Procesos

C O M O E L A B O R A R

MANUALES DE PROCESOS,
PROCEDIMIENTOS
Y
FUNCIONES
PARA INSTITUCIONES DE SALUD

Preparado por: Fred G. Manrique A
Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia
Instituto de Educación Abierta y a Distancia - IDEAD
Tecnología en Administración de Servicios de Salud
AGOSTO DEL 2000

COMO ELABORAR MANUALES DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES En Instituciones de Salud.

INTRODUCCION

Apreciado amigo, aquí encontrará los instrumentos que le permiten hacer un
mejoramiento de los Procesos y Procedimientos de la Empresa, con el fin de
producir servicios de alta calidad, en un menor tiempo, a mas bajo costo y con un
mayor impacto positivo sobre los usuarios; de esta manera, se espera que la Ese,
Ips, funcione siempre en un contexto de Mejoramiento Continuo, apoyado en la
definición y revisión del Manual Específico de Funciones y Requisitos

Para poder desarrollar esta fase, usted encontrará los siguientes documentos de
soporte:

Conceptualización de la Normalización de Procesos
Ficha Técnica para la Identificación de Procesos
Instrumento para el Levantamiento de Procesos y Procedimientos
Instrumento para la Descripción de Procesos o Procedimientos mejorados
Caracterización de las Entradas y Salidas del Proceso
Manual De funciones. Construcción.

Teniendo en cuenta que este documento tiene como objetivo aumentar la Calidad,
la Efectividad, la Eficiencia y la Adaptabilidad entendida como la elasticidad del
proceso para responder a las expectativas cambiantes del usuario y a las
realidades del mercado, los instrumentos que se trabajarán aquí, han sido
diseñados de tal forma que puedan ser empleados como metodología de trabajo
claras, sencillas, de fácil adopción e implementación en la Empresa que usted
trabaja.

Preparado Por Fred G. Manrique Abril. Administración de Servicios de Salud IDEAD.UPTC 2


TABLA DE CONTENIDO

Pag

NORMALIZACION DE PROCESOS:

1. Normalización de Procesos - Conceptualización - 3
2. Ficha técnica para la identificación de procesos 11
3. Instrumento para la caracterización de las entradas y 13

salidas del proceso
4. Instrumento para el levantamiento de procesos y 16

procedimientos
5. Instrumento para descripción de procesos o 18

procedimientos mejorados
6. Manual específico de funciones y requisitos 20



NORMALIZACION DE PROCESOS

En la búsqueda de la calidad y eficiencia como estrategia competitiva, se requiere
el mejoramiento de las condiciones de calidad, el incremento de la productividad,
la reducción de los costos y la mayor satisfacción de los usuarios, para ello es
necesario eliminar las barreras que interrumpen el flujo de trabajo y modernizar
los procesos para reducir el desperdicio y disminuir los costos.

Modernización implica reducción de despilfarros y excesos, atención a cada uno
de los detalles que pueden conducirnos al mejoramiento del rendimiento y de la
calidad. Se sugiere un patrón para lograr un flujo más uniforme, la menor
resistencia al progreso y el desempeño con la cantidad mínima de esfuerzo.

OBJETIVOS

• Hacer eficaces los procesos, generando los resultados deseados
• Hacer eficientes los procesos, minimizando los recursos empleados
• Hacer los procesos adaptables a las necesidades cambiantes de los usuarios y
de las empresas.

El mejoramiento de los procesos le permite a la Empresa:

♦ Centrarse en el usuario
♦ Predecir y controlar el cambio
♦ Aumentar la capacidad de la Empresa para competir, mejorando el uso de los
recursos disponibles
♦ Suministrar los medios para realizar cambios importantes hacia actividades
muy complejas
♦ Manejar de manera efectiva sus interrelaciones
♦ Tener una visión sistemática de sus actividades
♦ Prevenir posibles errores
♦ Comprender como se convierten las entradas en productos (bienes o
servicios)
♦ Medir los costos de la mala calidad y el desperdicio
♦ Visualizar como ocurren los errores y la manera de corregirlos
♦ Desarrollar un sistema de evaluación para las Unidades y Areas Funcionales



Para la modernización de los procesos estos se dividen en actividades
individuales con el fin de optimizarlas y así lograr el mejoramiento del todo.

PROCESO

Secuencia de actividades lógicamente relacionadas que emplean recursos de la
organización, a los cuales se les agrega valor, para dar resultados o productos
definidos para un usuario interno o externo, en apoyo de los objetivos de la
Empresa. Es todo lo que se puede describir con verbos en la vida de la Empresa:
ensamblar, cualificar, montar, preparar un presupuesto, etc.

Una actividad es un conjunto de tareas elementales:

 homogéneas desde el punto de vista de sus comportamientos de costos
y de eficiencia,
 realizadas por un individuo o un grupo,
 que utilizan un experiencia específica,
 efectuadas a partir de un conjunto de entradas,
 que permiten suministrar una salida,
 a un usuario interno o externo.

PROCEDIMIENTO

Son las descripciones pormenorizadas de una actividad u operación. Son las
guías para la ejecución permanente de una misma tarea, y, por sus características
especiales, requieren otras explicaciones (cómo se hace en la práctica diaria).
Pueden relacionarse con diversos aspectos: técnicos, administrativos, de
enfermería, de atención médica y otros.

METODOLOGIA

La cúpula de la Organización debe comprometerse en las actividades de
mejoramiento que se propongan e involucrarse en cada una de las fases del
proceso.

1. Identificación de los Procesos por Area o Unidad Funcional.

Area funcional: Conjunto de procesos, procedimientos y actividades realizados
por diferentes dependencias de la institución alrededor de una finalidad común
definida y diferenciada convencionalmente de otras.



Para la identificación de las Areas Funcionales se tendrá en cuenta: la misión, los
principios corporativos y lo reglamentado en el Artículo 5o. del Decreto 1876 de
1994 respecto a las áreas en que se organizarán las Empresas Sociales del
Estado:

• Dirección. Conformada por la Junta Directiva y el Gerente, tiene a su cargo
mantener la unidad de objetivos e intereses de la organización en torno a la
Misión y Objetivos institucionales; identificar las necesidades esenciales y las
expectativas de los usuarios, determinar los mercados a atender, definir la
estrategia de servicio, asignar recursos, adoptar y adaptar normas de eficiencia
y calidad, controlando su aplicación en la gestión institucional, sin perjuicio de
las demás funciones de dirección que exija el normal desenvolvimiento de la
entidad.

• Atención al Usuario. Es el conjunto de unidades orgánico-funcionales
encargadas de todo el proceso de producción y prestación de servicios de salud
con sus respectivos procedimientos y actividades, incluyendo la atención
administrativa demandada por el usuario. Comprende la definición de políticas
institucionales de atención, el tipo de recursos necesarios para el efecto, las
formas y características de la atención, y la dirección y prestación del servicio.

• De Logística. Comprende las Unidades Funcionales encargadas de ejecutar,
en coordinación con las demás áreas, los procesos de planeación, adquisición,
manejo, utilización, optimización y control de los recurso humanos, financieros,
físicos y de información necesarios para alcanzar y desarrollar los objetivos de
la Organización, y realizar el mantenimiento de la planta física y su dotación.

A partir de las Areas Funcionales se definen las Unidades Funcionales
entendidas como el conjunto de procesos afines dentro de un Area Funcional.

Ej. Para el área funcional de Atención al Usuario, se podrían describir las
unidades funcionales de Internación, Urgencias, Consulta Externa, Servicios de
Apoyo Diagnóstico, Servicios de Apoyo Terapéutico, Quirófanos y Salas de
Partos.

Para el área funcional de Logística, se podrían identificar las unidades
funcionales de Recursos Físicos, Recursos Financieros, Recursos Humanos,
Recursos de Información, Mantenimiento y Servicios Básicos.

