La digitalización y sus aspectos

1. DIGITALIZACION
CRISTIAN DARWIN TELLEZ ALARCON
JAIRO JAVIER SUÁREZ HERNÁNDEZ
OSCAR MANUEL ARIZA MORENO
YUDI BIBIANA ALFONSO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACION,DOCUMENTACION,BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA .
GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
GRUPO 1

2. DIGITALIZACION
CRISTIAN DARWIN TELLEZ ALARCON
JAIRO JAVIER SUÁREZ HERNÁNDEZ
OSCAR MANUEL ARIZA MORENO
YUDI BIBIANA ALFONSO
EJE TEMATICO 4 .
TUTOR .JORGE MARIO ZULUAGA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA
INFORMACION,DOCUMENTACION,BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA .
GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
GRUPO 1

3. INTRODUCCION
La continua producción de documentos físicos en una entidad ya sea pública o
privada aumenta día a día por lo que los niveles de estos aumentan en
cantidades alarmantes, algunas de estas no cuentan con el espacio suficiente
para almacenarlos por lo que es necesario buscar soluciones para estos
problemas documentales. La digitalización nos ofrece una ayuda eficaz y
rápida para estos inconvenientes donde estas nuevas técnicas cada vez se
van abriendo mas espacio dentro del mercado de la gestión documental.
Actualmente con el crecimiento de los tramites en las diferentes entidades es
necesario poder acceder, organizar, custodiar y consultar toda esta
información teniendo en cuenta que esta ultima, la consulta, es cada vez mas
difícil de realizarla de manera eficiente.
Ante estas adversidades tenemos como solución recurrir a todas aquellas ayudas
que nos brinda las nuevas tecnologías, las cuales nos permiten tener un
mayor y mejor acceso a los documentos facilitando su tramite, consulta y
mejorando su conservación ampliamente.

4. OBJETIVOS
 Conocer la digitalizacion y las diferentes aplicaciones que
pueda desarrollar.
 Diferenciar la cantidad de información relacionada con
respecto a la digitalizacion y sus usos.
 Conocer las normas que rigen la digitalizacion en
Colombia.
 Diferencias los distintos los equipos electrónicos
utilizados para realizar con éxito la digitalización .

6.  Es la conversión analógica-digital o
digitalización la cual consiste en la
transcripción de señales analógicas en
señales digitales, con el propósito de
facilitar su procesamiento y hacer la
señal resultante mas inmune al ruido y
otras interferencias a las que son mas
sensibles las señales analógicas .
 También podemos decir que es una
técnica que permite la reproducción de
información que se encuentra de
manera analógica (papel, video, sonido,
cine, microfilm entre otros ) en otra, la
cual vamos a interpretar a través de un
computador .

7. Y LA NORMA …
Teniendo en cuenta que la digitalización se ha extendido
en la mayoría de las entidades del Estado para facilitar
el trámite, distribución y consulta de documentos
públicos, y sabiendo que dentro del marco de la
iniciativa de Cero Papel su utilización puede ser
adoptada de forma inadecuada por las entidades
públicas afectando el desarrollo de la función
archivística, el Archivo General de la Nación ha
considerado conveniente brindar algunas pautas
generales para que este proceso se lleve a cabo
efectuando el cumplimiento de la Ley 594 de 2000,
particularmente en cuanto a la preservación del
patrimonio documental del país se refiere, evitando
que se lleven a cabo proyectos o procesos de
digitalización que no sean necesarios.
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2013#

8. R E T R O S P E C T I V A
Garantiza la
conservación y facilita
la difusión en línea de
los documentos de un
fondo de archivo, sin
eliminar los
documentos
originales
S I S T E M Á T I C A
Genera una copia de uso
interno del documentos
que son recibidos,
también puede
convertirse en una copia
autentica y sustituir el
original mediante un
sello o firma de la
entidad o persona
responsable, además es
usada en las
organizaciones que tiene
el Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos
.
TIPOS DE DIGITALIZACIÓN

9. PASOS PARA DAR INICIO A LA
DIGITALIZACIÓN
1. Identificar la documentación luego realizar la depuración retirando
copias, papel térmico y elementos metálicos .
2. Retirar carpetas o fundas donde puedan estar los documentos.
3. Realización de una clasificación por tipología sin segmentar las
series documentales .
4. Digitalizar.

10. COMO REALIZAMOS EL PROCESO

11. FORMAS DE DIGITALIZAR
Existen diferentes formas de digitalizar información,
generalmente dependiendo del tipo de información un
ejemplo, una fotografía en papel suele digitalizarse
empleando un escáner.
También podemos hacerlo con el sonido, ya que suele
digitalizarse empleando un micrófono que lo transmite
a una placa de sonido donde se digitalizara .
En cuanto a documentos de texto en papel , por lo
general suelen digitalizarse empleando sistemas OCR,
que reconocen los símbolos escritos y los convierten
en caracteres editables en la computadora .

13. Procesamiento
de la
información en
bases de datos
que permiten
ofrecer
productos
acordes a los
intereses
particulares de
los usuarios
Transmisión
de la
información y
el
conocimiento
con un
formato
digital
Consulta,
Conservación
y
Rapidez en el
manejo de la
información.

