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AUDITORIA DE CALIDAD: UNA HERRAMIENTA DE GESTION

ALTA DIRECCION




                                                 AUDITORIA DE CALIDAD




                             SGC



  FORTALEZAS Y DEBILIDADES                 EFICAZ Y EFICIENTE
En que capítulo de la norma ISO
9001:2008 se encuentra el requisito
      de Auditoría Interna?

Capitulo 8. Medición, análisis y mejora

          Requisito 8.2.2
CONTENIDO DE LA NORMA ISO
                 9001:2008
Numeral 4 SGC
4.1 Requisitos Generales.             4.2 Requisitos de la Documentación

Numeral 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1 Compromiso de la Dirección.     5.2 Enfoque al Cliente
5.3 Política de Calidad             5.4 Planificación
5.5 Responsabilidad, autoridad y Comunicación.      5.6 Revisión por la Dirección
Numeral 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1 Provisión de los recursos.      6.2 Recursos Humanos
6.3 Infraestructura.                6.4 Ambiente de trabajo
Numeral 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.1 Planificación de la RP.            7.2 Procesos relacionados con el cliente (requisitos)
7.3 Diseño y Desarrollo (N/A).         7.4 Compras
7.5 Producción y prestación del servicio (IyE)
7.6 Control de los dispositivos de seg y Med (calibración)

Numeral 8. MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA
8.1 Generalidades
8.2 Seguimiento y Medición (cliente, AI, procesos y producto)
8.2.1 Satisfacción al cliente.         8.2.2. AUDITORIA INTERNA
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
8.2.4 Seguimiento y medición de productos
8.3 Control del Producto No Conforme
8.4 Análisis de Datos
8.5 Mejora (Acción Correctiva, Acción Preventiva)
QUE ES UNA AUDITORIA?

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el
fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de
auditoría.

EVIDENCIA DE LA AUDITORIA
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información pertinente para el criterio de auditoria y
que son verificables.
EVIDENCIA OBJETIVA:
Datos que apoyan la existencia o veracidad de algo.
CRITERIOS DE LA AUDITORIA
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencia
PARA QUE HACER AUDITORIAS?




   Conformidad

Implementación
                                      SGC
Mantenimiento

Mejora
CLASES DE AUDITORIA
PRIMERA PARTE:       ORGANIZACIÓN (INTERNAS)
                    OBJETIVO: Determinar si el SGC:              Para:
                    •Es conforme con los requisitos              •Evaluar la eficacia del sistema de
                    planificados                                 calidad
                    •Se ha implementado y se mantiene de         •Identificar oportunidades de
                    manera eficaz                                mejoramiento
AUDITORIA INTERNA
                                                                 •Demostrar la conformidad del
                                                                 producto
SEGUNDA PARTE: CLIENTES, PROVEEDORES
                     OBJETIVO:                                   Para:
                     •Evaluar la adecuación para cumplir         •Evaluar y seleccionar proveedores
                     eficazmente los requisitos del SGC del      •Ejecutar re evaluación a
                     desarrollo del Proveedor.                   proveedores
                     •Verificar la aplicación de disposiciones   •Mantener relaciones Gana-Gana
                     contractuales.
AUDITORIA EXTERNA

TERCERA PARTE: ORGANIZACIÓN (EXTERNAS)
                        OBJETIVO:                                Para:
                        •Evaluar la capacidad para cumplir los   • CERTIFICACION O
                        requisitos mínimos del modelo ISO        RECONOCIMIENTO POR UN
                        9001                                     TERCERO


AUDITORIA EXTERNA
PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA


                    AUDITORES
CONDUCTA                                  CUIDADO
  ETICA                                 PROFESIONAL



               PRESENTACION JUSTA




                PROCESO DE AUDITORIA




    INDEPENDENCIA                      EVIDENCIA
ENFOQUE DE LAS AUDITORIAS

                                                             SALIDAS
                                        Evidencia

   CRITERIOS                                  REALIDAD             Hallazgo
LO QUE SE DEBE HACER     Adecuación         LO QUE SE HACE



                                                             ENTRADAS




                         OBJETIVO
                       LO QUE SE QUIERE
                           LOGRAR




                       HECHOS Y DATOS
CONCEPTOS DE AUDITORIA


 CLIENTE DE LA       PROGRAMA DE LA
                                                AUDITADO
  AUDITORIA             AUDITORIA


                                             HALLAZGOS DE LA
                        AUDITORIA
                                               AUDITORIA




CRITERIOS DE LA      EQUIPO AUDITOR          EVIDENCIA DE LA
  AUDITORIA                                    AUDITORIA




                        AUDITOR            CONCLUSIONES DE LA
EXPERTO TECNICO
                                               AUDITORIA
AUDITORIA COMO PROCESO


 OBJETIVO                                   RESPONSABLE




             A     (8)        P    (4-5)
             Actividades      Preparación
             posteriores




ENTRADAS
             V    (8)         H     (6-7)
                                             SALIDAS
             Seguimiento      Auditoria
   DEL       al proceso       de Campo         DEL
 PROCESO                                     PROCESO
MODELO GENERAL DE AUDITORIA
PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
                          Cliente de la Auditoria
                              (Alta Dirección)




                           GESTION

                                                    P



A                       ESTABLECIMIENTO



    MEJORAMIENTO                                        COMPETENCIA
                                                         AUDITORES
                        IMPLEMENTACION
                                                                      H
                                                        ACTIVIDADES
                                                         AUDITORIA

                        SEGUIMIENTO Y
                           REVISION


                                     V
El Programa de auditoria debería ser un aporte al sistema de gestión de
                                                         calidad
                               Programa 1                Programa 2                 Programa 3
                              (Verificación)            (Seguimiento)             (Mejora del Sistema)
Beneficios para el SGC




                                                  A                         P

                                                  V                         H

                                 Los programas se van actualizando en la medida en que se obtienen los
                                 resultados esperados
CICLO PHVA EN EL PROCESO DE AUDITORIA
                                                       Inicio de la auditoria


P   Establecimiento del programa
    de                    auditorias
    (alcance, objetivos, recursos, p
    rocedimientos) etc.
                                               P       Revisión de la documentación
                                                       Preparación de actividades en sitio
                                                       Plan de Auditoria - Lista de Verificación.