Para el área funcional de Dirección Corporativa se identifican las unidades
funcionales de Planeación, Control de Gestión, Jurídica y Mercadeo.

Nota: Ver forma No. 1.



2. Identificación de Procesos Claves.

Selección de los procesos con mayor impacto para el logro de los objetivos
planteados con fundamentos en los principios de calidad, eficiencia, eficacia y
productividad.

3. Comprensión de los Procesos y Procedimientos Actuales.

Cuanto más comprendamos los procesos de la Empresa, con mayor éxito
podremos mejorarlos.

3.1. Caracterización estructural del proceso:

A través de la observación en terreno de la situación actual se define para cada
proceso o procedimiento:

• Entradas: Que tipo de insumos o recursos son necesarios para el desarrollo
del proceso: *Requerimientos de información, de energía, de suministros,
materia prima, etc.
*Nota: Ver forma No. 2.

• Proveedores: A través de que dependencias o cargos se obtienen las
entradas requeridas para el desarrollo del proceso.

• Actividades: Tareas que se requieren para generar un determinado resultado.
Tarea es la acción mínima del proceso, que normalmente está a cargo de un
individuo, o de grupos pequeños.

• Procedimiento: Son las formas de llevar a cabo las actividades relacionadas
con el proceso; permite vislumbrar como funciona el proceso y como se
ejecutan las actividades.

• Salidas: Bienes o servicios, que se generan como resultado del proceso.
Pueden ser de carácter intermedio o final.

• Usuario: Beneficiario de las salidas del proceso. Puede ser interno o externo.

• Costos: Valor de la mano de obra, materiales, suministros y gastos generales
requeridos para la ejecución del proceso o procedimiento.

• Tiempo: Duración de la ejecución de cada una de las actividades desde el
inicio del proceso hasta su terminación.

3.2. Caracterización dinámica del proceso:



A través del análisis de la caracterización estructural del proceso se evalúa:

• Eficacia: Cuán bien se satisfacen las expectativas del usuario.

• Eficiencia: Cuán acertadamente se utilizan los recursos para generar un bien
o un servicio.

• Tiempo del Ciclo: Es el lapso necesario para transformar las entradas en
salidas.

• Talento Humano: Grado de compromiso y satisfacción de los responsables
del proceso.

Esta información proporcionará la base para la modernización del proceso y
suministra los datos indispensables para tomar las decisiones con información
acerca de los mejoramientos.

Nota: Ver forma No. 3.

4. Modernización de Procesos.

Esta actividad se realiza a través de la identificación de opciones de mejoramiento
y la implementación de las mismas hasta lograr un proceso mejorado que
satisfaga las expectativas del usuario, minimizando los recursos empleados y
haciéndolos flexibles a las nuevas necesidades del usuario y la Empresa. La
modernización se hace a través de las siguientes herramientas:

• Eliminación de la burocracia: Suprimir tareas administrativas, aprobaciones
y papeleos innecesarios.

• Eliminación de la duplicación: Suprimir actividades idénticas que se realizan
en partes diferentes del proceso.

• Evaluación del valor agregado: Estimar cada actividad del proceso de la
empresa, para determinar su contribución a la satisfacción de las necesidades
del usuario.

• Simplificación: Reducir la complejidad del proceso.

• Reducción del tiempo del ciclo del proceso: Determinar las formas de
aminorar el tiempo del ciclo para satisfacer o exceder las expectativas del
usuario.

• Prueba de errores: Garantizar la realización correcta de la actividad.



• Eficiencia en la utilización de los recursos: Hacer uso efectivo de los
recursos humanos, tecnológicos, físicos, financieros y de información y del
ambiente de trabajo para mejorar el desempeño general.

• Lenguaje simple: Reducir la complejidad en los documentos escritos o en las
formas verbales de comunicación; hacer que las personas que utilizan los
documentos, puedan comprenderlos fácilmente.

• Estandarización: Elegir una forma sencilla de realizar una actividad, y hacer
que todos los colaboradores lleven a cabo esa actividad del mismo modo
todas las veces.

• Alianzas con proveedores: El resultado del proceso depende, en gran parte,
de la calidad de las entradas que recibe el proceso. El desempeño general de
cualquier proceso aumenta cuando mejora la calidad en las entradas de sus
proveedores internos y externos.

• Valoración de los costos ambientales: Revisión del manejo de desechos o
residuos, o desperdicio de recursos.

• Automatización y/o mecanización del proceso: Aplicar herramientas,
equipos y computadores a las actividades rutinarias y que demandan mucho
tiempo, para liberar a los empleados a fin de que puedan dedicarse a
actividades más creativas.

5. Descripción de Procesos y Procedimientos Mejorados.

Comprende las siguientes actividades:

• Descripción textual de los procesos o procedimientos mejorados con los
siguientes ítems:

→ Nombre del proceso o procedimiento
→ Responsable del proceso
→ Propósito del proceso
→ Producto del proceso
→ Usuario del proceso
→ Actividades del proceso u operaciones del procedimiento
→ Responsable de la actividad en términos de cargo y dependencia
→ Tiempo definido para la ejecución del proceso o procedimiento



→ Costos de mano de obra, materiales, suministros y gastos generales
definidos para la ejecución del proceso o procedimiento
→ Area crítica de éxito: Actividades del proceso que requieren ser controladas
para el logro de los objetivos y metas propuestos.
→ Estándar de Calidad: Características de calidad en términos de precisión
técnica y administrativa, oportunidad y satisfacción de necesidades y
expectativas del usuario en el producto generado por el proceso o
procedimiento.
→ Puntos de Control: Instrumento con el que se evidencia la forma en que
está siendo llevada a cabo la actividad u operación.
→ Indicador de Evaluación: Expresión cuantitativa que permite evaluar la
calidad, eficiencia o eficacia del proceso o procedimiento, especificando
sus límites máximos y mínimos.
Nota: Ver formas No. 3 y 4

• Diagramación del Proceso (Flujograma): Es el gráfico que presenta en forma
dinámica la secuencia del trabajo y permite conocer y comprender el proceso
que se describe a través de las actividades, las unidades administrativas y
cargos que intervienen en él. (Ver Instructivo de símbolos y ejemplo).

A través del flujograma se logra examinar en forma detallada el proceso de
trabajo, actividad esta que se desarrolla respondiendo para cada paso los
interrogantes que se formulan:

- ¿Qué se hace?
- ¿Dónde se hace?
- ¿Cuándo se hace?
- ¿Quién lo hace?
- ¿Cómo lo hace?

Trazar el proceso sobre un papel en un formato comprensible, con frecuencia
prepara el terreno para un importante mejoramiento del proceso. Este también
constituye un instrumento efectivo para analizar el impacto de los cambios
propuestos.

La magia no proviene de diagramar o documentar el proceso, sino de
analizarlo, y es aquí donde se debe centrar la mayor parte de los esfuerzos.

6. Redefinición de la Estructura Organizacional.

Conjunto de actividades gerenciales que conducen a la definición de una
estructura de relaciones de dirección, coordinación, comunicación y autoridad,



que incluye diseño organizativo, descripción de cargos, unidad de mando y
niveles de responsabilidad.

Esta actividad parte de la conformación funcional definida en la Plataforma
Estratégica y a partir de las actividades definidas para cada cargo se hace la
descripción de las funciones y requisitos de cada uno de ellos. La recopilación de
los productos de esta actividad constituirá el Manual de Funciones de la Empresa.
(ver instructivo adjunto).


