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1. UNIVERSIDAD MAGÍSTER
Facultad de Administración
Carrera: Administración de Recursos Humanos
Propuesta de un Manual de Capacitación
para los y las colaboradores de la
Sociedad de Seguros de Vida del
Magisterio Nacional
Víctor Mesén Castro
Sergio Chaves Sojo

2. Antecedentes del problema
La S.S.V.M.N, cuenta con un Procedimiento de
Capacitación, emitido en el año 2008, desde esa
fecha al día de hoy no ha sido modificado, por lo
que se requiere de un análisis y una nueva
propuesta que cubra las necesidades de la
institución, donde se tomen en cuenta los nuevos
proyectos de la organización.

3. Justificación
 Lograr una mayor y mejor capacitación en todas
las áreas de la institución.
 Dotar a la sociedad con un nuevo instrumento
de capacitación que facilite el mejoramiento
continuo de sus funcionarios.

4. Formulación del problema
¿Por qué se hace necesario realizar una
propuesta de un Manual de Capacitación para
los funcionarios de la S.S.V.M.N?

5. Objetivo General
Proponer un Manual de Capacitación, para
los colaboradores de la S.S.V.M.N, con el
fin de que el mismo se ajuste a las
necesidades institucionales.

6. Objetivos específicos
 Analizar el Procedimiento de Capacitación
vigente para determinar si se ajusta a las
necesidades de S.S.V.M.N.
 Determinar el grado de compromiso de la
organización con respecto al diseño del
Manual de Capacitación, así como su
ejecución, seguimiento y evaluación.

7. Objetivos específicos
 Elaborar un diagnóstico de necesidades de
capacitación del personal de la S.S.V.M.N.
 Proponer un Manual de Capacitación para
el personal de la S.S.V.M.N, de acuerdo con
las necesidades de capacitación detectadas.

8. Reseña histórica de la S.S.V.M.N
En 1920 gracias al esfuerzo del maestro Alejandro
Rodríguez Rodríguez se aprobó la Ley de Socorro
Mutuo que constituye la actual S.S.V.M.N.
Los trabajadores del sector educación eran 2.000 (dos
mil), cada uno aportaba un colón, y al fallecer, su
familia o beneficiarios recibían ¢2.000 (dos mil colones),
es decir; sus compañeros de gremio les “obsequiaban”
¢1.999 de ayuda.
*

9. Reseña histórica del Departamento de
Recursos Humanos
El Departamento de Recursos Humanos
forma parte del Área Administrativa de la
S.S.V.M.N desde su fundación, actualmente
esta bajo la dirección de la Licenciada
Georgina Díaz Sánchez.
*

10. Función del Departamento de
Recursos Humanos
Manejo y administración del recurso
humano con que cuenta la S.S.V.M.N, el
cual es considerado como su principal
activo dentro de la organización.
*

11. Administración de Recursos
Humanos
Según Chiavenato
“La administración de Recursos Humanos
es el conjunto de políticas y prácticas
necesarias para dirigir los aspectos de los
cargos gerenciales relacionados con las
personas o recursos humanos, incluidos
reclutamiento, selección, capacitación,
recompensas
y
evaluación
del
desempeño”. (Chiavenato, 2003, pág. 9)
*

12. Subsistema de Desarrollo de Recursos
Humanos
Según Chiavenato
“Los procesos de desarrollo de personas
incluyen las actividades de capacitación,
desarrollo del personal y desarrollo
organizacional.
Representa
inversiones
efectuadas en las personas”(Chiavenato, 2000,
Pág. 618)
*

13. Capacitación
Según Ibáñez:
“La capacitación se considera como un proceso a
corto plazo, en el que se utiliza un procedimiento
planeado, sistemático y organizado, que comprende
un conjunto de acciones educativas y administrativas
orientadas al cambio y mejoramiento de
conocimientos, habilidades y actitudes del personal,
a fin de propiciar mejores niveles de desempeño
compatibles con las exigencias del puesto que
desempeña, y por lo tanto posibilita su desarrollo
personal, y efectividad empresarial a la cual sirve.”
(Ibáñez, 1988)

14. Tipo de investigación
Exploratoria:
Permite recabar información mediante el uso
de diferentes métodos.
Descriptiva:
Describe las características del objeto de
estudio.

