Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos
1. FOMACION DE ARCHIVOS SEGÚN SU CICLO VITAL
Presentado por
MARTHA LUCIA RUIZ
Presentado a:
NANCY CUELLAR
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
BOGOTA 2015
2. INTRODUCCION
Este los muestra la importancia de uno de los aspectos el ciclo vital de los
documentos.
También nos enseña como las características de un documento se pueden ver
reflejada en el tratamiento documental .
Nos brinda una serie de herramientas para dar un mejor uso en los procesos
que se realizan en cada empresa
3. OBJETIVOS
Estos nos permiten tener claridad de como se realiza el manejo de un archivo
con todos los componentes para un mejor manejo y claridad
Nos verifica que normas debemos tener en cuenta para la conformación de
estos
Cual es su importancia en la clasificación y producción de estos
Conformación pautas y modificaciones que se pueden realizar para un mejor
manejo de este
4. ARCHIVOS PUBLICOS
Estos prestan un servicio público, depende de instituciones
dentro del Derecho Publico, sus documentos son generados por
las instituciones administración en el ejercicio de su función .
Archivo parque automotor de Bogotá sim dirección calle 94c 61
,Personal a cargo ingeniero Oscar reina
se resguardan los documentos de tramite de el parque
automotor de Bogotá
la clasificación documental del archivo la institución es
responsable organizar y custodiar,describir, controlar y prestar el
servicio de consulta de documentos recibidos Prestar el
servicio de atención de trámites del registro distrital,
automotor.
Algunos tramites que se realizan o se expedición
• Registro de conductores
• Registro de automotores.
• Registro de operación
• Registro único de nacional de transito
Los formatos únicos fun ,marcación de carpetas marcas con l
placa del vehiculo,inventarios documentales tablas de
valoración, TRD ,CCD , acta de eliminación , cajas ordenación
numérica cronológica.
5. Etapa Pre archivística Esta se realiza durante el
tratamientos de los fondos documentales los cuales
se caracterizan por la definición en sus
presupuestos.
La etapa del desarrollo archivístico se ve reflejada
en como la teoría y el tratamiento de los fondos
documentales a logrado unos niveles suficientes de
autonomía para poder hablar propiamente de la
archivística
Principio de procedencia
Este conserva los documentos dentro de los fondo
documental al que naturalmente permanecen y donde
se han producido
Principio de orden original es la ordenación interna de
un fondo documental manteniendo su estructura .
Las tablas de valoración estos son instrumentos
utilizados en la organización de fondo acumulado
Las tablas de TRD esta son instrumentos que
permiten la racionalidad de la producción documental
con estas se evidencia el ciclo vitad de los
documentos
valor primario este se compone de todo documento
que sirve a la empresa o unidad productora.
Valor secundario: es aquel valor cultura o histórico
que tiene algunos documentos
6. Algunos tramites que se realizan o se expedición
• Registro de conductores ,Registro de automotores.
• Registro de operación, Registro único de nacional de
transito
Los formatos únicos fun ,marcación de carpetas marcas
con l placa del vehiculo,inventarios documentales tablas
de valoración, TRD ,CCD , acta de eliminación , cajas
ordenación numérica cronológica.
Estas carpetas contiene el historial de cada vehículo
automotor de Bogotá
inicial con la creación al momento de registra el vehículo
con la documentación requeridos por la ley debe con
tener la carpeta de cada automotor bien sea carro,
camión,,automóvil,,motocicleta de cualquier marca o color
que se encuentre
registrada en la carpeta al iniciar la matricula inicial de
cada uno de estos automotores debe encontrarse en cada
carpeta
fun de registro único total mente diligenciado ,cedula del
propietario del vehículo, pago de respectivo tramite y
Fotocopia de la licencia de conducir.
Proceso de organización de la carpeta en su inicio
Selección de documentos se realiza un alistamiento de los
documentos para procede a foliar .
Foliación se prepara la documentación de manera
evidenciar esta se realiza enumerando los folios de solo
por una cara se debe efectuar en el extremo superior de la
hoja con lápiz de mina negra .
7. Cuál es el proceso desde la creación de un documento hasta la disposición final?.
la clasificación documental del archivo la institución es responsable organizar y custodiar describir, controlar y prestar
el servicio de consulta de documentos recibidos, prestar el servicio de atención de trámites del registro distrital, automotor.
Algunos tramites que se realizan o se expedición
• Registro de conductores ,Registro de automotores.
• Registro de operación, Registro único de nacional de transito
Los formatos únicos fun ,marcación de carpetas marcas con l placa del vehiculo,inventarios documentales tablas de
valoración, TRD ,CCD , acta de eliminación , cajas ordenación numérica cronológica.
Estas carpetas contiene el historial de cada vehículo automotor de Bogotá
inicial con la creación al momento de registra el vehículo con la documentación requeridos por la ley debe con tener
la carpeta de cada automotor bien sea carro, camión,automóvil,motocicleta de cualquier marca o color que se
encuentre
registrada en la carpeta al iniciar la matricula inicial de cada uno de estos automotores debe encontrarse en cada
carpeta
fun de registro único total mente diligenciado ,cedula del propietario del vehículo, pago de respectivo tramite y
Fotocopia de la licencia de conducir.
Digitalización: se procede a pasar los documentos sin importar su tamaño por el scanner y verificar nombre de
la carpeta es decir la placa donde quedara registrado el automotor y nuevamente disponer en caso de un
nuevo tramite.
8. Sistema disipación final se realiza cuando se
cancela la matricula del automotor se ingresa la
carpeta al archivo inactivo teniendo por 10 años
máximo la carpeta en poder del archivo
automotor de Bogotá
Bajo que normas se rige cada uno de estos
archivos en la formación de los archivos.
