No conformidades y sus acciones de tratamiento

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Determinación , redacción de la No Conformidades y Acciones Correctivas

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No conformidades y sus acciones de tratamiento

  1. 1. NO CONFORMIDADESNO CONFORMIDADESYYSUS ACCIONESSUS ACCIONES
  2. 2. QUE ES UNA NO CONFORMIDADQUE ES UNA NO CONFORMIDAD• Es un incumplimiento de un requisito NORMATIVO,PROCEDIMIENTOS, LEYES,REGULACIONES OREQUERIMIENTOS DE NUESTROS CLIENTES.• Requisto:Necesidad o expectativa establecida,generalmente implícita uobligatoria.
  3. 3. LA RELACIÓN ENTRE LAS AUDITORÍAS YLA RELACIÓN ENTRE LAS AUDITORÍAS YLA DETECCIÓN DE NO CONFORMIDADES.LA DETECCIÓN DE NO CONFORMIDADES.Una auditoria interna es un examen sistemático y planificado para verificarla efectiva implementación y mantención de un sistema de gestión decalidad en una empresa. Durante la misma la información que el auditorobtiene durante una auditoria puede clasificarse en:• Buenas prácticas• Mejoras• Cumplimientos requisitos (Requisitos clientes y legales)• Problemas. Generalmente el motor principal en la generación de NoConformidades son las auditorias internas.
  4. 4. EVIDENCIA OBJETIVAEVIDENCIA OBJETIVAToda No Conformidad debe sustentarse en unaEVIDENCIA OBJETIVA :Información cuya veracidad puede demostrarse basándose en hechos yRegistros, obtenidos por observación, medición, monitoreo.
  5. 5. FUENTES DE NO CONFORMIDADESFUENTES DE NO CONFORMIDADESMAS FRECUENTESMAS FRECUENTESRegistros incompletos o mal llenados.• Fallas en el control de documentos que van desde la distribución incorrectaa la sustitución oportuna de aquellos obsoletos.• Incompatibilidad entre lo establecido en procedimientos y la actividaddesempeñada (no se ejecuta lo que está descrito).• Falta de calibración y ajuste de equipos de medición.• Falta de verificación de los productos adquiridos.
  6. 6. OBSERVACIONESOBSERVACIONESUna auditoria también puede entregarnos observaciones y esta se definecomo:OBSERVACIONError u omisión que no afecta al Sistema de Gestión en forma directa, peroque en el futuro podría dar lugar a una no conformidadEjemplos:• Edad avanzada de algunos equipos• Nuevas tecnologías que deben ir conociéndose• Falta de recursos apropiados para desarrollar una actividad• Datos incompletos en planillas que regularmente son utilizados
  7. 7. EJEMPLOS DEEJEMPLOS DENO CONFORMIDAD Nº 1NO CONFORMIDAD Nº 1• Facturas con datos erróneos (cobros mal efectuados y direccionesequivocadas)• Informes emitidos fuera de los plazos definidos (ej.:cumplimiento deobjetivos, mediciones de eficiencia y eficacia de los procesos)• Productos comprados que son recepcionados fuera de especificación.
  8. 8. EJEMPLO DE NOEJEMPLO DE NOCONFORMIDAD Nº 2CONFORMIDAD Nº 2• Equipos deteriorados o con fallas no identificados correctamente.• Copias obsoletas de documentos de trabajo (planos, listas de proveedoreso clientes, programas de control, mantencion, planes de auditoria, etc.)• Utilización de insumos vencidos, filtros de mascarillas de gas, productosquímicos.
  9. 9. EJEMPLO DE NOEJEMPLO DE NOCONFORMIDAD Nº 3CONFORMIDAD Nº 3Según requisito establecido en la norma DS 609, se detectó excesode cloro en agua liberada al proceso desde la planta de distribución.Se evidencian registros 305, 306 y 394 del mes de Julio de 2004.
  10. 10. COMO REDACTAR UNACOMO REDACTAR UNANO CONFORMIDADNO CONFORMIDADAl detectar una No Conformidad el auditor debe redactarla con precisiónincluyendo la evidencia. Concretamente deben constar 2 aspectos:• Referencia al requisito que no se cumple: conviene repetir escuetamenteparte de la frase textual donde se hace referencia en la norma o ladocumentación del SG.• Describir el hecho que no cumple la exigencia del punto anterior: debedescribirse con precisión la evidencia de que no cumple la norma o eldocumento del sistema.
  11. 11. CASOS PRÁCTICOSCASOS PRÁCTICOS
  12. 12. Ejercicio Nº 1Ejercicio Nº 1Usted audita un proceso de fabricación de ampolletas en la empresa“Thunderlight S.A.”. Preguntando al supervisor de la sección “ensamble”sobre la Política de la Calidad de la compañía, él responde: “La política de laempresa no me interesa. Lo importante es el cumplimiento de las metas deproducción”.
  13. 13. Ejercicio Nº 4Ejercicio Nº 4Usted pregunta en una empresa de fabricación de productosplásticos sobre preparación y respuesta ante situaciones deemergencia.El responsable responde: “tenemos un procedimiento para estecaso, pero no hemos hecho un simulacro”.
  14. 14. Ejercicio Nº 5Ejercicio Nº 5Usted pregunta al Representante de la Dirección sobre accionespreventivas.El responde que hasta ahora no tienen registros de acciones preventivas,dado que todo está en orden. Además, dice que está planificada unacomunicación al Gerente General para generar algunas accionespreventivas en el futuro.