15. Fuentes de información
 Fuentes primarias.
 Fuentes secundarias.
 Población.

16. Instrumentos de recolección de
información
 Observación.
 Entrevista.
 Cuestionario.

17. Análisis de Resultados

18. Resumen de la observación y análisis realizado al
procedimiento de capacitación actual de la S.S.V.M.N. objetivo
#1.
Procedimiento de Capacitación
actual.
5.1.1 Determina las Necesidades de
Capacitación del personal, con base
en el perfil del puesto, los resultados
de la evaluación del desempeño, las
necesidades de especialización
para un proyecto específico o
actualización
profesional;
en
coordinación con los responsables
de las áreas administrativas. Para
esto remite a las jefaturas el RHRE-007 cédula de necesidades de
capacitación.
*
Hallazgo
Según
observación
realizada
se
determinó que existe y se usó el
formulario
(RH-RE-007),
como
instrumento
para
determinar
las
necesidades de capacitación, sin
embargo, el mismo no se está
actualizando según lo estipulado en el
procedimiento, esto se debe realizar
una vez por año y para el periodo 2009
y 2010 no se ha realizado.

19. Resumen de la observación y análisis realizado al
procedimiento de capacitación actual de la S.S.V.M.N. objetivo
#1
Procedimiento de Capacitación
actual.
5.1.2 Recopilan todos los datos sobre
los requerimientos de la capacitación, y
con base en las necesidades
identificadas, prepara el plan anual de
capacitación, el cual debe ser
aprobado
por
la comisión
de
capacitación. En caso de no identificar
necesidades para algún funcionario, se
dejara evidencia en el plan.
*
Hallazgo
Según indagación realizada se logró
determinar que en años anteriores al
2009, si se recopilaban los datos
sobre los requerimientos de la
capacitación y la confección del plan
anual, sin embargo, se detectó que
para el 2009 no se ha cumplido con el
ítem 5.1.2. del actual procedimiento y
a la fecha no se ha iniciado con
dicho proceso para el año 2010.

20. Resumen de la observación y análisis realizado al
procedimiento de capacitación actual de la S.S.V.M.N. objetivo
#1
Procedimiento de Capacitación
actual.
5.1.8 Investiga lo correspondiente y
formula las acciones necesarias para
la mejora, en aquellos casos en que la
capacitación no resulte eficaz. Lo
anterior en coordinación con el
responsable de la solicitud de la
capacitación.
*
Hallazgo
Realizada
la
observación
al
instrumento se comprueba que el
departamento de Recursos Humanos
no aplica ninguna evaluación al
instructor.

21. Resumen de la entrevista a la Administradora
y jefatura de Recursos Humanos
PREGUNTA
R/Administradora
R/Jefatura RRHH
1-¿Cómo considera usted que
ha
funcionado
el
actual
procedimiento
de
Capacitación?
Es bueno no así excelente, por
lo tanto, es recomendable que
el mismo sea actualizado con
las mejoras pertinentes para
poder cumplir con excelencia
y
los
objetivos
de
la
organización.
A nivel de procedimiento es
el correcto, pero a la hora de
aplicarlo el mismo no se ha
cumplido en un 100%, esto
porque es muy complicado y
a la vez por motivo de falta
de tiempo y de otro recurso
dentro del departamento.
2-¿Cuál sería el grado de
compromiso
de
la
administración
y
el
departamento de Recursos
Humanos ante la propuesta del
Manual de Capacitación?
Si el mismo se ajusta a las
necesidades
de
la
organización se le darían las
directrices correspondientes al
departamento de Recursos
Humanos para de inmediato
ponerlo en marcha.
Inicialmente tendría
que
conocerlo, el compromiso
seria en un 100% una vez
conocido el nuevo manual, si
el mismo se ajusta y es
factible para poderlo llevar a
la práctica.
*

22. Resumen de la entrevista a la Administradora
y jefatura de Recursos Humanos
PREGUNTA
4-¿Qué
herramientas
se
utilizarían para darle seguimiento
a la aplicación del Manual de
Capacitación?
*
R/Jefatura RRHH
Es muy difícil contestar a esa
pregunta ya que no se conoce con
exactitud que es lo que se va a
proponer
en
el
manual
de
capacitación.

