Este documento presenta una propuesta para elaborar un plan de emergencias para la Oficina de Recursos Humanos de la Universidad de Costa Rica desde la perspectiva de la gestión del riesgo y desastres. El documento analiza el marco teórico, metodológico e institucional relevante, y realiza un diagnóstico de los riesgos, recursos e insuficiencias actuales de la oficina. Finalmente, la propuesta elabora un plan de emergencias con objetivos, actividades y costos estimados para mejorar la preparación y respuesta de

1. UNIVERSIDAD MAGISTER
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
CARRERA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
TESINA PARA OPTAR AL GRADO DE BACHILLERATO EN
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
ELABORACIÓN DE UN PLAN DE EMERGENCIAS DESDE LA PERSPECTIVA DE LA GESTIÓN DEL
RIESGO Y DESASTRES PARA LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DE LA UNIVERSIDAD DE
COSTA RICA (UCR)
Olga Marta Bermúdez Ulloa
Diciembre 2012

2. Antecedentes del Problema
Creación
del Programa “Hacia una Gestión del Riesgo en
Materia
de
Reducción
de
Desastres”
Formación del recurso humano en la reducción de los riesgos.
Acciones concretas para anticipar, capacitar y preparase con
nivel óptimo.

3. Justificación
 Proponer un Plan de Emergencias desde la perspectiva de la Gestión del
Riesgo y Desastres para la Oficina de Recursos Humanos con el propósito
de implementarlo mediante acciones que permitan minimizar el daño
potencial, en estructura arquitectónica y en la integridad física de los
funcionarios y usuarios.

4. Objetivo General
Elaborar un Plan de Emergencias como instrumento administrativo desde la
perspectiva de la Gestión del Riesgo para la Oficina de Recursos Humanos
de la
Universidad de Costa Rica,
con el propósito de implementarlo
mediante acciones que minimicen el daño potencial ante un evento o
desastre.

5. Objetivos Específicos
1. Definir herramientas en materia de Emergencias y Gestión del Riesgo.
2. Comparar el Marco Jurídico.
3. Evaluar el conocimiento técnico y legal del personal.
4. Estudiar los planes de Gestión de Riesgo y Desastres en instituciones de
educación pública.
5. Identificar los signos externos que sirven para prevención ante un evento.
6. Elaborar la propuesta de un Plan de Emergencias

6. ALCANCES Y LIMITACIONES
 ALCANCE:
Conocer el desarrollo y la implementación de la Gestión del
Riesgo en la Oficina de Recursos Humanos
 LIMITACIÓN: Lograr que la Institución legitime al Comité Gestión de Riesgos
y Desastres y como segundo punto el patrocinio y apoyo del Director de la
Oficina, para la puesta en práctica del Plan.

7. Marco Institucional
 La Oficina de Recursos Humanos de la UCR, está conformada por ocho
áreas de trabajo bien definidas, las cuales han logrado consolidarse
brindando diferentes servicios a sus usuarios: los funcionarios de la
Institución.

8. Estructura Organizacional

9. Marco Teórico
 Administración de Recursos Humanos
“La organización y trato de las personas en el trabajo, de manera que
desarrollen plenamente sus capacidades y contribuyan al logro de los
objetivos de la empresa y al mismo tiempo obtengan, mediante la actividad
que ejecutan, su propia realización como seres humanos.”
 Gestión del Riesgo y Desastres
“Proceso social complejo que conduce al planeamiento y aplicación de
políticas, estrategias y medidas orientadas a impedir, reducir, prever y
controlar efectos adversos de fenómenos peligrosos sobre la población,
bienes y servicios.

