Este documento describe los principales obstáculos en la implementación de sistemas ERP, incluyendo el miedo al cambio, la elección inadecuada del proveedor, la falta de compromiso con los procesos clave de la empresa y los problemas asociados con el cambio cultural. Además, señala que una adecuada asignación de recursos, formación del personal, estructura flexible de la empresa y definición clara de responsabilidades son factores críticos para el éxito de cualquier proyecto de implementación de ERP.
1. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN DE
ERP’S
Elvira Barrios Laguna
Daniel González Martínez
2. ÍNDICE DE TEMAS
Introducción
Beneficios del ERP
Obstáculos en la implementación:
El miedo al Elección del Cambio Los procesos
cambio proveedor cultural claves
Asignación de La formación Estructura de Definición de
recursos la empresa responsabilida
des
El arranque Modificaciones Problemas Bajos recursos
del programa internos económicos
Coste no El tiempo Sistemas Planificación
proporcional difíciles de del hardware
usar y copias de
seguridad
Limitaciones del ERP
¿Son Apropiados los ERP para todas las Empresas?
Conclusión
Bibliografía
3. INTRODUCCIÓN
¿Qué es un ERP?
Una arquitectura de software que facilita el flujo de
información entre los diferentes departamentos de una
empresa.
¿En que consiste el proceso de implementación?
En crear un ERP adaptado a las necesidades de la empresa,
con el objetivo de que se transforme en una herramienta de
gestión .
Este momento es crucial ya que la empresa se puede quedar
en el camino de adquirir ERP, sin finalizar su
implementación.
4. BENEFICIOS DEL ERP
Esta integración puede traer un reembolso
tremendo si las compañías instalan el software
correctamente, además de una amplia serie de
beneficios.
Globalizar el sistema.
Mayor control de la empresa.
Minimiza el tiempo de análisis de la información.
Tener la información actualizada para realizar
decisiones.
Tener módulos configurables de acuerdo con cada una
de las áreas de la empresa.
Evitar la duplicidad de la información.
Etc…
5. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
Sin embargo…
De todos los sistemas ERP que se ejecutan, la mitad se
dejan por falta de compromiso de la administración, o bien
fracasan durante su fase de implementación.
De estos sistemas, los que son correctamente
implementados, un gran número son calificados como de
bajo desempeño por los usuarios.
6. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
¿Por qué son tan frecuentes los fracasos en los proyectos de
ERP?
El miedo al cambio:
A la gente no le gusta el cambio, y con el uso de ERP, lo mínimo que
puede esperarse es que los procesos de trabajo se realicen de manera
diferente.
Provocan miedo en las personas que prevén que serán desplazadas.
El simple hecho de salir de la zona de confort, “si siempre lo he hecho
así y funciona, ¿para qué voy a cambiarlo?..”.
El reto más importante es conseguir que el personal utilice el
software para mejorar las formas de trabajo.
7. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
Elección del proveedor:
Algunos aspectos importantes que se deben
considerar a la hora de elegir un proveedor son:
Que el proveedor tenga estabilidad en previsión al futuro.
La experiencia de los proveedores en tipos de industria similar a
la empresa que desea implantar el ERP.
Que pueda ofrecer tecnología punta y proponerle a la empresa
una solución global.
Capacidad de traducir el lenguaje de la empresa a todos los
procesos de la implementación del ERP, con la máxima claridad.
Que pueda ofrecer soporte técnico para solucionar las
necesidades de la empresa.
Responder rápidamente ante las inquietudes y exigencias.
Flexibilidad necesaria para trabajar con la empresa cuando lo
solicite.
8. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
Los procesos clave:
Los procesos clave de la organización, son los que le
proporcionan mayor ventaja sobre sus competidores.
Cualquier modificación por elección incorrecta de los
procesos claves repercute a:
Aumentar la duración de la implementación.
“Bugs” peligrosos dentro del sistema.
Los costes de los cambios es más alto (reduciendo la
flexibilidad y las estrategias de control).
Las próximas actualizaciones del software por parte del
proveedor ERP serán más complicadas.
9. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
Cambio cultural:
Uno de los errores comunes en la implementación de un
ERP, es la tendencia de querer trasladar de forma exacta al
nuevo sistema la forma actual de hacerlas.
Hay que tener en cuenta que un ERP ofrece múltiples
formas de realizar un proceso, por lo tanto, se ha de
encontrar cuál de ellas se adapta mejor al modelo de negocio
de la compañía.
10. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
Asignación de recursos:
Lo más recomendable es asignar los suficientes recursos
para que los usuarios sean capaces de aprender a utilizar y
explotar, con el mayor rendimiento posible, el potencial del
ERP, con el objetivo de que toda la organización aumente
sus beneficios.
El éxito depende de las capacidades y la experiencia de la
fuerza de trabajo, incluyendo la educación y como causar
que se trabaje correctamente.
11. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
La formación:
Para conocer el alcance y posibilidades que permite un
sistema ERP dentro de una compañía, es conveniente que
algunos de los usuarios claves reciban formación antes de
comenzar el proyecto.
Seguidamente se debe realizar la formación del resto del
equipo de proyecto cada uno enfocado a las áreas que van a
realizar su oficio.
Lo ideal es introducir a los usuarios con una formación que
no fuera excesivamente especializada.
12. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
La estructura de la empresa:
Como en la implementación de cualquier sistema, no es
una tarea fácil ni de unos pocos, es una tarea que
corresponde a todas las personas de la organización.
La nueva tecnología de la información no resuelve
conflictos generados entre individuos o departamentos. El
sistema sólo resuelve problemas dentro de la organización
pero enfocados a su funcionamiento.