23. Resumen de la entrevista a la Administradora
PREGUNTA
5-¿Le daría usted el respectivo seguimiento a
los avances que se obtengan con el Manual
de Capacitación o asignaría esta tarea a
otros?
Es muy difícil darle el respectivo seguimiento
al manual por mis múltiples funciones, de tal
forma que le asignaría este proceso de
avances a otros funcionarios en especial a las
jefaturas.
7-¿Está la administración dispuesta a asignar
presupuesto para cumplir con el objetivo del
Manual de Capacitación?
*
R/Administradora
Totalmente de acuerdo, es importante aclarar
que la Sociedad de Seguros de Vida del
Magisterio Nacional, le da mucha importancia
a lo que es capacitación, por lo tanto se debe
de asignar un buen presupuesto para lograr
capacitar a todo el personal.

24. Gráfico Nº 1
N- 4 ¿Conoce usted la existencia de un
Procedimiento de Capacitación?
Si
59%
No
41%
Si
No

25. Gráfico Nº 2
N- 5 ¿El actual Procedimiento de Capacitación cumple
con la detección de necesidades de capacitación?
Si
24%
No
76%
Si
No

26. Gráfico Nº 3
N-7 ¿Qué instrumento utiliza para realizar la detección de
necesidades de capacitación en su área? Reuniones de
Ninguno
18%
trabajo
12%
Perfil del puesto
24%
Reunió nes de
trabajo
Evaluación del
desempeño
41%
P erfil del puesto
B uzó n de
sugerencias
Buzón de
sugerencias
6%
Evaluaciò n del
desempeño
Ninguno

27. Gráfico Nº 4
N-8 ¿Cúales pueden ser las necesidades de
capacitación a largo plazo en su área?
Mantenimiento
Edificios
6%
Tecnología
41%
Tecno lo gía
Temas de RRHH
12%
Co ntabilidad
Seguridad
Finanzas
Finanzas
18%
Seguridad
6%
Contabilidad
18%
Temas de RRHH
M antenimiento
de edificios

28. Gráfico Nº 5
N-3 Datos Generales
Formación académica de las jefaturas
Universitaria
Completa
76%
Primaria
6%
Secundaria
Incompleta
6%
P rimaria
Secundaria Inco mpleta
Universitaria
Incompleta
12%
Universitaria Co mpleta
Universitaria Inco mpleta

29. CONCLUSIONES
 Existen inconsistencias en la aplicación del
Procedimiento de Capacitación y su uso, por
cuanto algunos instrumentos contemplados
en dicho procedimiento no son utilizados en
forma correcta.
 Existen deficiencias en las jefaturas, sólo un
59%
de
las
jefaturas
conocen
procedimiento y un 41% NO lo conoce.
*
el

30. CONCLUSIONES
 Se
logró constatar que para la detección de
necesidades de capacitación ninguna jefatura utiliza
el instrumento del Procedimiento de Capacitación.
 Se detectó un bajo grado académico en las jefaturas.
 Existe un alto grado de compromiso por parte de la
administradora general y la encargada de recursos
humanos, para la ejecución, seguimiento y
evaluación del Manual de Capacitación.
*

31. RECOMENDACION
 Tomando en cuenta las conclusiones del
presente estudio, se recomienda poner en
práctica la propuesta del “Manual de
Capacitación” con el fin de establecer un
programa permanente de formación.
 Incentivar el plan de becas a nivel de
jefaturas
para
académicos.
homologar
los
grados

32. Propuesta de un Manual de Capacitación para la
SOCIEDAD DE SEGUROS DE VIDA DEL
MAGISTERIO NACIONAL

33. Objetivo General
 Establecer los lineamientos de capacitación
para que los funcionarios de la S.S.V.M.N.
cuenten con actualización académica y
técnica necesaria, así como el conocimiento
adecuado para desempeñar con éxito sus
funciones.

34. Objetivos específicos
 Fortalecer los conocimientos individuales de cada
funcionario para una ejecución más eficiente de sus
tareas.
 Proporcionar
oportunidades para el desarrollo
personal en escenarios actuales y futuros.
 Concientizar
a los funcionarios de la S.S.V.M.N.
mediante la divulgación institucional, acerca de la
importancia que la educación continua tiene para
alcanzar los objetivos organizacionales.

