Herramientas para la gestión Financiera de Universidades

1. EMPEZAR POR LO MÁS FÁCIL…
•Caracterización del proceso
•Desagregación de procesos MAPA DE
•Identificación de actividades PROCESOS
•Identificar entradas
•Identificar salidas
•Identificar procesamiento
•Identificar actores en cada etapa
Qué otros
procesos
•Identificación de restricciones afectan
el proceso
•Caracterizar la restricción
Financiero?
•Levantar las restricciones
Y esto para qué sirve? Entender, mejorar, simplificar, organizar los
procesos, pero lo más importante, sirve para
entender a los clientes de la Institución.

2. EJEMPLO DE MAPA DE
PROCESOS

3. MAPA DE PROCESOS: SU RELACIÓN CON
LOS OTROS PROCESOS NO SOMOS
ÚNICOS… EXISTEN MÁS PROCESOS

4. CONSTRUIR LA DOCUMENTACIÓN Y
DINÁMICA DEL PROCESO
FINANCIERO
Caso UIS
Procedimientos 30
Caracterizaciones 5
Manuales 4
Formatos 6

5. DOCUMENTACIÓN Y DINÁMICA
DEL PROCESO FINANCIERO
A) PROCEDIMIENTOS UIS
Código Versión Nombre del Procedimiento
PFI.01 3 Modificación Presupuestal
PFI.02 3 Reserva Presupuestal
Solicitud de Certificado de
PFI.03 4
Disponibilidad Presupuestal
Traslado Fondos por Adquisición
PFI.04 3 Interno de Bienes y Servicios y
Contribuciones Voluntarias
PFI.05 3 Orden de Pago Manual
PFI.06 3 Caja Menor
PFI.07 3 Fondo Fijo Renovable
PFI.08 5 Egresos
Colocación de Recursos Temporales de
PFI.09 6
Liquidez
PFI.10 3 Ingresos por Caja
Procedimiento de Solicitud Devolución
PFI.30 1
del Impuesto a las Ventas

6. B) CARACTERIZACIONES
Código Versión Nombre del Documento
Caracterización Proceso
CFI.01 3
Financiero
Caracterización
CFI.02 5
Subproceso Presupuesto
Caracterización
CFI.03 3
Subproceso Tesorería
Caracterización
CFI.04 4
Subproceso Inventarios
Caracterización
CFI.05 3
Subproceso Contabilidad
C) MANUALES
Código Versión Nombre del documento
Manual de Actividades Básicas
MFI.01 5
del Proceso Financiero
Manual Normativo y
Procedimental para la
MFI.02 3
administración y control de los
bienes muebles de la UIS
Manual Plan de Cuentas
MFI.03 4
Presupuestales
Manual de Normas y
MFI.04 2 Procedimientos para el
Recaudo de Cartera UIS

7. Prepararse
para la acción
LAS ACCIONES
Son un sueño, PREVENTIVAS, DE
una pesadilla MEJORA, CORRECTIVAS Y
o una NO CONFORMIDADES:
realidad?
La teoría
•Crear cultura
•Capacitar en el proceso y procedimientos
•Responsabilidad
•Capacitar en temas de servicio e innovación
•Capacitar en 5 ss…

8. 2.2 . BALANCE SCORECARD
B.S.C

9. Planificación financiera mediante el B.S.C
No lo es todo… pero ayuda
• Ayuda para que la Dirección piense en el futuro más que en el día a
día
• La disciplina que se introduce es el pensamiento a largo plazo
• Se unifican las directrices básicas de acción en la Institución
• Es una forma muy importante de documentar la Estrategia
• Nos obliga a implementar un control, estableciendo mínimos de
referencia
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10. LA HORA DE LA ACCIÓN…
B.S.C
FINANCIERA
PRESUPUESTO REAL METAS INICIATIVAS
CLIENTES PROCESOS INTERNOS
PRESUPUESTO REAL METAS INICIATIVAS PRESUPUESTO REAL METAS INICIATIVAS
Visión
Y
Estrategia
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
PRESUPUESTO REAL METAS INICIATIVAS
Proceso de mejora continua
10