La implementación no debe ser tomada sólo por el
departamento de informática, ya que es una de las
principales causas que propicia el fracaso.
13. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
Definición de responsabilidades:
Creer que el proveedor externo del ERP resolverá todos sus
problemas, sin asegurar la colaboración a todos los niveles
de su propio equipo, cosa que como ya hemos visto
anteriormente es fundamental para evitar el fracaso del
proyecto ERP.
14. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
El arranque:
La fecha de arranque se tiene que fijar desde el inicio del
proyecto, aunque después seguramente se modifique en
varias ocasiones. Esto se hace para que no suceda que el
arranque del ERP se realice en un periodo crítico en la
empresa, sino en un periodo no relevante en el negocio. Por
tal de que si errase el arranque los daños no fueran tan
cuantiosos.
El arranque es una decisión sin retorno, por lo que ha de
haber una alternativa de continuidad en caso de fracaso. Ya
que el arranque puede errar, pero la empresa no puede
estancarse.
Además hay que tener en cuenta los enormes gastos que
provoca que el área de producción de una organización se
paralice debido a un error de arranque.
15. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
Modificaciones del programa:
Es recomendable que las modificaciones una vez
implementado el ERP sean las mínimas indispensables ya
que las modificaciones de programa dan generalmente
problemas de rendimiento, de coherencia y con las
actualizaciones de versión.
16. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
Problemas internos:
Habrá personas, que por seguridad de la información, o por
puro egoísmo, o miedo a revelar datos que los hace sentir
que son importantes como parte de la empresa, presentarán
resistencia en compartir información interna entre
departamentos. Lo que hará que se pueda ver reducida la
eficacia del software.
Los sistemas pueden sufrir problemas encadenados,
sucediendo que la ineficiencia de un departamento o un
empleado pueda repercutir en otros participantes.
17. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
Bajos recursos económicos:
Muchas empresas no pueden soportar un gasto de esta
magnitud. Por este motivo, ya están surgiendo soluciones
como los PSA (Proveedores de Servicios de Aplicaciones).
Los propietarios de PYMES, por lo general, están menos
capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP
es operado por usuarios que no están tan capacitados.
Actualmente existen empresas que disponen de un ERP
enfocado para las PYMES, que constan con 15 módulos
adaptados para las industrias más comunes.
Utilización de ERP de software libre debido a que los costes
son inferiores.
18. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
El tiempo:
A medida que se va aproximando el tiempo determinado
para el fin, el stress aumenta, y se corre el riesgo de que los
profesionales abandonen el proceso en el medio.
Decidiendo contratar a nuevos empleados para acabar el
proyecto lo antes posible, lo que se consigue es precisamente
el efecto contrario.
Para evitar todo esto, es preciso tener el dominio sobre los
procesos clave.
19. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
Sistemas difíciles de usar:
Los sistemas pueden ser difíciles de usar, lo que provocará
que los usuarios necesiten más tiempo para conseguir
adaptarse a la nueva tecnología y, por lo tanto, que el coste
para que los empleados puedan utilizarlas correctamente
será superior.
Se ha de tener en cuenta que un sistema que sea más fácil
de utilizar requiere más tiempo de implementación, por lo
que será más costosa su implementación.
20. OBSTÁCULOS EN LA
IMPLEMENTACIÓN
Planificación del hardware y copias de seguridad:
Se ha de dimensionar un entorno de desarrollo suficiente
para cubrir todos los requisitos del proyecto.
También es necesario realizar un plan de recuperación de
deficiencias para volver a la situación anterior. Esto sucede
porque en las implementaciones ERP siempre se puede dar
la situación de que después de algún desarrollo, el sistema
no funcione como debería, por lo que es obligatorio volver a
la situación anterior.
Por lo tanto, es imprescindible realizar copias de seguridad
de todos los entornos, tanto de software y la base de datos
como de los desarrollos realizados.
21. LIMITACIONES DEL ERP
La implementación es larga, cara y difícil. En
ocasiones puede costar varias veces más que la
licencia.
Dependencia de un solo proveedor.
La fijación de un estándar a veces lleva a
adoptar un mínimo común denominador.
22. ¿SON APROPIADOS LOS ERP
PARA TODAS LAS EMPRESAS?
Las empresas cambiantes y altamente
descentralizadas no deberían usar ERP.
Imponer un sistema ERP desde arriba puede ser
un gran error.
Algunos proveedores serán especializados en
ciertas industrias
23. CONCLUSIÓN
Los sistemas ERP han demostrado hasta ahora ser una buena
solución ante la gran demanda de manejo de información y
aprovechamiento de las tecnologías. Esto permite la integración de
proveedores, producción, compras, etc. Aunque es muy cierto que se
requiere de tecnología y personal capacitado, también es cierto que la
inversión en ellos es de suma importancia.
Si se selecciona con cuidado un buen sistema de ERP, sin importar la
inversión, puede escogerse de manera que éste sea flexible para un
futuro.
Las empresas conocen perfectamente los beneficios de la implantación
de un sistema ERP en su modelo de organización, pero desconocen el
gran número de complicaciones que implican adaptarse al ERP.
La información es un factor clave en todas las tomas de decisiones,
para poder guiarnos a través de pautas y así medir el riesgo que
produce cada una de las acciones tomadas. Las decisiones se han de
realizar de forma preventiva y no curativa, ya que sanar una decisión
errónea o equivocada, produce un gasto más elevado.
Además, las empresas deben saber que una vez superado el duro
periodo de implementación, requieren de un constante
mantenimiento.
