Este documento describe el proceso de control y contabilización de 5 pasos para la compra y recepción de materiales en una empresa. Incluye la solicitud de compra, pedido al proveedor, recepción del material, almacenamiento y devoluciones al proveedor cuando es necesario. El objetivo es asegurar que se reciban los materiales correctos de manera oportuna para evitar interrupciones en la producción.

1. CONTROL Y
CONTABILIZACIÓN
INTEGRANTES:
Perales Ramírez César Andrés
Reséndiz Rodríguez Luis Armando
Rico Ruiz Michel Emilio
Valdéz Guzmán Oliver

2. PASO 1: SOLICITUD DE COMPRA
• El almacenista formula la Solicitud de Compra con la autorización del
Superintendente o Jefe de Fabricación.
• Se indica con la mayor precisión posible los materiales que se necesitan en
cantidad, calidad y plazo de recepción
• La Solicitud de Compra deberá hacerse cuando menos en tres tantos:
• *El original para el departamento de compras
• *El duplicado para el departamento de contabilidad
• *El triplicado para el propio almacenista

3. • La aprobación del superintendente es importante,
porque es el que controla la elaboración. Cuando el
almacenista vea que la existencia ha llegado al
mínimo o casi llega al mínimo recabará la
aprobación para que se surta a tiempo la mercancía
y así evitar la paralización de la producción.

4. PASO 2: PEDIDO
• Al recibir el Departamento de Compras la solicitud,
formulará el pedido correspondiente, prestando mayor
atención a las solicitudes que vengan de carácter urgente.
• El pedido se hará el proveedor que mejore precios, servicio
y otorgue el factor puntualidad.

5. • El Pedido puede formularse en los siguientes tantos
• *Original al Proveedor
• *Duplicado al Almacenista
• *Triplicado para Contabilidad
• *Cuadriplicado para el Departamento de Compras
• *Quintuplicado al Departamento de Control de Calidad
No terminará la función del Departamento de Compras, hasta que el pedido
haya sido surtido. Ósea, después de formularlo y remitirlo, deberá insistir el jefe
de compras hasta que el proveedor haya surtido.

6. PASO 3: RECEPCIÓN
• Función que corresponde al almacenista, quién deberá cerciorarse de que los
materiales del Proveedor están de acuerdo con lo solicitado, con el
procedimiento siguiente:
• *Confrontando las notas de remisión del Proveedor con la copia de el
pedido y la solicitud de compra.
• *Revisando físicamente que los materiales recibidos corresponden a lo
especificado en el pedido, en cuanto a calidad (no siempre) y cantidad.

7. • *De encontrarse a satisfacción la remesa del Proveedor, el
Almacenista pondrá un sello con los siguientes datos:
• -Fecha de recepción
• -Fecha de entrada
• -Calidad
• -Observaciones
• -Firma del almacenista

8. PASO 4: GUARDA
• El almacenista deberá guardar la mercancía de acuerdo con el tipo y
naturaleza en anaqueles o armarios, o estibándola, de tal manera que sea fácil
su manejo, recuento y seguridad.
El control de materiales en existencia podrá llevarse en la propia bodega, a base
de unidades en tarjetas u hojas sueltas, o también por etiquetas; y en
contabilidad por medio de tarjetas u hojas sueltas (ahora por medios
electrónicos)

9. PASO 5: DEVOLUCIONES A LOS
PROVEEDORES

10. A) INMEDIATAS
• Cuando al estarse recibiendo los Materiales, el Almacenista o el
Departamento de Control de Calidad, rechazan aquellos que no
reúnen las condiciones requeridas, el Almacenista hará la
anotación en el original y copia de la Remisión del Proveedor,
haciendo que firme el representante de éste, de recibido por la
devolución, en las propias remisiones.

11. B) POSTERIORES
• Cuando después de haber considerado como buena la entrada de los Materiales, por
diversas circunstancias y previa comunicación al Proveedor, se acuerde la
devolución de ellos, es conveniente formular una nota de devolución en cuatro
tantos:
• Original al Proveedor
• Duplicado para el Departamento de Compras
• Triplicado para el Departamento de Contabilidad
• Cuadruplicado para el propio Almacén

12. • Al hacerse la devolución, firmará, a la hora de entrada, de
recibido, el representante del Proveedor y, de entregado, el
almacenista