Unidad 7 organización de eventos

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Breve descripción de los eventos en los que una secretaria puede participar a través de la organización y planificación de los mismos

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Unidad 7 organización de eventos

  1. 1. UNIDAD 7 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS7.1 INTRODUCCIÓN7.2 TIPOS DE EVENTOS CORPORATIVOS7.3 EVENTOS INFORMATIVOS7.4 EVENTOS PROMOCIONALES7.5 OTROS EVENTOS7.6 RECURSOS TÉCNICOS7.7 OTROS RECURSOS7.8 RECURSOS ECONÓMICOS7.9 DOCUMENTACIÓN EN LOS EVENTOS7.10 LA IMAGEN Y LA EMPRESA7.1 INTRODUCCIÓN La planificación y organización de eventos corporativos es una de las tareasinherentes a la función de secretariado. La empresa se relaciona con el mundoexterior, lo que da lugar a la celebración de una serie de eventos que laempresa utiliza con diversos fines informativos y promocionales, entre otros. Lacelebración de este tipo de eventos conlleva una exhaustiva planificación yorganización por parte del personal del área de secretariado. De ahí que seanecesario conocimiento de una serie de reglas para conseguir los objetivosperseguidos con la celebración del evento.7.2 TIPOS DE EVENTOS CORPORATIVOS El progresivo aumento de las relaciones de la empresa con el mundo exteriorha provocado un aumento imparable de la realización de una serie de eventoscorporativos, que sirven a la empresa como vehículo de comunicación social.La organización de un evento corporativo, con el que la empresa pretendetransmitir mensajes, requiere una conciencia clara en cuanto a los objetivos y elpúblico a quien va dirigido, siendo preciso, a partir de esa base, una excelenteplanificación del mismo.Es imprescindible que el personal del área de secretariado posea ciertosconocimientos para determinar qué es lo adecuado en cada caso paraplanificar y desarrollar eficazmente cualquier evento corporativo. Elconocimiento de estas reglas, el sentido común y la experiencia adquirida conel paso del tiempo, son tres elementos que le facilitarán la tarea.A continuación se expondrán los principales tipos de eventos corporativos queprotagoniza la empresa y los procesos y procedimientos de organización. Nose pretende hacer un listado exhaustivo de dichos eventos, ya que dentro de laempresa son muy diferentes las situaciones que requieren un modo u otro deobrar. Atendiendo al objetivo o finalidad que pretenden cubrirse puedenclasificar los eventos corporativos del siguiente modo:Organización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 1
  2. 2. 7.3 EVENTOS INFORMATIVOSDentro de los eventos informativos nos encontramos con los siguientes: a) Asamblea. La asamblea se utiliza cuando en un grupo numeroso depersonas hay que tomar decisiones, formular una determinada resolución oproceder a una elección de cargos. En las asociaciones, la asamblea es lareunión de todos sus miembros, debidamente convocados para tratar un temade interés colectivo, con el objeto llegar a una toma democrática de decisiones.En una asamblea deliberante, el presidente desempeña un papel fundamental.En líneas generales, sus funciones son las siguientes: vela por la buenaOrganización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 2
  3. 3. marcha de la reunión, concede la palabra y determina si las cosas se salen ono de orden del día, todo ello sin tomar parte en la discusión. Para ejercerdichas funciones, será necesario que conozca a la perfección losprocedimientos para ordenar el debate, así como los reglamentos específicosde la asociación de que se trate (en el case de tratarse de una asamblea deuna organización).b) Conferencia. Consiste en la exposición oral de una o varias personasacerca de un tema, que puede ser seguida de un coloquio con el público. Elobjetivo fundamental es proporcionar información o transmitir conocimientos amuchas personas en poco tiempo.c) Jornadas. Se trata de un conjunto de reuniones de estudio y trabajo en lasque participan un número relativamente grande de personas (más de 60) a lasque reúne una problemática común. Generalmente, las jornadas se realizan enuno o varios días, de manera intensiva. Su objetivo fundamental es impartirconocimientos, identificar y analizar problemas, estudiar soluciones, etc.,gracias a la posibilidad de reunir muchas personas con tiempo disponible. Esimportante señalar que las jornadas suelen durar uno o varios días; por ello, lamanera ideal es realizarlas mediante un «régimen de internado», es decir, quese pueda comer y dormir en el mismo lugar para evitar desplazamientos ypérdidas de tiempo.d) Congreso. Es una reunión en la que participan un gran número de personas(más de 100). Se desarrolla en tomo a una idea, tema, problema o cuestiónespecificados de antemano. Se caracteriza por la diferente procedencia de laspersonas que lo integran. Su objetivo gira en tomo a la resolución deproblemas, adopción de acuerdos e intercambio de información. Al ser el grupode asistentes al congreso muy numeroso, se debe contar con una sala grandedonde puedan participar cómodamente los asistentes, con medios para tomarnotas, espacios de tránsito amplios que puedan permitir exposiciones,muestras, etc., relativas al tema del congreso, y los medios de apoyo quepuedan ser necesarios (pantallas, pizarras, proyector, vídeo, etc.).d) Simposio. Consiste en la exposición oral por parte de varios expertos quevan desarrollando, uno tras otro, diferentes aspectos de un mismo tema oproblema. No se trata de diferentes opiniones o puntos de vista, sino dediferentes opiniones que se complementan entre sí. Su objetivo es el deproporcionar información actualizada y ordenada sobre las diferentes partesque integran un problema. La duración de las intervenciones puede oscilarentre 10 y 20 minutos, dependiendo del tema y del número de expertos.Organización y planificación. Para llegar a poner a punto alguno de los actosde empresa que se acaban de exponer, se necesitan planificar con tiempo lasoperaciones necesarias para prepararlos eficazmente. Los puntos principales atener en cuenta son los siguientes: 1. En primer lugar, deben fijarse: - El lugar de realización física del evento, siendo recomendable la visita in situ para escoger y reservar los emplazamientos.Organización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 3
  4. 4. - La. fecha de realización. - La elección de conferenciantes y ponentes. 2. Determinar claramente quiénes serán los responsables de trabajos de organización (alojamiento, comidas, inscripción, documentación, información, etc.) y conducción del evento (presentadores, moderadores, etcétera.). 3. Determinar con la suficiente antelación el listado de direcciones de personas e instituciones a quienes se les cursará la invitación. 4. Determinar los gastos de organización y analizar la posibilidad de obtener financiación 5. Determinar el horario del evento, teniendo siempre en cuenta que éste deberá ser razonable y realista en cuanto al comienzo y finalización de las actividades (por ejemplo, de 9 a 13 y de 16 a 19 horas). En cuanto a la distribución del tiempo de trabajo es recomendable tener en cuenta los siguientes puntos: - Es recomendable comenzar los eventos a primera hora de la mañana. - Dejar espacios para actividades libres, especialmente si se celebran en lugares con atractivos turísticos o con clima agradable. - Puede ser interesante organizar algún acto cultural con motivo de la apertura o clausura. - No organizar demasiadas actividades socio-culturales paralelas al evento y sise organizan , hay que tratar de ocupar las últimas horas de la tarde en vez de las de la noche. 6. Elaboración del programa de desarrollo del evento. Dicho programa deberá elaborarse con dos o tres meses de antelación a la fecha del evento, con el objeto de comenzar la difusión y/o captación de participantes. Además, es conveniente preparar carteles, anunciar el evento en los diarios y demás medios de comunicación social (si procede)7.4 EVENTOS PROMOCIONALES Entre los eventos promocionales nos podemos encontrar con los siguientes: a) Ferias y exposiciones. Son eventos protagonizados por empresas o por asociaciones comerciales como medio publicitario o con el objetivo de conseguir un incremento de las ventas, y así lograr expansionarse en el mercado. Atendiendo a sus características, pueden clasificarse en: - Permanentes. Se instalan como regla general en la propia sede de la empresa, lo que les permite una constante adaptación a la demanda de los clientes y un perfeccionamiento continuo. - - Temporales. Permiten a las empresas exhibir sus realizaciones con ocasión de algún acontecimiento en un período de tiempoOrganización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 4
  5. 5. determinado. Su organización se asemeja a los stands de las ferias comerciales.Organización y planificación. Generalmente, el profesional del área desecretariado está involucrado en la organización de este tipo de eventos,aunque algunas empresas disponen de un servicio de Relaciones Públicas queasume tal competencia. Para preparar adecuadamente el stand, se debenconsiderar las siguientes reglas generales: 1. Visitar y determinar el lugar de la exposición y la estación del año en que se va a celebrar la feria o exposición. 2. Entrar en contacto con los organizadores de la exposición para conocer todos los detalles relacionados con el funcionamiento interno, condiciones económicas y otros datos que se puedan necesitar. 3. Responder a los diversos cuestionarios de los organizadores e inscribirse en los catálogos de la exposición. 4. Proceder a contactar con las distintas áreas de contratación necesarias para preparar el stand. Dentro de estas áreas de contratación destacamos las siguientes: a. Stand: número de stand, metros cuadrados, autorizaciones, seguros b. Servicios: Enlace telefónico, conexión eléctrica, agua, gas, evacuación de humos, aire acondicionado... c. Merchandising: Decoración, escaparatismo, mobiliario, estructura, desplazamiento de azafatas, acogida de visitantes, animadores... 5. Preparar un listado de materiales para la exposición, determinando su peso, volumen, naturaleza, valor, etcétera, y proceder a asegurar tanto los materiales como el stand. 6. Contactar con los transportistas (logística). 7. Diseñar el plan de marketing que promocionará a la empresa en la exposición. Dicho plan incluirá, entre otras cosas, los folletos, tarjetas de visita y las posibles demostraciones a clientes. 8. Vigilar el montaje e instalaciones técnicas en el stand y proceder a decorarlo tras la recepción del material. 9. Diseñar el calendario de actos de Relaciones Públicas que se desarrollarán durante la feria o exposiciónb) Inauguraciones y aniversarios La inauguración es la apertura de unanueva sede, filial, delegación, fábrica, etc. En líneas generales, la celebraciónOrganización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 5
