AUTOR: SALVADOR PEDRAZA Y LÓPEZ DE NAVA Ingeniero Civil Fecha: No existente

1. SISTEMAS DE INFORMACION EN LA PLANEACION
Señor Presidente de la Academia de Ingeniería Ing. Luis Enrique
Bracamontes, Señor Secretario Ing. Juan Manuel Durán Romano, distingui -
dos compañeros de la Academia, Señoras y Señores.
Es para mi un honor, el tener la oportunidad de dirigirme a tan
selecto auditorio, con un tema de absoluta relevancia, por su gran trascen
denia, en el proceso administrativo de las empresas, donde la diversidad
de funciones que las configuran, hacen necesario que desde su inicio, cuen
ten con una unidad de planeación de sistemas, que a través de herramien
tas modernas, proporcione información única, homogénea, veraz y oportu-
na; con el propósito de lograr el cumplimiento de sus objetivos.
La época en que vivimos se caracteriza entre otros factores, por
el crecimiento explosivo de la cantidad de información, a la que el hombre
moderno está expuesto.
Las grandes economías planificadas o las grandes empresas según
elmodelo económico que se leceione, son cada vez mayores y el proceso
de centralizaciÓn ha creado, problemas peculiares antes deE conocidos.
Ya que en sus inicios el centralismo fue benéfico, al permitir con
centrar esfuerzos para conseguir una solución integral del problema y fa-
vorecer una visión de conjunto, de las empresas al unir todos sus elemen
tos integrantes, conforme el volumen de las operaciones fue incrementán-
dose, se aunie;to con ello Ja demanda del proceso administrativo, lo cual -
no siempre es posi1ia atender desde una oficina cctral, con la efectivi -

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dad y oportunidad deseadas; lo anterior provoca necesariamente desequili-
brios, por lo que la descentralización se ha venido planteando como una so
lución de independencia operativa y un control centralizado.
La división del trabajo presupone desde sus orígenes una forma -
mínima de organización jerarquizada, donde el directivo reune la informa -
ción que se genera en el proceso productivo y la reil3vierte sobre dicho pro -
ceso en forma de decisiones.
Cuando en sus orígenes, las organizaciones eran pequeñas, esta -
función se hacia facilmente abarcable por un solo hombre 0 Pero en la medi-
da en que el esquema general tuvo éxito, las organizaciones crecieron y al
crecer se hicieron inabarcables, la función de administrar fue divorciada -
de la de producir debido a una muralla de papeles, paradógicamerite la -
información se bloqueo a si misma.
La permanente adecuación del aparato administrativo a los reque-
rimientos y complejidades de la vida económica de México, hacen que los
esfuerzos de planeación se enfrenten con obstálculos, por lo que se refiere
a la traducción de los objetivos y prioridades de los planes en acciones -
Concretas.
Hoy en día, las actividades productivas se han hecho complejas -,
al extremo, y hace tiempo que nos iniciamos en el uso de herramientas -
que van sustituyendo el trabajo manual del hombre, hasta alcanzar niveles
de productividad cuyo conocimiento y control pueden salirse de las capa -
cidades humanas y constituir ademas un fenómeno irreversible.
En la actualidad los sistemas. de información suelen ser presen-

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tados como incondicionalmente buenos debido, entre otras razones, a la im-
portancia que se les atribuye, tanto en disponibilidad como en conocimiento -
de la información para la toma de decisiones. Por la estrecha relación que
los sistemas guardan con el proceso, los mismos tienden a convertirse en -
sfmbolo de prestigio para quienes los diseñan, desarrollan e implantan. La -
relevancia que los sistemas de información obtienen,, hace que sean clasifi-
cados o jerarquizados de acuerdo a su nivel de sofisticación. Dentro de es-
ta clasificación la posición más baja en la escala de calificaciones le co -
rresponde, como es de suponerse, a los sistemas manuales y la más alta,-
a los sistemas integrales totalmente automatizados.
Debido al planteamiento de estatus antes mencionados, se genera -
una tendencia hacia la automatización total, que en muchas ocasiones, pre-
tende curar solo los síntomas del problema, sin preocuparse por determi-
nar cuales son las Cousas.
Cuando se presentan problemas operativos, no tanto por el manejo
de información sino quiza's por procedimientos no definidos, hay quien pien
sa que si se mecaniza el procedimiento el problema desaparecerá, sin dar
se cuenta que, almecanizar problemas, en vez de mecanizar soluciones,:
lo único que se hace es desplazarlos y provocaí que se manifiesten en -
otro lugar bajo condiciones difereiites.
Planteadas las anteriores consideraciones, podemos establecer -
como un buen sistema el que proporciona la información requerida, en el-
momento y la forma necesarios para disminuir la incertidumbre en el -
tiernoo de la torna de decisiones. Contar con esta información oara todas-