35. I PARTE
Se orienta a la puesta en marcha del Plan
de Capacitación, en el cual se contemplan
seis diferentes procesos.

36. Proceso - I
Nombre del
Funcionario
Diagnóstico de necesidades de
capacitación
Capacitación Sugerida
Objetivo de la
Capacitación
Mes
Propuesto
Proveedor Interno
o Externo
Walter Chinchilla
Estudios en informática
Obtener
un
conocimiento
tecnología
a
informático.
mayor
en
nivel
II Semestre
2010
Externo a discreción
de la organización
Guillermo Villa
Capacitación y seminarios
en tecnologías avanzadas.
Obtener
un
mayor
conocimiento
en
tecnología a nivel de
auditorías.
II Semestre
2010
Externo a discreción
de la organización
Catalina Castro
Capacitación en normas
NIFS
Mejorar y desarrollar
capacidad analítica en
normas NIFS
II Semestre
2011
Externo a discreción
de la organización
Katia Alfaro
Contaduría
pública
(Bachiller y Licenciatura)
Mejorar el desempeño
de sus funciones y
cumplir con el requisito
académico del puesto.
II Semestre
2011
CINAES
Total funcionarios a capacitar: 4

37. Proceso -II
Análisis de las necesidades
Revisar y seleccionar aquellos temas
de
suma
importancia
para
el
aprendizaje de los funcionarios.

38. Proceso -III
Elaboración del Plan de Capacitación
Plan anual de Capacitación para el periodo 2010
Para el Departamento de Cobros
Objetivo de la capacitación:
Mejorar los conocimientos de los funcionarios del departamento de cobro,
en labores relacionadas con los diversos temas.
Temas:
Planillas de crédito, modificación de cédulas, fondos de caja, aplicación
y cobro de planillas.
Proveedor : Interno a discreción de la organización.
Mes de ejecución: Mayo – Junio
Total de funcionarios a capacitar: 4

39. Proceso -III
Elaboración del Plan de Capacitación
Plan anual de Capacitación para el periodo 2010
Para el Departamento de Recursos Humanos
Objetivo de la capacitación:
Fortalecer y actualizar los conocimientos de las nuevas tendencias en
Recursos Humanos
Temas:
Legislación Laboral, salud ocupacional, clima organizacional, evaluación
del desempeño y sistema de remuneración.
Proveedor sugerido: Externo – FUNDES u alguna universidad pública
Mes de ejecución: primer y segundo semestre del 2010.
Total de funcionarios a capacitar: 2

40. Proceso - IVEjecución y seguimiento del Plan de Capacitación
Formulario de seguimiento a la ejecución del Plan de Capacitación.
Formulario FSE
Tema:
Nombre del participante:
Departamento asignado:
Nombre del Instructor:
Lugar de la capacitación:
Mes impartido:
¿Se cumplió con las
fechas establecida en
el plan?
Proveedor:
Costo de la capacitación:
Observaciones generales:
____________________________________________________________

41. Proceso - V
Evaluación de la capacitación
Nombre del Curso: __________________________________
Nombre del facilitador: ___________________________
Fecha: ___________________________________________
CALIDAD DE LA CAPACITACION Y DEL FACILITADOR
1
2
3
4
5
Se lograron los objetivos propuestos.
Se cubrieron todos los temas definidos.
Profundidad con la que fueron abarcados los temas expuestos.
Metodología utilizada (conversación interactiva, dinámicas etc.).
Calidad de los materiales recibidos.
Calidad en general del instructor (facilidad de expresión, dominio
del tema)
Comentarios (Sugerencias o recomendaciones)
SI
Está dispuesto a recomendar al instructor para abordar algún otro
tema de su interés.
1 = Malo
2 = Regular
3 = Bueno
4 = Muy bueno
5 = Excelente
NO

42. Proceso – VI
Recomendación para la mejora continúa
El Departamento de Recursos Humanos es
responsable de dar seguimiento al desarrollo
profesional de los servidores de
la
organización y entregará informes periódicos
de los resultados alcanzados a la
administración superior.