                                               H      Realización de actividades en sitio



H
     Implementar el programa                          Preparación,          aprobación      y
     (Competencia
     auditores,  actividades
                             de
                             de
                                               V      distribución del informe.
                                                      Finalización de la auditoria
     auditoria)

                                               A      Actividades de seguimiento de auditoria

      Resultados acorde al programa                   Actividades de auditoria

V     Suficiencia de recursos
      Satisfacción del auditado
      Acciones correctivas y preventivas al proceso
      de auditoria… etc.


      Mejora del programa


A     Informe a la gerencia
      Re-asignación de recursos
      Cambios a los objetivos del programa
      Re-entrenamiento de auditores, etc.
CICLO DE TODA AUDITORIA
                                    PROGRAMA




              ANÁLISIS                            PLANIFICAR




              INFORME                              PREPARAR



                                        AUDITAR
Seguimiento

                    Acción correctiva
ETAPAS DE LA AUDITORIA
1.    ELABORAR PROGRAMA DE AUDITORÍA

2. INICIAR LA AUDITORÍA
•     Designar auditor líder
•     Definir los objetivos, alcance y criterios
•     Determinar la viabilidad
•     Conformar equipo auditor

3. REVISAR DOCUMENTOS
Que   podemos obtener de la documentación del SGC y del Proceso?
•      Manual de Calidad: La configuración del SGC y sus propósitos
•     Caracterización del proceso a auditar:
•     Procedimientos , instructivos, guías, etc.: Entender el hacer del proceso
      documentos, registros, datos).
•     Reportes de auditoria, no conformidades, acciones tomadas, etc.: la evolución
      del proceso y su historia a través de los resultados.

4. PREPARAR LA AUDITORÍA DE CAMPO (PLAN DE AUDITORIA)
•     Objetivo y alcance de la auditoria
•     Criterios de la auditoria
•     Agenda (Fecha, lugares y tiempo)
•     Equipo auditor
•     Recursos
•     Listas de verificación
ETAPAS DE LA AUDITORIA
5. REALIZAR AUDITORÍA DE CAMPO                                        H
• Reunión de Apertura
• Definición de Canales de Comunicación
• Funciones y responsabilidades de los observadores y guías
• Recolección y verificación de la información (hallazgos, preparar conclusiones, realizar
reunión de cierre)

6. PREPARAR,                                                             H
APROBAR Y DISTRIBUIR EL INFORME                                          V

7. TERMINACIÓN DE LA AUDITORÍA
• Solicitud de Acciones correctivas


8. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS                                       A
• Verificar Acciones correctivas llevadas a cabo por el auditado
•Informe a la Gerencia
LISTA DE VERIFICACION



                    Herramienta

                              IDENTIFICAR

                      REQUISITOS
PROCESOS              APLICABLES          DOCUMENTOS




INTERRELACIONES                             RECURSOS



       VERIFICAR
IMPLEMENTACIÓN,
                                            MEJORA
EFICACIA SGC
                                            SGC
LISTA DE VERIFICACION
  UTILIDAD:
     Ayudar a la gestión del tiempo, indicando lo que
    ha de cubrirse en cada proceso.

                    Recopilar las evidencias de la auditoria
                   en orden lógico


        Facilitar el cubrimiento de cada actividad, obteniendo
       respuesta para los requerimientos


                        Con enfoque de suficiencia. Basadas en los
                        requisitos de la norma. Para cumplir con los DEBES




Pregunta/Requerimiento Datos y Registros Comentarios, Observaciones,
        Conclusiones y Hallazgos Numeral Norma Iso 9001:2008
LA REVISION DOCUMENTAL AYUDA A LA ELABORACION DE LAS
PREGUNTAS DEL PHVA DEL PROCESO, PARA IDENTIFICAR SU
     CAPACIDAD DE CUMPLIR CON LA PLANIFICACION



 Se orienta al cumplimiento de los objetivos del proceso

 Permiten el seguimiento a la eficacia del sistema

 Se hacen en el lenguaje de la entidad y el proceso a auditar
¿CUALES HACER?

  Tipos de
                       ¿Qué busca?                                     Ejemplos
 preguntas
                    Las preguntas abiertas
                                                “¿Dígame que procedimientos sigue usted?”
ABIERTAS            estimulan al auditado a
                                                “¿Muéstreme como funciona esto?”
(Generan            ser el que mas hable, y
ambiente de
                                                “¿Cómo }procesa los resultados del servicio?”
                    así se reduce el numero
                                                ¿”De donde viene este formato?”
conformidad)        de preguntas que el
                                                ¿”Que hace cuando ….?
                    auditor debe formular
                    Las     preguntas      de
                                                “Por favor, explíqueme ¿Qué esta ocurriendo aquí?”
                    sondeo o aclaración son
                                                “¿Por qué estas quejas no han sido atendidas?”
                    preguntas        abiertas
SONDEO              diseñadas para extraer
                                                “¿Qué quiere decir?”
(Mas especificas)                               “Deme algunos ejemplos”
                    información especifica y
                                                “¿Cómo funciona esto?”
                    mas profunda acerca
                                                “¿Me va a decir algo mas?”
                    de un tópico
                                                “¿Usted diligencio este formato’”
                                                “¿ Es ese el archivo para ubicar los documentos internos
                                                y externos?”
CERRADAS            Las preguntas cerradas      “¿Qué información entrego al usuario?”
(Se cierra el       están diseñadas para        “¿Quién trabajo con usted en la entrega de la
tema, se            obtener     respuestas      información?”
concreta).          breves del auditado.        “Déjeme ver si entendí correctamente. Me dijo que
                                                primero hablaron con el usuario y luego enviaron una
                                                carta de respuesta con la misma información soportada
                                                con otros documentos ¿Correcto?
¿CUALES EVITAR?