COMO ELABORAR MANUALES DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES En Instituciones de Salud. 12

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

__________________________________________

FICHA TECNICA PARA LA IDENTIFICACION DE PROCESOS

FORMA No. 1

DEPENDENCIA _________________________

UNIDAD FUNCIONAL ___________________

NOMBRE DEL PROCESO _____________________________________________

CODIGO DEL PROCESO __________________

RESPONSABLE DEL PROCESO (Cargo) ________________________________

PROPOSITO DEL PROCESO
___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

PRODUCTO _____________________ USUARIO __________________________

PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO

1. _________________________________________________________________

2. _________________________________________________________________

3. _________________________________________________________________

4. _________________________________________________________________

5. _________________________________________________________________




__________________________________________

FICHA TECNICA PARA LA IDENTIFICACION DE PROCESOS

FORMA No. 1

INSTRUCTIVO

• DEPENDENCIA: Registre el nombre de la dependencia que realiza el proceso.

• UNIDAD FUNCIONAL: Registre el nombre de la Unidad Funcional que
comprende el proceso.

• NOMBRE DEL PROCESO: Identifique el proceso utilizando un verbo que denote
acción.

• CODIGO DEL PROCESO: Asigne al proceso un código de conformidad con los
criterios de codificación adoptados por la Empresa.

• RESPONSABLE DEL PROCESO (Cargo): Nombre del cargo del funcionario
responsable de garantizar el éxito global del proceso.

• PROPOSITO DEL PROCESO: Identifique la finalidad del proceso y su
contribución al cumplimiento de los objetivos propuestos.

• PRODUCTO: Registre el nombre del producto principal (bien o servicio) generado
por el proceso.

• USUARIO : Registre el tipo de usuario o beneficiario del producto generado por el
proceso.

• PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO: Liste el nombre de los procedimientos que
componen el proceso y que se describirán en el Manual de Procedimientos.




_______________________________________

CARACTERIZACION DE LAS ENTRADAS
Y SALIDAS DEL PROCESO

FORMA No. 2

NOMBRE DEL PROCESO:__________________________________________ CODIGO:______________________

ENTRADAS SALIDAS
PROVEEDORES INSUMOS ESTANDARES DE USUARIOS PRODUCTOS ESTANDARES DE
CALIDAD CALIDAD
a b c d e f




____________________________________

CARACTERIZACION DE LAS ENTRADAS
Y SALIDAS DEL PROCESO

FORMA No. 2

INSTRUCTIVO

• OBJETIVO: Garantizar el conocimiento y aplicación de las características que
deben tener las entradas y las salidas de los procesos institucionales que fueron
definidos a partir de la conformación funcional (Plataforma Estratégica).

• PROVEEDORES: Registrar el o los proveedores del proceso, los cuales pueden
ser una dependencia de la institución, un funcionario (cargo), o un proceso o
procedimiento ejecutado previamente. La fuente puede estar también fuera de la
institución, ya que los usuarios y los proveedores de materias primas e insumos
también pueden ser proveedores iniciales de un proceso.

• INSUMOS: Listar los insumos necesarios para dar comienzo al proceso. Estos
insumos pueden ser: personas (usuarios internos y usuarios externos), recursos
físicos (equipos, instrumentos, material médico-quirúrgico, etc), recursos
financieros (recaudos por venta de servicios, fuentes de financiación, fuentes de
cofinanciación, cobros, etc), información (interna o externa), procesos o
procedimientos ejecutados previamente (anotar el nombre y código respectivos).

• ESTANDARES DE CALIDAD DE LAS ENTRADAS: Registrar de manera
completa y sucinta los estándares de calidad definidos para las entradas del
proceso (proveedores e insumos). Estos estándares deben hacer relación a
características de oportunidad, continuidad, calidad, tiempo, eficiencia, costos,
nivel técnico y/o científico, perfiles, suficiencia, accesibilidad, etc.

• USUARIOS: Registrar el o los usuarios del proceso, los cuales pueden ser una
dependencia de la institución, un funcionario (cargo), un proceso o procedimiento
ejecutado previamente, un usuario de un servicio, un proveedor, un usuario
interno y/o un usuario externo.

• PRODUCTOS: Anotar el o los productos esenciales del proceso, los cuales
deben cumplir y lograr el propósito por el cual se ejecuta este proceso. A su vez,
los productos de un proceso pueden ser insumos para otro proceso subsiguiente.



• ESTANDARES DE CALIDAD DE LAS SALIDAS: Registrar de manera completa y
sucinta los estándares de calidad definidos para las salidas del proceso (usuarios
y productos). Estos estándares deben hacer relación a características de
oportunidad, continuidad, calidad, tiempo, eficiencia, costos, nivel técnico y/o
científico, perfiles, suficiencia, accesibilidad, etc.




__________________________________________

INSTRUMENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

FORMA No. 3

NOMBRE DEL PROCESO ________________________________ CODIGO DEL PROCESO ____________________

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ________________________________ ACTUAL MEJORADO

No. ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO COSTO
MANO DE MATERIALES GASTOS
OBRA GENERALES




__________________________________________

INSTRUMENTO PARA EL LEVANTAMIENTO
DE PROCESOS O PROCEDIMIENTOS

FORMA No. 3

INSTRUCTIVO

• NOMBRE DEL PROCESO: Registre el nombre con el que identificó el proceso en
la Forma Número 1.

• NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registre el nombre que identifica el
procedimento si está levantando procedimientos.

• CODIGO: Registre el número del código con el que identificó el proceso en la
Forma Número 1.

• ACTUAL: Marque con una X si el proceso a levantar es el actual.

• MEJORADO: Marque con una X si el proceso a levantar es el mejorado

• NUMERO: Asigne un número consecutivo a cada una de las actividades del
proceso.

• ACTIVIDAD: Describa a través de un verbo conjugado la acción a realizar

• DEPENDENCIA: Registre el nombre de la dependencia donde se realiza la
actividad.

• RESPONSABLE: Registre el nombre del cargo del funcionario responsable de
ejecutar la actividad.

• TIEMPO: Registre el tiempo en que debe ser llevada a cabo la actividad en
mención; utilice la unidad de medida más apropiada (días, horas, minutos,
segundos).

• COSTO: Registre el valor de la mano de obra, materiales y gastos generales
requeridos en la ejecución de la actividad.

Preparado Por Fred G. Manrique Abril. Administración de Servicios de Salud IDEAD.UPTC



__________________________________________

INSTRUMENTO PARA LA DESCRIPCION DE PROCESOS O PROCEDIMIENTOS MEJORADOS

FORMA No. 4
NOMBRE DEL PROCESO ________________________________ CODIGO DEL PROCESO ___________________
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ________________________________

PASO FACTOR CRITICO ESTANDAR DE PUNTO DE INDICADOR DE VALOR DE
No. DE EXITO CALIDAD CONTROL EVALUACION REFERENCIA
MINIMO MAXIMO




__________________________________________

INSTRUMENTO PARA LA DESCRIPCION
DE PROCESOS O PROCEDIMIENTOS MEJORADOS

FORMA No. 4

INSTRUCTIVO

• NOMBRE DEL PROCESO: Registre el nombre con el que identificó el proceso
en la Forma Número 1.

• NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registre el nombre del procedimiento si
está describiendo un procedimiento.

• CODIGO: Registre el número del código con el que identificó el proceso en la
Forma Número 1.

• No. DE LA ACTIVIDAD: Registre el número de la actividad que registró en la
Forma Número 3.

• FACTOR CRITICO DE EXITO: Defina las actividades del proceso que
requieran ser controladas para asegurar el logro de los objetivos y metas
propuestos.

• ESTANDAR DE CALIDAD: Características de calidad en términos de precisión
técnica y administrativa, oportunidad y satisfacción de necesidades y
expectativas del usuario en el producto generado por el proceso o
procedimiento o en las actividades del mismo.

• PUNTO DE CONTROL: Instrumento con el que se evidencia la forma en que
está siendo llevada a cabo la actividad u operación.

