Entorno de Excel

1. Microsoft ACCESS
2010
WILLIAM BENAVIDES MENDOZA COD:03
APRENDIZ SENA

2. MICROSOFT ACCESS
William Benavides Mendozag
APRENDIZ SENA
HENRY JAIMES
EDINSON MORALES
PROFESOR, INSTRUCTOR
INSTITUTO TECNICO MUNICIPAL DE LOS PATIOS
SENA
ESPECIALIDAD SISTEMAS
LOS PATIOS, NORTE DE SANTANDER
COLOMBIA
2016

3. Microsoft ACCES 2010
Acces
Como ejecutar el
programa?
Crear una base de
datos en blanco
El entorno de
Acces
¿Que es?

4. ¿Que es?
Access es una aplicación que viene con el paquete Office de Microsoft.
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el
paquete ofimático denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de
datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular,
como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una
colección de música, etcétera. Está pensado en recopilar datos de otras
utilidades (Excel, SharePoint, etcétera) y manejarlos por medio de las
consultas e informes.
Inicio

5. ¿Como ejecutar el programa?
Una vez instalado en el ordenador el programa, los pasos a seguir para
ejecutar Access son:
1.Hacer clic sobre el botón Inicio de la barra de tareas.
2.Seleccionar la opción Todos los programas.
3.Seleccionar la opción Microsoft Access del menú que se despliega.
Inicio

6. Crear una base de datos en blanco
Pulsar la opción Base de datos en blanco que se encuentra dentro de la
opción Nuevo de la ficha Archivo.
Una vez creada la base de datos podrás encontrar el archivo .accdb en la ruta
especificada. Por último debo mencionar que Access insertará una tabla vacía
llamada Tabla1 a partir de la cual podremos iniciar con la creación de nuestro
diseño.
Inicio

7. El entorno de Acces
Entorno de Acces
Cinta de opciones El botón de acces
Barra de herramientas
de acceso rápido
Menús emergentes o
contextuales
EL panel de
navegación
Las fichas de
documentos
La barra de estado Salir de acces
Inicio

8. Cinta de opciones
La cinta de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos.
En Access 2010, las fichas de comandos principales
son Archivo, Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos.
Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados, y estos grupos
contienen algunos de los demás elementos de la nueva interfaz de usuario,
como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta las opciones
visualmente.
Inicio

9. El botón de acces
Un botón de comando se usa en un formulario para iniciar una acción o un
conjunto de acciones. Por ejemplo, se puede crear un botón de comando que
abra otro formulario. Para que un botón de comando realice una acción, se
escribe una macro o un procedimiento de evento que se asocia a la
propiedad Al hacer clic del botón de comando. Asimismo, se puede incrustar
una macro directamente en la propiedad Al hacer clic del botón de comando.
De este modo, se puede copiar el botón a otros formularios sin que se pierda
la funcionalidad del botón.
Inicio

10. Barra de herramientas de acceso
rápido
Esta barra no presenta ningún cambio con respecto a la de los otros
programas de Office 2010. Puedes ubicar allí los comandos que más uses
para tenerlos a un clic de distancia.
Puedes escoger qué comandos quieres que aparezcan en esta barra de
herramientas. Por defecto, allí encontrarás los comandos: Guardar, Deshacer y
Rehacer.
Inicio

11. Menús emergentes o contextuales
1.Ir Ver-> Barra de Herramientas -> Personalizar
2.Seleccionar la pestaña Barra de Herramientas y pulsa el Boton Nueva
3.Poner un nombre (yo las suelo empezar por ctx) y MenuContextual y verás
que aparece una barra flotante.
4.Añadir las funciones o macros que se quiera o no pongas ninguna
5.Una vez creada la barra de Herramientas, selecciona Propiedades de la Barra
de Herramientas nueva e indica que es de tipo emergente, verás que
desaparece de la lisa de Barra de Herramientas, no pasa nada.
Inicio

12. EL panel de navegación
El panel de navegación es una lista de los objetos que has creado en la base
de datos. Verás que aparecen organizados en grupos (por tipo de objeto)
para que los encuentres con más facilidad.
Desde el panel de navegación, puedes cambiar el nombre de los objetos,
abrirlos y eliminarlos.
Inicio