 Tipos de
               ¿Qué busca?                                  Ejemplos
preguntas
                                       Siempre programa a los profesionales asi….¿verdad?
            Las preguntas sugieren
                                       “Supongo que sabe que esto que encontramos va contra la
            al auditado la respuesta
                                       ley…..”
CAPCIOSAS   “correcta”             o
                                       “Por supuesto, para usted es obvio que esta es la
            “políticamente
                                       información que necesito, no”.
            correcta”.
                                       “¿Por supuesto que esta solicitud debio ser tramitada?”
            Las preguntas múltiples
            pueden confundir al
                                       “¿Cuándo comenzó en este trabajo le informaron acerca
            auditado y hacerle
                                       del manual de procedimientos? ¿sabe en donde se
MULTIPLES   olvidar algunas de sus
                                       encuentra este manual? Quien le enseño a hacer su
            respuestas,   o hacer
                                       trabajo?”
            que se enfoque en algo
            de menor importancia.
                                       “¿Así que usted es al que le ocurrió….?
                                       “¿Finalmente pudieron trabajar juntos y rso0lver este
                                       problema?”
            Estas preguntas son        “Parece que usted realmente tiene problemas para
            una via segura para        manejar este proceso”
AGRESIVAS   poner al auditado          “¿No      pudo     averiguar    como    archivar esto
            fuera de lugar             correctamente?”
                                       “¿En el tiempo que lleva en este puesto no se ha
                                       molestado en leer el procedimiento?”
                                       ¡Ese asistente suyo……Déjeme decirle….!
REUNION DE APERTURA

                          OBJETO



 Confirmar plan de auditoria (Se envía con anticipación)

 Describir las actividades de la auditoria

 Confirmar canales de comunicación

 Responder preguntas del auditado
RECOPILACION Y VERIFICACION DE LA INFORMACION


        Fuentes de Información


         Recopilación mediante
         muestreo y verificación


         Evaluación vs. Criterios


                Revisión


            Conclusiones de
               Auditoria
FUENTES DE INFORMACION


CONDICIONES DE OPERACION
                                       EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO



     MEDICION                   REGISTROS



                                            OBSERVACION

CONDICIONES DE ENSAYO

                                                   ESTADISTICA (DATOS)




             CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO
Cierre




                                           DOCUMENTAR EN LISTA DE
                                               VERIFICACION
Auditor Líder, Equipo Auditor y Auditado




                                           ACEPTACION DEL AUDITADO
     LA ENTREVISTA DE AUDITORIA




                                           CONCLUSION ó HALLAZGO
                                                EVIDENCIA
                                                ESCUHA ACTIVA
                                                  ESCUCHAR
                                                 PREGUNTAR




                                                                      Apertura
EL MANEJO DE LA LISTA DE VERIFICACION ES DINAMICO, SE
                DEBERIA HACER DE LO GENERAL A LO PARTICULAR


                                            ¿Cuándo se envía la
                          ¿COMO ES LA          información?
                         PLANIFICACION?       ¿Qué hace usted
                                                 cuando
                         ¿COMO SE HACE?
                                              Muéstreme un
                                                 ejemplo
DENTRO DE                ¿COMO SON LOS
NUESTRO MAPA                                 Dígame como se
ESTE PROCESO….
                          RESULTADOS?           evalúa las
                                               necesidades
                           ¿COMO HA
                           MEJORADO?        Que ocurre después
                                                  de ……
                                               Deme algunos
                                              ejemplos de ….
GENERACION DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
                 Auditor Líder, Equipo Auditor                     H




Criterios de                   vs                   Evidencia de
la auditoria                                        la auditoria


                 HALLAZGO DE LA AUDITORIA



        Aspectos Relevantes         Oportunidades de Mejora
        Fortalezas                  Debilidades
        Conformidad                 No conformidad
                                    Aspectos por mejorar
        Evidencias de Mejora
        Aspectos a proyectar

                                               Requisito incumplido
                                               •Evidencia
                                               •impacto
8.3 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME


La organización debe asegurar que el producto que no sea
   conforme con los requisitos se identifica y controla para
   prevenir su uso

         PR-GR-06                      FO-GR-06

SE DEBE:
• Tomar acciones para eliminar la No Conformidad detectada
• Autorizar su uso, liberación o aceptación por una autoridad
  y cuando es aplicable por el cliente
• Tomando acciones para impedir su uso
8.5.2 ACCION CORRECTIVA




La organización debe tomar acciones para eliminar las causas
   de no conformidades, para que no vuelvan a ocurrir

          PR-GR-04                     FO-GR-04
8.5.3 ACCION PREVENTIVA




La organización debe tomar acciones para eliminar las causas de no
   conformidades POTENCIALES, para PREVENIR que sucedan

            PR-GR-05               FO-GR-05
LAS NO CONFORMIDADES PUEDEN IR ORIENTADAS A ……..


 Hallazgos que evidencian fallas e impactos a los objetivos de la auditoria y
el objetivo definido.
 Hallazgos que incumplen requisitos de:
      Cliente
      Legales
      Iso
     Organización
 Hallazgos repetidos durante la recolección de la información
 El hallazgo que genera un alto impacto para la entidad
 La documentación es diferente a lo que sucede en la realidad
 El auditado no tiene conocimiento de las disposiciones documentadas
aplicables
 Contradicciones en políticas, procedimientos, formatos, guías, etc.…
REALIZACION DE LA REUNION DE CIERRE
                        Auditor Lider                            H




 Procesos auditados, interacciones,
niveles de la organización


                               Hallazgos y conclusiones de la
                              auditoria. Solicitud de acción
                              correctiva


 Fechas tentativas para las acciones correctivas



           Eventualmente, acuerdos sobre la precisión de las No
          Conformidades
PREPARACION DEL INFORME DE AUDITORIA
                        Auditor Lider                         H


Contenido

 Objetivo, alcance, criterios
Auditor Líder, equipo auditor.
Descripción de las actividades realizadas en la auditores.
Procesos auditados
Responsables de los procesos y el personal entrevistado
Aspectos favorables
Aspectos débiles
Solicitud de acciones correctivas
Conclusiones de la auditoria
FINALIZACION DE LA AUDITORIA
                        Auditor Lider          H


 Plan de auditoria Cumplido

 Informe de auditoria aprobado

 Disposicion de documentos y registros
REALIZACION DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UN AUDITORIA
             Auditor Líder, Equipo Auditor, Auditado
                                                      H

    Verificar respuestas a las solicitudes de
   acciones correctivas

    Verificar la eficacia de las acciones
   implementadas

    En caso de tener acciones
   pendientes, reprogramar un nuevo seguimiento

   Elabora el programa de auditoria de
   seguimiento de ser necesario
PREPARACION DEL INFORME DE AUDITORIA
                      Auditor Lider

El informe de auditoria no deberia
incluir

 Opiniones subjetivas
 Información confidencial
 Criticas a las personas
 Declaraciones ambiguas
Detalles triviales
Observaciones y hallazgos que no
fueron presentados o discutidos en
la reunión de cierre
HABILIDADES DEL AUDITOR


 EL BUEN AUDITOR DEBE SER HABIL EN:


