1. El documento describe los conceptos y módulos clave de un sistema ERP, incluyendo planificación de producción, distribución, contabilidad, gestión de la cadena de suministro y gestión de clientes. 2. Se explican los pasos para implementar con éxito un ERP, como el análisis de procesos, definición de objetivos, plan de implantación y formación de usuarios. 3. La implementación de un ERP requiere una inversión significativa pero puede mejorar la eficiencia operativa y rentabilidad de una empresa a largo plaz

1. tema 5(Parte I): Introducción y concepto - ERP Enterprise Resource Planning Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

8. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha arquitectura de un ERP almacén de datos ARQUITECTURA SOLUCIONES DE LA INDUSTRIA CLIENTES PROVEEDORES Software extendido Software extendido Administración de la calidad Plan de producción otros inventario y fabricación Planificación capacidades Planificación recursos de materiales facturación compras Análisis de ventas otros ventas y distribución Gestión de transporte pedidos nóminas Cuentas a cobrar Activos fijos contabilidad y finanzas otros tesorería Contabilidad general Análisis financiero recursos humanos Planificación de turnos otros Salarios y convenios Formación y desarrollo Perfiles profesionales

9. Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación ¿ERP? Enterprise Resource Planning (formal) El ERP es una herramienta que ayuda a integrar todos los procesos del negocio y a optimizar los recursos disponibles. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

10. Características principales buscadas en un ERP • Integrado • Flexible • Modular y abierto • Multifuncional • Tiempo real • Conectividad • e-business Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

21. Expectativas de la implantación... 1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa. 2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...) 3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión. 4.- Reducir costes de operación (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

23. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha 10% - 20% 15% software 10% - 20% 15% entrenamiento y formación 5% - 20% 15% equipo de implementación 0% - 50% 25% hardware/infraestructura 20% - 60% 30% consultoría rango coste medio concepto costes de implantación de un ERP

26. Expectativas vs. resultados de la implantación un ERP – Criterios y Costes de Implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Se establecieron las expectativas antes de invertir? ¿ Se establecieron las expectativas antes de invertir? Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

27. Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Se establecieron los procesos de medición de expectativas? Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

28. Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Se controlan los procesos de implantación? Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

29. Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Se midieron los resultados de la implantación? Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

30. Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Se consiguieron ventajas competitivas al termino de la implantación? Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

31. Expectativas vs. resultados de la implantación Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas: ¿Realizaría otra implantación? Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

32. Expectativas concretas Se debe traducir en mejoras concretas Mejorar servicio a cliente Inventario reducido Manufactura estabilizada Personal cuente con información de calidad que les permita tener una mejor “visibilidad” para realizar su trabajo. Unido a: Retorno de la inversión realizada en hardware, software,servicios y tiempo invertido por la Organización. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

33. ERP - Enterprise Resource Planning Costes en la implantación Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

34. Costes a considerar en una implantación COSTES EXTERNOS Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...) Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento COSTES INTERNOS Dedicación necesaria por parte de los recursos de la organización Costes asociados a la aparición del ERP en la organización. a la aparición del ERP en la empresa Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

35. Distribución lógica de los Costes Externos Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...) 10% Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) 30% Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento 60% Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

36. Distribución lógica de los Costes Internos 80%. Dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía. 20%. Costes asociados a la aparición del ERP en la empresa LA RELACION ENTRE COSTES EXTERNOS E INTERNOS PUEDE IR DESDE UN 1:1 A 1:3 EN ALGUN CASO... Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

37. INFRAESTRUCTURA TÉCNICA Los avances en infraestructura técnica están haciendo viables proyectos que en el pasado no lo eran, pero... ...un mal dimensionamiento técnico puede echar abajo el resto de trabajos asociados a la implantación de un ERP. COSTE VISIBLE COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS) • Hardware • Dedicación necesaria por parte de los • Red recursos de la compañía. • Comunicaciones # Análisis de las necesidades # Reasignaciones y Reutilizaciones # Petición y seguimiento de ofertas con proveedores • Coste de comunicaciones • Coste de seguridad • Contratos de mantenimiento Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

