funciones, responsabilidades hse y competencias

PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER
ROLES, RESPONSABILIDADES EN HSE,
EVALUACION Y SU COMPETENCIA
CODIGO: P-HSE-12 VERSION: 02
FECHA: 28/05/13 Página 1 de 16
Elaboró
Coordinador HSE
Revisó
Representante de Gerencia
Aprobó
Gerencia
EL presente documento no puede ser copiado ni dado a conocer a terceros, sin
autorización expresa del Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integral de
Gestión HSE.

Documento Magnético ControladoDocumento Magnético ControladoDocumento Magnético ControladoDocumento Magnético Controlado Copia Impresa No ControladaCopia Impresa No ControladaCopia Impresa No ControladaCopia Impresa No Controlada
1 OBJETIVO
• El objetivo de este documento es establecer los parámetros y mecanismos de
evaluación de responsabilidades y definición de competencias en HSE que
requieren los trabajadores y contratistas que realizan actividades que
impactan el sistema de gestión HSE para o en nombre de la organización
con el propósito de mejorar su desempeño.
• Cumplir con lo que se estableció en el Sistema Integral de Gestión HSE de
acuerdo al RUC (Hidrocarburos) o la norma OHSAS 18001:2007 y
respectivas actualizaciones de estas normas.
2 ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los trabajadores y/o asociados del sistema
CORDICARGAS que laboren o desarrollen actividades para la organización, en el
desarrollo e implementación de sus propios programas y es de aplicación
obligatoria por parte de cada uno de los empleados y/o colaboradores de la
empresa, en la medida en que se apliquen se reforzara el concepto de
responsabilidad compartida, para obtener los buenos desempeños de HSE.
Aunque algunas responsabilidades parezcan similares para dos niveles
inmediatos, esto no significa que la función pueda delegarse, antes por el contrario,
significa que cada nivel debe estar comprometido en dichas acciones de acuerdo
con su autoridad y capacidad de influir en una operación sin deterioro de la salud,
libre de accidentes y sin atentar contra la naturaleza o los equipos.
La evaluación de roles, responsabilidades y competencia en HSE se llevara acabo
de acuerdo con los siguientes niveles organizacionales:
DIRECTIVO
PRESIDENTE
GERENTE ADMINISTRATIVO
GERENTE COMERCIAL Y OPERATIVO
GERENTE FINANCIERO
GERENTE SUCURSAL
DIRECTOR COMERCIAL
DIRECTOR CONTROL INTERNO
DIRECTOR CALIDAD
DIRECTOR FLOTA
DIRECTOR JURIDICO
DIRECTOR OPERATIVO
DIRECTOR TESORERIA
CONTROLADOR DELEGADO

MEDIO/ JEFES Y COORDINADORES
JEFE DE FACTURACION
JEFE DE OFICINA
JEFE DE PERSONAL
JEFE DE SISTEMAS
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
COORDINADOR COMERCIAL
COORDINADOR CONTABLE
COORDINADOR CONTROL INTERNO
COORDINADOR HSE
COORDINACION INFORMACION
COORDINADOR OPERATIVO
ADMINISTRADOR DE VENTAS
INGENIERO DE PROYECTOS
TECNICO
ASISTENTE ADMINISTRATIVA
ASISTENTE PERSONAL
ASISTENTE OPERATIVO
OPERATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR MENSAJERIA
AUXILIAR SERVICIOS GENERALES
AUXILIAR OPERATIVO
AUXILIAR SERVICIO AL CLIENTE
AUXILIAR CONTROL INTERNO
AUXILIAR SISTEMAS
AUXILIAR DE RIESGOS Y FLOTA
CONDUCTOR
APRENDIZ SENA

3 DEFINICIONES
• Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar
conocimientos y habilidades. (Guía RUC). Habilidad demostrada para
aplicar conocimientos y habilidades.( OHSAS 18001)
• Responsabilidades: Elementos básicos de una función, son inherentes a
un cargo y por el cual se evalúa quien lo desarrolla, ya que no son
delegables a un tercero.
• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
• Evaluación: Verificación generalmente escrita del entendimiento de la
divulgación de un tema específico.
• Cargo: Posición jerárquica dentro de una organización
• Funciones: Actividades inherentes a un cargo
• HSE: Estas siglas hacen referencia a Health Safety Environmental (Salud,
Seguridad Industrial, Medio Ambiente).
• RSE : Siglas que designan a la responsabilidad social empresarial
• Salud ocupacional: Es el estado óptimo de salud física y mental de una
persona en el ámbito laboral, no se refiere únicamente a la ausencia de
enfermedad.
• Seguridad industrial: Una definición sencilla del concepto de seguridad
industrial es el conjunto de técnicas tendientes a minimizar los riesgos
presentes en toda actividad. En otras palabras, la seguridad es un estado
de riesgo aceptable.