  6. 6. de una inauguración conlleva una progresión económica, técnica y social parala empresa. El aniversario es un acto convocado por la empresa para resaltarlos éxitos logrados y fomentar las relaciones internas en la misma. Entre losobjetivos que persiguen estos eventos, se pueden citar los siguientes: - Reafirmar el nombre de la empresa en el entorno que le rodea. - - Permitir establecer un contacto personal entre el público y el factor humano de la empresa. - - Combatir las opiniones erróneas respecto a la empresa. - - Demostrar que los empleados son importantes en la empresa. -Organización y planificación. Para proceder a organizar una inauguración oaniversario, se deben tener en cuenta los siguientes pasos: 1) Elección de la fecha del evento. A la hora de elegir dicha fecha, se deberá tener en cuenta que ésta deberá ser la más favorable desde el punto de vista de la producción de la empresa. Conviene evitar los días festivos y la concurrencia de otras actividades locales. 2) Elección de los invitados. Se debe preparar un listado que contenga una relación de las personas que van a ser invitadas. Así, hay que tener en cuenta: - Empleados con familiares. - Accionistas de la empresa. - Competidores. - Cargos públicos. - Jubilados de la empresa. - Directivos de asociaciones que pudieran ser de interés - Prensa. 3) Elaborar y mandar las invitaciones. Para su elaboración se debe tener en cuenta el destinatario, de este modo se pueden distinguir: - Invitaciones destinadas al personal, mediante carta o comunicado interno. - Invitaciones individuales destinadas a personalidades diversas, mediante carta o tarjetón especial (con el logotipo de la empresa) que indique claramente a quién va dirigida la invitación y si se desea confirmación de asistencia. - Invitaciones especiales, mediante notas de prensa, anuncios y publicidad. 4) Contratar los medios de transporte. En caso necesario, debe preverse un servicio de autobús, indicando la señalización de acceso a las instalaciones y al aparcamiento. 5) Elaborar un folleto informativo sobre el aniversario o inauguración. Este folleto deberá elaborarse con antelación suficiente, cuidando el formato y la impresión. Su contenido podría incluir los siguientes datos: - Carta de bienvenida del director. - Breve resumen del historial de la empresa, incluyendo su logros - Información sobre los productos y/o servicios que ofrezca la empresa.Organización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 6
  7. 7. - Fotografías de las instalaciones, así como de los empleados. - Plano adjunto del lugar de celebración del aniversario o inauguración. 6) Otros detalles. Además de los anteriormente fijados, no se deben olvidar los siguientes: - Acondicionar adecuadamente las salas que se vayan a utilizar, teniendo en cuenta el programa de actividades que se vayan a realizar. - Preparar los regalos, recuerdos, insignias u objetos de promoción que se les vaya a dar a los asistentes. - Adoptar las medidas de seguridad necesarias para asegurar el perfecto desarrollo del evento. b) Visitas a fábricas o empresas Este tipo de actos tienen como finalidad fomentar los lazos de unión entre empresas u organismos del mismo o distinto sector. De este modo, podrán intercambiar experiencias o información y plantear las bases de una posible colaboración futura, también suelen organizarse visitas para los familiares de los trabajadores con el fin de lograr una mayor integración laboral de los mismos Organización y planificación. A la hora de organizar este tipo de eventos, el personal de secretariado deberá elaborar un «plan de visita preestablecido» cuyas etapas deben encadenarse lo más racionalmente posible. Los puntos que deben tener cuenta son los siguientes: 1. Conocer con exactitud los departamentos, áreas o zonas de la empresa que se van a visitar y trabajar en equipo con los técnicos o especialistas que colaborarán en la exposición de la visita. 2. Los grupos de visita no deberán superar un máximo de diez personas. 3. No es recomendable que la visita dure más de una hora. 4. Después de la visita, puede ofrecerse un pequeño refrigerio (siempre que no sea la hora de almorzar)7.5 OTROS EVENTOSDentro de este apartado distinguiremos los siguientes: a) Comunicación con la prensa Es una información que por sus características pudiera ser de interés para la opinión pública, que sea creíble y noticia (por proceder de una fuente identificada o de un portavoz oficial o autorizado), que sea susceptible de ser recogida, elaborada y difundida por un medio de comunicación social. El eje fundamental de la información es la noticia que se les va a ofrecer. Dicha noticia podrá recogerse por medio de:Organización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 7