 ADMINISTRAR EL TIEMPO
 HALLAZGOS DE HECHOS

REDACCIÓN DE LOS INFORMES
TRAMPAS PARA LOS AUDITORES



En las entrevistas de alta carga emocional este alerta a:

 Ponerse en contra de un tercero para expresar simpatia por el auditado

 Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos

 Criticar a la organización o sus procesos

Expresar sus propios valores o juicios

Tomar las cosas de manera personal

 Auditar solamente los documentos
REDACCION DE NO CONFORMAIDADES
                         Con la menor cantidad de palabras
                         posibles/ corta y precisa. Evidencia


“La orden de compra OC-879 del cliente XXX S.A       que     implica
modificaciones en la presentación y forma de la entrega no se reviso,
según lo establecido en el Procedimiento P013”

  Clara y
entendible                                                 Que se describa el
                                                            incumplimiento

                     Escritas en forma objetiva
                      /sin aspectos subjetivos




                 BASADA EN EL REQUISITO QUE SE INCUMPLE
ERRORES EN LA REDACCION DE NO CONFORMIDADES




NO CONFORMIDADES LARGAS:
“La revisión por la dirección programada para ejecutarse el día 10 de enero fue
realizada en las instalaciones del club y el programa elaborado coincidía con el
evento de entrenamiento en calidad para los procesos administrativos, por lo
cual fue necesario posponerla hasta el día siguiente (11 de enero) y como
ocurrió un corte de energía, no se dejo registro”.

REFERENCIA A NOMBRES
“El jefe de entrenamiento no posee los registros que demuestran la competencia
del personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto”
REDACCION DE INFORMES DE AUDITORIA



EVITE CITAR:

   Algunos ….. Equipos están con certificado de calibración
   Muchos …… Registros no tienen los resultados de …
   Pocos ……. Auditores no tienen la independencia
   Casi todos …. Los contratos están vencidos
   Varios …. Reclamos muestran despachos tardíos
   Ciertos … Operarios desconocen donde están los instructivos
PRACTICAS DEL BUEN AUDITOR
EL BUEN AUDITOR SABE HACER:
 1. Planear la auditoria:
    El buen auditor sabe hacer :
       Un programa efectivo y ha establecido:
     • Que se va a auditar                   . Para que se va a hacer la auditoria
     • Contra que se auditara.               . Cada cuanto se hará la auditoria
       Define:
     • Que actividades se realizaran        . A quien va a entrevistar
     • Que temas se examinaran              . Como se va a auditar
     • Cuanto tiempo durara cada actividad
       Sabe hacer la revisión preliminar de los documentos, considerando:
     • LA FORMA: Formato, codificación, nombre, estructura.
     • EL FONDO: Vigencia, objetivo, referencias, consistencias, claridad, suficiencia
          y cumplimiento de los criterios de la auditoria
       Elaborar una lista de chequeo eficaz y define el enfoque
PRACTICAS DEL BUEN AUDITOR

EL BUEN AUDITOR
2. Recoger evidencias:
 Aplica técnicas formales y rigurosas de investigación. Por esto, tiene como
premisas:
     • Seguir las actividades de acuerdo con la lógica PHVA, para revisar la secuencia,
        las decisiones, las responsabilidades, los flujos y las interrelaciones.
     • Seguir los registros para verificar implementación, cumplimiento, desempeño
     y trazabilidad.
 Se enfoca en lo critico:
     • Los riesgos                          . Los problemas
     •Las necesidades                       . Los requisitos
 Profundiza, para verificar el grado de implementación y consistencia, aplica las
tecnicas para una entrevista eficaz, para este efecto:
     • Planifica la entrevista             . Presenta el tema objetivo y alcance de la E
     •Hace preguntas abiertas             . Resume la información recibida
     •Hace que el auditado este cómodo . Cierra la entrevista positivamente
     •Documenta los resultados de la entrevista
PRACTICAS DEL BUEN AUDITOR

EL BUEN AUDITOR

  Sabe revisar la implementación de los documentos, teniendo en cuenta:
    • LO VIVIDO:       Registro, distribución, divulgación, capacitación, aplicación,
    conformidad, revisión, actualización, control de cambios, control de obsoletos.
    • LA TECNICA: examinar los documentos a nivel general y aplicar “zoom”, o
    profundización siguiendo el orden jerárquico.
  Sabe examinar los registros:
    • EL FONDO: Legibles, identificables, rastreables
    • LO VIVIDO: Identificación, archivo, acceso, clasificación, índice, preservación,
    retención, disposición.
  Sabe observar los hechos, para este efecto determina:
    • Que ocurre, Donde ocurre
    •Cuando ocurre, Cuantas veces ocurre
    •Por que ocurre, Como ocurre
PRACTICA DEL BUEN AUDITOR

EL BUEN AUDITOR

 3. Verificar las evidencias
  Sabe que solamente son evidencias objetivas las que están soportadas en la verdad
 demostrable, recuperable e inobjetable
  Profundiza en la secuencia de causas sucesivas de las no conformidades, con el
 propósito de encontrar hallazgos de mayor envergadura e importancia.
  Verifica que las evidencias estén soportadas, mediante:
      • Declaraciones escuchadas          . Documentos leídos
      • Registros examinados              . Hechos observados
  Verifica que las evidencias sean confiables, considerando:
      • La representatividad de la muestra en cuanto a cantidad/frecuencia
      • La objetividad e imparcialidad en la forma de tomar la muestra (es imparcial.)
      • La confirmación de los casos críticos y las declaraciones
      • La posibilidad de recuperar o realizar trazabilidad sobre las evidencias
PRACTICA DEL BUEN AUDITOR

EL BUEN AUDITOR

 4. Identificar los hallazgos
  Conoce y entiende los criterios de la auditoria
  Sabe que puede agrupar varias evidencias para soportar un solo hallazgo
  Evalúa de manera objetiva las evidencias e identifica de manera precisa el criterio
 que se cumple, o se incumple, bien sea del referencial ISO 9001, del manual, de los
 documentos internos y de los documentos de origen externo como la legislación o los
 compromisos adicionales generados por actos administrativos de las autoridades
 competentes
  Sabe que si hay varios criterios que se incumplen debe considerar el mas critico, en
 lo que se refiere a la declaración de no conformidades.