11. ALGUNOS ELEMENTOS A CONSIDERAR
EN EL BALANCED SCORECARD
FINANCIERA
PR R M I
ES E E N
U A T I
P L A C
U S I
ES A
T T
O I
V
A
S
CLIENTES PROCESOS INTERNOS
PR R M I Visión PR R M I
ES E E N Y ES E E N
U A T I Estrategia U A T I
P L A C P L A C
U S I U S I
ES A ES A
T T T T
O I O I
V V
Recursos Perspectivas A
S
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
A
S
PR R M I
ES E E N
U A T I
P L A C
U S I
ES A
T T
O I
V
A
S
Responsables de
los objetivos y Objetivos
las iniciativas
Iniciativas,
planes de Indicadores y
acción, sus metas
proyectos
Mapas
estratégicos o
relaciones
causa-efecto
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12. ESTRUCTURA DE COMANDO
CASO UIS

13. VECTOR 1: Implementar la planificación de
la actividad financiera

14. INDICADORES ESTRATÉGICOS

15. CUADRO DE MANDO INTEGRAL

16. HOJA DE VIDA DE UN
INDICADOR

17. 2.3. SISTEMA DE COMUNICACIÓN
ASERTIVA
MANUAL DE
GUÍA OPERATIVA DE ACTIVIDADES BÁSICAS
TRABAJO DEL PROCESO
FINANCIERO
FOLLETO DE INGRESO
SOCIALIZACIÓN DEL A LA PÁGINA WEB DE
MAPA ESTRATÉGICO LA DIVISIÓN
FINANCIERA
JORNADAS DE
FORMACIÓN

18. 3. MAPA ESTRATÉGICO Y DE CONTROL

19. ESTRATEGIA….
Mapa Estratégico
Sistema de
Sistema de Gestión de la
Administración Calidad
del Riesgo
Sistema de
Información
Clima
Organizacional Comunicación
Asertiva
Balance Score Card

20. HOJA DE VIDA DE LA ESTRATEGIA

21. ALGUNOS RESULTADOS EN LA UIS
PERSPECTIVAS APRENDIZAJE:
• Formación talento humano, estudiantes, calidad, BSC, riesgo, etc
• Cartillas: BSC, Riesgo, Calidad, Comunicación Asertiva, Manual de Buenas
Prácticas…
PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS:
• Disminución de trámites, repensar los procesos, levantamiento de procesos,
evolución, construcción de instrumentos de recolección de información, formatos.
Incorporación del código de barras.
PERSPECTIVA CLIENTE:
• Pago a proveedores en línea. Pago de servicios: matrícula, inscripciones y todo tipo
de pago por venta de servicios por PSE
• Seguimiento a procesos de pago veeduría ciudadana. Desarrollo de nuevos S.I
amigables. Sistema de indicadores incorporados al S.I
PERSPECTIVA FINANCIERA:
• Negociación, inversión soportada en el SIF, análisis de rentabilidad y liquidez en
línea, batería de indicadores en tiempo real.

22. MATERIALS / REFERENCES
• FERNÁNDEZ, A (2001). El Balanced Scorecard: ayudando a implantar la estrategia. Revista de antiguos alumnos A Fondo,
Universidad de Navarra. Consultado en Junio de 2007. Disponible en http://www.ee-iese.com/81/81pdf/afondo4.pdf.
• FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR FODESEP (2002). Plan Estratégico de Desarrollo 2003-2007.
Consultado en Mayo de 2007. Disponible en http://www.fodesep.gov.co/nuevo/index.php?mod=SOMOS&secc=2.
• FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD, EFQM (2003). Introducción a la excelencia. Consultado en Junio de
2007. Disponible en http://www.efqm.org/uploads/introducing_spanish.pdf.
• HORVÁTH & PARTNERS (2003). Dominar el Cuadro de Mando Integral – Manual basado en más de 100 experiencias.
Barcelona: Ediciones Gestión 2000 S.A.
• KAPLAN, R.S. Y NORTON, D. P., (2001). Cómo utilizar el Cuadro de Mando Integral. Barcelona: Ediciones Gestión 2000 S.A.
• BECERRA, ARDILA, Luis E, SIERRA MEJIA, Astrid Liliana. APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA BALANCED SCORECARD EN EL
DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA PARA LA DIVISIÓN FINANCIERA, Universidad Industrial de Santander.
Escuela de Estudios Industriales y Empresariales, 2007.
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23. Thank you!
Contacto:
Consortium Expert: Luis Eduardo Becerra Ardila
CFO- UIS
Universidad Industrial de Santander
lbecerra@uis.edu.co
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