Este documento presenta la información recopilada por Diana Marcela Supelano Bermúdez sobre digitalización documental para un proyecto de trabajo final. El documento define digitalización documental, tipos de scanners, razones para digitalizar documentos y factores a considerar en el proceso de digitalización. Además, explica la importancia de la digitalización certificada y enumera las fuentes de investigación utilizadas.

2. UNIDAD 4 TRABAJO FINAL
DIANA MARCELA SUPELANO BERMUDEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVISTICA

3. UNIDAD 4 TRABAJO FINAL
DIANA MARCELA SUPELANO BERMUDEZ
GRUPO 02
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVISTICA
PRELECTURA, BUSQUEDA BIBLIGRAFICAY ESTRUCTURAR LA INFORMACIÓN
DOCENTE
MARIAALEXANDRA LEON MARTINEZ
LICENCIADA EN EDUCACIÓN

4. INTRODUCCIÓN
En este momento nos encontramos en una etapa en que la
Tecnología es parte fundamental de nuestro trabajo, y tener
el conocimiento de cada paso que se debe tener en cuenta,
para realizar mucho mejor nuestro trabajo.
En la empresa que estoy laborando actualmente, esta en el
Proceso de cambio de aplicativo y esta realizando el proceso
para que los documentos que estén digitalizados tengan
valor probatorio o legal.
La gestión documental persigue que el trabajo con los
documentos sea más fácil, de manera que una persona sabe
qué documentos guardar, cuándo, cómo, y dónde, con el fin
de localizarlos cuando los necesita.

5. OBJETIVO
1. Tener el conocimiento para realizar el trabajo con
eficacia.
2. Aprender cual es la mejor herramienta para realizar el
trabajo.
3. Conocer mas a fondo cada paso para lograr que los
documentos
Cumplan con los requisitos de digitalización.
4. Brindar una mejor solución a los problemas de que se
presente
al realizar mi labor.

6. La prelectura es un método de estudio, también se le conoce
como lectura exploratoria, y se supone que el método
completo también incluye la lectura de comprensión y la
ampliación de vocabulario. Y así como definición:
Prelectura o lectura exploratoria: que consiste en hacer una
primera lectura rápida para enterarnos de qué se trata el texto.
1. PRELECTURA

7. 1.1 SITUACIÓN VITAL
Soy Diana Marcela Supelano Bermúdez trabajo en una constructora e
inmobiliaria como analista de archivo, dentro de mis funciones esta el
proceso de Digitalización documental y necesito saber más sobre el tema
porque se está implementando un nuevo aplicativo en la compañía y
deseo mejorar la calidad de mi trabajo.

8. 1.2 PROPÓSITO CONCEPTUAL
 Que es digitalización
 Que es un scanner
 Saber que es la digitalización certificada
 Saber sobre la importancia de la digitalización

9. 1.3 PROPÓSITO ARGUMENTAL
 Que aporte tiene la digitalización Documental en la empresa
 Cuando es necesaria la digitalización de un documento
 Entender la importancia de la digitalización en la compañía

10. 1.4 PROPÓSITO PROCEDIMENTAL
 Cuáles son los procedimientos para implementar la digitalización
 Que se debe tener en cuenta para digitalizar documentos
 Que se debe hacer para que un documento digitalizado sea
certificado

11. 1.5 PREGUNTAS
 ¿Qué es digitalización documental?
 ¿Qué es un scanner?
 ¿Cuántos tipos de scanner hay?
 ¿Por qué se deben digitalizar los documentos?
 ¿Qué se debe tener en cuenta para realizar los
procesos de digitalización?
 ¿Qué es la digitalización certificada?

12. 2. BUSQUEDA BIBLIOGRAFICA
2.1 INFERIR: es extraer las ideas esenciales de los textos.
2.2 PUNTUAR: es una operación intelectual en donde la persona es capaz
de reconocer la función del signo de puntuación en un texto y a la vez es
capaz de escribirlos y utilizarlos correctamente.
2.3 PRONOMINALIZAR: es una operación intelectual en donde la
persona es capaz de reconocer y entender los pronombres en un texto y a la
vez es capaz de escribirlos y utilizarlos correctamente.
2.4 RAÍCES: son las estructuras originales de las palabras, a partir de ellas
reconocemos el significado de muchas de estas.

13. 3. ESTRUCTURA
3.1 ¿ Que es Digitalización Documental?
Digitalizar un documento es la representación de un
documento por un conjunto de sus puntos o muestras, el
resultado se denomina imagen digital del documento. El
proceso de digitalización de documentos se obtiene al
capturar las "esquinas" donde terminan las líneas o cambio de
dirección de los trazos del documento (letras, números,
imágenes, ...).

