1. Desarrollo de Procesos GESTION DE REDES II Taller de Proyectos de Procesos

10. Es una representación visual sencilla de cómo opera el proceso con relación a sus proveedores, entradas, procesos, salidas y usuarios. Este tipo de diagrama es muy útil ya que nos presenta un mapa de primer nivel del proceso. PEPSU III. Desarrollo de procesos PROVEEDORES USUARIOS ENTRADAS SALIDAS PROCESOS

11. III. Desarrollo de procesos PROVEEDOR ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS PROMOVENTE PETICIÓN CAPTACIÓN REGISTRO EN SEAC AREA DE QUEJAS, DGAC (POBLACIÓN, SERVIDORES PÚBLICOS DE LA INSTITUCIÓN, AREA DE AUDITORIA DEL OIC, DGAC) (QUEJAS, DENUNCIAS, SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD, SOLICITUDES, SUGERENCIAS Y RECONOCIMIENTOS) EXPEDIENTE APERTURADO AREA DE QUEJAS OFICIO DE NOTIFICACIÓN PROMOVENTE AREA DE QUEJAS EXPEDIENTE APERTURADO INVESTIGACIÓN REGISTRO EN SEAC AREA DE QUEJAS, DGAC UNIDADES ADMINISTRATIVAS INTERNAS O EXTERNAS INFORMACIÓN COMPLETMENTARIA EXPEDIENTE INTEGRADO AREA DE QUEJAS PROMOVENTE TESTIGOS PRESUNTO RESPONSABLE AREA DE QUEJAS EXPEDIENTE INTEGRADO CONCLUSIÓN ACUERDO QUE CORRESPONDA CONFORME A DERECHO PROMOVENTE (ARCHIVO, INCOMPETENCIA, IMPROCEDENCIA , PRESCRIPCIÓN, INICIO DE PROCEDIMIENTO) OIC (RESPONSABILIDADES, QUEJAS Y AUDITORIA) REGISTRO EN SEAC DGAC UNIDADES ADMINISTRATIVAS INTERNAS O EXTERNAS

12. Diagnóstico del Proceso Es el análisis de los diversos factores que en conjunto determinan la percepción que se tiene del proceso con respecto a su nivel de eficiencia. III. Desarrollo de procesos

15. Analizar fuerzas y debilidades de los siguientes factores: III. Desarrollo de procesos

16. III. Desarrollo de procesos

17. III. Desarrollo de procesos PROCESO MAPA DEL PROCESO Elaborar el diagrama del proceso a primer nivel y observación in situ OPERACIONES Indicadores del proceso en lo relativo a su tiempo de ciclo, frecuencia, recurrencia, estacionalidad, picos, etc. USUARIOS Describir las características de la población objetivo NECESIDADES Y EXPECTATIVAS Describir las necesidades y expectativas de los usuarios

18. III. Desarrollo de procesos INFRAESTRUCTURA RECURSOS HUMANOS Enunciar las fuerzas y debilidades del TySAIC RECURSOS MATERIALES Enunciar las fuerzas y debilidades del TySAIC RECURSOS TECNOLÓGICOS Enunciar las fuerzas y debilidades del TySAIC RECURSOS FINANCIEROS Enunciar las fuerzas y debilidades del TySAIC

19. III. Desarrollo de procesos ENTORNO IDENTIFICACIÓN DE INVOLUCRADOS Enunciar los “stakeholders” y elaborar diagramas de relación BENCHMARKING Realizar comparación referencial y/o enunciar mejores prácticas nacionales e internacionales INFORMACIÓN OIC Enunciar áreas de oportunidad identificadas por otras áreas del OIC BENEFICIOS ESPERADOS Describir cualitativa y cuantitativamente los beneficios esperados por los usuarios y/o por la institución y/o APF

21. Es una herramienta que nos permite identificar las actividades que componen al proceso con la secuencia en que se presentan, sus responsables, tiempos y volúmenes; así como las áreas de oportunidad en las que pudiera implementarse acciones de mejora. Hoja de trabajo III. Desarrollo de procesos

23. Operación Traslado Demora Verificación Archivo Corrección Actividad Símbolo Descripción Cualquier paso que agrega valor al proceso o hace avanzar en forma directa al proceso Cualquier acción que desplaza información u objetos, incluyendo personas. Cualquier tiempo de espera de las personas o de información, retrasos no programados. Incluye supervisiones, revisiones, autorizaciones e inspecciones de calidad y cantidad. Cualquier paso innecesario y repetido de la operación. Almacenaje de información, que puede ser temporal o permanente. R III. Desarrollo de procesos

25. III. Desarrollo de procesos

26. III. Desarrollo de procesos ¿AGREGA VALOR? ¿ES NECESARIA? MEJORAR OPTIMIZAR TRANSFERIR ELIMINAR SI NO SI NO

28. Diagrama causa-efecto Esta es una herramienta de análisis que representa todas las posibles causas que provocan un efecto, es muy útil para identificar, analizar y dar solución al problema (efecto). III. Desarrollo de procesos

29. III. Desarrollo de procesos METODO EQUIPO MATERIALES PERSONAL MEDIO AMBIENTE EFECTO

30. Técnica: Lluvia de Ideas. 1. Formar un grupo de trabajo. 2. Explicar el motivo de la junta (identificar el problema). 3. Explicar que: toda opinión, idea o sugerencia que se diga será aceptada por el grupo. Diagrama causa-efecto III. Desarrollo de procesos