• INDICADOR DE EVALUACION: expresión cuantitativa que permite evaluar la
calidad, eficiencia o eficacia del proceso o procedimiento, especificando sus
límites máximos y mínimos
• VALOR DE REFERENCIA: Registre los valores mínimos y máximos permitidos
para el indicador de evaluación propuesto.



MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y REQUISITOS1

INTRODUCCION

La complejidad que implica la implementación de la Carrera Administrativa, como
sistema de administración de personal, en las entidades descentralizadas del
sector salud y más específicamente la difícil labor de determinar una estructura
orgánica, por entidad, que de respuesta a las necesidades crecientes de prestar
servicios de salud eficientes a la comunidad; debe reflejarse en un Manual
Especifico de Funciones y Requisitos, que dé los lineamientos básicos, a dichas
entidades para la Elaboracion, Adopcion y Revision del Manual Especifico de
Cargos.

En este instrumento encontrará la definición, objetivos y utilización del Manual
Específico de Funciones y Requisitos, y las orientaciones a seguir para su
elaboración, adopción y revisión. Para tal fin, se anexa una metodología de análisis
ocupacional, utilizando el método del cuestionario que le permitirá a la entidad
conocer todos los cargos, funciones y requisitos de su planta de personal.

Es necesario recordar que mediante el Decreto 1335 de 1990 se expide
parcialmente el Manual General De Funciones y Requisitos del Sector Salud; el
cual debe ser tenido en cuenta ya que en él, se establece el marco legal para la
elaboración de Manuales de Cargos y se determinan las denominaciones y
codificación de los cargos para inscripción en Carrera Administrativa. El Decreto
439/95 da un término de 6 meses para la expedición de una guía de funciones en
el sector salud. De la misma manera la Ley 190 de 1995 (Estatuto
Anticorrupción) en su artículo 9 establece un plazo de 3 meses para la
elaboración de Manuales de Funciones en las entidades públicas.

De acuerdo con el capítulo V de la Ley 10 del 10 de Enero de 1990, los municipios
y demás Entidades Territoriales deberán acogerse al régimen de carrera
administrativa, y además establecer que "todas las autoridades nominadoras son
responsables de la aplicación del este régimen sopena de incurrir en causal de
mala conducta".

1
Modificado del Original desarrollado por Narciso Romero Carpintero. Dirección de Descentralización y Desarrollo Territorial
Minsalud



MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y REQUISITOS

DEFINICION

El Manual Específico de Funciones y Requisitos es un instrumento técnico de
organización, para la administración de personal, en el cual se registran todos los
cargos de las plantas de personal de los organismos y entidades de Sistema de
Salud; en él se presentan en forma detallada las funciones y objetivos de la Entidad
y de las principales reparticiones que lo conforman; igualmente, se describen las
funciones propias de cada cargo y los requisitos mínimos en cuanto a estudios y
experiencias necesarias para el desempeño del mismo.

Desde el punto de vista organizativo, el Manual Específico de Cargos, refleja la
Estructura Orgánica de la entidad mostrando la dependencia a la cual pertenece el
cargo; así como también, la ubicación jerárquica del cargo dentro de la
dependencia y de ésta respecto a la organización.

OBJETIVOS

• Identificar de manera clara y precisa los distintos cargos que existen en la
institución, de acuerdo con la Estructura Orgánica y las funciones y requisitos
mínimos necesarios para el desempeño eficiente de cada cargo.

• Servir de base para la realización de estudios de valoración de cargos que
permitan establecer una estructura salarial más coherente con el grado de
responsabilidad, atribuciones y autoridad de cada cargo.

• Dar a conocer a cada funcionario el quehacer del cargo en el cual se encuentra
nombrado, a fin de que este mejore su eficacia y eficiencia y por ende la
prestación de los servicios.

• Contribuir en el proceso de reclutamiento y selección de personal, mediante el
conocimiento de las funciones a desarrollar y los requisitos mínimos exigidos
para el ejercicio del cargo objeto de convocatoria a concurso.

• Definir las funciones específicas de los cargos de cada Institución de acuerdo
con la estructura orgánica, número de cargos y calidades del recurso humano
vinculado o que puede acceder a los cargos vacantes que se generen en dicha
Institución.



• Servir de apoyo a los Comités de Participación Comunitaria en la verificación
del cumplimiento de las funciones y requisitos del personal vinculado a las
instituciones de salud.

CONTENIDO

El Manual Específico de Funciones y Requisitos, deberá contener como mínimo, la
siguiente documentación:

• Acto administrativo (Acuerdo) por el cual se adopta éste instrumento en la
institución, expedido por la Junta Directiva.

• Introducción, en la cual se debe hacer una presentación del manual y del
contenido del mismo, que oriente a quien lo consulte; igualmente, se pueden
brindar algunas instrucciones sobre el uso correcto de este instrumento.

• Estructura Orgánica u Organigrama, aprobado por la Junta Directiva de la
Institución.

• Indice de cargos por dependencia, relacionados jerárquicamente y en orden
descendente al interior de cada repartición.

• Descripción de cada cargo, de acuerdo con el índice y con la siguiente
presentación:

♦ Denominación del cargo según la estructura de cargos (Decreto 1921 de
1994 mediante el cual se establece la Estructura de Cargos de las Entidades
del Subsector Oficial del Sector Salud Territorial)

♦ Naturaleza del cargo o resumen de las funciones del mismo, considerado
como un todo.

♦ Funciones del cargo:

∗ Relacionadas en orden de importancia de acuerdo con la
periodicidad de su realización (primero las permanentes, luego las
ocasionales y por último las esporádicas);

♦ Requisitos mínimos: en estudio y/o experiencia, exigidos para su
desempeño.

♦ Equivalencias a los requisitos mínimos, cuando ello fuere posible. Estas
equivalencias de requisitos se harán de acuerdo a las normas técnicas
expedidas por el Ministerio de Salud y el Departamento Administrativo del
Servicio Civil.



♦ Otros que se consideren necesarios para la mejor comprensión y utilización
del manual.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADOPCION
DEL MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y REQUISITOS.

El proceso de elaboración del manual específico de funciones y requisitos mínimos,
que responda las necesidades y características propias de cada institución, es
responsabilidad directa del jefe de personal o de quien hace sus veces en la
institución; para ello, se propone la siguiente metodología de trabajo, que pretende
agilizar y facilitar dicho proceso:

1. Fase de Preparación y Alistamiento.

Esta fase inicia con la conformación de un grupo de trabajo que conozca
perfectamente la misión y objetivos de la institución y de las dependencias que la
conforman, como también la estructura de cargos, los funcionarios y las relaciones
de coordinación y autoridad entre ellos.

Coordinará este grupo, el Jefe de Personal o quien hace sus veces en la institución
y contará preferiblemente con la participación de funcionarios de las diferentes
áreas de la institución.

1.1. Preparación.

Esta fase se caracteriza por:

• Reunión informativa con todo el personal de la institución a fin de generar el
interés y la máxima participación requerida para lograr un manual adecuado a
la entidad.

• Reuniones orientadas a recopilar y revisar normas, metodología e instrumentos
necesarios para llevar a cabo el proceso, en ellas también se homogenizarán
conceptos y criterios de interpretación.

Es necesario estudiar y analizar a fondo el diseño del formulario de recolección de
información para el Análisis Ocupacional y el Manual General de Funciones y
Requisitos expedido por el Ministerio de Salud mediante el Decreto 1335 de 1990.



1.2. Alistamiento.

En esta fase se reúne el siguiente material requerido para iniciar la fase de
elaboración:

• Organigrama actual.

• Formularios de Análisis Ocupacional diligenciado por todos los funcionarios de
la entidad.

• Plataforma Estratégica y Planes Operativos.