  8. 8. - Rueda de prensa. Es una modalidad de entrevista en la que un personaje de actualidad se somete a las preguntas de varios periodistas, con el objeto de dar a conocer un hecho relevante. - Conferencia de prensa. Conjunto de periodistas especializados reunidos con un personaje, quien convoca a los informadores; aquél realiza una exposición del tema, sometiéndose a las preguntas de los periodistas sobre todo lo expuesto.Organización y planificación. Para planificar una rueda o conferencia deprensa será necesario: 1 Elegir la fecha precisa (día y hora) para realizar la convocatoria. La hora más adecuada es entre las doce de la mañana y las dos de la tarde, ya que a primera hora de la mañana lo periodistas tienen que organizar las noticias que llegan a su redacción y preparar el trabajo del día y a última tienen que organizar las noticias para llevarlas a impresión. Si la reunión con la prensa es justo a la hora de comer a veces se organiza un almuerzo con la prensa. 2 Escoger el local adecuado. Es preferible que sea medianamente pequeño para que nunca dé la impresión de vacío. 3 Con la suficiente antelación, elaborar un listado que contenga el nombre de los medios de comunicación y de los posibles asistentes y enviar un fax al director del medio y al periodista implicado que contenga la fecha, hora y lugar de la convocatoria. 4 El día de la rueda o conferencia de prensa se deben tener en cuenta otros detalles: a. Preparar la mesa presidencial con carteles identificadores de los componentes de la misma. b. Si va a asistir prensa gráfica, se debe cuidar el fondo de la mesa presidencial. c. Es conveniente ofrecer un vino de honor, bebida apropiada a la hora, y algo para picar. d. Verificar el buen funcionamiento de los micrófonos. e. Se entregará a los periodistas asistentes un dossier gratuito (carpeta de prensa) que contenga la temática informativa que se va a transmitirb) Comidas de empresa. La organización de una comida en el ámbito de laempresa puede responder a dos circunstancias:a) Comidas de trabajo. Cada vez más frecuentes, se conciertan a causa del moderno e irracional ritmo de trabajo de algunos dirigentes y ejecutivosOrganización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 8
  9. 9. empresariales. De ahí se deriva la necesidad de concertar reuniones que, pese a su carácter laboral, deben celebrarse muchas veces en horarios propios de la vida privada. Estas reuniones de trabajo pueden estructurarse del siguiente modo:  Desayunos. Tienen una duración aproximada de una hora. El lugar de celebración suele ser el propio despacho del anfitrión, el comedor de empresa, cafetería con reservados o en el hotel donde se aloja el anfitrión. Puede organizarse un desayuno continental o inglés.  Almuerzos Tienen una duración de una a dos horas el lugar de celebración puede ser: - En el comedor de la empresa. En este caso el comedor y sus dependencias tienen que estar en perfectas condiciones. Deberá ser servido por personal de una empresa especializada. - Fuera de la empresa. En este caso conviene reservar mesa en un restaurante conocido, elegante y de prestigio. Se deben evitar lugares ruidosos, comedores exóticos, autoservicios o restaurantes familiares.  Snack o tentempié. Tiene una duración aproximada de una hora. Se celebra en la propia empresa incluso en el despacho del anfitrión. Consta de sándwichs o similares y bebidas.  Té de trabajo. De duración similar al tentempié. Se celebra en salones de té cercanos al trabajo.  Cenas con y sin cónyuges. En este caso se reservará mesa en un restaurante de ambiente exquisito y servicio esmerado y eficiente. Aunque en este tipo de cenas no suele hablarse de trabajo, si pueden tomarse decisiones que resulten beneficiosas para la empresa, aparte de ser un vehículo importante para la integración y motivación de los participantes. Si los invitados no fueran de la misma ciudad habrá que preocuparse de proporcionarles un medio de transporte( taxi, alquiler de coche, con o sin chofer, coche de empresa...) c) Otras comidas Este tipo de eventos no suelen tener una finalidad laboral, sino social y de integración del personal de la empresa y de los invitados de fuera de ella. En ocasiones se organizan como un modo de dar publicidad a una nueva delegación, producto etc...Organización y planificación Este tipo de eventos al ser muy variado y conmúltiples objetivos su organización dependerá de las circunstancias perovamos a indicar algunas generales que se deben tener en cuenta: 1) Visitar el lugar en el que vamos a celebrar el evento y elegir la fecha de celebración del mismo. Es conveniente que sea un lugar de reconocido prestigio o por lo menos conocido por el anfitrión para evitar desagradables sorpresas. 2) Envío de invitaciones. En las comidas que esto sea necesario, debe confeccionarse una lista con el nombre de las personas que se quieren invitar. Paralelamente se confeccionará otra lista con los llamados “Organización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 9