38. SOFTWARE Los costes del Software son marcados por los fabricantes Un software va íntimamente ligado al proveedor de servicios. La solución es completa. Un buen software lo hace malo una mala implantación... COSTE VISIBLE COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS) • Módulos propios del software • Dedicación necesaria por parte de los • Licencia recursos de la compañía. • Coste de seguridad • Elección del Software • Coste de la actualización Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

39. SERVICIOS DE CONSULTORIA, DESARROLLO, IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO. Un proyecto de implantación se realiza por un equipo de trabajo formado por recursos de la compañía y recursos del proveedor de servicios. COSTE VISIBLE COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS) • Servicios de consultaría y • Dedicación necesaria por parte de los Organización recursos de la compañía...con una dedicación • Nuevos desarrollos en todas las fases similar a la del proveedor • Implantación y Formación de servicios... • Mantenimiento • Coste de “fuera de alcance” Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

40. Elección de un ERP – Criterios y Costes de ERP - Enterprise Resource Planning Adecuada asignación de esfuerzos y recursos Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

41. Clave principal... La única manera de no errar en la adecuada asignación de esfuerzos y recursos al proyecto es seguir la metodología proporcionada por la empresa consultora de implantación. Sólo con la repetición se consigue ir depurando los métodos. “… El “…El ÉXITO de un proyecto , , de depende más de la metodología de Impla a implantación… q que del propio Software software…” Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

42. Elección de un ERP – Criterios y Costes de ERP - Enterprise Resource Planning Factores críticos y Administración de Riesgos en la implantación Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

43. Principales riesgos de una implantación Las razones principales de fallos de una implantación son: Paquetes de software que no cubren las necesidades básicas. Mala migración de datos. Involucración parcial de la compañía en el proyecto. Salida del patrocinador del proyecto. Capacitación insuficiente en el sistema y en nuevos procesos. Uso ineficiente de los consultores. Administración del cambio no ejecutada o de manera insuficiente. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

44. Medidas para controlar los riesgos de implantación Control de procesos y seguridad... La implantación de un ERP es relativamente sencilla. El ERP debe almacenar información fija que la compañía necesita para administrar el negocio, materiales y datos basados en cifras (tiempos estimados, cantidades a ordenar, stock de seguridad, etc.). A esta información se le agregan procesos como ordenes de venta, trabajo, compra, control de inventario, lista de materiales, etc. ! Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

45. Medidas para controlar los riesgos de implantación Algunas consideraciones.... Si la Información que y los procesos de negocio maneja la organización no se adecuan al nuevo no es depurada modelo de trabajo a no es depurada Solo se automatiza información y los procesos no mejoran Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

46. Medidas para controlar los riesgos de implantación Algunas consideraciones.... Si la Información que y los procesos de negocio maneja la organización no se adecuan al nuevo no es depurada modelo de trabajo a no es depurada Si hay controles de seguridad sobre Procesos e Información Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

47. Medidas para controlar los riesgos de implantación ...con la implantación del ERP, obtendremos mejoras significativas: Mejor servicio a clientes, Inventario reducido, Mejoras en producción Información de calidad Etc. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

48. Medidas para controlar los riesgos de implantación Reingeniería de Procesos... No se obtendrán beneficios en la implantación si no hay cambio cultural en la organización . El ERP debe habilitar y establecer nuevos procesos para la gestión de los negocios. El ERP debe crear confianza en la información que fluye por los procesos de la organización sea oportuna, veraz y segura. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

49. Medidas para controlar los riesgos de implantación Administración de riesgos... Establecer mecanismos de control que administren los riesgos. Crear un equipo que permita: Que los procesos de negocio se conduzcan de forma adecuada. Que se apoye la reingeniería de procesos Que se apoye la nueva tecnología Administre de forma correcta la gestión del cambio. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