• Manual de Funciones y Requisitos si fue elaborado anteriormente.

• Ultimo Plan de Cargos aprobado por el Ministerio de Salud.

• Manual General de Funciones y Requisitos: Decreto 1335/90.

• Formularios de asimilación de cargos utilizados en el proceso de inscripción
extraordinaria en Carrera Administrativa.

• El presente instructivo para elaborar el Manual Específico de Funciones y
Requisitos de los organismos del Subsector oficial directo del sector salud.

2. Fase de Elaboración.

• Identificación de la Entidad.

• Determine si la entidad es de dirección del orden Departamental o Municipal o
si es Prestadora de Servicios de salud del 1°, 2° ó 3er. nivel de atención.

• Definición de la Estructura Orgánica.

• La Estructura Orgánica es una representación gráfica de la institución, que
presenta de manera esquemática la organización o departamentalización, las
relaciones de autoridad y de coordinación entre dependencias y funcionarios.
Por lo tanto, esta deberá corresponder al Plan de Cargos y al Manual de
Funciones.

• La Estructura Orgánica debe ser aprobada por la Junta Directiva de la
Institución.

• Definición de la Plataforma Estratégica y Planes Operativos.



2.1. Levantamiento de la Información por Cargo.

Naturaleza, Funciones y Requisitos

Para llevar a cabo esta tarea se ha de organizar una lista de control de cargos por
dependencia. Se recomienda realizar un proceso de "Análisis Ocupacional" (Anexo
1) empleando el método del cuestionario que será diligenciado por cada funcionario
que ocupe un cargo, luego el jefe inmediato en conjunto con el funcionario o
funcionarios que lo han diligenciado, revisarán a partir de los objetivos y funciones
de la Institución y de la Dependencia, las funciones consignadas en dicho
formulario a fin de determinar cuales se ajustan y cuales no. Se ha de tener en
cuenta la diferencia entre tarea, actividad y función.

2.1.1. Análisis de las funciones del cargo:

Las funciones de cada cargo consignadas en el formulario de Análisis Ocupacional
deben ser revisadas a fin de localizar inconsistencias en su formulación; si
existieren deberán ser corregidas de acuerdo con las instrucciones que se prestan
en el documento de análisis ocupacional.

Luego de este proceso de revisión, se procede a analizar si lo planteado en el
formulario aludido corresponde efectivamente, a funciones, tareas o actividades.
En el caso de encontrar tareas o actividades se procederá a integrarlas en una
función que les sea común. Es de anotar, que en la medida que un cargo se hace
más operativo hay más descripción de actividades y de tareas.

2.1.2. Asimilación de cargos:

La asimilación consiste en establecer la equivalencia entre el cargo del cual es
titular el funcionario de acuerdo con la providencia de nombramiento, con una de
las denominaciones de empleos definidos en el Manual General de Funciones y
Requisitos (Decreto 1335/90). Al realizar dicha comparación se pueden encontrar
las siguientes situaciones:

• Que coincidan

En este caso, se asimila la denominación al cargo seleccionado en el Manual
General expedido por el Ministerio de Salud, luego se determina si las
funciones registradas en el formulario de análisis ocupacional coinciden con las
del Manual aludido. En caso de encontrar diferencias se procede a determinar
cuales funciones de las que "de hecho" realiza el funcionario, corresponden a
dicho cargo según su naturaleza y cuales no.



• Que no coincidan

En este caso es necesario realizar el siguiente procedimiento:

• Ubicar el nivel del cargo de acuerdo al nombramiento, a las funciones, y a la
remuneración de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1921 de 1994
(directivo, asesor, ejecutivo, profesional, técnico y tecnológico y auxiliar).

• Buscar en el Manual General Decreto 1335/90, los nombres que tengan
mayor similitud con la naturaleza, denominación y funciones del cargo
consignada en el formulario de Análisis Ocupacional.

• Comparar las funciones descritas en el formulario de Análisis Ocupacional
con las funciones de los cargos que más se le parezcan en el Manual
General Decreto 1335/90.

• Seleccionar el nombre del cargo del Manual General cuyas funciones se
ajustan básicamente a las descritas en el formulario de análisis ocupacional
y complementar con las que falten y se consideren propias del cargo.

2.1.3. Confrontar congruencia:

Seguidamente se procederá a confrontar la congruencia entre las funciones de la
dependencia con las planteadas para el cargo, de esta revisión se pueden
encontrar dos situaciones:

• Que las funciones del cargo abarquen más campos de los planteados en las
funciones de la dependencia; para este caso, se debe hacer una revisión más
profunda de las funciones de la dependencia y del cargo a fin de hacerlas
congruentes, esto puede generar modificación en las funciones de la
dependencia.

• Que las funciones del cargo no contemplan todas las que le competen a él.
Esta situación se detecta cuando se ha realizado la confrontación de todos los
cargos de la dependencia con las funciones asignadas a ésta y se encuentra
que hay funciones de la dependencia que no tienen reflejo en ninguno de los
cargos. Para esta situación, es procedente definir a que cargo o cargos se
asignan las funciones.

2.1.4. Redacción de las funciones del cargo:



Las funciones deben comenzar con verbos en infinitivo. Se ha de tener cuidado
para no incluir en funciones, procedimientos; ya que estos deberán aparecer en los
Manuales de Procesos y Procedimientos del área de trabajo correspondiente o en
reglamentos internos de trabajo.

2.1.5. Transcripción:

Luego de la redacción clara y precisa de la naturaleza, funciones y requisitos de los
cargos se procede a la transcripción. Se ha de velar porque esta sea perfecta (sin
tachaduras ni enmendaduras y en forma consecutiva), y que tengan tanto buena
ortografía como buena presentación (estructura del contenido, márgenes izquierda,
derecha, superior, inferior, títulos, subtítulos, numeración).

2.1.6. Verificación:

Una vez transcritos los cargos se someten nuevamente a revisión del grupo técnico
y a los jefes de las dependencias a fin de corregir errores que se hayan pasado por
alto anteriormente.

2.1.7. Ajuste:

Con las observaciones realizadas en el paso anterior, se procederá a analizarlas
dentro del contexto del manual de organización de la Estructura Orgánica por
dependencias y a realizar los ajustes que sean del caso en cada cargo.

2.1.8. Transcripción definitiva:

Para esta fase se recomienda tener en cuenta el orden propuesto en la parte de
"Contenido del Manual". Se aconseja obtener inicialmente original y una copia del
Manual Específico antes de ser aprobado por el Ministerio de Salud.

2.1.9. Tramite de aprobación por parte del Ministerio de Salud:

El trámite de aprobación requiere los siguientes pasos:

• Envío de la documentación descrita, a la Dirección de Recursos Humanos del
Ministerio de Salud.

• La Dirección de Recursos Humanos estudiará y aprobará el Manual Específico
de Funciones y Requisitos de la entidad con base en los documentos
aportados en el Decreto 1335/90 y en los criterios definidos en este instructivo
para su revisión.



• La expedición del manual específico de cargos lo hará la Junta Directiva de la
Institución, mediante acto administrativo (Acuerdo) por medio del cual se
adopta este instrumento.

RESPONSABILIDADES

El Director de la Empresa, el Jefe de Personal o quien haga sus veces, tienen las
siguientes responsabilidades:

• Aplicar el Manual en los procesos de selección, calificación de servicios y
capacitación de personal en la institución.

• Velar por la actualización periódica del manual.

• Dar a conocer a los funcionarios, las funciones del cargo que se encuentran
desempeñando.

• Reportar a la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Salud, las
modificaciones que han de realizarse al Manual de Funciones y Requisitos.

ASISTENCIA TECNICA

Las Direcciones Secciónales o Locales de Salud según el caso tienen bajo su
cargo las funciones de capacitación, asistencia técnica y control del proceso de
elaboración del manual específico de funciones y requisitos de los organismos
pendientes.

