
Nota: Utilizar el formato: Solicitud de cambio

Proyecto: NEO
9. Cierre del proyecto
Este proceso incluye finalizar todas las actividades completadas a lo largo de la Gestión del Proyecto.
Al final del documento se anexa:
Nota: Utilizar el formato: Acta de cierre del proyecto

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