1. Eficiencia y Eficacia
En este Tema se estudia la eficiencia del gerente y se explica por qué este
concepto forma parte del análisis de la actuación del mismo. Diferenciamos los
distintos componentes de la actuación de la Gerencia como: eficiencia económica,
dirección y organización. El objeto de este Tema es como distinguir eficacia y
eficiencia, y la relación entre ambos conceptos.
INTRODUCCIÓN
En este tema estudiamos la misión del gerente desde el punto de vista de la
empresa y los esfuerzos de éste hacia la consecución de objetivos y resultados
positivos en todas y cada una de las áreas funcionales de la empresa.
El enunciado de este tema es “eficacia y eficiencia”, pero antes de relacionar
ambos conceptos deberemos distinguir cuidadosamente la diferencia existente
entre ellos:
- Eficacia, (virtud, actividad, fuerza y poder) trata de hacer las cosas lo mejor
posible y aquí es donde entran en juego aspectos creativos, fuerza y dinamismo
de los valores de la Dirección.
- Eficiencia, (virtud para hacer una cosa // acción con que se muestra) está
vinculada a las cualidades técnicas de organización y administración de la misma.
La integración de estos dos conceptos requiere un equipo de dirección eficaz y
eficiente y debe estar compuesto por personas con talento y experiencia. Un
equipo integrado exclusivamente por idealistas o innovadores quizás tengan
dificultades para controlar las otras actividades de la organización. En definitiva:
- La eficacia trata el área de la empresa que produce resultados.
- La eficiencia sólo puede rendir resultados dentro del marco de su definición.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
Es posible definir en una amplia clasificación las tareas de la Gerencia, pero este
asunto es bastante complejo debido sobre todo a las modernas técnicas de
gestión que condicionan básicamente la actuación de la misma.
Todos los gerentes deben lograr sus objetivos por medio de los diversos recursos
puestos a su disposición. Este planteamiento consiste en el siguiente proceso:
- La planificación de objetivos y la determinación de las actividades y recursos
necesarios para lograrlos.
- El diseño de una estructura organizada, dividiendo el trabajo en departamentos,
delegaciones o secciones.
- La selección y contratación de personal con la preparación adecuada y su

2. incorporación correcta dentro de la plantilla.
- La evaluación de la organización con los niveles requeridos de actuación;
controlar y dar los pasos necesarios para elevar la eficacia individual o de grupo
en relación a las expectativas corporativas.
- La coordinación y mantenimiento de las relaciones internas, entre los distintos
segmentos de la empresa.
- La dirección, formación o reciclaje del personal para llevar a cabo las actividades
de la organización.
Las actividades empresariales no podría llevarse cabo “eficazmente ó
eficientemente” sin implementar los procesos arriba mencionados. La falta de
planificación y la ausencia de coordinación pueden poner en peligro los esfuerzos
personales y financieros aportados por los responsables de la organización.
ÁREAS DE EFICACIA
Las cuestiones básicas que propugnan la eficacia son:
- ¿Qué productos o mercados son capaces de alcanzar resultados satisfactorios?
- ¿Cómo obtener los recursos económicos para producir estos resultados?
El principio de Pareto es utilizado frecuentemente para contestar a estas
preguntas. De acuerdo a este principio el 20% del mercado debe producir el 80%
de los resultados comerciales de una empresa. Se denomina la regla 20/80 e
implica una gestión eficaz, enfocada para que el 20% de las actividades
productivas de la empresa se obtenga el 80% de los resultados.
Los empresarios, por tanto, deben evitar que el 80% de las transacciones solo
sean capaces de aportar el 20% de los resultados, lo que significaría una
implicación de costes desproporcionados. Por ejemplo: en la Banca las cuentas
corrientes pequeñas contabilizan muchos movimientos o apuntes: cheques,
efectos, recibos, etc., pero con el cobro de estos servicios se nutre la asignación
de fondos para préstamos. Los bancos penalizan las cuentas pequeñas con
recargos y recompensan las grandes cuentas con el abono de intereses.
Sin embargo en el Sector Público se trabaja en niveles mucho más bajos de
actuación. En los Hospitales, Cárceles, Organismos del Estado, Autonomías,
Ayuntamientos, etc. la orientación de los costes en interés de la eficacia es un
factor fundamental, evitando sus gestores que se les pregunte sobre la eficacia del
servicio.
Estos ejemplos ponen de manifiesto el conflicto de intereses que pueden surgir
entre eficacia y eficiencia. En una organización eficaz las dos están debidamente
combinadas, pero en otras organizaciones un área de actuación es sacrificada en
beneficio de la otra.
ANÁLISIS DE LA EFICACIA