El Ministerio de Salud, ha de cumplir con la función de orientación y asesoría a las
Direcciones Secciónales y Locales de Salud en el cumplimiento de las funciones
mencionadas anteriormente.



GLOSARIO

1. Elementos del Manual.

Dependencia Jerárquica:
Es la identificación de la Unidad Jerárquica superior a la que pertenece la Unidad
que se describe.

Objetivo:
Es el fin que una organización o unidad de ella se propone alcanzar y hacia el que
se orienta el ejercicio de todas las funciones y actividades.

Función:
Es el conjunto coherente de las acciones o actividades a realizar para la
consecución del objetivo propuesto.

Las funciones han de cubrir tres procesos: el de planeación, el de actuación y el de
control.

Planeación:
Es el proceso de decisión por el cual se determina previamente la orientación de la
acción y el método de integrar y aplicar los recursos disponibles para satisfacer
en el futuro unas necesidades identificadas, a través del subproceso de
actuación, para el logro de los objetivos.

Actuación:
Es el proceso de operación por el cual se aplican los recursos, conforme a las
previsiones adoptadas en la planeación, para prestar los servicios que demanda
la realidad. La Actuación requiere comunicación, asesoría y coordinación.

Control:
Es el proceso de información por el cual, conociendo la marcha y los resultados
de los planes, se identifican las variaciones que se hayan dado con respecto a
los objetivos y metas que se perseguían y las causas de dichas variaciones, a fin
de precisar la necesidad de corrección y ajustes de los planes y de su operación.
El control incluye el ejercicio de la supervisión, la evaluación y la
retroalimentación.



Plan:
Es la selección y disposición racional de los recursos de tal forma que se permita
garantizar su eficaz utilización, a través de la formulación de objetivos, metas y
estrategias, para el cumplimiento de la misión.

Sistema:
Es la combinación de las técnicas y los recursos conforme a un modo determinado
de relación, a través del diseño de mecanismos de interacción, para que resulten
instrumentos y procedimientos eficientes para la implementación de los planes.

Programa:
Es la organización de la secuencia de actividades, que rige la aplicación de los
recursos en tiempos, lugares y cantidades determinados.

Comunicación:
Es la transmisión de las decisiones adoptadas de manera tal que permita el
entendimiento integral de lo que se va a realizar y la motivación suficiente para
realizarlo.

Asesoría:
Es la orientación que se presta a las unidades que han de efectuar lo planeado,
para que logren un grado positivo de autonomía operativa dentro de los
lineamientos de los planes, sistemas y programas.

Coordinación:
Es la sincronización y relación armónica de las acciones complementarias entre si,
que efectúan las diferentes unidades operativas para lograr la unidad e integridad
de la ejecución.

Control:
Es el proceso de información mediante el cual, conociendo la marcha y los
resultados de los planes, se identican las variaciones que se hayan dado frente a
los objetivos y metas que se perseguían y las causas de dichas variaciones, a fin
de precisar la necesidad de corrección y ajustes en los planes y en su operación. El
control incluye el ejercicio de la supervisión, la evaluación y la retroalimentación.

Supervisión:



Es la vigilancia que se lleva a cabo en cada nivel hacia el nivel inmediatamente
inferior en la misma área, sobre el proceso de ejecución de los planes y programas,
para conocer las variaciones que se hayan dado con respecto a lo previsto.

Evaluación:
Es el análisis crítico de las variaciones detectadas en los resultados obtenidos,
para determinar su naturaleza, magnitud y sus causas a fin de evitarlas en planes
futuros.

Retroalimentación:
Es la determinación de las medidas de corrección y ajuste en la planeación y en la
operación, que se reconocieron como necesarias a partir del análisis de las
variaciones en la operación o en los resultados; todo ello, con el fin de mantener a
la organización en condiciones de óptima eficiencia y eficacia.

Actividad:
Es el conjunto de operaciones o tareas específicas que conllevan a la ejecución de
una función.

Marco Legal:
Es la base constitucional y legal establecida, sobre la cual se apoya la elaboración
y el contenido de los Manuales Específicos de Funciones y Requisitos.

Organigrama:
Es la presentación gráfica de la estructura de organización en la que se expresa las
relaciones de autoridad a través de los niveles y la coordinación de las funciones a
través de las áreas.

Tipo y Ambito de Autoridad:
Es la identificación de la autoridad que se le reconoce a la unidad que se describe,
en cuanto a su naturaleza y extensión.

Por su naturaleza puede ser: jerárquica lineal, técnica asesora y funcional.

• Autoridad Jerárquica Lineal: Es el derecho que se tiene por delegación
normal dentro de la estructura organizacional para requerir y ejecutar acción y
coordinar las unidades del nivel inferior en su área, con el fin de lograr mayor
coherencia de ésta.

• Autoridad Técnica Asesora: Es el derecho que se tiene concedido a las
unidades asesoras o staff para proponer soluciones y efectuar asesorías en los



diferentes niveles de la organización, a partir de los conocimientos de
especialidad.

• Autoridad Funcional: Es el derecho que se tiene delegado expresamente para
proponer y emitir directrices sobre una materia específica en unidades
inferiores, diferente de las que corresponden en la línea normal de mando.

2. Conceptos Básicos en la Definición de Funciones.

Sistematizar:
Acción encaminada a determinar la manera racional de disposición y relación de
los elementos existentes debidamente jerarquizados y diferenciados, a fin de lograr
su funcionamiento como un todo integrado, resultando así los instrumentos idóneos
necesarios para el desarrollo de los planes por áreas de especialidad.

Instrumentar:
Se refiere a la dotación de los elementos necesarios de organización y operación
para el desarrollo de los diferentes planes y programas que se lleven a cabo por
áreas de especialidad, a través del diseño de los modelos y normas, sistemas y
procedimientos más adecuados para el cumplimiento de los objetivos.

Implementar:
Proceso de desarrollo de las actividades inherentes a los diversos planes y
programas propios de las áreas específicas de especialidad, mediante la aplicación
de los instrumentos adecuados para el cumplimiento de sus objetivos.

3. Niveles Académicos.

Para la educación post-secundaria se tiene en cuenta la Reforma de la Educación
Superior de 1980. (Decreto 80/80) que contempla las siguientes modalidades:

3.1. Formación avanzada o de postgrado:

Corresponden a estudios formales realizados con posterioridad a la obtención de
un título de nivel universitario, en una institución de educación superior
debidamente aprobada por el Instituto Colombiano para el Fomento de la
Educación Superior - ICFES - y que conduce a los títulos de: Especialización,
Magister o Doctorado.

3.2. Formación universitaria:



Corresponde a estudios formales realizados con posterioridad a la culminación de
estudios secundarios en una institución de educación superior debidamente
aprobada por el ICFES, con la duración correspondiente a 3200 Unidades de Labor
Académica - Ulas, como mínimo.

3.3. Formación tecnológica:

Corresponde a estudios formales realizados con posterioridad a la culminación de
estudios secundarios en una institución de educación superior debidamente
aprobada por el ICFES, con la duración correspondiente a 1400 Unidades de Labor
Académica - Ulas, como mínimo.

Se contempla además el Nivel Académico Técnico que existía antes de la reforma
de la Educación Superior de 1980 y corresponde a estudios cursados y aprobados
en una institución reconocida por el Ministerio de Educación, con una duración
mínima de un año, con posterioridad a la terminación de la educación secundaria.

Nivel Académico Auxiliar

Corresponde a estudios realizados con posterioridad al 2° o 4° de bachillerato en
una institución debidamente reconocida por el Ministerio de Educación.