  10. 10. invitados de repuesto “ por si alguno de los anteriores declinara la invitación. 3) Colocar adecuadamente a los comensales (en el caso de que estén sentados). Para ello habrá que tener en cuenta las reglas de protocolo aplicables a este tipo de eventos.7.6 RECURSOS TÉCNICOSEl avance de la técnica ha facilitado de forma considerable la actividad en lasreuniones y en los eventos corporativos. Tienen especial relevancia los mediostécnicos que incluyen la posibilidad de utilizar imágenes que permiten visualizarlos contenidos y los conceptos que se están explicando. Al mismo tiempo,permiten trabajar con diversas dinámicas de grupos. Señalar que lo quepercibimos mediante la vista penetra en nuestra mente de una manera muchomás rápida y efectiva que lo que percibimos mediante cualquier otro sentido,por ello es importante disponer de medios audiovisuales a la hora deorganizar algún evento corporativo. Entre los recursos audiovisuales másfrecuentes se pueden señalar:• El retroproyector Éste es un medio técnico de fácil utilización. Necesita de un conjunto de transparencias para proyectar, la superposición de las transparencias permite la realización de composiciones de imágenes. Hay que tener presente para su uso: Tener las transparencias preparadas, no debe estar encendido mucho tiempo, pues se pueden fundir las bombillas muy fácilmente(para evitar este imprevisto, es conveniente tener bombillas de repuesto, la proyección puede verse con luz en el local donde se desarrolla el evento, necesita corriente para que funcione, por lo que hay que prever la presencia de un enchufe o toma de corriente cerca del lugar donde se vaya a situar el retroproyector. Un instrumento similar es el proyector de opacos. En desuso debido a las nuevas tecnologías que pueden servir de apoyo a las exposiciones.• El proyector de diapositivas El uso de un proyector de diapositivas puede ser de gran utilidad para presentar imágenes fotografiadas. Si se decide utilizar, para hacer de él un instrumento eficaz, se deberán tener colocadas las diapositivas que se quieren mostrar antes del comienzo del evento. Se colocará cerca de una toma de corriente, teniendo presente que se necesita una pantalla blanca para proyectar y que es necesario dejar a oscuras el lugar del encuentro. La oscuridad puede dificultar la toma de notas a los asistentes, por lo que es preciso pensar si es conveniente su uso. A nivel práctico, se ha de señalar que conviene comprobar antes del evento que el proyector funciona, que está completo y que no tiene fundida la bombilla. Al igual que se ha indicado para el retroproyector, puede salvar de un apuro el tener bombilla de repuesto. En desuso debido a las nuevas tecnologías que pueden servir de apoyo a las exposiciones.• El vídeo o reproductor de dvd Este instrumento es muy utilizado. Es ideal para reuniones con poca gente, puesto que normalmente no se dispone de grandes pantallas. Usarlo para proyectar imágenes en una gran reunión puede llevar a que no se aprecien bien las imágenes, y además con ello se potencian las charlas en corrillo. El uso de vídeo requiere poca luz en la sala, con lo que también pueden plantearse dificultades para la toma de notas a los asistentes. La persona que lo vaya a utilizar tiene que asegurarse de que sabe manejarlo, que funciona y debe tener preparado el material que quiere mostrar.• El rotafolio. Es un portafolios de grandes dimensiones que se sujeta sobre un caballete. Suele ser usado para eventos que reúnen a pocas personas yOrganización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 10
  11. 11. tiene la ventaja de que se puede escribir sobre él utilizando diversos colores.• La pizarra Es un método tradicional de exposición muy utilizado en algunos eventos por su fácil uso. Permite ir dando informaciones parciales al auditorio y conviene tener presente no dar la espada a los invitados al evento cuando la persona que escribe la está utilizando.• Cámaras de videoconferencia. Si en la reunión se necesita la exposición o presencia de alguien que no puede acudir físicamente al evento este elemento puede ser muy útil. Las personas que lo utilicen deben conocer a la perfección su funcionamiento para que el evento se desarrolle con normalidad.• Presentación de diapositivas digitales . Se utilizan programas creados para tal fin (power point de Windows, Impress de open office…). Mal utilizadas las presentaciones pueden hacer fracasar un evento o dejar al orador en muy mal lugar.Si no se saben utilizar es mejor prescindir de estos apoyos. A continuación unas recomendaciones para hacer la presentación más efectiva: Reglas  Usa un tipo de letra de al menos 30 puntos. Nunca menos. ¿Que te cabe poco texto? Pues de eso se trata. Porque eso facilita cumplir la siguiente regla.  No leas. Nunca uses tus transparencias como “teleprompter”. Es la manera más segura de perder a la audiencia: ellos leen más rápido de lo que tú puedes hablar, así que han terminado cuando a ti todavía te falta media transparencia. En ese momento se aburren, se distraen, y se impacientan, pensando en el tiempo que están perdiendo.  Usa muchas transparencias. Son gratis, así que usa todas las que necesites. No intentes “comprimir” una idea compleja en una sola transparencia. Dedica toda una secuencia de ellas, si hace falta, a explicar una sola idea.  Usa imágenes, pero que sean de calidad. Ni se te ocurra usar el clipart de Office, como todo el mundo, o peor aún, cliparts baratos de los que pululan por Internet. Usa fotografías, que puedes encontrar gratis o muy baratas en sitios como Flickr o Dreamstime.  No uses efectos de transición. Que las transparencias entren haciendo tirabuzones o revoloteando por la pantalla no añade información, solo distrae. Y no te convierte en un experto en PowerPoint, más bien al contrario. Consejos  Tipos de letra. Los tipos de letra sin serif (como el Arial) son más legibles que los tipos con serif (como el Times New Roman). Está bien usar tipos de letra originales, pero recuerda que el ordenador en el que vayas a hacer la presentación no tiene por qué tenerlos instalados. Y usa el mismo en toda la presentación, no uno enOrganización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 11