43. II PARTE
Esta parte se orienta a la optimización del
Procedimiento de Capacitación actual.
*

44. I I PARTE
Procedimiento de
Capacitación actual
Hallazgo
Optimizar el
instrumento
5.1.1Determina las Necesidades
de Capacitación del personal, con
base en el perfil del puesto, los
resultados de la evaluación del
desempeño, las necesidades de
especialización para un proyecto
específico o actualización
profesional; en coordinación con
los responsables de las áreas
administrativas. Para esto remite a
las jefaturas el RH-RE-007 cédula
de necesidades de capacitación.
Según observación realizada
se determinó que existe y se
usó el formulario (RH-RE007), como instrumento para
determinar las necesidades
de capacitación, sin embargo
el mismo no se está
actualizando según lo
estipulado
en
el
procedimiento, esto se debe
realizar una vez por año, y
para el periodo 2009 y 2010
no se ha realizado.
Solicitar a la encargada de
Recursos Humanos retomar el
uso del formulario DNC,
coordinar con las diferentes
jefaturas de la organización
para que cada año sea
aplicado, con el fin de dar
sustento a los demás ítems del
procedimiento actual
*

45. I I PARTE
Procedimiento de
Capacitación actual
Optimizar el
instrumento
5.1.2 Recopila todos los
datos
sobre
los
requerimientos
de
la
capacitación, y con base en
las
necesidades
identificadas, prepara el plan
anual de capacitación, el
cual debe ser aprobado por
la comisión de capacitación.
En caso de no identificar
necesidades
para
algún
funcionario,
se
dejara
evidencia en el plan.
*
Hallazgo
Según indagación realizada se
logro determinar que en años
anteriores
al
2009,
si
se
recopilaban los datos sobre los
requerimientos de la capacitación y
la confección del plan anual, sin
embargo, se detectó que para el
2009 no se ha cumplido con el ítem
5.1.2. del actual procedimiento y a
la fecha no se ha iniciado con
dicho proceso para el año 2010.
Es de suma urgencia y
prioridad
institucional
la
realización
del
Plan
de
Capacitación para el año 2010,
para lograr alcanzar los
objetivos para el presente año.
Es
competencia
y
responsabilidad
del
Departamento de Recursos
Humanos la realización de
este plan anual.

46. I I PARTE
Procedimiento de
Capacitación actual
Hallazgo
Optimizar el
instrumento
5.1.8
Investiga
lo
correspondiente y formula las
acciones necesarias para la
mejora, en aquellos casos en
que la capacitación no resulte
eficaz.
Lo
anterior
en
coordinación con el responsable
de la solicitud de la capacitación.
Realizada la observación al
instrumento se comprueba
que el departamento de
Recursos Humanos no lo
aplica. Se observó que el ítem
5.1.8 debe ser modificado
Se
recomienda
dar
el
seguimiento apropiado a todas
las capacitaciones, en especial
a las consideradas como no
eficaces, por lo que se sugiere
modificar el ítem 5.1.8 de la
siguiente
forma:
Los
instructores
deben
ser
calificados tanto por los
participantes como por la
organización, para valorar su
eficacia en la trasmisión de
conocimientos.
*

47. III PARTE
Se refiere a temas como:
a) Incentivar las becas de estudio.
b) Formación Interna.
c) Capacitación en el idioma Inglés.
d) Programa de divulgación interna.
e) Proyección para el año 2011.
*

48. SOCIEDAD DE SEGUROS DE VIDA DEL MAGISTERIO NACIONAL
DEPATAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
OTORGA A:
__________________________________________________
Certificado de Participación
de la charla:
_________________________
Celebrado el 25 de junio del 2009.
DEPTO RRHH S.S.V.M.N.
INSTRUCTOR

49. IMPORTA NCIA
DE LA
CA PA CITA CIO
N
La capacitación es la
respuesta a la
necesidad que tienen
las empresas para
contar con un personal
calificado y productivo.
Mediante la
capacitación se
actualizan
conocimientos, se
mejoran habilidades y
se aumenta la
competitividad de la
organización.
Divulgación institucional de
Capacitación
EL DEPA RTA MENTO DE
RECURSOS HUMA NOS DE LA
S.S.V.M.N.
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50. “ Donde hay una empresa de éxito,
alguien tomó alguna vez una
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