BIBLIOGRAFIA

ACERO, Efren "Los Informes Científicos" Manual para su presentación. Editorial
Educativa. 1989

ALVAREZ, Augusto "La Administración de sueldos y salarios". Segunda Edición
ampliada y revisada. Bogotá, 1980.

ALVAREZ, Augusto "La Administración de Personal". Universidad de Bogotá Jorge
Tadeo Lozano, 1981.

ALVAREZ, Augusto "La Administración de Personal en el Municipio Colombiano".
ESAP. Bogotá, 1990.

CHIAVENATO, Idalberto "Administración de Recursos Humanos" México D.F. Ed.
Atlas S.A. 1985

DIAGAMA DURAN, Oscar Darío. "Técnicas de Investigación" ESAP. Bogotá, 1987.

HENAO HIDRAN, Javier. "El Poder Municipal". ESAP 1988

MINISTERIO DE SALUD. "Reorganización del sistema nacional de salud".
Reglamentación Ley 10 de 1990



ANEXO 1: ANALISIS OCUPACIONAL

OBJETIVO

Tiene como objetivo básico obtener, mediante observación y estudio, la información
acerca de la naturaleza de los cargos, las tareas que componen un trabajo y los
factores que diferencian un puesto de los demás.

El análisis debe cubrir la totalidad de los cargos de la organización, y deberá
realizarse periódicamente, máxime cuando se presentan cambios, tan importantes
como la reestructuración del sistema de salud, variando de esta forma, los cargos
en sus funciones y requisitos.

Para qué sirve el Análisis Ocupacional?

El Análisis Ocupacional proporciona una información básica sobre los cargos de
una organización y puede ser utilizada para muchos propósitos, entre los cuales se
destacan los siguientes:

• Elaboración del Manual de Funciones y Requisitos
• Definición de funciones y requisitos por cargo
• Selección de personal
• Programas de capacitación y adiestramiento
• Programas de seguridad
• Valoración de trabajos
• Calificación de méritos o evaluación del desempeño
• Distribución del personal en las instalaciones físicas
• Estructura de la organización
• Planeación de Recursos Humanos
• Manual de Procedimientos
• Relaciones laborales
• Acciones específicas de salud ocupacional

Quién lo debe realizar?

Existen dos (2) criterios:

• El análisis debe ser función del Jefe de Personal o quien hace sus veces con
Analistas o Empleados de la organización debidamente seleccionados y
entrenados; tiene la ventaja de que ellos conocen bien los objetivos tanto de la
Organización como de los funcionarios en particular.



• El análisis puede ser confiado a especialistas ajenos a la organización, este
equipo tiene la ventaja de ser altamente especializado y obra con mayor
independencia por no estar sujeto a presión alguna.

Como se obtiene la información?

• Método de Observación
• Método de la Entrevista
• Método Mixto

Método del cuestionario.

Permite obtener la información a cerca de todos los aspectos del trabajo y del
ambiente en el cual se realiza, a través de las respuestas que el trabajador, el
superior inmediato o ambos dan a un cuestionario diseñado para tal fin.

Labor del analista:

Interpretar, ordenar y normalizar la información obtenida en el cuestionario.

La labor del análisis de la información es tarea compleja, pues se hace necesario,
depurarla de todo aquello que desvirtúe su sentido y sus fines; implica interpretar
su significado dentro del contexto objetivo de la organización y su medio ambiente
externo; ordenar datos sistemáticamente para hacerlos mas manejables y
normalizar la información de tal suerte que permita trabajar sobre bases reales en
las fases subsiguientes.

A continuación se presenta un formato para la realización del Análisis
Ocupacional.



ANALISIS OCUPACIONAL

OBJETIVO

El presente formulario es un instrumento para la recolección de la información de
las funciones, responsabilidades y requisitos de los distintos cargos, de tal forma
que permita su definción y clasificación, así como la elaboración del Manual
Específico de Funciones y Requisitos.

INSTRUCCIONES

• Llene los espacios en blanco a máquina o letra de imprenta legible.

• Cerciórese que las respuestas sean lo más verídicas.

• Cualquier pregunta consulte con su jefe inmediato o a la persona designada
por el Jefe de Personal.

• Conteste individualmente el formulario.

• No deje ninguna pregunta sin responder

• Al contestar este formulario estará contribuyendo a una mejor organización de
su entidad.

ASPECTOS GENERALES

1. Nombre de la Entidad: ___________________________________

2. Nombre del cargo actual: ___________________________________

3. Tipo de vinculación:

• Trabajador Oficial _____
• De Carrera Administrativa _____
• De Libre Nombramiento y Remoción _____
• De Periodo Fijo _____



4. Nombre de la dependencia a la cual pertenece: _________________________

5. Cargo del Jefe Inmediato ___________________________________________

6. Funciones del cargo _______________________________________________

Permanentes _______________________________________________________

Periódicas _________________________________________________________

Ocasionales _______________________________________________________

Cuáles funciones realiza que NO debe realizar ? ___________________________
__________________________________________________________________

7. Cuáles NO realiza y debe realizar ?___________________________________
_________________________________________________________________

AÑOS TITULO, DIPLOMA O
8. Nivel de Estudios CERTIFICADO OBTENIDO
• Sin estudios
• Primaria
• Secundaria
• Formación Tecnológica
• Intermedia Profesional
• Post-grado
• Otros

9 Cuál considera Ud. que sería el nivel educativo necesario para que una
persona pueda desempeñarse en el cargo (haga referencia al último nivel):
____________________________________________________________



Diga si se requiere un énfasis especial o especialización. En qué áreas?:
____________________________________________________________

10. Cuál considera Ud. que deba ser la experiencia que requiere una persona
para desempeñarse en su cargo?

Días _____ Meses _____Años _____ Ninguna _____

En qué área específica? ________________________________________

Fecha del análisis: _____________________________________________

DESCRIPCION DEL CARGO

Es el registro ordenado de la información obtenida en el Análisis del Cargo, las
descripciones deberán, por lo tanto, identificar, definir y determinar las funciones y
actividades de cada puesto, así como especificar los requisitos para desempeñarlo.

Consta de 4 partes:

Identificación, resumen del cargo, funciones del cargo y especificación del cargo.

• Identificación.

Consta de:

Denominación del cargo
Código
Dependencia
Fecha de la descripción
Puntos varios

DENOMINACION DEL AUXILIAR DE CODIGO
CARGO ENFERMERIA 5200

DEPENDENCIA APOYO DIAGNOSTICO SECCION
CARDIOLOGIA
SUPERIOR INMEDIATO ENFERMERA JEFE FECHA



Denominación del Cargo

El título debe ser conciso en sus términos, debe ser descriptivo del trabajo y
referirse concretamente a las labores que se desempeñan; debe además servir
para distinguir los trabajos u oficios entre si.

Código

Número o símbolo clave que se le asigna a cada trabajo dentro de un índice
general que se establece para controlar el archivo correspondiente.

Dependencia

En esta parte se indicará el departamento, división, sección, etc., en que se
desarrolla el trabajo. Sirve para ubicarlo y observarlo en caso necesario.

Fecha de la descripción

En todas las descripciones debe incluirse la fecha en la cual se prepara la
descripción o la fecha en la cual fue realizado el análisis, con el fin de que sirva
como referencia en caso de que haya lugar a variaciones.

Puntos varios

En algunas organizaciones, además de la información mencionada, se acostumbra
incluir el número de empleados que desempeñan el trabajo, el título del funcionario
a quien reporta, el salario actual y la norma legal que crea el cargo.

La inclusión o no de esta información adicional, dependerá del propósito para el
cual se haga la descripción.

• Resumen o Naturaleza del Cargo.

Consiste en una explicación breve y concisa de las funciones del cargo
considerado como un todo; la naturaleza del cargo debe resaltar los aspectos más
importantes del trabajo e identificar el objetivo mismo.