  12. 12. cada transparencia. Y por supuesto, nunca varios en una misma transparencia.  Mejor en tu portátil. Si puedes, es preferible hacer la presentación en tu portátil. Así sabes exactamente cómo va a quedar y evitas problemas de compatibilidad entre versiones, de tipos de letra desaparecidos, de vídeos o sonidos embebidos que no aparecen, de gráficos descuadrados…  Ten a mano tu presentación. Muchas veces te la pedirán por adelantado, pero no te fíes pensando que por haberla enviado estará preparada cuando des la charla. Lleva una memoria USB, y cuélgala además en Internet, en un sitio que sea fácilmente accesible (puedes enviártela a tu cuenta de Gmail, por ejemplo. Cualquier cosa que te evite encontrarte a cinco minutos de la presentación sin el apoyo de las transparencias.Lleva una copia en PDF. Si todo falla, si las versiones de los programas son incompatibles, si las imágenes se descuadran, si las letras salen de los cuadros de texto, en lugar de tirarte de los pelos siempre podrás usar la versión en PDF. Y tampoco sería mala idea llevar un lector ligero de PDF, como el Foxit.  Limpia las transparencias. Demasiada información en una transparencia solo confunde al público. Deja solo lo más relevante y usa las notas para aportar datos, enlaces, tablas, información adicional, etc. Luego puedes entregar esa versión a los asistentes, para que la tengan disponible y comprueben que tu mensaje está basado en hechos.(fuente: http://desencadenado.com/2008/04/como-usar-powerpoint-en-tus-presentaciones.html)La persona que prepara el evento tendrá que decidir que elementos quiereutilizar y si están disponibles o no. Puede ocurrir que sea preciso comprarlos oalquilarlos, entonces habrá que hacer un presupuesto y decidir si se puedenutilizar o no. El encargado de los recursos técnicos puede utilizar un cuadranteen el que irá recogiendo de forma ordenada los recursos que se pueden usaren una reunión, su elección o no y su disponibilidad para el día previsto. Disponible Necesario Precio compra Precio alquiler PreparadoRecursosVídeo No Si 600 300Retroproyector Si Si SiProyector Si Si No. Faltaopacos bombillaPizarra Si NoOrdenador con Si Si No, faltanlos programas programasadecuadosOrganización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 12
  13. 13. 7.7 OTROS RECURSOSJunto a los recursos reseñados anteriormente, es posible que un eventoprecise de otros medios:- En muchas ocasiones, las reuniones necesitan unas simples fotocopias;aunque puede parecer un medio muy sencillo, es importante asegurarse devarias cosas: • Que estén bien hechas, es decir, que se lean bien y que no tengan borrones. • Que estén fotocopiadas en su momento oportuno. Si se necesitan para el día del evento, es preciso que estén preparadas antes de su inicio. Si hay que enviarlas para que los asistentes las estudien, habrá que remitirlas con suficiente antelación para que quienes las necesiten puedan hacer su trabajo. • Que no falten ejemplares; es decir, que haya fotocopias para todos los participantes. Esto evitará retrasos en el desarrollo del evento.-.Todo evento requiere un conjunto de recursos humanos para su preparación.En este tema lo estudiaremos en otra unidad relativa a los grupos de trabajo yreuniones.-.Elegir el local adecuado para cada tipo de reunión es un dato que no sepuede olvidar. Normalmente, los congresos, jornadas y seminarios suelendesarrollarse en salones de actos con suficiente capacidad para todos losparticipantes. Por otro lado, los seminarios, talleres y grupos de trabajoprecisan de un espacio más pequeño, en ocasiones es suficiente una sala dereuniones, un aula o varias para el trabajo con dinámicas de grupos pequeños.-. Un detalle pequeño pero muy importante es que todos los asistentesdispongan de bolígrafo y papel y suele entregarse también una carpeta condocumentación sobre el tema que se trate.7.8 RECURSOS ECONÓMICOSLa preparación de un evento corporativo requiere sumo cuidado. Algunosllegan a necesitar un enorme presupuesto. Pensemos, por ejemplo, en lapreparación de un seminario o de un congreso, para su desarrollo se necesitanuna sala amplia, un lugar para que los congresistas descansen, unos ponentesy una infraestructura de trabajadores que lo preparen. Para todo esto seprecisa realizar una estimación real de los medios que se necesitan y de lasposibilidades económicas que se encuentran disponibles para su organización.Algunos eventos pueden sufragarse con cuotas que pueden pagar los mismosparticipantes. Normalmente, los cursos, seminarios, congresos y algunasconferencias, por ejemplo, suelen requerir para su participación el pago previode una cuota de inscripción. Con ella, los organizadores afrontarán los gastosque el evento conlleve. Los organizadores deberán llevar un control exhaustivode los gastos y de los ingresos. En el documento siguiente se pueden ver unmodelo de control de los recursos económicos de un evento:Organización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 13