32. III. Desarrollo de procesos BAJO NIVEL DE VALOR AGREGADO Y EFICIENCIA EN EL PROCESO METODO EQUIPO PERSONAL MEDIO AMBIENTE EXCESIVOS TRASLADOS MUCHO TRAFICO CENTALIZACION DE INFORMACION DISPERSION GEOGRAFICA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS TRIANGULACION DE INFORMACION NORMATIVIDAD INADECUADA REGISTROS INNECESARIOS INFORMACION ERRONEA EXCESIVOS TRAMITES ELEVADOR LENTO ESTACINAMIENTO LLENO DESCONFIANZA PERSONAL INSUFICIENTE CAPTURA INEFICIENTE MALA ACTITUD DEL PERSONAL PLANEACION INADECUADA MATERIALES INSUFICIENCIA INADECUADOS COMPUTADORAS OBSOLETAS

33. Esta herramienta consiste en una gráfica de barras que muestra con qué frecuencia ocurren los distintos tipos de eventos y los ordena del más frecuente al menos frecuente. PARETO es útil para identificar los distintos tipos de eventos más claramente, para analizar los datos observados en número y porcentaje, para dar solución inmediata al tipo de evento más crítico y sirve como ayuda en la solución de problemas más obvios en grupo. Diagrama de Pareto III. Desarrollo de procesos

34. Formato de frecuencias III. Desarrollo de procesos CAUSAS FRECUENCIA FRECUENCIA ACUMULADA % DE FRECUENCIA ACUMULADA TOTAL 100%

35. III. Desarrollo de procesos CAUSAS FRECUENCIA FRECUENCIA ACUMULADA % DE FRECUENCIA ACUMULADA CENTRALIZACIÓN DE INFORMACIÓN 52 52 46% EXCESIVOS TRASLADOS 39 91 80% NORMATIVIDAD INADECUADA 14 105 92% INFORMACIÓN ERRONEA 3 108 95% MUCHO TRÁFICO 1 109 96% DISPERSIÓN GEOGRÁFICA 1 110 96% DESCONFIANZA 1 111 97% EXCESIVOS TRÁMITES 1 112 98% PERSONAL INSUFICIENTE 1 113 99% EQUIPO OBSOLETO 1 114 100%

36. III. Desarrollo de procesos 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% CENTRALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EXCESIVOS TRASLADOS EQUIPO OBSOLETO PERSONAL INSUFICIENTE EXCESIVOS TRÁMITES DISPERSIÓN GEOGRÁFICA MUCHO TRÁFICO INFORMACIÓN ERRONEA NORMATIVIDAD INADECUADA DESCONFIANZA 46% 80% 92% 95% 96% 96% 97% 98% 99% 100%

38. PROPUESTAS DE MEJORA ACCIÓN DE MEJORA Diagrama de causa-efecto invertido III. Desarrollo de procesos

41. III. Desarrollo de procesos PROMOVER EL USO DE MEDIOS ELECTRONICOS PARA LA PRESENTACIÓN DE QUEJAS PERSONAL DETERMINAR PERFIL EQUIPO METODO DIFUSIÓN REDISTRIBUIR DETERMINAR NECESIDADES DE CAPACITACIÓN ELABORAR PROGRAMA EJECUTAR PROGRAMA ELABORAR INVENTARIO REDISTRIBUIR DAR MANTENIMIENTO INSTALAR RED DEFINIR POLÍTICAS DISEÑAR PROCEDIMIENTOS IMPLANTAR PROCEDIMIENTOS IDENTIFICAR MEDIOS SELECCIONAR MEDIOS DISEÑAR CAMPAÑA EJECUTAR CAMPAÑA EVALUAR IMPACTO EVALUAR PROGRAMA DAR SEGUIMIENTO

42. Hoja de trabajo para análisis de procesos deber ser III. Desarrollo de procesos # 1 Actividad Símbolos de Flujo Tiempo Símbolo en la gráfica R 2 3 4 5

43. Comparativo ser-deber ser III. Desarrollo de procesos Paso Minutos Pasos Operación Traslado Demora Verificación Archivo Corrección Total R Pasos Minutos Antes Después 15 15 13 65 20 1 1 1210 1200 2880 5980 510 150 30 13 6 3 24 1 1 0 800 315 123 1308 58 12 0

45. Este formato sirve como herramienta para el registro formal de cada una de las acciones de mejora que fueron generadas durante el análisis de procesos, nos permite contar con un documento que contenga la información mínima necesaria relativa a las acciones a realizar. Registro de acciones de mejora III. Desarrollo de procesos

46. III. Desarrollo de procesos REGISTRO DE ACCIONES DE MEJORA NOMBRE DEL PROCESO PRIORITARIO: NOMBRE DE LA ACCIÓN DE MEJORA: NOMBRE DEL EQUIPO DE ANÁLISIS DE PROCESO: INTEGRANTES DEL EQUIPO DE ANÁLISIS DE PROCESO: FACILITADOR: DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DE MEJORA: PLANES DE ACCIÓN: OBJETIVO: INDICADORES: META: ANÁLISIS DE COSTO BENEFICIO: ÁREAS DE APOYO:

48. Esta herramienta nos permite contar con información acerca del avance, desarrollo, atraso o terminación de las diferentes actividades de la implementación de una acción de mejora. Gráfica de Gantt III. Desarrollo de procesos

49. III. Desarrollo de procesos 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 P R P R P R P R P R P R ACTIVIDADES RESPONSABLES PROG. REAL FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO ENERO No.

50. III. Desarrollo de procesos