  15. 15. Ejercicio Nº 6Ejercicio Nº 6En la empresa minera “El Chilenito SA” trabajan 1200 personas entotal. De éstas, 800 son subcontratistas agrupadas en 4 empresas de:transporte, tronadura, seguridad y maquinarias.Respecto a la pregunta sobre como son evaluados los contratistas, elGerente y dueño de la empresa responde: “Aquí los externos sólodeben saber como hacer su “pega” al menor costo posible...”
  16. 16. Ejercicio Nº 7Ejercicio Nº 7El la auditoria usted detecta que no se ha realizado una revisión por ladirección durante los últimos 10 meses, aunque el procedimiento PRO-SGC-001 indica que se debe realizar una evaluación de la efectividad delsistema de gestión cada 3 meses.
  17. 17. COMUNICACION DE LASCOMUNICACION DE LASNO CONFORMIDADESNO CONFORMIDADESEn una auditoria se deben comunicar al área u organización las NoConformidades cuando:• Se identifica el síntoma o evidencia, en terreno, y se define la NoConformidad.• Durante la reunión de cierre.• En el Informe de Auditoria.
  18. 18. ACCIONESACCIONES
  19. 19. Tipos de AccionesEvidencias Objetivas delproblemaSíntomasCausasAparentesALCANCEImplicanciasOcultasCausa RaízNoConformidadLa ACCIONINMEDIATAataca alproblemaSu propósito eslimitar susefectos yponerlo bajocontrolLa ACCIONCORRECTIVAataca a lacausaSu propósito esevitar que elproblema vuelvaa suceder
  20. 20. Acción de Contención: Es la primera acción tomadas para atacar el problemainicial ,pero que no aseguran su reincidencia. Su propósito es limitar losefectos y ponerlos bajo control.Causa Raíz de un Problema: Es aquella causa mas relevante que causó elincumplimiento de un requerimiento o problema.No siempre es evidente o fácilmente identificable.Una Acción Correctiva:Una Acción tomada para eliminar la (s) causa (s) RAIZ de una NoConformidad detectada u otra situación indeseable.Ataca la causa y su propósito es evitar que vuelva a suceder.DEFINICIONESDEFINICIONES
  21. 21. Los Problemas CrónicosEn el día a día el “agua” oculta problemasEntradaalprocesoProductosdelprocesoErroresde EnvíoDatosincompletosAusentismoDesperfectos deequiposFalta decapacitaciónProductonoconforme
  22. 22. •¿Qué acciones posibles nos permitirán eliminar la causa raíz y alcanzar el objetivo?• Cuáles de estas ideas conforman soluciones factibles?• ¿Cuáles soluciones logran nuestro objetivo con el menor costo y dificultad deimplementación?•¿Qué acciones posibles nos permitirán eliminar la causa raíz y alcanzar el objetivo?•¿Cual de estas ideas conforman soluciones factibles?•¿Cuales soluciones logran nuestro objetivo con el menor costo y dificultad deimplementación?PREGUNTAS PARA DEFINIR LA CAUSAPREGUNTAS PARA DEFINIR LA CAUSARAIZ DE UN PROBLEMA.RAIZ DE UN PROBLEMA.
  23. 23. Investigación de Causa RaízEvidencias Objetivas delproblemaSíntomasCausasAparentesALCANCEImplicanciasOcultasCausa RaízNoConformidad
  24. 24. TECNICA DE LOS CINCOTECNICA DE LOS CINCO ¿POR QUÉ?¿POR QUÉ?PARA INVESTIGAR CAUSA RAIZPARA INVESTIGAR CAUSA RAIZ1. ¿Por qué el equipo estaba descalibrado?No contaba con etiqueta de identificación que advirtiera su vigencia2. ¿Por qué no contaba con etiqueta de identificación?No ha sido verificado su funcionamiento3. ¿Por qué no se ha verificado?Es un equipo nuevo y no se chequeo antes de su uso¿Por qué no se chequeo antes de su uso?4. Por que el procedimiento no define que los equipos nuevos deben serverificados antes de ser puestos en uso.5. ¿Por qué no se define?Porque no fue contemplado como necesario, cuando se creo elprocedimiento.
  25. 25. RECOMENDACIONESRECOMENDACIONESInvestigar causas implica recopilar antecedentes y datos de maneraobjetiva para establecer las relaciones causa y efecto.• Siempre que sea posible se debe recolectar y analizar información quepermita confirmar TENDENCIAS.•Cuando se tengan suficientes datos, clasificar las causas y emplearherramientas básicas de calidad para la resolución de problemas(Diagrama de Pareto, Diagrama de Causa Efecto,•Hoja de recolección de datos, Diagrama de dispersión etc…)•Utilizar técnica de los “5 Por qué” para dar una solución a las•No Conformidades.
  26. 26. EL CIERRE DE LAS ACCIONES CORRECTIVASEL CIERRE DE LAS ACCIONES CORRECTIVASEl cierre de las acciones correctivas requieren “Evidencias objetivas delas acciones tomadas” como por ejemplo:• La publicación de un nuevo Procedimiento o su modificación.•Listas de asistencia a capacitaciones efectuadas.•La atención y solución de reclamo de clientes.•Nuevos procesos o re diseño de los antiguos.•Compras de equipos nuevos.•Registros de calibraciones.• Re-instrucción a proveedores.
  27. 27. Todos los miembros de la organizacióndeben estar comprometidos einvolucrados en generar actividades deMejoramiento Continuo de su Sistemade Gestión de la Calidad.

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