  14. 14. CONTROL DE GASTOS E INGRESOS DE:...................................................... Estimados RealesDiferenciaGASTOS1) Alquiler salas2) Honorarios de los ponentes3) Fotocopias y otra documentación4) Alquiler o compra de medios audiovisuales5) Comidas, cafés, copas6) Azafatas7) Traducción8) Transporte de los ponentes y de los asistentes9) Gastos de administración10) Becas11) Edición de programas12) OtrosTOTAL GASTOSINGRESOS1) Cuotas de inscripción2) Subvenciones3) Partida presupuestaria4) Patrocinadores5) OtrosTOTAL INGRESOSDEFICIT O SUPERAVITOrganización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 14
  15. 15. 7.9 DOCUMENTACIÓN EN LOS EVENTOSEn una empresa existe un sistema humano que funciona por medio de lacomunicación que se presenta en todas sus vertientes. La organizaciónempresarial permite desarrollar la comunicación verbal, la no verbal y la escritacon gran amplitud. En la organización de eventos, la documentación escrita esesencial, tanto para sus inicios como para su desarrollo e incluso para laconclusión de los actos, a continuación se verá ese tema detenidamente.♦ La convocatoria del evento Un acto empresarial puede convocarse de diversas maneras. No se convoca igual una conferencia de unas horas que un congreso de una semana; ahora bien, en ambos casos la formalidad y el protocolo nos indican la necesidad de comunicar los actos por escrito. Algunos de los documento más habituales con los que se informa de los eventos son los siguientes:  El saluda El saluda es un documento externo de la empresa con el que se comunica alguna información breve. Suele ser usado de forma habitual por los directores de las empresas, también son muy usados por abogados, médicos y persona que desempeñan algún cargo público. Sus características son las siguientes: Transmite una información breve, se suele redactar utilizando la tercera persona, es un documento muy formal, se escribe en papel tamaño cuartilla y no se firma.  El programa. Un programa es un documento que se utiliza para convocar a un evento de cierta duración, o con un temario tan apretado que hace necesario un documento más extenso que una breve comunicación. Es muy frecuente en los congresos, seminarios y cursos. El programa ha de contener la siguiente información: El tema que se tratará en el evento, los ponentes que asistirán para cada tema, la identificación de los organizadores, el lugar de su celebración, la fecha de comienzo y de finalización, el horario de inicio del evento y de cada una de las sesiones de trabajo que se desarrollen, las condiciones personales que se han de reunir para la inscripción, el plazo de inscripción, el teléfono o el domicilio para la inscripción, la cuota que haya que pagar en su caso. Los eventos que se convocan mediante programa necesitan prepararse con bastante tiempo de antelación, puesto que su desarrollo suele requerir la presencia de un considerable numero de participantes.  La credencial Una credencial es un documento escrito que suele ser utilizado en multitud de eventos. Su finalidad consiste en acreditar a un sujeto como participante de un acto. Toda credencial, por un lado, identifica a la entidad organizadora de un acto o evento y, por otro, a la persona que participa. Las credenciales son documentos de carácter individual, que suelen ir acompañados de una pinza para colgarlos en la ropa del participante.  El informe. Un informe es un documento que recoge las conclusiones a las que llega una persona o un grupo de ellas. Suele ocurrir que, tras un evento de importancia, se elabore un informe en donde se recojan las conclusiones que se han obtenido tras la finalización del acto. SusOrganización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 15
  16. 16. características son las siguientes: Es un documento formal, suele utilizarse un lenguaje técnico, puede completarse con documentación adjunta, los datos que se aporten no deben ser erróneos, puesto que en ocasiones los informes se utilizan para tomar decisiones posteriores. Un informe con datos erróneos puede generar un serio problema en una empresa. El informe contiene las siguientes partes: El título, una introducción sobre el tema tratado, antecedentes sobre los hechos tratados, datos técnicos sobre el objeto de estudio, las conclusiones, el dictamen o decisión, siempre que fuera preciso.  