4. las áreas de una empresa gubernamental o privada, permite que la multi-
plicidad de disciplinas que la utilizan, alcancen resultados que beneficien
a la colectividad0
Mostrarse como un cuerpo organizado de trabajo y lograr que se -
maneje la misma información es una de las metas fundamentales de los -
profesionales en sistemas de información.
Para que un sistema de información cumpla con la condición de -
ser adecuado, deberá procurarse que su estructura básica este planteada-
de tal forma, que le permita ser un medio o una herramienta para la solu
ción de problemas de la empresa, en esta forma constituirá un elemento
indispensable para definir con precisión, la continuidad de los procedi -
mientos, proporcionando el enlace lógico entre los niveles directivos y de
planeación con la propia operación, al permitir el cQnocin-licnto concreto, -
el análisis, la valoración y jerarquización de los problemas asf como el -
señalamiento de alternativas para la oportuna toma de decisiones. Debido
a lo antes mencionado la aplicación de los sistemas de información se en
cuentra en todas las áreas de una organización, sin ellos, la información
no será más que una estadística fria 0
Conviene subrayar, que todos los conceptos que intervienen en -
la planeación de sistemas, deben estar basados en las necesidades de in-
formación resultante ya que ésta es requerida, por todos los niveles in-
tegrantes de la estructura de organización de la empresa y que son:
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5. -5- 0
El nivel directivo
El nivel de planeación y
El nivel operativo
Los dos primeros grupos están asociados con su administración y lo
podemos denominar de "Información Administrativa o Directiva •
La función de este tipo de información es principalmente el cono -
cer, corno se captan sus recursos y cual es el uso qúe se les dá a los mis
mo, siendo la disponibilidad oportuna y precisa de esta Información Ad -
ministrativa o Directiva, un factor vital para una correcta y continua ope -
ración de la empresa. El segundo tipo de información de 'nivel operativo",
esta relacionada con los servicios o giro que caracteriza a la empresa.
En forma general, puede decirse que la información es de tipo -
operativo, cuando su proceso esta asociado con la operación diaria.
La información es de tipo Administrativo. o Directivo, cuando es de
utilidad para el establecimiento de poltticas y de normas generales bási-
cas para la p laneación. Un sistema de información directiva debe ser -
dinámico, en forma tal que permita satisfacer con oportunidad los reque-
rimientos de información, de las distintas funciones del nivel directivo y
de planeación.
Que un sistema de información sea dinámico significa, que debe-
poder extraer de la información disponible, la información solicitada en-
la combinación y presentación requerida.
A continuación se mencionaran algunos ejemplos de información
para lOS distintos niveles de autoridad, como es el caso de los estados -
financieros de la empresa, que se clasifican generalmente en:

6. Estáticos y
Dinámicos
Como estático tenemos el balance general, ya que nos muestra la
situación financiera de la empresa a una fecha determinada.
Este estado permite planear a un futuro a corto o largo plazo, la
estabilidad económica, el saber como hemos alcanzadó las metas trasadas
con anterioridad, el logro de los objetivos, la solvencia, liquidez y la si -
tuación financiera en un momento dado, con la finalidad de destacar la -
correcta administración de la empresa, orientada a satisfacer a los accio
nistas, acreedores y entidades gubernamentales interesadas de tipo hacen-
dario, reglamentario y de supervisión.
Como dinámicos tenemos
El estado de pérdidas y ganancias, ya que nos muestra el resulta-
do de las operaciones en un período determinado.
Teniendo más utilidad, cuando se presentan cifras de dos o más -
períodos y asr poder compararlas, para destacar a simple vista los rubros
que tuviemn variaciones importantes y buscar las explicaciones conducen-
tes de dichas variaciones y que muestran si las decisiones están siendo -
correctamente tomadas.
Los presupuestos, que nos permiten controlar las operaciones, -
con mayor oportunidad, a manera de no desviarse del pian previamente - -
trasado y que permite llegar a la utilidad aplicada para la buena marcha
de la empresa, que se ve reflejada en su estabilidad, solvencia y crédito
mercantil, así como la cotización de sus acciones en la bolsa de va'ores,
sies elcaso.

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Como se puede observar por la simple nomenclatura de los es-
tados o reportes antes enunciados.
La información que éstos contienen favorecen a la toma de dcci -
siones de los distintos niveles de autoridad y su importancia esta por de-
más señalarla, cabe hacer mención que los sistemas serán diseñados, -
acordes a las necesidades de la empresa, para satisfacer la información
inte rrelacio nada con la organización y sus áreas jerarquicas de responsa
bilidad, tramos de control y coordinación interorganizacional.
Buscando, que la planeación de los sistemas de información ema
nen precisamente como hemos mencionado, del nivel que reune la infor -
mación que se genera en el proceso productivo y la reinvierte sobre di -
cho proceso, en forma de decisiones, lo que en materia de sistemas se-
conbce como retroalimentación y en términos de la empresa como funcio
nes de la gerencia, a continuación mencionaremos los principales pro -
blemas del directivo para el logro de sus objetivos.
En la generalidad de los casos, los implementos técnicos de la
información se han orientado hasta 'la fecha a satisfacer las necesidades
del nivel operativo. Asf, la obtención de información a los niveles direc-
tivos y de pianeación queda siempre supeditada, a la captación que el -
nivel operativo realiza para cubrir sus necesidades de tipo analftico, por
otro lado la toma de decisiones se hace siembre a partir de informa -
ción sintetisada.
Esto provoca ruido en la comunicación entre el nivel directivo -
y de planeación con las fuentes origir1es operativas, teniendo que sorne -

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ter su acción, a grandes tiempos de espera para obtener la información -
que necesita, o por el contrario aceptarla en su forma analítica, que resulta
por lo general excesivamente voluminosa.
Veamos a continuación unas transparencias, que de manera esque-
mtica nos muestran lo que hemos comentado.