Ambiente: Entorno que afecta y condiciona especialmente las circunstancias de
vida de las personas o la sociedad en su conjunto
4 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Los responsables de Garantizar, velar e identificar los roles, las responsabilidades
y competencias en términos de HSE de los Trabajadores del SISTEMA
CORDICARGAS serán la jefe Recursos Humanos y el Coordinador HSE.
Jefe recursos humanos: Es el responsable de garantizar que la competencia del
personal este acorde a los lineamiento de este documento y la efectiva
implementación de este plan mediante seguimiento al mismo y Velar porque en los
procesos de selección y contratación se revise el cumplimiento de la competencia.
Coordinador HSE: Revisar anualmente este programa de competencias con el fin
de definir el cumplimiento en términos de educación, entrenamiento, experiencia.
5 PROCESO GENERAL
5.1 METODOLOGÍA DE EVALUACION DE RESPONSABILIDADES Y
COMPETENCIAS EN HSE
Las funciones, roles y responsabilidades inherentes a cada cargo, se encuentran
contempladas en la descripción del Descripción de Cargos F-P-RH-08 del Sistema
de Gestión de Calidad de la Empresa.
Las responsabilidades son dadas a conocer a la persona durante el proceso de
contratación e ingreso a la empresa, mediante una inducción o reinducción al
personal antiguo.
Posteriormente se realiza la evaluación de la efectividad de la inducción o
reinducción.
Se realiza la inducción para cada trabajador y así mismo es registrada en el Formato de
capacitación, inducción y entrenamiento, quienes asistieron a la actividad.
La Matriz de competencias suministra las especificaciones según el nivel de cargo
que debe cumplir el trabajador y/o asociado de la compañía, desde su ingreso a la
organización, el cual se mide en términos de educación entrenamiento-formación y
experiencia, (Ver Manual de Funciones) la cual permitirá el mejor desempeño del

trabajador en su puesto de trabajo. Esta se actualizara dependiendo las
necesidades de la actividad desarrollada por la organización , las que especifique
la parte contractual del cliente o aquellas que por el proceso de valoración de
riesgos de la organización, generen un riesgo en el lugar de trabajo y que estén
orientadas a controlar los riesgos en cuanto a HSE.
Se realizara una evaluación de cumplimiento de las responsabilidades de HSE
con una periodicidad anual, la cual la realizara el jefe inmediato en compañía del
trabajador con el fin de retroalimentar y evidenciar las fortalezas o debilidades
generando de esta manera un plan de acción que permita el mejoramiento continuo
del sistema de gestión (Evaluación de Roles y Responsabilidades HSE-01-F08).
En el caso que uno de los evaluados tenga más de 6 ítems donde se evidencie el
incumplimiento de las responsabilidades en HSE, se realizaran las observaciones
pertinentes para llevar a cabo un plan de acciones y/o de mejora del trabajador.
Se toman medidas correctivas de acuerdo a las recomendaciones y/o sugerencias
de los evaluadores.
5.2 MATRIZ DE COMPETENCIAS HSE
Se especifica en la siguiente Matriz el listado de competencias en HSE de acuerdo a
nivel de cargos de la compañía.

Nivel de
cargo
Descripción
nivel
Competencias
HSE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN HSE
NIVEL 1
Instancia
máxima de
autoridad,
actuación en el
plano
estratégico
determinando
las políticas de
la compañía
• Liderazgo
gerencial en
HSE.
Asumir el liderazgo efectivo del SG HSE a través de la
motivación del personal.
Formular las estrategias necesarias para el desarrollo y
cumplimiento del SG HSE
Formular, divulgar y asumir una política explícita HSE que
considere conveniente para la Empresa.
Garantizar condiciones de trabajo seguras que protejan a los
trabajadores de los riesgos reales y/o potenciales presentes en el
medio ambiente laboral y que contribuyan al bienestar físico, mental
y social de los mismos.
Procurar el cuidado integral de la salud de los trabajadores.
Programar, ejecutar y controlar el cumplimiento del SG HSE de la
Empresa y procurar su financiación.
Estudiar la factibilidad técnica y económica de las medidas de
control y en casos necesarios de alternativas eficaces.
Destinar los recursos humanos, técnicos y financieros
indispensables para el desarrollo del SG HSE según la actividad
económica, magnitud y severidad de los riesgos y el número de
trabajadores expuestos.
Vigilar el cumplimiento de la legislación vigente.
Incluir temas de Salud Ocupacional en las diferentes reuniones
con los Directores y gerentes, planteando las diferentes estrategias
a desarrollar.
Permitir la participación del personal en reuniones y charlas que
se programen.
Conservar el orden y aseo en los diferentes sitios de trabajo.
Clasificar adecuadamente los residuos que genera
No introducir, poseer, vender, ofrecer, comprar, distribuir o
consumir bebidas o sustancias no autorizadas en lugares de
trabajo o vehículos al servicio del Sistema Cordicargas.
Identificar los peligros a los cuales se está expuesto y ejercer los
controles para los mismos
Participar de las actividades programadas por HSE.
Participar activamente en la elección del Comité Paritario de
Salud Ocupacional.
Hacer adecuado uso de las instalaciones de trabajo.
PRESIDENCIA
Seguir las instrucciones de los brigadistas y coordinadores de
Emergencia en simulacros y eventos reales.