10. Marco Metodológico
TIPOS DE INVESTIGACIÓN
EXPLORATORIA
EXPLICATIVO
DESCRIPTIVA
CORRELACIONAL
Fuentes de Información
PRIMARIA
SECUNDARIA

11. Población
Funcionarios administrativos de la Oficina de Recursos Humanos de la
Universidad de Costa Rica, en la Sede Rodrigo Facio. Ubicados en el
Edificio Administrativo A, 6to. Nivel, población para el alcance de los
objetivos propuestos.
Funcionarios
37
Funcionarias
45
Total
82
Fuente: Datos suministrados por la Oficina de Recursos Humanos de la UCR

12. Marco Metodológico
INSTRUMENTOS APLICADOS
ENTREVISTA
OBSERVACIÓN
OBSERVACIÓN
CUESTIONARIO

13. Análisis y Presentación de Resultados
Percepción a
existencia Plan
de Emergencias

14. Análisis y Presentación de Resultados
Planes de
Contingencia
ante una
emergencia

15. Análisis y Presentación de Resultados
Protocolos para
la atención de
emergencias

16. Análisis y Presentación de Resultados
Simulacro de
emergencias

17. Análisis y Presentación de Resultados
Conformación
Comité Gestión
del Riesgo

18. Análisis y Presentación de Resultados
Instituciones
Educación
donde exista
Planes de
Emergencia

19. Análisis y Presentación de Resultados
Asignación
presupuestaria
para Gestión de
Riesgos y
Desastres

20. Análisis y Presentación de Resultados
Percepción
señalización de
evacuación en
el área de
trabajo

21. Análisis y Presentación de Resultados
Detección
amenazas o
riesgos en la
Oficina

22. Conclusiones
En la investigación se identifican factores que deben ser evaluados por la
Dirección de la Oficina de Recursos Humanos y las diferentes autoridades
universitarias- UCR.

La Institución realiza esfuerzos con el propósito de mejorar la Gestión
del riesgo, tales como la Integración y Capacitación de más personal
para que conformen el Comité de Gestión del Riesgo.

Se determina la existencia de Normativa en Gestión del Riesgo, un
amplio marco legal, sin embargo esta normativa es desconocida y
además inaplicada por los miembros de la Comunidad Universitaria.

23. Conclusiones

Aunque se conozca la Normativa con frecuencia el cumplimiento es
obviado en los diferentes niveles jerárquicos.

La Gestión de Riesgos y Desastres e encuentra en un proceso de
consolidación y requiere acciones acompañadas con alto grado voluntad
política, compromiso social para mejorar y fortalecer y así la dotación de
recursos humanos y económicos.

La población de la Oficina manifiesta preocupación por la carencia de
información e identificar las instancias que participan en la Gestión del
Riesgo.
´

24. Conclusiones

Hay un factor importante que debe ser evaluado por el Director, es la
Rotulación o señalización de la Oficina, para que permita una adecuada
evacuación de los funcionarios en situaciones de emergencia

25. Recomendaciones
Tomando en cuenta las opiniones de las personas participantes en este
proceso de análisis y estudio, se sugiere:
 Crear la “Oficina de Gestión de Riesgos”,
para que sea la instancia
administradora y fiscalizadora del Programa Institucional en la Reducción de
Riesgos y Desastres de la UCR.
 La publicación y Divulgación de la Política de Gestión
del Riesgo y
Prevención en toda la Comunidad Universitaria, que sea efectiva y eficaz.
 El Programa sea implementado de
manera plena y absoluta en toda la
institución, desde el punto de obligación por parte de la administración de
velar por el bienestar y seguridad de la población universitaria

26. Propuesta
Elaborar un Plan de
Emergencias como
instrumento
administrativo, desde la
Gestión de Riesgo y
Desastres en la Oficina de
Recursos Humanos, UCR.

27. Propuesta
Objetivo
General
Elaborar un Plan de Reducción
de vulnerabilidad y Atención de
Emergencias en la Oficina de
Recursos Humanos, UCR.
Diagnosticar y analizar las
vulnerabilidades de la ORH y
su entorno.
Objetivos
Específicos
Desarrollar un Plan Operativo y
saber activarlo en casos de
emergencia.
Desarrollar un Plan para la
Reducción de vulnerabilidades
en la ORH y su entorno.