3. Hasta hace poco tiempo el único control aplicado a los costes de Marketing y
Ventas era el de comparar los costes finales con la cifra presupuestada. Esta
fórmula es todavía esencial en el control financiero y gerencial, pero se precisa de
algo más.
La necesidad añadida, es un chequeo de la eficacia del plan de marketing y las
previsiones de venta. Se pueden comparar las inversiones económicas en
publicidad, gastos de vendedores, etc., con el volumen extra conseguido en las
ventas mediante una eficaz estrategia de marketing, pero es extremadamente
difícil realizar este análisis porque es complejo evaluar que cifra de ventas “extras”
se han alcanzado por estas acciones de marketing.
Sin embargo sobre este tema se han realizado diversas investigaciones, en razón
a su importancia, para conocer la realidad de la gestión empresarial. Los factores
que hacen difícil la obtención de estos datos para un posterior análisis son:
- La presencia en el mercado de otros competidores.
- Los cambios en las tendencias de la economía de escala.
- Los cambios inesperados del gusto o predilección de los consumidores de los
productos de nuestro sector.
- La diferencia de los precios de venta fijados por la competencia.
- Otras causas ajenas nuestra voluntad, etc.
Existen estadísticas operacionales para identificar y valorar estos factores, sin
embargo, su complejidad matemática hace que estos trabajos sean difíciles de
realizar por los propios gerentes, y deben ser consultores especializados en esta
materia los que deben llevar a cabo estos trabajos.
ASPECTOS DE LA EFICIENCIA
La eficiencia puede ser considerada en tres aspectos:
- Económicas
- Gerenciales.
- Organizativas.
El control de la eficiencia más utilizado es el económico, conocido como el “control
flexible” de los presupuestos.
CONTEXTO ECONÓMICO. Los presupuestos para los departamentos o
secciones son previamente preparados y luego aprobados por los distintos
responsables a los cuales afecta. Los Directores de Departamento tienen la
responsabilidad de mantener los gastos asignados a sus áreas respectivas dentro

4. de los límites acordados. En teoría no deberán surgir problemas siempre y cuando
se cumplimenten correctamente las partidas presupuestadas y no se vean
superadas o excedida.
El control presupuestario de gastos consiste en una comparación simple de los
costes resultantes con los previstos. Un control flexible calcula de antemano el
coste previsto para cada producto en todos los niveles posibles dentro del proceso
productivo. Al final de cada periodo o fase, los costes finales son comparados con
los presupuestos y se analizan las variaciones o desviaciones que se hayan
producido.
Si las operaciones de fabricación han sido realizadas por encima de los costes
previstos, debido a una baja productividad o por el aumento en el consumo de
materiales, esta diferencia se conoce como “variaciones desfavorables de
eficiencia”. Si la actuación rebaja las expectativas de costes, estas variaciones se
conocen como “favorables”.
CONTEXTO GERENCIAL
La eficiencia de la gerencia la hemos tratado de forma no muy amplia al principio
de este Tema, pero deberemos hacer énfasis en:
- Uso del tiempo y del esfuerzo de la mejor forma posible.
- La calidad de la toma de decisiones y de los procedimientos de control
- El área de los Recursos Humanos.
CONTEXTO ORGANIZATIVO
Los problemas de eficiencia organizativa pueden surgir en cualquier situación,
debido sobre todo a estructuras inadecuadas por crecer demasiado deprisa,
cambios en la tecnología o de alguna de las muchas otras modificaciones que son
difíciles de prever.
Otros problemas provienen de las tensiones nerviosas que pueden dilatar o
retrasar las comunicaciones internas lo que incrementa la complejidad de las
mismas y la burocracia. La organización corre el riesgo de no poder adaptarse a
los cambios que se puedan producir en el mercado y otros factores
medioambientales.
Una empresa en continua evolución debe vigilar la dimensión de su estructura
para poder enfrentarse a las nuevas demandas que le son requeridas. Puede
encontrase en un momento dado donde los responsables de la gestión se ven
obligados a ir más allá de sus posibilidades y puede pasar bastante tiempo antes
de que las responsabilidades sean revisadas y los trabajos delegados
convenientemente.