Art. 22, Ley 594 del 2000, Capitulo IV – ley
1437- 2011, Art.6 Decreto 2909 del 2012
Art. 5 decreto 2609 de 2012, acuerdo 060 del
2001.
Explique brevemente, con sus propias palabras,
en que consiste cada una de las etapas de la
formación de los archivos según el ciclo vital de
los documentos
Son etapas que debe enfrentarlos documentos
como lo tipos de archivo las diferentes clases de
como lo son Archivo histórico , central y de
gestión, tablas de valoración y TRD para un
buen funcionamiento de la empresa estas son
etapas que debe enfrentar un documento desde
su producción hasta su destino final nos
proporcionan una clara herramienta de trabajo
que nos permite tener soluciones rápidas para
clasificar y organizar nuestro archivo.
9. ARCHIVOS PRIVADOS
Entidad Privada Nombre Medplus en este archivo
se encuentra en su totalidad 2500 historias
laborales cada una organizada por numero de
cedulación el cual se le asigna a dad Historia
laboral Datos Encargada Magdalena Loaiza calle
10 -65-75 teléfono 7477222
Maneja historiales las cuales deben ser
resguardadas de una manera pertinente
cumpliendo con las leyes estipuladas para la
conservación de las historias laborales la
ordenación esta a cargo de gestión documental la
cual es responsable de garantizar la adecuada
disposición y control de los documentos
Dos tipos de documentos en cada una de las
etapas de formación del archivo: Etapa pre-
archivística, archivística
Los documentos encontrados en el archivo de
gestión son historias laborales una sola área
custodia las historias laborales de la empresa el
área encargada de selección y contratación de
personal verifica y trabaja de la mano con el área
jurídica de la empresa esta determina funciones
que se determinan o se implementan en el archivo
10. Elija 2 series documentales que deban conservar de los archivos
visitados y explique el porqué de su conservación
En el la historias laborales se debe conservara por reclamaciones
en el ente laboral y su conservación es vital
Esta debe mantenerse en un lugar adecuado y con todas las
condiciones La conservación del documento de una forma
adecuada en la manipulación y cuidado del documento
La conformación de estos archivos se realiza según su ciclo vital
estos procesos de gestión documental consisten cada uno
Principio de procedencia este fondo documental debe
mantenerse en un sitio adecuado debe estar situado en una
unidad e independencia de cada fondo y ella mantener su
integridad. Estos se utilizan tanto para archivos históricos como
para administrativos
Los documentos encontrados en el archivo de gestión son
historias laborales una sola área custodia las historias laborales de
la empresa el área encargada de la contratación se verifica y
trabaja de la mano con el área jurídica de la empresa esta
determina funciones que se determinan o se implementan en el
archivo
Principio de orden original este es el cargado de disponer los
documentos de un fondo debe mantenerse a lo largo de su vida
útil para el orden correspondiente de acuerdo a las actividades
desarrolladas por la identidad y sus propias estructuras.
11. Los valores del archivo
Las tablas de valoración se utilizan los listados
documentales con sus diferentes series y sub
series con anotación de fechas extremas y
respectivos procedimientos para así poder
dispone el documento se verifica por cuanto
tiempo debe esta en archivo inactivo y luego se
dispone su tiempo de retención de la historia
laboral.
Valor Primario se verifica el documento que
sirve ala empresa los documentos que possen
se conservan permanentemente .
Valor secundario este surge cuando se agota
el valor primario
Las tablas TRD esta se realizan según la
producción documental de cada dependencia
12. Cuál es el proceso desde la creación de un documento
hasta la disposición final?.
Como son organizados los documentos dentro cada
una de las carpetas
1) se verifica lista de cheque la cual suministra el área
de selección y contratación del personal el cual se
encuentre completa la documentación del candidato a
contratar o contratado
2) ingresa a su archivo activo o nomina actual
verificando en base de datos toda la información de la
carpeta .
3) método de préstamo, búsqueda y consulta solicita
la historia laboral al área de archivo por correo o
telefónicamente se procede a su verifica su estado y
localización en bases de datos por numero de cedula
se procede a su búsqueda medio manual.
4) Por ultimo se procede a su préstamo el solicitante
debe diligenciar un formato en el cual se registra fecha
nombres, apellidos y cedula de la historia laboral
solicitada nombre firma y área del solicitante
5) Cuando la persona deja de laborar para la empresa
se ingresa inactivo y inicia la terminación de el
contrato se liquida la persona se procede a retira la
carpeta de el archivo activo se procede a retiran
ganchos y demás residuos metálicos para archivar en
cajas debidamente marcada
13. • Bajo que normas se rige cada uno de
estos archivos en la formación de los
archivos.
Acuerdo 003 de 2013. Art. 22, Ley 594
del 2000, Art. 22, Ley 594 del 2000,
Capitulo IV – ley 1437- 2011, Art.6
Decreto 2909 del 2012
Art. 5 decreto 2609 de 2012, acuerdo
060 del 2001.
• investigue que cambio en la
encuesta estudio unidad documental
Se verifica el ajuste en los tipos
documentales los cuales en algunas
series se modificaron y se ve diferencia
con los códigos disposiciones,
retenciones cambian los
procedimientos en la tabla de TRD de la
encuestas
14. CONCLUSIONES
• Este trabajo nos enseña una manera más forma de clara de cómo ver los
pasos principales a seguir de un análisis documental .
•Proporcionadnos una clases de pasos básicos para en el mantenimiento
de los documental
•Este también no las pautas ha seguir nos enseña la normativa que rigüe los
archivos documentales.