28. Propuesta
Desarrollo

29. IMPACTOS

Es de índole organizacional y social,
una vez puesta en marcha la
propuesta, debe existir un proceso de adaptación y adecuación por parte
de todos los integrantes de la ORH y la Institución. Para lograr el objetivo
hay que pasar todos los módulos de capacitación y orientación que sean
implementados.

Económico e institucional, se debe contar con la previa aprobación de las
diferentes estructuras jerárquicas institucionales para la dotación y
asignación presupuestaria para la efectiva ejecución del plan propuesto.

30. IMPACTOS

Impacto legal:
permita
la
Crear un marco regulatorio y orientador que
adecuada
ejecución.
Normativa
que
definirá
responsabilidades administrativas, civiles y hasta penales ante la
inobservancia de las regulaciones ante un siniestro.
OTRAS INVESTIGACIONES

Se hizo las averiguaciones correspondientes y no hay otras
investigaciones que estén siendo ejecutadas.

31. COSTO PROPUESTA
Proyecto
Descripción
Servicio
Cantidad
Costo total
Rotulación
o
señalización
de
instalaciones Edificio
Administrativo
A,
ORH.
Lograr
una
rotulación
adecuada
al
100% del edificio
y la ORH que
incluya espacios
de uso general,
pasillos, gradas,
zonas para la
atención
a
usuarios
Contratación del
diseño, compra e
instalación de los
rótulos
de
emergencia
necesarios en la
oficina
de
Recursos
Humanos
y
demás
oficinas
Edificio
administrativo A
175
¢2.250.000.00
Proyección $4.411.76
al día

32. COSTO PROPUESTA
Proyecto
Descripción
Servicio
Cantidad
Costo total
Análisis , diseño y
contratación de los
mecanismos
automáticos
que
garanticen
una
segura evacuación a
través
de
cinco
puertas
principales
del
Edificio
Administrativo a
Instalación
de
lectoras,
cerraduras, barras
anti pánico y el
software para el
control de acceso
y
prevenir
el
riesgo y facilitar la
evacuación
en
casos
de
emergencias
Contratar
el
diseño
e
instalación
de
lectores, llavines,
barras anti pánico
el software para el
control de acceso
automatizado en
las
5
puertas
principales
del
edificio
05
¢9.046.890.00
Proyección $17.737.82.00
al día

33. COSTO PROPUESTA
Proyecto
Programa
capacitación
y
entrenamiento que
ofrece la Unidad de
Salud Ocupacional,
al personal de la
ORH en la Gestión
del
Riesgo
y
Atención
de
Emergencias.
Descripción
Servicio
Capacitación
Con
la
semanal de 04 capacitación se
horas durante un puede elaborar el
año,
para 20 mapa de riesgos,
funcionarios
definir proyectos
prioritarios
de
resolver
y
elaborar
e
implementar
el
plan
de
emergencias en
la Oficina
de
Recursos
Humanos.
Cantidad
Costo total
20
¢2.500.000.0
0

34. COSTO PROPUESTA
Proyecto
Descripción
Rotulación o señalización Lograr una rotulación
de instalaciones Edificio adecuada al 100%
Administrativo, ORH
del edificio y la ORH
que incluya espacios
de
uso
general,
pasillos,
gradas,
zonas
para
la
atención a usuarios
.
Servicio
Contratación
del
diseño, compra e
instalación de los
rótulos
de
emergencia
necesarios
en
la
oficina de Recursos
Humanos y demás
oficinas
Edificio
administrativo A
Cantidad
175
Costo total
¢2.250.000.00

