Este archivo explica como el control es importante en la gestión empresarial

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¿CUESTIONARIO SOBRE CÓMO EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN?
Luis Muñiz
Socio Director de Sisconges & Estrategia
Economista
INTRODUCCIÓN
¿Cuál es la situación del Control de Gestión existente?
¿Por qué necesitan un Sistema de Control de Gestión eficaz?
¿Cuáles son los principales beneficios que aporta un Sistema de Control de Gestión?
¿Cómo evaluar su Sistema de Control de Gestión?
La empresa tiene la necesidad y obligación de poder controlar la evolución de su actividad y más concretamente los resultados obtenidos, para ello es necesario que exista un sistema de control de gestión que permita poder medir, valorar e informar sobre el cumplimiento y evolución de los resultados previstos.
La empresa tiene que tener un sistema que le permita analizar su situación desde un punto de vista global, para ello se crea el sistema de control de gestión que permite unir todas las áreas y departamentos con un fin común que es, en definitiva, medir el resultado de una gestión respecto al cumplimiento de unos objetivos previamente fijados.
En la actualidad las empresas se mueven en un entorno empresarial más competitivo, más dinámico, con mayor complejidad y muy cambiante por ello el sistema de control de gestión debe estar preparado para evolucionar e ir adaptándolo a los diferentes cambios
La empresa tiene que tener un sistema de control que le permita analizar su situación desde un punto de vista de su gestión global, para ello se crea el sistema de control de gestión, cuya finalidad consiste en definitiva medir el resultado de la gestión de los responsables respecto al cumplimiento de unos objetivos previamente fijados.

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¿QUÉ ES EL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN?
¿Ha comprobado que su plan estratégico está relacionado con el presupuesto anual y con el sistema de control de gestión?
¿La planificación estratégica existente contempla la misión, los objetivos, las estrategias y el plan financiero a largo plazo?
¿Existe una cultura de control de gestión que tiene en cuenta los factores, requisitos, objetivos y limitaciones del mismo?
¿Existe en la empresa un responsable del sistema de control de gestión que informa de forma independiente y neutral?
¿Sabría cómo realizar la selección de personal de un Responsable de control de gestión para su empresa?
¿El responsable de control de gestión /Controller desarrolla todas las funciones necesarias del puesto?
En una época de crisis no disponer de un adecuado sistema de control de gestión, puede llevar a una organización mucho más rápido a tener problemas en su rentabilidad, su productividad, su volumen de ventas y su tesorería
El sistema de control de gestión es un proceso compuesto de diferentes elementos que implican a toda la organización cuyo objetivo final es dar información para poder controlar la gestión de la empresa. Debe permitir conocer cómo, cuándo y dónde se han empleado todos los recursos de la empresa puestos a disposición de los diferentes responsables para poder obtener unos resultados concretos en función de los objetivos previstos. Para ello la empresa debe tener un sistema organizativo basado en áreas o departamentos de responsabilidad muy bien definidos mediante las funciones y tareas a realizar por cada responsable. Conocer los componentes mínimos y necesarios para que un sistema de control de gestión funcione es un requisito importante para poder evaluar el estado del mismo. El Controller o el responsable del control de gestión deben valorar cuál es el estado y la eficacia de los componentes del sistema de control de gestión.
Independientemente de que una empresa ya tenga un sistema de control de gestión en funcionamiento o quiera diseñarlo de nuevo debería plantearse las siguientes preguntas:

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¿Existe un plan de cuentas que informa de la evolución y contenido de forma detallada de los gastos, ingresos, activos y pasivos?
¿Se utiliza una codificación de ingresos y gastos por departamentos o centros de tipo analítico?
¿El programa informático de gestión / ERP utilizado facilita el trabajo de todos los usuarios y se utiliza como base del sistema de información?
¿Ha analizado si su sistema de costes tiene todos los componentes necesarios, está actualizado y funciona de forma eficaz?
¿Tiene un sistema de costes diseñado y aplicado que de toda la información necesaria para su control y optimización?
¿Posee un sistema de indicadores que permite la medición y control de los costes de calidad y o calidad?
¿Posee un sistema de indicadores que permite la medición y control de los costes de medioambientales?
¿Posee un sistema de control y seguimiento de gastos continuo?
¿Tiene un sistema que permita identificar los riesgos posibles y los costes que pueden crear?
¿El responsable de informática apoya y da un servicio de asesoramiento al responsable de control de gestión cómo responsable máximo de los sistemas de información?
¿Se han tenido en cuenta cómo los riesgos fiscales y la planificación de impuestos para el futuro puede afectar a la empresa?
¿Se utilizan técnicas de benchmarking en las diferentes áreas/departamentos para mejorar los diferentes procesos?