 5. Elaborar Informe
  Sabe que al redactar bien los hallazgos, asegura que no haya retrabajos en la
    elaboración del informe y que facilita al auditado la adecuada focalización en la
    formulación de las acciones correctivas o preventivas a que haya lugar
PRACTICA DEL BUEN AUDITOR

EL BUEN AUDITOR

 6. Hacer seguimiento
  Hace seguimiento de los resultados de las acciones implantadas, para evaluar su
 eficiencia y eficacia.
  Para hacer el seguimiento el buen auditor recoge nuevamente las evidencias que
 demuestran el cumplimiento, la conformidad y el desempeño del aspecto auditado.
  Solamente cierra los hallazgos de no conformidad, cuando confirma a través de las
 evidencias recopiladas que las causas que generaron dichos hallazgos, ya no existen.

 7. Retroalimentar, Mejorar el servicio y mantener las competencias
  Evalúa en conjunto con el equipo de auditores la gestión del servicio y estudia la
 retroalimentación formulada por los auditados en la evaluación externa del servicio.
  Analiza los resultados obtenidos
  Capacita y desarrolla continuamente para:
      • Dominar los criterios de las auditorias
      •Conocer los conceptos y la tecnología relacionada con los criterios de auditoria.
      •Perfeccionar las técnicas para entrevistar , identificar y reportar hallazgos
      • Actualizarse en nuevas técnicas de gestión y mejoramiento
DIVISA DEL AUDITOR

EN DIOS CONFIAMOS, DE TODO LO DEMÁS
             REQUERIMOS

     EVIDENCIA OBJETIVA

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Auditoría de calidad: fortalezas y debilidades del SGC