5. Existen otros problemas frecuentes dentro de algunas organizaciones, como:
- Empresa mal definida, con políticas discrepantes.
- Inadecuada integración de especialistas funcionales.
- Comunicaciones deficientemente coordinadas.
- Insuficiente descentralización de las decisiones.
- Empresa bien orientada, pero mal explotada, o a la inversa.
- Funciones y responsabilidades mal definidas.
Todos estos factores conducen a prácticas ineficaces dentro de la empresa y se
requiere de la Dirección General detecte cualquier cambio que se produzca.
RESUMEN
1) Los términos “eficacia” y “eficiencia” son utilizados habitualmente en las
conversaciones entre directivos de empresa. Los dos términos han sido definidos
cuidadosamente:
- La eficacia, implica que se han tomado las decisiones correctas.
- La eficiencia, se refiere a los métodos que hemos empleado para llevarlas a
cabo.
2) Sin embargo, en las discusiones comunes entre directivos no existe una
diferencia real entre los dos términos.
3) Lograr eficacia y eficiencia en cualquier organización es una tarea difícil de
lograr; existen factores complejos que a veces parecen trabajar como sistemas
contrapuestos.
4) Por ejemplo, los principios de eficiencia de la gerencia que incorpora un sistema
de “relación cordial” con la plantilla, a veces, dicha postura estará en contra de los
principios de eficiencia económica en organizaciones que no contemplan los
aspectos humanos en su gestión empresarial.
EJEMPLO PRÁCTICO
La empresa británica Marks and Spencer, previo análisis, determinó que los
complejos circuitos documentarios podrían tener un efecto directo sobre los
precios de venta, e inició un trabajo para eliminar en lo posible parte del papeleo y
la considerable duplicación del esfuerzo del personal en estas tareas burocráticas.
Después de nueve meses la compañía había logrado los siguientes resultados:
- Los gastos administrativos se redujeron en un 50%.
- Una reducción en la plantilla administrativa en la misma proporción.
- Un ahorro considerable de material de papelería.
Los cambios en la organización incluyeron la descentralización de las

6. responsabilidades y el control a los gerentes de las sucursales; la centralización
del pago de sueldos y salarios; eliminación el control de entrada a los centros de
trabajo a través de reloj registrador y su sustitución por la supervisión directa por
parte de los jefes de sección.
EJERCICIO
Analice una empresa que usted conozca bien o haya trabajado en ella, y :
a) Considere en que forma trabaja desde el punto de vista de la eficacia y de la
eficiencia.
b) Sugiera algunos cambios en la estructura.
c) Cambios que debería efectuar para resolver los problemas en su
funcionamiento.
PREGUNTAS
1) Distinga entre eficacia y eficiencia en la gestión empresarial.
2) ¿Con qué problema se encontrará un equipo de dirección compuesto por
miembros exclusivamente idealistas o innovadores?
3) Resuma los elementos principales en los procesos organizativos.
4) Explique que es el Principio de Pareto.
5) ¿Cómo ponen en práctica los Bancos este principio?
6) ¿Por qué las áreas de servicio en los sectores públicos se preocupan más de la
eficiencia que de la eficacia?
7) ¿Cuál es el chequeo normal de eficiencia aplicado a las actividades de
Marketing y Venta?
8) ¿Qué técnicas se emplean para medir la eficacia de las campañas de Marketing
y Ventas?
9) ¿Cómo funciona el control flexible en los presupuestos?
10) ¿Cuándo se produce la eficiencia positiva?
11) ¿A qué se deben principalmente los problemas de ineficiencia organizativa?
12) Indique las deficiencias típicas en una organización.