35. COSTO PROPUESTA
Proyecto
Descripción
Rotulación o señalización Lograr una rotulación
de instalaciones Edificio adecuada al 100%
Administrativo, ORH
del edificio y la ORH
que incluya espacios
de
uso
general,
pasillos,
gradas,
zonas
para
la
atención a usuarios
Análisis , diseño y
contratación
de
los
mecanismos automáticos
que
garanticen
una
segura evacuación a
través de cinco puertas
principales del Edificio
Administrativo a
Instalación
de
lectoras, cerraduras,
barras anti pánico y el
software
para
el
control de acceso y
prevenir el riesgo y
facilitar la evacuación
en
casos
de
emergencias
Servicio
Contratación
del
diseño, compra e
instalación de los
rótulos
de
emergencia
necesarios
en
la
oficina de Recursos
Humanos y demás
oficinas
Edificio
administrativo A
Contratar el diseño e
instalación
de
lectores,
llavines,
barras anti pánico el
software
para
el
control de acceso
automatizado en las 5
puertas
principales
del edificio
Cantidad
175
Costo total
¢2.250.000.00
05
¢9.046.890.00

37. FACTORES DE RIESGO ORH-UCR
FACTORES DE RIESGO (amenaza y vulnerabilidad)
VALORACION
ALTA (3+++)
VALORACION
MEDIA (2++)
Incendios (INC)
120
-
Inundaciones (INU)
120
-
Lluvias Torrenciales (LLT)
120
-
Sismos (SIS)
120
-
Tormentas Eléctricas (TOE)
120
-
-
120
Obstáculos (OBS)
Asalto Armado (AA)
120
Hacinamiento (HAC)
120

38. I
INSUMOS INTERNOS
RECURSO
Extintores
UBICACION
Pasillo interno
Archivo expedientes
SETI
ESTADO
Bueno
DISPONIBILIDAD
24 horas
Luz de emergencia
Pasillo Externo
Bueno
24 horas
Botiquín
Gestión Administrativa
Regular
Poco uso
Camilla para transporte
de personas
Pasillo interno / Pared
Buena
Siempre
Sistema fijo contra
incendio
Afuera de por la
Sección de baños
Mala
No disponible
No funciona tiene fugas
Señalización
Evacuación
Alarma contra incendio
N/A
N/A
N/A
N/A
Afuera de (pasillo)
En apariencia bueno
Disponible
No se ha utilizado, por lo que
es incierta su funcionalidad
Dos funcionarios
capacitándose en
gestión del Riesgo
Informático
Encargada Servicios
Administrativos
Siempre
Se requiere más personal
involucrado y capacitado.
--
OBSERVACIÓN
Fecha vencimiento enero
2013
Pocos medicamentos

39. I
INSUMOS EXTERNOS
RECURSO
UBICACIÓN
ESTADO
DISPONIBILIDAD
Servicio Emergencia
911
911
Bueno
24 horas
Programa Gestión de
Riesgo Institucional
--
--
Horario Oficina
Servicio Emergencia
4911, UCR
Edificio Saprissa
Bueno
Horario Oficina
Contiguo al Instituto
Investigaciones
Psicológicas
Aceptable
Horario Oficina
San Pedro de Montes de
Oca
Aceptable
Oficina de Salud y
Bienestar, UCR
Cruz Roja y Hospitales
24.
horas
OBSERVACIÓN

40. I
CROQUIS EVACUACION POR SECTORES
S.S.
S.S.
Jorge R.
Jorge B.
Sala
de
Sesiones
Sonia
Kattia V.
Marian
Andrea
Sala de
Reuniones
Oficina
Kattia S.
Área de Soda
07-09
07-10
07-11
07-12
07-13
07-14
Área de Secretaría
Clark
07-08
Soda
Despacho del Vicerrector
Oficina
07-17
07-16
Laura
Katalina
Sala
de
Sesiones
Recepción
Recepción y
Salade
Reuniones
Freddy
Área de Archivo
Sala de Servidores de Sistemas
07-06
Soda
07-05
07-04
07-02
07-03
Área de Desarrollo InformáticoGuillermo
Gabriela V.
Walter
Esteban
Lenín
Natalia
Fondo
Mutualida
d
07-15
07-07
Cubículos
Archivo
Sala
de
Sesiones
Recepción
Oficina
Ana
Yancy
Oficina
Bodeg
a