La certificación del evento. En muchas ocasiones, los participantes en las reuniones desean que se les certifique su asistencia. Los organizadores de los eventos serán los responsables de preparar los certificados y hacerlos llegar a quienes los soliciten. Un certificado acredita la presencia de una persona en un acto. También acredita al organizador del evento, las hora de duración del mismo y, si se trata de cursos, el aprovechamiento o no que realiza la persona del encuentro.7.10 LA IMAGEN Y LA EMPRESALa imagen corporativa se verá afectada por la organización del evento que setrate, de tal forma que debe estar diseñado de principio a fin para que seadecue a la imagen que quiera dar la empresa de si misma organización,recepción de los asistentes, calidad del material aportado, cuidado excepcionalde los protagonistas de cada evento tanto a nivel técnico como de imagenpersonal…La imagen de la empresa también hay que cuidarla al final del evento para ello: - Lleva abundantes tarjetas de visita y un bolígrafo para apuntar nombres, emails o teléfonos de los que no lleven. Probablemente se conocerán a muchas personas en el evento, así que es importante tener un registro posterior. - Saludar y felicitar a los otros ponentes si los hubiese. - Algunas personas se acercarán a comentar lo que les ha parecido tu presentación. Aprovechar para hablar con ellos y procurar que expliquen qué les ha gustado más. - Si alguien ha pedido información, se coge su tarjeta y se anota lo que quiere. - Responder a los correos y enviar la información que te han solicitado. Muchas veces no requiere apenas esfuerzo, sino simplemente apuntar un par de enlaces o adjuntar un documento que hayas utilizado para la presentación.Organización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 16
  17. 17. En un mundo en que convivimos con la imagen se debe tener presente que la apariencia es muy importante a la hora de entablar nuestras relaciones en la empresa. Normalmente el trato con las personas no nos permitirá que tengamos un conocimiento muy profundo de ellas ni tampoco ellas de nosotros, por ello la imagen que proyectamos es fundamental. Esta imagen puede decir cosas de nosotros si somos unas personas cuidadosas, educadas, ordenadas incluso puede hablar de nuestra sensibilidad estética y de nuestro nivel cultural y económico. Normalmente, la imagen que proyectamos se nos devuelve: el ser agradables con los otros individuos y sentirnos agradables nos da confianza en nosotros mismos, puede aumentar nuestra asertividad y autoestima. Una buena imagen, siempre adaptada a nuestra personalidad constará, al menos, de los siguientes elementos: - Una higiene y cuidado corporal. Se debe tener en cuenta que no se puede pecar por exceso ni por defecto. Nuestra apariencia debe ser cuidada, pero sin resultar muy llamativa o extravagante. - Una vestimenta adecuada a nuestra silueta, pero también al lugar de trabajo y la circunstancia. Resultará muy útil que, antes de acudir a un sitio o una reunión, uno se informe en qué lugar se hace y con qué personas se va a ir. Hay que presentarse con una imagen correcta y adecuada al lugar de trabajo o a la circunstancia. Para ello se debe contar con un vestuario adecuado a la vez que cómodo. En la actualidad, una prenda fundamental, «prenda de fondo de armario» —aquella prenda que podemos combinar con otras para que nuestra vestimenta casi siempre resulte correcta—, es el traje de chaqueta tanto masculino como femenino. Hay que seleccionar cuidadosamente los adornos y complementos que se utilizan. En cuanto a la joyería o bisutería, ésta no debe ser excesiva; resulta de mal gusto parecer un escaparate de una joyería o «un árbol de Navidad» por todo aquello que llevamos puesto. Las únicas joyas que debe llevar un hombre son la alianza, si está casado o comprometido; el reloj, los gemelos y un pasador o alfiler de corbata. En España es muy común que el bolso que llevan las mujeres combine con los zapatos; esta costumbre no está tan extendida en el resto de países de Europa. Cuando la mujer viste una prenda muy formal o de etiqueta, el bolso no será de piel, sino de metal, carey, metacrilato de color, o algún tejido. En cuanto a las medias, resulta recomendable utilizarlas en casi todas las ocasiones, excepto en épocas de verano o excesivo calor y siempre que las piernas se vean cuidadas. Con trajes de noche, siempre se han de llevar medias. Si se tienen dudas respecto a qué prenda vestir en una ocasión en concreto, es mejor preguntar, asesorarse o consultar revistas y publicaciones especializadas. Siempre es mejor aclarar la duda, aunque ésta sea insignificante, que aparecer incorrectamente vestido en determinado evento. Se debe insistir nuevamente en que llevar una vestimenta adecuada es importantísimo a la hora de representar a la empresa, a la vez que proyectamos una imagenOrganización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 17
  18. 18. de nosotros mismos. Debe recordarse que hay personas que se pueden sentir ofendidas si no vestimos adecuadamente, puesto que a veces vestir con demasiada informalidad puede representar una falta de consideración hacia la persona con quien se está tratando. - Un comportamiento adecuado amable y correcto, pero sin que resulte artificial o fingido. Es importante mostrar atención a lo que se está tratando e interés por las personas con quienes se está. Debe tenerse en cuenta que nuestra forma de trato y de relación con los demás dice tanto de nosotros mismos como nuestra indumentaria, «podemos estropear con una sola palabra lo que con nuestra imagen física queremos proyectar». A la hora de proyectar una imagen sobre nosotros es muy importante conocer tanto nuestro físico como nuestras costumbres y formas de relación social. Recordar que es importantísimo que se adquieran habilidades sociales suficientes para relacionarse en el mundo laboral.Organización del trabajo y servicios de secretariadoUnidad 7 Página 18

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