  • 1. AUDITORIA DE CALIDAD: UNA HERRAMIENTA DE GESTION ALTA DIRECCION AUDITORIA DE CALIDAD SGC FORTALEZAS Y DEBILIDADES EFICAZ Y EFICIENTE
  • 2. En que capítulo de la norma ISO 9001:2008 se encuentra el requisito de Auditoría Interna? Capitulo 8. Medición, análisis y mejora Requisito 8.2.2
  • 3. CONTENIDO DE LA NORMA ISO 9001:2008 Numeral 4 SGC 4.1 Requisitos Generales. 4.2 Requisitos de la Documentación Numeral 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 Compromiso de la Dirección. 5.2 Enfoque al Cliente 5.3 Política de Calidad 5.4 Planificación 5.5 Responsabilidad, autoridad y Comunicación. 5.6 Revisión por la Dirección Numeral 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1 Provisión de los recursos. 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestructura. 6.4 Ambiente de trabajo Numeral 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.1 Planificación de la RP. 7.2 Procesos relacionados con el cliente (requisitos) 7.3 Diseño y Desarrollo (N/A). 7.4 Compras 7.5 Producción y prestación del servicio (IyE) 7.6 Control de los dispositivos de seg y Med (calibración) Numeral 8. MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y Medición (cliente, AI, procesos y producto) 8.2.1 Satisfacción al cliente. 8.2.2. AUDITORIA INTERNA 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición de productos 8.3 Control del Producto No Conforme 8.4 Análisis de Datos 8.5 Mejora (Acción Correctiva, Acción Preventiva)
  • 4. QUE ES UNA AUDITORIA? Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría. EVIDENCIA DE LA AUDITORIA Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente para el criterio de auditoria y que son verificables. EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que apoyan la existencia o veracidad de algo. CRITERIOS DE LA AUDITORIA Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia
  • 5. PARA QUE HACER AUDITORIAS?  Conformidad Implementación SGC Mantenimiento Mejora
  • 6. CLASES DE AUDITORIA PRIMERA PARTE: ORGANIZACIÓN (INTERNAS) OBJETIVO: Determinar si el SGC: Para: •Es conforme con los requisitos •Evaluar la eficacia del sistema de planificados calidad •Se ha implementado y se mantiene de •Identificar oportunidades de manera eficaz mejoramiento AUDITORIA INTERNA •Demostrar la conformidad del producto SEGUNDA PARTE: CLIENTES, PROVEEDORES OBJETIVO: Para: •Evaluar la adecuación para cumplir •Evaluar y seleccionar proveedores eficazmente los requisitos del SGC del •Ejecutar re evaluación a desarrollo del Proveedor. proveedores •Verificar la aplicación de disposiciones •Mantener relaciones Gana-Gana contractuales. AUDITORIA EXTERNA TERCERA PARTE: ORGANIZACIÓN (EXTERNAS) OBJETIVO: Para: •Evaluar la capacidad para cumplir los • CERTIFICACION O requisitos mínimos del modelo ISO RECONOCIMIENTO POR UN 9001 TERCERO AUDITORIA EXTERNA
  • 7. PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA AUDITORES CONDUCTA CUIDADO ETICA PROFESIONAL PRESENTACION JUSTA PROCESO DE AUDITORIA INDEPENDENCIA EVIDENCIA
  • 8. ENFOQUE DE LAS AUDITORIAS SALIDAS Evidencia CRITERIOS REALIDAD Hallazgo LO QUE SE DEBE HACER Adecuación LO QUE SE HACE ENTRADAS OBJETIVO LO QUE SE QUIERE LOGRAR HECHOS Y DATOS
  • 9. CONCEPTOS DE AUDITORIA CLIENTE DE LA PROGRAMA DE LA AUDITADO AUDITORIA AUDITORIA HALLAZGOS DE LA AUDITORIA AUDITORIA CRITERIOS DE LA EQUIPO AUDITOR EVIDENCIA DE LA AUDITORIA AUDITORIA AUDITOR CONCLUSIONES DE LA EXPERTO TECNICO AUDITORIA
  • 10. AUDITORIA COMO PROCESO OBJETIVO RESPONSABLE A (8) P (4-5) Actividades Preparación posteriores ENTRADAS V (8) H (6-7) SALIDAS Seguimiento Auditoria DEL al proceso de Campo DEL PROCESO PROCESO
  • 11. MODELO GENERAL DE AUDITORIA
  • 12. PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD Cliente de la Auditoria (Alta Dirección) GESTION P A ESTABLECIMIENTO MEJORAMIENTO COMPETENCIA AUDITORES IMPLEMENTACION H ACTIVIDADES AUDITORIA SEGUIMIENTO Y REVISION V
  • 13. El Programa de auditoria debería ser un aporte al sistema de gestión de calidad Programa 1 Programa 2 Programa 3 (Verificación) (Seguimiento) (Mejora del Sistema) Beneficios para el SGC A P V H Los programas se van actualizando en la medida en que se obtienen los resultados esperados
  • 14. CICLO PHVA EN EL PROCESO DE AUDITORIA Inicio de la auditoria P Establecimiento del programa de auditorias (alcance, objetivos, recursos, p rocedimientos) etc. P Revisión de la documentación Preparación de actividades en sitio Plan de Auditoria - Lista de Verificación. H Realización de actividades en sitio H Implementar el programa Preparación, aprobación y (Competencia auditores, actividades de de V distribución del informe. Finalización de la auditoria auditoria) A Actividades de seguimiento de auditoria Resultados acorde al programa Actividades de auditoria V Suficiencia de recursos Satisfacción del auditado Acciones correctivas y preventivas al proceso de auditoria… etc. Mejora del programa A Informe a la gerencia Re-asignación de recursos Cambios a los objetivos del programa Re-entrenamiento de auditores, etc.
  • 15. CICLO DE TODA AUDITORIA PROGRAMA ANÁLISIS PLANIFICAR INFORME PREPARAR AUDITAR Seguimiento Acción correctiva
  • 16. ETAPAS DE LA AUDITORIA 1. ELABORAR PROGRAMA DE AUDITORÍA 2. INICIAR LA AUDITORÍA • Designar auditor líder • Definir los objetivos, alcance y criterios • Determinar la viabilidad • Conformar equipo auditor 3. REVISAR DOCUMENTOS Que podemos obtener de la documentación del SGC y del Proceso? • Manual de Calidad: La configuración del SGC y sus propósitos • Caracterización del proceso a auditar: • Procedimientos , instructivos, guías, etc.: Entender el hacer del proceso documentos, registros, datos). • Reportes de auditoria, no conformidades, acciones tomadas, etc.: la evolución del proceso y su historia a través de los resultados. 4. PREPARAR LA AUDITORÍA DE CAMPO (PLAN DE AUDITORIA) • Objetivo y alcance de la auditoria • Criterios de la auditoria • Agenda (Fecha, lugares y tiempo) • Equipo auditor • Recursos • Listas de verificación
  • 17. ETAPAS DE LA AUDITORIA 5. REALIZAR AUDITORÍA DE CAMPO H • Reunión de Apertura • Definición de Canales de Comunicación • Funciones y responsabilidades de los observadores y guías • Recolección y verificación de la información (hallazgos, preparar conclusiones, realizar reunión de cierre) 6. PREPARAR, H APROBAR Y DISTRIBUIR EL INFORME V 7. TERMINACIÓN DE LA AUDITORÍA • Solicitud de Acciones correctivas 8. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS A • Verificar Acciones correctivas llevadas a cabo por el auditado •Informe a la Gerencia
  • 18. LISTA DE VERIFICACION Herramienta IDENTIFICAR REQUISITOS PROCESOS APLICABLES DOCUMENTOS INTERRELACIONES RECURSOS VERIFICAR IMPLEMENTACIÓN, MEJORA EFICACIA SGC SGC
  • 19. LISTA DE VERIFICACION  UTILIDAD:  Ayudar a la gestión del tiempo, indicando lo que ha de cubrirse en cada proceso.  Recopilar las evidencias de la auditoria en orden lógico  Facilitar el cubrimiento de cada actividad, obteniendo respuesta para los requerimientos Con enfoque de suficiencia. Basadas en los requisitos de la norma. Para cumplir con los DEBES Pregunta/Requerimiento Datos y Registros Comentarios, Observaciones, Conclusiones y Hallazgos Numeral Norma Iso 9001:2008