Ejemplo: Auxiliar de Enfermería



Ejecucion de las labores auxiliares de enfermeria en la atencion de
individuos, familia, comunidad en cualquier nivel de atencion de salud.

Debe especificarse además el nivel a que corresponde dentro de la estructura de
cargos según la naturaleza general de las funciones; la índole de sus
responsabilidades y los requisitos exigidos para su desempeño. Los funcionarios de
las entidades públicas pueden clasificarse en los siguientes niveles: (Decreto 1921
de 1994)

Directivo
Asesor
Ejecutivo
Profesional
Técnico y Tecnológico
Auxiliar

• Funciones del Cargo.

Esta sección consiste en una exposición detallada de las funciones y
responsabilidades que se deben realizar en un trabajo.

Las actividades de un trabajo se clasifican en continuas, periódicas y esporádicas o
enumerándolas en la forma cronológica en que se cumplen.

Una guía útil para realizar la descripción de cargos, es recordar que esta debe dar
reporte como mínimo a las preguntas qué, cómo y para qué.

Ejemplo: la de la auxiliar de enfermería

CARGO QUE COMO PARA QUE
AUXILIAR DE Atender a los Suministrando Para lograr la
ENFERMERIA pacientes que cuidado y rehabilitación del
requieren o solicitan medicamentos al paciente de acuerdo
los servicios de la paciente durante el a las ordenes
institución tratamiento medico impartidas.
quirúrgico

Las funciones o descripciones del trabajo deberá ajustarlas a las siguientes
normas:

- Claridad: Debe evitarse el uso de términos ambiguos, es decir, palabras que
puedan entenderse en 2 o más sentidos.



- Sencillez: Debe emplearse un lenguaje accesible a todos. Sin embargo, esto no
excluye el empleo de términos técnicos que sean de uso corriente en la
organización.

- Concisión: Debe emplearse el menor número posible de palabras; todas las
palabras y frases que no contribuyan a la descripción, debe omitirse.

- Precisión: Debe excluirse en lo posible los términos vagos, evitar las
generalidades. Siempre que sea posible, deben utilizarse expresiones cuantitativas.
Por ejemplo, en lugar de decir "levanta grandes pesos", debe decirse "levanta
pesos mayores de 20 kilos".

En resumen el conjunto de descripciones de cargos constituye lo que se denomina
el manual de funciones de la organización.

Siguiendo el ejemplo anterior se enumeran las funciones de dicho trabajo.

Funciones:

- Arreglar la unidad y ambiente físico del paciente, tanto para la admisión como
para la estadía del mismo en la institución.

- Realizar acciones de enfermería de baja y mediana complejidad asignada
según las normas y el plan de acción de enfermería de la institución.

- Instruir al paciente y a la familia en el proceso de rehabilitación a seguir.

- Preparar al paciente y colaborar en los medios de diagnóstico y tratamientos
especiales.

- Realizar acciones educativas sobre aspectos básicos de salud y promoción del
medio ambiente.

- Dar atención de enfermería al paciente durante el tratamiento médico quirúrgico
y administrar los medicamentos y cuidados al paciente de acuerdo con órdenes
médicas y de enfermería.

- Informar oportunamente al profesional responsable sobre situaciones de
emergencia y riesgos que observe en los pacientes, familia, comunidad o
medio ambiente.

- Desarrollar actividades recreativas y ocupacionales con los pacientes.

- Esterilizar, preparar y responder por el material, equipo y elementos a su cargo.



- Brindar cuidado directo a los pacientes que requieren atención especial.

- Identificar las dietas especiales para pacientes.

- Prestar primeros auxilios en caso de accidentes.

- Colaborar en la identificación de individuos y grupos de población expuestos a
riesgos de enfermedad.

- Informar a individuos y grupos de la comunidad sobre la existencia y utilización
de servicios de salud.

- Preparar los servicios de consulta y colaborar con el médico en la prestación
del servicio.

- Realizar la vacunación institucional o por canalización y el control de
temperatura a la nevera que contiene biológicos.

- Diligenciar los registros estadísticos pertinentes a su trabajo.

- Ejercer las demás funciones que se sean asignadas y sean afines con la
naturaleza del cargo.

• Especificacion del Cargo.

En esta sección se detallan los requisitos mínimos que se exigen para que el
trabajo sea eficientemente desempeñado. Dentro de las técnicas empleadas, la de
valoración de cargos, enumera los requisitos o factores que han de incluirse con la
especificación; estos dependerán del tipo de trabajo que se está considerado y de
los propósitos para los cuales vaya a servir la especificación.

Los factores más comunes son:

Educación
Experiencia
Complejidad
Esfuerzo
Condiciones de trabajo
Riesgos

Siguiendo el ejemplo del auxiliar de enfermería:

ESPECIFICACION DEL CARGO
1. EDUCACION Requiere 4 años de educación secundaria y curso de
auxiliar de enfermería con una duración mínima de



2080 horas
2. EXPERIENCIA No requiere
3. COMPLEJIDAD El trabajo debe realizarse dentro de procedimientos
claramente definidos por la entidad
4. SUPERVISION No tiene a cargo ningún personal
5. RESPONSABILIDAD POR Muestran bajo su cuidado todo el equipo de primeros
EQUIPO DE ENFERMERIA auxilios, quirúrgicos e instrumental; incluyendo
medicamentos para desarrollar normalmente sus
funciones
6. CONDICIONES Permanece en consultorio aislado y con buena
AMBIENTALES iluminación y ventilación

- Educación:

Comprende la educación formal incluyendo cursos especiales considerados como
necesarios para desempeñar el trabajo. Deberá tenerse en cuenta la educación
que realmente requiere el oficio y no la que posea la persona que lo desempeña.
- Experiencia:

Es el tiempo mínimo que una persona con la educación especificada, requiere para
familiarizarse con el trabajo y poder desempeñarlo satisfactoriamente.

- Complejidad:

Es la utilización de procesos mentales requeridos en el desempeño del cargo, tales
como el juicio, la iniciativa, la capacidad analítica, la versatilidad, la adaptabilidad,
etc.

- Responsabilidad:

Hace referencia al nivel y tipo de responsabilidad asumida en el ejercicio del
trabajo. La responsabilidad puede ser por dinero, por materiales, por productos, por
trabajo de otros (supervisión), por equipo, por procesos, por seguridad de otros, por
contactos con el público.

- Esfuerzo:

Dentro de este factor puede enumerarse esfuerzos tales como el físico, el mental,
el visual. El esfuerzo físico se refiere generalmente a actividades tales como
caminar, saltar, correr, ascender, empujar, halar, levantar, inclinarse, etc. Los
esfuerzos mentales y visuales se refieren al grado de agudeza y concentración
requeridos por el trabajo.

- Condiciones de trabajo:



Esta parte de la especificación se refiere a las circunstancias en las cuales se
realiza el trabajo. Comprende factores tales como condiciones ambientales de frío,
calor, humedad, sequedad, polvo, grado de iluminación, ventilación, olores, ruidos,
si el trabajo se realiza interiormente o a la intemperie.

- Riesgos:

Este factor describe los riesgos a los cuales está expuesto el trabajador en el
desempeño de su cargo. Un operario, por ejemplo, puede estar sometido a riesgos
de cortaduras, quemaduras, fracturas, hernias, desgarramientos, pérdida de
miembros, disminución de la vista, etc.

Conviene aclarar que la estructura y contenido de una Descripción de Cargo varía
de una organización a otra. La diferencia consiste fundamentalmente en el uso que
se vaya a dar a la descripción, que puede ser para propósitos de selección de
personal o para el proceso de valoración de cargos. En algunas organizaciones se
presenta en forma separada la descripción y la especificación. En otras se
acostumbra a combinar la descripción y la especificación y darle el nombre común
de descripción de trabajo.


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