Nivel de
cargo
Descripción
nivel
Competencias
NIVEL 2
Responsable
por la gestión
estratégica, con
alto grado de
autonomía,
responsabilidad
en análisis,
diseño,
planeación y
evaluación.
• Liderazgo
gerencial en
HSE –RSE
• Conocimiento
de legislación
aplicable
• Comunicación
y trabajo en
equipo
• Investigación
de accidentes
Apoyar el liderazgo motivacional del personal a cargo
Divulgar y gestionar las estrategias necesarias para el
desarrollo y cumplimiento del SG HSE
Vigilar el cumplimiento y aplicar las políticas de HSE
Mantenerse informado e informar sobre las actualizaciones
de ley pertinentes a la presidencia
Incluir temas de Salud Ocupacional en las diferentes
reuniones con los Directores
Permitir la participación del personal en reuniones y charlas
que se programen.
Procurar el cuidado integral de su salud y la de sus grupos a
cargo.
Promover y participar en la prevención de los riesgos
reportando oportunamente actos y condiciones inseguras
Suministrar información clara, veraz, oportuna y completa
sobre su estado de salud.
Cumplir las normas, procedimientos, reglamentos e
instrucciones generadas por HSE
Identificar los peligros a los cuales se está expuesto y ejercer
los controles para los mismos
Salud Ocupacional.
GERENCIA

Nivel de
cargo
Descripción
nivel
Competencias
NIVEL 3
Responsable por
consecución de
objetivos
organizacionales
de carácter
estratégico con
personal a
cargo. Alto
grado de
autonomía,
responsabilidad
en análisis,
planeación,
ejecución y
evaluación
• Liderazgo
gerencial en
HSE –RSE
• Conocimiento
de legislación
aplicable
• Comunicación
y trabajo en
equipo
• Investigación
de accidentes
• Programa de
Gestión
Ambiental
Mantenerse informado e informar sobre las actualizaciones
de ley pertinentes a la presidencia
Permitir la participación del personal en reuniones y charlas
que se programen.
Procurar el cuidado integral de su salud y la de sus grupos a
cargo.
Identificar los peligros a los cuales se está expuesto y ejercer
los controles para los mismos
Salud Ocupacional.
DIRECTORES

Nivel de
cargo
Descripción
nivel
Competencias HSE
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN HSE
NIVEL 4
Responsable de
controlar, evaluar
los procesos y
procedimientos a
cargo, la
planeación en
este nivel de
cargo se orienta a
mediano y corto
plazo, donde
requiere la
definición de
proyectos y
programas de
trabajo para ser
desarrollados por
sus
colaboradores
• Trabajo en
equipo en manejo
de accidentes e
incidentes.
• Conocimiento en
la clasificación
de residuos.
• Conocimiento en
salud
ocupacional.
• Manejo de plan
de emergencias.
• Conocimientos en
investigación de
accidentes.
Mantenerse informado e informar sobre las
actualizaciones de ley pertinentes a la presidencia
Permitir la participación del personal en reuniones y
charlas que se programen.
Procurar el cuidado integral de su salud y la de sus grupos
a cargo.
Conservar el orden y aseo en los diferentes sitios de
trabajo.
Identificar los peligros a los cuales se está expuesto y
ejercer los controles para los mismos
Participar activamente en la elección del Comité Paritario
de Salud Ocupacional.
JEFATURAS