50. ELECCION DEL ERP... Parámetros que debemos considerar... Requerimientos resueltos por ERP estándar Flexibilidad Coste de la solución Experiencias y casos de éxito en el sector Calidad de los distribuidores Solidez financiera del vendedor Tecnología empleada y su estabilidad Cantidad y perfil de clientes Inversión en I+D Capacidad de customización Cantidad de módulos adaptables Facilidad de uso Escalabilidad Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

51. ELECCION DEL IMPLANTADOR... Parámetros que debemos considerar... Experiencia en el sector Coste Conocimiento y experiencia del personal en el producto Metodología de implantación Presencia global Proximidad geográfica Compromiso en la implantación Experiencia en integración de sistemas Disponibilidad de recursos Estabilidad financiera del implanador Servicio de soporte post-implantación Formación Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

52. Elección de un ERP – Criterios y Costes de I ERP - Enterprise Resource Planning ROI - Retorno de la inversión Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

53. El ROI como concepto... El ROI mide el beneficio que obtenemos por cada unidad monetaria invertida durante un período de tiempo. • Formalmente sería el valor actualizado de la corriente de beneficios generada por la inversión a lo largo de su vida útil; partido por el valor actual de la inversión realizada. ROI=(Beneficios/Costes)x100 • Medir el coste puede llegar a ser sencillo, medir el beneficio es muy complicado ya que queda mezclado con multitud de factores. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

54. El método ROI. Período de Recuperación • Cantidad de tiempo en recuperar la inversión realizada. • Tiene una carencia: no contar con los intereses del capital. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

55. Áreas clave para incrementar el ROI Incremento de la productividad , reduciendo el tiempo empleado por los trabajadores para realizar sus tareas, e incrementando la eficacia de los procesos de negocio . Reducción de costes , en la medida en que la mejora en la eficacia lo permita. Generación de ingresos. Se puede abordar negocios que antes estaban vedados por las limitaciones de las aplicaciones y la ineficiencia de los procesos. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

56. Algunos ejemplos prácticos... Empresa de Ingeniería SITUACIÓN INICIAL Intensivo en personal y control analítico. Empresa buscando un ahorro en costes. Disgregación de sistemas. Dobles y triples imputaciones de datos. ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION Detección de tareas duplicadas. Tareas manuales Tareas mejorables, procesos ineficientes. ACTUACIONES Consultoría de organización y mejora de procesos. Implantación de un ERP de fácil uso. Reducción de tareas y ahorro de costes de personal. Personal para tareas de control y seguimiento de procesos. Evaluación de 1 año en retorno de la inversión. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

57. Algunos ejemplos prácticos... Empresa venta y distribución de libros SITUACIÓN INICIAL Parado expansión de Delegaciones (imposibilidad de control) Dobles imputaciones Decenas de personas dedicadas sólo a revisión de duplicaciones. ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION Detección de tareas duplicadas. Tareas manuales Tareas mejorables, procesos ineficientes. Análisis del lugar de entrada de datos ACTUACIONES Consultoría de organización y mejora de procesos. Implantación de un ERP. Organización de tareas y mejoras del control Personal reducido en IT y en los puntos de control. Imputación del dato donde se produce. Posibilidad de continuar la política expansiva de la compañía. Evaluación de 6 meses en retorno de la inversión. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

58. Proceso Típico Antes Medir situación actual en el caso de existir aplicación. Identificar procesos básicos susceptibles de mejora. Recolección de datos para cada proceso (Tiempo, tareas, costes...). Estimar los costes del proyecto ¿Puedo incrementar la productividad?¿en qué procesos? ¿me permitirá ahorrar costes? ¿qué oportunidades de negocio podría abordar? Durante el desarrollo Control de tiempos, costes y equipo de desarrollo. Después Números resultante tras la inversión (costes finales, beneficios obtenidos) Conversión de estos datos en valores monetarios. Analizar su incidencia en ahorro de costes, incremento de ventas, aumentos de márgenes respecto a la situación anterior. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha

59. Departamento de Informática Universidad de Castilla-La Mancha proveedores de ERPs Fuente: AMR Research (1999)