14. ASPECTOS TÉCNICOS
Creación del Registro o Archivo digital
La creación de un registro o archivo digital
original es la base del proceso, el cual se
conservará como archivo de seguridad, por lo
que se debe definir un escaneado con el nivel
de calidad suficiente para los procesos
posteriores a los que sean sometidos los
documentos. A partir de este archivo se
puede rebajar la calidad (resolución,
profundidad de bits, etc.) pero de todas
formas será imposible mejorarla.

15. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS
DIGITALIZADOS
- Deben ofrecer garantía de seguridad
- Deben ser admitidos por el sistema de
gestión documental de la entidad.
- Es necesario realizar pruebas de los
documentos que van hacer digitalizados con
una resolución mínima de 200 puntos por
pulgada PPP.
- Cuando es mayor la resolución de los
documentos estos crecen en su tamaño
- Deben garantizar la fidelidad del documento.

16. EL ESCÁNER
Los escáneres, funcionan utilizando el principio básico de la transferencia de la luz.
Se coloca en la superficie de cristal del escáner, la imagen a digitalizar,
enfrentada al bloque lector y al cabezal lector compuesto por el CCD, el sistema
de iluminación y un conjunto de lentes se desplazan barriendo la imagen.
La luz reflejada, se convierte en energía eléctrica por los sensores, y la velocidad
del movimiento del cabezal lector es la que proporciona una mayor resolución.
Cuanto menor sea la velocidad del lector, más información se extraerá de la
imagen digitalizada.

17. CLASES DE ESCÁNER
Tenemos diferentes tipos como:
- Escáneres planos
- Escáneres domésticos
- Los semiprofesionales
- Escáneres profesionales
- De transparencias
- Escáneres de mano
- Escáneres de tambor
- Digitalizadores de vídeo
- Cámaras digitales

18. CLASES DE ESCÁNER

19. CLASES DE ESCÁNER
Escáner de alta producción
Esta gama de equipos es utilizada para digitalizar documentos de manera masiva,
teniendo como ventaja un menor tiempo de procesamiento para altos
volúmenes de producción, se utilizan principalmente cuando se requiere
digitalizar información de manera masiva y sistemática para empresas e
instituciones. Para utilizar este tipo de escáneres, se debe realizar una
preparación documental de manera preliminar y minuciosa, en la cual se
retira cualquier elemento que pudiera impedir el paso de los documentos en
alta velocidad por el escáner.
Escáner de cama plana (Flat bed)
Escáner diseñado para digitalizar fotos y libros, cuando no se cuenta con un
escáner especializado de libros. Éste es el tipo más conocido de escáner, el
original se coloca sobre el vidrio, donde queda fijo y luego se cubre con la
tapa, el dispositivo de digitalización (CCD) se mueve por debajo del vidrio
iluminando el original para digitalizar.

20. CLASES DE ESCÁNER
Escáner de libros
Estos equipos especializados para la digitalización de libros, se utilizan
principalmente para conservar libros de valor histórico o en los que no es
posible desprender las hojas que contiene, manteniendo la integridad original
en cualquier circunstancia. Dichos escáneres respetan la calidad de las
imágenes al corregir automáticamente las curvaturas de las páginas.
Escáner de planos
Este escáner diseñado para digitalizar grandes pliegos de papel como planos o
mapas, se utilizan para digitalizar todas las hojas de papel que superan el
tamaño máximo permitido por otros tipos de escáneres, asegurando la
óptima calidad de las imágenes obtenidas. Cabe aclarar que no todos los
documentos son susceptibles de ser digitalizados por este escáner, ya que los
planos originales en alto estado de deterioro pueden sufrir daños, ya que el
sistema de tracción de papel utiliza una serie de rodillos de goma porosa.

21. CLASES DE ESCÁNER
Escáner de transparencias
Específicamente diseñado para digitalizar negativos, transparencias de
35mm y placas medio formato, es utilizado para la preservación de
documentos en este soporte, asegurando la obtención de
digitalizaciones de la más alta calidad, gracias a su gran resolución
óptica.
Escáner de microfilm
Básicamente su formato consiste en el procesamiento de rollos de microfilm
y microfichas. Fueron creados para digitalizar colecciones que para su
preservación han sido microfilmadas. Plantean una muy útil herramienta
para migrar de manera rápida y efectiva documentos microfilmados a
formatos digitales. Son equipos caros, delicados y operarlos requiere
una alta capacitación. La calidad de la imagen digital a obtener
dependerá en gran parte del estado de conservación en que se
encuentre el microfilm.

22. MUCHAS
GRACIAS

23. BIBLIOGRAFIA
- http://www.slideshare.net/ilypatico/eje-temtico-4-digitalizacin-definitivo
- http://www.fotonostra.com/grafico/escaners.htm
- http://www.tiposde.org/informatica/584-tipos-de-escaner/
- http://centros5.pntic.mec.es/ies.siglo.xxi/web/ofereduc/cis/escaner/html/tipos.
html
- http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7336
- http://www.tbs-telecon.es/que-es-digitalizar-un-documento-proceso-digitalizacion-
documentos