Se presentan una serie de herramientas de gestión financiera de universidades

1. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
LUIS EDUARDO BECERRA ARDILA
Universidad Industrial de Santander (UIS)
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2. METAS
Construir capacidades
Favorecer la gestión
para el abordaje de la
financiera hacia
gestión financiera a
procesos de
partir de herramientas
sostenibilidad
administrativas
Socializar prácticas de
Dinamizar el entorno
gestión que pueden ser
de gestión financiera
transferidas a las IES,
hacia prácticas de
como soporte a la
referencia
gestión financiera
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3. CONTENIDO
ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL PROCESO DE
GESTIÓN FINANCIERA
1. Entorno Mundial Competitivo y Dinámico
2. Herramientas administrativas de apoyo a la gestión
financiera.
2.1 Sistemas de Calidad
2.2 BSC
2.3 Sistema de Comunicación Asertiva
3. Mapa estratégico y de control

4. 1. ENTORNO MUNDIAL
COMPETITIVO Y DINÁMICO
SITUACIÓN FINANCIERA DE LAS IES
• Disminución de los recursos por parte de los estados y
definición de otras prioridades de inversión.
• Aumento de la pobreza en los países de América Latina.
• Aumento considerable en la demanda de cupos.
• Aparición de conocimientos especializados y disminución de
la demanda de conocimientos técnicos.

5. SITUACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
ACTUAL
- Gestión rodeada de problemas y dificultades
- Las IES son un conjunto multidisciplinar
- No basta con la información tradicional financiera
- La necesidad de información se debe generar en tiempo real
La visión de la Dirección
Falta de tiempo, poca posibilidad
de comunicación y exceso de
información.
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6. PERO ADEMÁS ES EVIDENTE UN
ENTORNO COMPETITIVO Y DINÁMICO
CARACTERIZADO POR...
El coctel
Cambios
estructurales por los
perfecto
Gran desarrollo de las desarrollos
tecnologías tecnológicos
(su evolución está provocando
cambios en casi todos los
sectores: educación, ocio,
electrónica de consumo, etc.)
Algunos Preocupaciones
pequeños medioambientales
(implicando nuevas
detalles exigencias para las
organizaciones)
Menor proteccionismo
por parte de los
gobiernos Cultura Global y Tratados
Competitividad Global de Libre Comercio.
(prácticamente en todos los
sectores se ha sentido)
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7. LA ESTRATEGIA QUE CONJUGUE
• Limitados recursos financieros por parte de las IES
• Necesidades de modernización
• Pertinencia de programas académicos e investigación de punta
• Procesos financieros con enfoque de servicio al cliente
• Tecnologías de punta en informática y TIC
• Calidad en los procesos, servicios, acreditación nacional e
internacional
• Simplificación de trámites y en tiempo real
Ayudaría algo
de…
- Estructuras basadas en el conocimiento
- Mejores canales de comunicación y flexibilización con las
personas y los procesos
- Descentralización en la toma de decisiones
- Compartir el ámbito del control

8. 2. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS DE
APOYO A LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
2.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE HACIA
LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA

9. POLÍTICA DE CALIDAD EN EL
PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERO
Esta es la teoría de la calidad…
La política no debe golpear la función •Eficacia: Capacidad de lograr lo
misional institucional que se desea.
¿Cuál debe
Al sector docente e investigador, no les
ser la •Eficiencia: Capacidad de lograr
gusta
realidad? algo con el mínimo de recursos.
Debe ser realista y generar expectativas
•Efectividad: Equilibrio entre
Eficacia y Eficiencia.
Fijar unas metas alcanzables, y unos
tiempos reales para su ejecución
•Mejoramiento continuo
•Beneficiarios
Y entonces qué hacemos… ? •Autocontrol
•Asertividad en la comunicación

10. DECIR LA VERDAD…
Que no va a ser fácil, que se requieren muchos
recursos, que posiblemente las metas no se
logren en el tiempo esperado,
que todos los procesos se deberán estandarizar,
que aparecerán muchos formatos, que se
construirán indicadores para medir y controlar
el proceso y que eso no les va a gustar, y que
además, los procesos, procedimientos y
normas, se deberán cumplir y claro, que ahora
aparecerán muchas auditorías, no
conformidades, acciones de mejora y un
universo de actividades adicionales…
Y que más se puede hacer?…

11. EMPEZAR POR LO MÁS FÁCIL…
•Caracterización del proceso
•Desagregación de procesos MAPA DE
•Identificación de actividades PROCESOS
•Identificar entradas
•Identificar salidas
•Identificar procesamiento
•Identificar actores en cada etapa
Qué otros
procesos
•Identificación de restricciones afectan
el proceso
•Caracterizar la restricción
Financiero?
•Levantar las restricciones
Y esto para qué sirve? Entender, mejorar, simplificar, organizar los
procesos, pero lo más importante, sirve para
entender a los clientes de la Institución.