  • 20. LA REVISION DOCUMENTAL AYUDA A LA ELABORACION DE LAS PREGUNTAS DEL PHVA DEL PROCESO, PARA IDENTIFICAR SU CAPACIDAD DE CUMPLIR CON LA PLANIFICACION  Se orienta al cumplimiento de los objetivos del proceso  Permiten el seguimiento a la eficacia del sistema  Se hacen en el lenguaje de la entidad y el proceso a auditar
  • 21. ¿CUALES HACER? Tipos de ¿Qué busca? Ejemplos preguntas Las preguntas abiertas “¿Dígame que procedimientos sigue usted?” ABIERTAS estimulan al auditado a “¿Muéstreme como funciona esto?” (Generan ser el que mas hable, y ambiente de “¿Cómo }procesa los resultados del servicio?” así se reduce el numero ¿”De donde viene este formato?” conformidad) de preguntas que el ¿”Que hace cuando ….? auditor debe formular Las preguntas de “Por favor, explíqueme ¿Qué esta ocurriendo aquí?” sondeo o aclaración son “¿Por qué estas quejas no han sido atendidas?” preguntas abiertas SONDEO diseñadas para extraer “¿Qué quiere decir?” (Mas especificas) “Deme algunos ejemplos” información especifica y “¿Cómo funciona esto?” mas profunda acerca “¿Me va a decir algo mas?” de un tópico “¿Usted diligencio este formato’” “¿ Es ese el archivo para ubicar los documentos internos y externos?” CERRADAS Las preguntas cerradas “¿Qué información entrego al usuario?” (Se cierra el están diseñadas para “¿Quién trabajo con usted en la entrega de la tema, se obtener respuestas información?” concreta). breves del auditado. “Déjeme ver si entendí correctamente. Me dijo que primero hablaron con el usuario y luego enviaron una carta de respuesta con la misma información soportada con otros documentos ¿Correcto?
  • 22. ¿CUALES EVITAR? Tipos de ¿Qué busca? Ejemplos preguntas Siempre programa a los profesionales asi….¿verdad? Las preguntas sugieren “Supongo que sabe que esto que encontramos va contra la al auditado la respuesta ley…..” CAPCIOSAS “correcta” o “Por supuesto, para usted es obvio que esta es la “políticamente información que necesito, no”. correcta”. “¿Por supuesto que esta solicitud debio ser tramitada?” Las preguntas múltiples pueden confundir al “¿Cuándo comenzó en este trabajo le informaron acerca auditado y hacerle del manual de procedimientos? ¿sabe en donde se MULTIPLES olvidar algunas de sus encuentra este manual? Quien le enseño a hacer su respuestas, o hacer trabajo?” que se enfoque en algo de menor importancia. “¿Así que usted es al que le ocurrió….? “¿Finalmente pudieron trabajar juntos y rso0lver este problema?” Estas preguntas son “Parece que usted realmente tiene problemas para una via segura para manejar este proceso” AGRESIVAS poner al auditado “¿No pudo averiguar como archivar esto fuera de lugar correctamente?” “¿En el tiempo que lleva en este puesto no se ha molestado en leer el procedimiento?” ¡Ese asistente suyo……Déjeme decirle….!
  • 23. REUNION DE APERTURA OBJETO  Confirmar plan de auditoria (Se envía con anticipación)  Describir las actividades de la auditoria  Confirmar canales de comunicación  Responder preguntas del auditado
  • 24. RECOPILACION Y VERIFICACION DE LA INFORMACION Fuentes de Información Recopilación mediante muestreo y verificación Evaluación vs. Criterios Revisión Conclusiones de Auditoria
  • 25. FUENTES DE INFORMACION CONDICIONES DE OPERACION EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO MEDICION REGISTROS OBSERVACION CONDICIONES DE ENSAYO ESTADISTICA (DATOS) CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO
  • 26. Cierre DOCUMENTAR EN LISTA DE VERIFICACION Auditor Líder, Equipo Auditor y Auditado ACEPTACION DEL AUDITADO LA ENTREVISTA DE AUDITORIA CONCLUSION ó HALLAZGO EVIDENCIA ESCUHA ACTIVA ESCUCHAR PREGUNTAR Apertura
  • 27. EL MANEJO DE LA LISTA DE VERIFICACION ES DINAMICO, SE DEBERIA HACER DE LO GENERAL A LO PARTICULAR ¿Cuándo se envía la ¿COMO ES LA información? PLANIFICACION? ¿Qué hace usted cuando ¿COMO SE HACE? Muéstreme un ejemplo DENTRO DE ¿COMO SON LOS NUESTRO MAPA Dígame como se ESTE PROCESO…. RESULTADOS? evalúa las necesidades ¿COMO HA MEJORADO? Que ocurre después de …… Deme algunos ejemplos de ….
  • 28. GENERACION DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORIA Auditor Líder, Equipo Auditor H Criterios de vs Evidencia de la auditoria la auditoria HALLAZGO DE LA AUDITORIA Aspectos Relevantes Oportunidades de Mejora Fortalezas Debilidades Conformidad No conformidad Aspectos por mejorar Evidencias de Mejora Aspectos a proyectar Requisito incumplido •Evidencia •impacto
  • 29. 8.3 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME La organización debe asegurar que el producto que no sea conforme con los requisitos se identifica y controla para prevenir su uso PR-GR-06 FO-GR-06 SE DEBE: • Tomar acciones para eliminar la No Conformidad detectada • Autorizar su uso, liberación o aceptación por una autoridad y cuando es aplicable por el cliente • Tomando acciones para impedir su uso
  • 30. 8.5.2 ACCION CORRECTIVA La organización debe tomar acciones para eliminar las causas de no conformidades, para que no vuelvan a ocurrir PR-GR-04 FO-GR-04
  • 31. 8.5.3 ACCION PREVENTIVA La organización debe tomar acciones para eliminar las causas de no conformidades POTENCIALES, para PREVENIR que sucedan PR-GR-05 FO-GR-05
  • 32. LAS NO CONFORMIDADES PUEDEN IR ORIENTADAS A ……..  Hallazgos que evidencian fallas e impactos a los objetivos de la auditoria y el objetivo definido.  Hallazgos que incumplen requisitos de:  Cliente  Legales  Iso Organización  Hallazgos repetidos durante la recolección de la información  El hallazgo que genera un alto impacto para la entidad  La documentación es diferente a lo que sucede en la realidad  El auditado no tiene conocimiento de las disposiciones documentadas aplicables  Contradicciones en políticas, procedimientos, formatos, guías, etc.…
  • 33. REALIZACION DE LA REUNION DE CIERRE Auditor Lider H  Procesos auditados, interacciones, niveles de la organización  Hallazgos y conclusiones de la auditoria. Solicitud de acción correctiva  Fechas tentativas para las acciones correctivas  Eventualmente, acuerdos sobre la precisión de las No Conformidades
  • 34. PREPARACION DEL INFORME DE AUDITORIA Auditor Lider H Contenido  Objetivo, alcance, criterios Auditor Líder, equipo auditor. Descripción de las actividades realizadas en la auditores. Procesos auditados Responsables de los procesos y el personal entrevistado Aspectos favorables Aspectos débiles Solicitud de acciones correctivas Conclusiones de la auditoria
  • 35. FINALIZACION DE LA AUDITORIA Auditor Lider H  Plan de auditoria Cumplido  Informe de auditoria aprobado  Disposicion de documentos y registros
  • 36. REALIZACION DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UN AUDITORIA Auditor Líder, Equipo Auditor, Auditado H  Verificar respuestas a las solicitudes de acciones correctivas  Verificar la eficacia de las acciones implementadas  En caso de tener acciones pendientes, reprogramar un nuevo seguimiento Elabora el programa de auditoria de seguimiento de ser necesario
  • 37. PREPARACION DEL INFORME DE AUDITORIA Auditor Lider El informe de auditoria no deberia incluir  Opiniones subjetivas  Información confidencial  Criticas a las personas  Declaraciones ambiguas Detalles triviales Observaciones y hallazgos que no fueron presentados o discutidos en la reunión de cierre