13. Las fichas de documentos
En Office Access , se pueden mostrar los objetos de la base de datos en
documentos con fichas en vez de ventanas superpuestas. Para el uso
interactivo diario, puede que prefiera la interfaz de documentos con fichas.
Para habilitar o deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones
de Access (vea Mostrar u ocultar fichas de documentos, más adelante en este
artículo). Sin embargo, si cambia la configuración de los documentos con
fichas, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que la nueva
configuración surta efecto.
Inicio

14. La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene
indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta
información según la pantalla en la que estemos en cada momento.
Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico
pulsada (Bloq Núm.), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos
cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño
con los cuatro botones que aparecen a la derecha.
Inicio

15. Salir de acces
Para salir del mismo se hará un clic sobre la de la ventana exterior (arriba a la
derecha del todo) o bien pulsando sobre la opción Cerrar base de datos del
menú de que se despliega desde la Ficha Archivo.
Si utilizamos la opción Salir, que se encuentra en la Ficha Archivo, cerramos el
documento pero además, salimos del programa Access 2010.
Inicio

16. ¿Que es una base de datos?
Una base de datos es como un almacén en el que se guarda y organiza
diferente tipo de información, pero en el computador. Las bases de datos
permiten a sus usuarios acceder, registrar y analizar datos de una manera
rápida y sencilla. Son tan útiles que es muy probable que te hayas topado con
ellas a diario.

17. Las tablas como base de datos.
Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos,eqq donde se guardan
los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de
un programa de hoja de cálculo.
Una tabla es utilizada para organizar y presentar información. Las tablas se componen de
filas y columnas de celdas que se pueden rellenar con textos y gráficos.
Las tablas se componen de dos estructuras:
Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de
los mismos tipos que los demás registros. Ejemplo: en una tabla de nombres y direcciones,
cada fila contendrá un nombre y una dirección.
Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos de tipo diferente
a los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo contendrá un tipo de datos único,
como una dirección, o un número de teléfono, un nombre, etc.

18. Componentes básicos de una tabla.
De una manera sencilla podemos decir que una Base de Datos está compuesta por Tablas. Y
cada Tabla está formada por Campos y Registros.
Seguramente, alguna vez has visto un fichero como este:
El fichero completo sería la Base de Datos. Y cada uno de los cajones vendría a ser una
Tabla. A su vez, cada cajón tiene fichas, que serían los registros. Y en cada ficha tiene
distintos tipos de información, que serían los Campos.
Veamos ahora con más profundidad, qué son los Campos y los Registros.

19. Como crear ,cerrar y abrir una base de
datos
CREAR
En la pantalla de inicio de Access, desplace hacia abajo para ver las plantillas
incluidas. Las aplicaciones más populares, como Administración de proyectos,
Administración de bienes y Contactos, están primero en la lista.
CERRAR
Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
- En la pestaña Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos
- O bien cerrar Access. Obviamente la base también se cerrará.

20. ABRIR
Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:
Desde la pestaña Archivo > Abrir

21. Como crear tablas de datos
Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para una base de datos
existente. En ambos casos el procedimiento será el mismo. En primer lugar
debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botón Tabla.

22. Que son las relaciones en Access
Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos
trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común.
En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado
con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que
menos se utiliza. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un
único DNI:

23. Que son las consultas en Access
Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más
tablas para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear
una consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda
para encontrar, exactamente, la información que deseas.

24. Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea
más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los
formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios
agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de
Access.
Que son los formularios en Access

25. Como importar y exportar datos de
Access
En la página Agregar tablas (lo primero que ve al crear una nueva aplicación
personalizada), puede importar datos de libros de Excel, orígenes de datos
ODBC, archivos CSV/de texto, listas de SharePoint y otras bases de datos de
Access.
Access proporciona varias maneras de copiar un objeto, como una tabla o un
formulario de una base de datos a otro. Copiar y pegar un objeto son más
fácil, pero exportar un objeto permite más opciones. Por ejemplo, puede
exportar la definición de tabla y los datos de la tabla o exportar únicamente la
definición de tabla (una copia en blanco de la tabla).