14. 3.2 ¿ Que es un scanner?
Un scanner es un periférico o dispositivo de entrada en el ordenador,
que convierte imágenes impresas en papel u otras superficies, en
imágenes digitales, para ser almacenadas en el ordenador. El scanner es
uno de los elementos más utilizados en computación debido a la ventaja
de poder obtener las imágenes digitalizadas y poder modificarlas,
corregirlas o almacenarlas.
3. ESTRUCTURA

15. 3.3 ¿Cuantos tipos de scanner hay?
Existen varios tipos de scanner, de distintos precios y funcionamientos.
Hoy, se adquieren más comúnmente como un integrante de las llamadas
multifuncionales, que también sirven como impresora y fotocopiadora.
3. ESTRUCTURA

16. 3.3 ¿Cuantos tipos de scanner hay?
Los tipos de scanner más comunes son tres:
El scanner de mano, que se utiliza desplazándolo manualmente por el
papel. Como tiene sólo 10cm de ancho, se debe pasar dos veces por la
página y luego juntar las dos imágenes mediante un programa.
3. ESTRUCTURA

17. 3.3 ¿Cuantos tipos de scanner hay?
El scanner plano, que es una buena opción, ya que captura la imagen de
una sola pasada. Funciona poniendo el papel en el scanner para que la
luz pase automáticamente para producir la imagen digital. La imagen
resultante puede ser casi perfecta, a menos que la página se ubique
torcida.
3. ESTRUCTURA

18. 3.3 ¿Cuantos tipos de scanner hay?
El scanner de rodillo, que es un aparato pequeño muy manejable.
Funciona poniendo el papel en una ranura, que luego es desplazada
automáticamente por el scanner. En este caso, la luz no se desplaza, lo
hace la hoja. Aunque no puede haber error humano en el resultado,
tiene la desventaja de no poder escanear libros o materiales
encuadernados.
3. ESTRUCTURA

19. 3.4 ¿Por qué se deben digitalizar los documentos?
La decisión de digitalizar, es decir, la conversión digital de documentos
originales no digitales puede tomarse con objeto de:
-Reducir la manipulación y el uso de documentos originales
-Reducción de tiempos de búsqueda de los documentos.
- Acceso concurrente a la documentación (para que varios usuarios
puedan consultar el mismo documento al mismo tiempo).
- Reducción del espacio físico de almacenamiento.
- Evitar el deterioro de los documentos, entre otros.
3. ESTRUCTURA

20. 3.5 ¿Qué se debe tener en cuenta para realizar los procesos de digitalización?
1. Fase archivística: Preparación y conducción de la digitalización de
documentos según las reglas archivísticas.
2. Fase tecnológica: Identificación y aplicación de un cierto número de
reglas directamente ligadas a la tecnología de la digitalización.
3.Fase legal: Cumplimiento de las prescripciones legales para
garantizar el valor de prueba de los documentos digitalizados.
3. ESTRUCTURA

21. 3.5 ¿Qué se debe tener en cuenta para realizar los procesos de digitalización?
1. Fase archivística:
• La preparación material de los documentos
• La descripción y los medios para recuperar los documentos
• Conservación
3. ESTRUCTURA

22. 3.5 ¿Qué se debe tener en cuenta para realizar los procesos de digitalización?
2. Fase tecnológica:
• La selección del sistema adecuado
•Los objetivos de un sistema
•Los estándares tecnológicos
•El acceso a las imágenes y a los índices de datos
•La calidad de las imágenes
•La funcionalidad del sistema de digitalización
•Protección de la información digitalizada
•El control del acceso
•Evolución de las tecnologías de información
•Las auditorías
3. ESTRUCTURA

23. 3.5 ¿Qué se debe tener en cuenta para realizar los procesos de digitalización?
3.Fase legal:
* En varias leyes nacionales se le da al documento electrónico el
mismo valor que al documento en papel. Sin embargo, se debe tener
presente que en casi todas las leyes se estipula que el documento
electrónico tiene valor legal y probatorio siempre y cuando se pueda
demostrar su autenticidad, integridad y confiabilidad..
3. ESTRUCTURA

24. 3.6 ¿Qué es la digitalización certificada?
3. ESTRUCTURA
No debe entenderse de manera taxativa que la digitalización
certificada implica necesariamente el uso de mecanismos
como firmas digitales o electrónicas; pues lo que certifica el
proceso no es en si mismo una firma digital, sino el uso de
estándares en el desarrollo del proceso que pueden o no
incluir firmas digitales o electrónicas, y los cuales pueden ser
certificados por la misma entidad de conformidad con las
normas que expidan los organismos competentes o por un
tercero autorizado” .
Respecto a este tipo de digitalización es importante aclarar
que los documentos con valores secundarios (científicos,
históricos y culturales) no podrán ser sustituidos mediante
este proceso.

25. CONCLUSIONES
1. Comprender y entender las clases de scanner que hay en
el mercado.
2. Tener claro el concepto de digitalización documental.
3. Reconocer que es la digitalización certificada.
4. saber cual es la importancia de la digitalización.

26. FUENTES ELECTRONICAS
QUE ES DIGITALIZACIÓN http://www.tbs-telecon.es/que-es-digitalizar-
un-documento-proceso-digitalizacion-documentos
CUANTOS CLASES DE SCANNER EXISTEN
http://centros5.pntic.mec.es/ies.siglo.xxi/web/ofereduc/cis/escaner/html/tipos
.html
QUE ES DIGITALIACIÓN CERTIFICADA Y EL PROCESO DE
DIGITALIZACIÓN http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-
files/da4567033d075590cd3050598756222c/guia-5-digitalizacin-de-
documentos.pdf
IMPORTANCIA DE LA DIGITALIZACIÓN
http://eprints.rclis.org/10647/1/La_importancia_de_la_digitalizaci%C3%B3n
_de_archivos_para_la_bi%E2%80%A6.pdf
http://www.gobiernoelectronico.gob.ec/files/Lingendigitarchfis.pdf

27. FUENTES ELECTRONICAS
¿QUE ES UN SCANNER?
http://www.misrespuestas.com/que-es-un-scanner.html
¿QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA PARA REALIZAR LOS PROCEOS
DE DIGITALIZACIÓN?
http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/academia-de-
archivo/guia_digitalizar_documentos.pdf