  • 38. HABILIDADES DEL AUDITOR EL BUEN AUDITOR DEBE SER HABIL EN:  ADMINISTRAR EL TIEMPO  HALLAZGOS DE HECHOS REDACCIÓN DE LOS INFORMES
  • 39. TRAMPAS PARA LOS AUDITORES En las entrevistas de alta carga emocional este alerta a:  Ponerse en contra de un tercero para expresar simpatia por el auditado  Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos  Criticar a la organización o sus procesos Expresar sus propios valores o juicios Tomar las cosas de manera personal  Auditar solamente los documentos
  • 40. REDACCION DE NO CONFORMAIDADES Con la menor cantidad de palabras posibles/ corta y precisa. Evidencia “La orden de compra OC-879 del cliente XXX S.A que implica modificaciones en la presentación y forma de la entrega no se reviso, según lo establecido en el Procedimiento P013” Clara y entendible Que se describa el incumplimiento Escritas en forma objetiva /sin aspectos subjetivos BASADA EN EL REQUISITO QUE SE INCUMPLE
  • 41. ERRORES EN LA REDACCION DE NO CONFORMIDADES NO CONFORMIDADES LARGAS: “La revisión por la dirección programada para ejecutarse el día 10 de enero fue realizada en las instalaciones del club y el programa elaborado coincidía con el evento de entrenamiento en calidad para los procesos administrativos, por lo cual fue necesario posponerla hasta el día siguiente (11 de enero) y como ocurrió un corte de energía, no se dejo registro”. REFERENCIA A NOMBRES “El jefe de entrenamiento no posee los registros que demuestran la competencia del personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto”
  • 42. REDACCION DE INFORMES DE AUDITORIA EVITE CITAR:  Algunos ….. Equipos están con certificado de calibración  Muchos …… Registros no tienen los resultados de …  Pocos ……. Auditores no tienen la independencia  Casi todos …. Los contratos están vencidos  Varios …. Reclamos muestran despachos tardíos  Ciertos … Operarios desconocen donde están los instructivos
  • 43. PRACTICAS DEL BUEN AUDITOR EL BUEN AUDITOR SABE HACER: 1. Planear la auditoria: El buen auditor sabe hacer :  Un programa efectivo y ha establecido: • Que se va a auditar . Para que se va a hacer la auditoria • Contra que se auditara. . Cada cuanto se hará la auditoria  Define: • Que actividades se realizaran . A quien va a entrevistar • Que temas se examinaran . Como se va a auditar • Cuanto tiempo durara cada actividad  Sabe hacer la revisión preliminar de los documentos, considerando: • LA FORMA: Formato, codificación, nombre, estructura. • EL FONDO: Vigencia, objetivo, referencias, consistencias, claridad, suficiencia y cumplimiento de los criterios de la auditoria  Elaborar una lista de chequeo eficaz y define el enfoque
  • 44. PRACTICAS DEL BUEN AUDITOR EL BUEN AUDITOR 2. Recoger evidencias:  Aplica técnicas formales y rigurosas de investigación. Por esto, tiene como premisas: • Seguir las actividades de acuerdo con la lógica PHVA, para revisar la secuencia, las decisiones, las responsabilidades, los flujos y las interrelaciones. • Seguir los registros para verificar implementación, cumplimiento, desempeño y trazabilidad.  Se enfoca en lo critico: • Los riesgos . Los problemas •Las necesidades . Los requisitos  Profundiza, para verificar el grado de implementación y consistencia, aplica las tecnicas para una entrevista eficaz, para este efecto: • Planifica la entrevista . Presenta el tema objetivo y alcance de la E •Hace preguntas abiertas . Resume la información recibida •Hace que el auditado este cómodo . Cierra la entrevista positivamente •Documenta los resultados de la entrevista
  • 45. PRACTICAS DEL BUEN AUDITOR EL BUEN AUDITOR  Sabe revisar la implementación de los documentos, teniendo en cuenta: • LO VIVIDO: Registro, distribución, divulgación, capacitación, aplicación, conformidad, revisión, actualización, control de cambios, control de obsoletos. • LA TECNICA: examinar los documentos a nivel general y aplicar “zoom”, o profundización siguiendo el orden jerárquico.  Sabe examinar los registros: • EL FONDO: Legibles, identificables, rastreables • LO VIVIDO: Identificación, archivo, acceso, clasificación, índice, preservación, retención, disposición.  Sabe observar los hechos, para este efecto determina: • Que ocurre, Donde ocurre •Cuando ocurre, Cuantas veces ocurre •Por que ocurre, Como ocurre
  • 46. PRACTICA DEL BUEN AUDITOR EL BUEN AUDITOR 3. Verificar las evidencias  Sabe que solamente son evidencias objetivas las que están soportadas en la verdad demostrable, recuperable e inobjetable  Profundiza en la secuencia de causas sucesivas de las no conformidades, con el propósito de encontrar hallazgos de mayor envergadura e importancia.  Verifica que las evidencias estén soportadas, mediante: • Declaraciones escuchadas . Documentos leídos • Registros examinados . Hechos observados  Verifica que las evidencias sean confiables, considerando: • La representatividad de la muestra en cuanto a cantidad/frecuencia • La objetividad e imparcialidad en la forma de tomar la muestra (es imparcial.) • La confirmación de los casos críticos y las declaraciones • La posibilidad de recuperar o realizar trazabilidad sobre las evidencias
  • 47. PRACTICA DEL BUEN AUDITOR EL BUEN AUDITOR 4. Identificar los hallazgos  Conoce y entiende los criterios de la auditoria  Sabe que puede agrupar varias evidencias para soportar un solo hallazgo  Evalúa de manera objetiva las evidencias e identifica de manera precisa el criterio que se cumple, o se incumple, bien sea del referencial ISO 9001, del manual, de los documentos internos y de los documentos de origen externo como la legislación o los compromisos adicionales generados por actos administrativos de las autoridades competentes  Sabe que si hay varios criterios que se incumplen debe considerar el mas critico, en lo que se refiere a la declaración de no conformidades. 5. Elaborar Informe  Sabe que al redactar bien los hallazgos, asegura que no haya retrabajos en la elaboración del informe y que facilita al auditado la adecuada focalización en la formulación de las acciones correctivas o preventivas a que haya lugar
  • 48. PRACTICA DEL BUEN AUDITOR EL BUEN AUDITOR 6. Hacer seguimiento  Hace seguimiento de los resultados de las acciones implantadas, para evaluar su eficiencia y eficacia.  Para hacer el seguimiento el buen auditor recoge nuevamente las evidencias que demuestran el cumplimiento, la conformidad y el desempeño del aspecto auditado.  Solamente cierra los hallazgos de no conformidad, cuando confirma a través de las evidencias recopiladas que las causas que generaron dichos hallazgos, ya no existen. 7. Retroalimentar, Mejorar el servicio y mantener las competencias  Evalúa en conjunto con el equipo de auditores la gestión del servicio y estudia la retroalimentación formulada por los auditados en la evaluación externa del servicio.  Analiza los resultados obtenidos  Capacita y desarrolla continuamente para: • Dominar los criterios de las auditorias •Conocer los conceptos y la tecnología relacionada con los criterios de auditoria. •Perfeccionar las técnicas para entrevistar , identificar y reportar hallazgos • Actualizarse en nuevas técnicas de gestión y mejoramiento
  • 49. DIVISA DEL AUDITOR EN DIOS CONFIAMOS, DE TODO LO DEMÁS REQUERIMOS EVIDENCIA OBJETIVA