Nivel de cargo Descripción
nivel
Competencias HSE
NIVEL 5
En este nivel se
encuentran los
cargos que
aplican
conocimientos,
principios y
técnicas propios
de su formación
profesional y/ o
experiencia en el
cargo que
permiten la
adecuada
ejecución y
desarrollo de los
proyectos,
procesos y
procedimientos
con el fin de
lograr los
objetivos
propuestos. Con
personal a cargo
• Conocimiento en
clasificación de
residuos.
• Conocimiento en
identificación de
riesgos en
oficinas.
• Conocimiento en
planes de
emergencia.
• Conocimientos
básicos en salud
ocupacional.
Desarrollar y participar de las estrategias y
actividades necesarias para el cumplimiento del SG
HSE
Procurar el cuidado integral de su salud y la de sus
grupos a cargo.
Participar en la prevención de los riesgos reportando
oportunamente actos y condiciones inseguras
Suministrar información clara, veraz, oportuna y
completa sobre su estado de salud.
Informar inmediatamente sobre actos o condiciones
inseguras, la ocurrencia de un accidente o incidente a
HSE.
trabajo.
No introducir, poseer, vender, ofrecer, comprar,
distribuir o consumir bebidas o sustancias no
autorizadas en lugares de trabajo o vehículos al
servicio del Sistema Cordicargas.
Identificar los peligros a los cuales se está expuesto
y ejercer los controles para los mismos
Participar activamente en la elección del Comité
Paritario de Salud Ocupacional.
Seguir las instrucciones de los brigadistas y
coordinadores de Emergencia en simulacros y eventos
reales.
Apoyar el liderazgo motivacional del personal a
cargo
COORDINADORES

nivel
Competencias HSE
NIVEL 6
Responsable por
el desempeño y/o
gestión de tareas
que permiten la
consecución de
objetivos
operativos, la
obtención y
análisis de
información, con
personal a cargo
por función
específica.
• Conocimiento en
clasificación de
residuos.
• Conocimiento en
planes de
emergencia.
• Conocimientos
básicos en salud
ocupacional.
Procurar el cuidado integral de su salud.
Participar en la prevención de los riesgos reportando
oportunamente actos y condiciones inseguras
Suministrar información clara, veraz, oportuna y
completa sobre su estado de salud.
Informar inmediatamente sobre actos o condiciones
inseguras, la ocurrencia de un accidente o incidente a
HSE.
Cumplir las políticas, normas, procedimientos,
reglamentos e instrucciones generadas por HSE
trabajo.
Utilizar adecuadamente las instalaciones, elementos
de trabajo y de protección personal asignados por la
empresa para el desarrollo de sus labores.
Identificar los peligros a los cuales se está expuesto
y ejercer los controles para los mismos
Seguir las instrucciones de los brigadistas y
coordinadores de Emergencia en simulacros y eventos
reales.
Apoyar el liderazgo motivacional del personal a
cargo
TECNICOS

Nivel de
cargo
Descripción nivel Competencias HSE
NIVEL 7
En este nivel se
encuentran los
cargos que ejecutan
todas las tareas y
actividades
específicas que
facilitan el
cumplimiento de los
objetivos. Sus
tareas son
rutinarias y
repetitivas, sus
decisiones estas
sujetas a
instructivos,
procedimientos y
supervisión.
Conductor:
• Conocimiento en
mecánica básica.
• Conocimiento en
normatividad y
seguridad vial.
• Inducción general de
salud ocupacional..
• Nivel de educación
Primaria.
• Licencia conducción
acorde con el tipo de
vehículo a conducir.
•
Otros cargos
• Conocimientos básicos
en salud ocupacional.
• Conocimientos en
seguridad industrial.
Conocimientos básicos
de gestión ambiental.
Aplicar Política de seguridad Vial
Mantener y suministrar la información y
documentación necesaria para la operación al
Coordinador operativo Oíl and Gas
Aplicar técnicas de manejo defensivo
Facilitar las inspecciones de vehículo
Participar en la prevención de los riesgos
reportando oportunamente actos y condiciones
inseguras
Suministrar información clara, veraz, oportuna
y completa sobre su estado de salud.
Informar inmediatamente sobre actos o
condiciones inseguras, la ocurrencia de un
accidente o incidente a HSE.
Cumplir las normas, procedimientos,
reglamentos e instrucciones generadas por HSE
Conservar el orden y aseo en los diferentes
sitios de trabajo.
Utilizar adecuadamente las instalaciones,
elementos de trabajo y de protección personal
asignados por la empresa para el desarrollo de
sus labores.
Clasificar adecuadamente los residuos que
genera
No operar sin la debida autorización los
vehículos o equipos diferentes a los que les han
sido asignados.
Identificar los peligros a los cuales se está
expuesto y ejercer los controles para los mismos
Participar de las actividades programadas por
HSE.
Hacer adecuado uso de las instalaciones de
trabajo.
OPERATIVOS
Obedecer a los brigadistas y coordinadores de