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¿Ha comprobado que su presupuesto contiene toda la información necesaria y sin errores?
¿Tiene un proceso formalizado de realización, aprobación y seguimiento del presupuesto?
¿Dispone de un planning de realización del presupuesto?
¿Realiza un proceso de evaluación y control del presupuesto una vez finalizado?
¿Ha identificado todos los indicadores clave del negocio y la forma de medirlos?
¿El sistema de creación de informes es el adecuado en cantidad y calidad?
¿Posee un sistema de reporting que cure todas las necesidades de información de las diferentes áreas o departamentos de su empresa?
¿El sistema de reporting de gestión que tiene en la actualidad facilita toda la información clave para el control de la actuación de los diferentes responsables?
¿Ha evaluado si dispone de un sistema de cierre eficaz en la calidad, cantidad y plazo de entrega y realización de la información?
¿Dispone de un sistema de información que le sirve como guía para la toma de decisiones y el control de la consecución de objetivos?
¿Ha verificado el diseño y funcionamiento del sistema de control de gestión que tiene?
¿Ha analizado si su sistema de control de gestión tiene todos los componentes necesarios y funcionan de forma eficaz?
¿Sabe cómo diseñar un sistema de control de gestión o mejorar el que tiene?

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En un mundo cambiante, como el que corresponde a esta era, las personas y las organizaciones necesitan, más que nunca, controlar en tiempo real sus actividades y resultados y gestionar con efectividad las desviaciones respecto a los objetivos.
Para ello, es necesario que el empresario cuente con un sistema de control de gestión que le permita disponer de un modo amigable y efectivo de los datos e información imprescindibles para realizar un seguimiento, reconducir y alcanzar los objetivos establecidos.
En la era post-digital y neo-analógica, pensar de un modo global y sistémico, disponer de una buena estrategia y hacerla operativa es una realidad ineludible, y por tanto se hace imprescindible disponer de un sistema de control amigable y factible para el seguimiento de los resultados.
El sistema de control de gestión debe permitir conocer cómo, cuando y dónde se han empleado todos los recursos de la empresa, puestos a la disposición de los diferentes responsables para poder obtener unos resultados concretos en función de los objetivos previstos. Es de vital importancia conocer la manera de implantar y posteriormente evaluar su sistema de control de gestión para ello debe:
 Definir las funciones del responsable de control de gestión
 Evaluar el sistema de costes y de control presupuestario
 Verificar que el sistema de reporting facilita toda la información clave para el control de la actuación de los diferentes responsables
 Comprobar que dispone de un sistema de indicadores eficaz
 Analizar si dispone de un sistema de información que le sirve como guía para la toma de decisiones y el control de la consecución de objetivos
Una organización con un deficiente sistema de control de gestión es mucho más vulnerable a los efectos del mercado y la competencia, respecto a otra que disponga de un sistema de control de gestión eficaz
El control de gestión es un instrumento administrativo creado y apoyado por la dirección de la empresa que le permite obtener las informaciones necesarias, fiables y oportunas, para la toma de decisiones operativas y estratégicas. El control de gestión es el proceso que mide el aprovechamiento eficaz y permanente de los recursos que posee la empresa para el logro de los objetivos previamente fijados por la Dirección,
El sistema de control de gestión aporta a la empresa los siguientes beneficios: controlar el cumplimiento de objetivos, tomar mejor las decisiones, anticipar problemas futuros, controlar la evolución del negocio, implantar un sistema de retribución variable, obtener un cuadro de mando, controlar mejor los recursos consumidos, asignar responsabilidades y verificar su cumplimiento, obtener la información clave y las herramientas necesarias para evaluar el sistema de control de gestión actual y mejorarlo.