CARGOS ESPECÍFICOS
nivel
Competencias HSE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN
HSE
COORDINADOR
HSE
Apoyar,
diseñar e
implementar
planes y
actividades
para el
desarrollo de
una operación
segura en las
instalaciones
de la
compañía
• Cursos en sistemas de gestión
integral.
• Conocimiento en preparación y
respuesta ante emergencias.
• Conocimiento en trabajo en alturas.
• Conocimiento en manejo de
residuos.
• Conocimiento en investigación de
accidentes.
• Identificación, evaluación y control
de riesgos / peligros y aspectos e
impactos.
• Conocimiento en planes de
emergencias evaluación de
vulnerabilidad y amenazas.
Conocimiento de criterios de
seguridad basado en el
comportamiento utilizando la
observación.
Analizar, reconstruir e investigar todos
los accidentes o incidentes de trabajo y/o
de los problemas relacionados HSE, con el
fin de tomar las medidas preventivas y
correctivas necesarias.
Mantener un programa de formación y
entrenamiento en HSE para todos los
empleados de la compañía que brinde un
interés activo en cada uno de los
funcionarios
Presentar los diferentes informes y
diagnósticos de la situación de HSE de la
empresa a todos los niveles de la
compañía.
Establecer las medidas estadísticas
necesarias que sirvan como mecanismo de
control y seguimiento de las actividades del
SG HSE.
Mantener constante comunicación y
coordinación con la A.R.P. y demás
entidades asesoras en el tema.
Informarse periódicamente y divulgar
las normas expedidas por las autoridades
competentes y promover su cumplimiento.
Establecer las estrategias de motivación,
participación y evaluación.
Promover la formación y funcionamiento
de los Comités Paritarios y Vigías de Salud
Ocupacional, respectivos.
Definir los sistemas de control
necesarios.
Gestionar y garantizar la notificación a
la Administradora de Riesgos Profesionales
(ARP) a la que se encuentre afiliada la
Empresa los accidentes y enfermedades
profesionales dentro de los dos días hábiles
siguientes y registrar las actividades
desarrolladas dentro del Programa.
Suministrar información clara, veraz,
oportuna y completa sobre su estado de
salud.
Informar y documentar inmediatamente
sobre actos o condiciones inseguras, la
ocurrencia de un accidente o incidente a
HSE.

Divulgar las políticas, normas,
procedimientos, reglamentos e
Inspeccionar orden y aseo en los
diferentes sitios de trabajo.
Inspeccionar el uso adecuado del
montacargas, ayudas mecánicas elementos
de trabajo y de protección personal y
asignarlos
Liderar el programa de gestión
ambiental
Vigilar que los terceros y los equipos
utilizados dentro de la operación cumplan
con los parámetros básicos de seguridad
Identificar y divulgar los peligros a los
cuales se está expuesto y ejercer los
controles para los mismos
Cargos Descripción Competencia
Brigadistas
Coordinar y participar de las
acciones necesarias para
afrontar de manera
adecuada las posibles
emergencias que se llegasen
a presentar en la
organización.
• Conocimientos y
entrenamiento en manejo de
emergencias.
• Inducción General en Salud
Ocupacional.
• Curso Primeros auxilios-
brigadista de salud
• Curso de control de incendios
Brigadistas de seguridad
• Plan de emergencia.
• Liderazgo
Integrantes del
COPASO
Coordinar, participar,
realizar seguimiento y
propender por la efectiva
ejecución de las inquietudes
y solicitudes en materia de
HSE reportadas al comité
paritario.
• Taller investigación de
Accidentes.
• Legislación en salud
ocupacional.
• Conocimiento de
inspecciones planeadas.
•
Auditor Externo
OHSAS 18001, ISO
14001, RUC
Verifica y valida el grado de
cumplimiento de la
organización frente a una
norma o Guía establecida.
• Conocimiento de la norma o
Guía aplicable ( 14.001 –
18001- RUC )
• Demostrar Formación como
auditor en la norma aplicable
vigente.
• Experiencia en la aplicación
de la norma aplicable.

6 FORMATOS
Registro de evaluación de responsabilidades en HSE (F-HSE-56)
7 CONTROL DE CAMBIOS
VERSION CAMBIO FECHA
1 Elaboración del documento 08/06/2012
2 Se elimina la evaluación de Funciones y
responsabilidades del formato de evaluación de
desempeño F - P - RH – 12 y se crea un nuevo
formato para evaluación y funciones y
responsabilidades en HSE F-HSE-56
28/05/2013

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